Documenti
Il modulo Documenti è opzionale. Se la versione in uso non lo include, per un preventivo o per approfondimenti contattare l'assistenza.
Il modulo Documenti archivia e condivide i file di uso aziendale, come certificazioni, buste paga e circolari. Ogni dipendente trova i propri file nel cassetto documentale, cioè nell'area personale riservata ai suoi documenti.
Come si attiva il modulo?
L'attivazione richiede tre passaggi:
- Abilitare il modulo e compilare l'email nel profilo dell'Amministratore;
- Inserire il codice fiscale l'email nell'anagrafica di ogni utente;
- Inviare al dipendente le credenziali di accesso.
- (facoltativo) Creare una Funzionalità per il dipendente e abilitare gestione documenti e ricezione email in caso di nuovi documenti.
Almeno un amministratore deve avere il livello "Controllo completo", che permette di supervisionare l'intero modulo.
Come si configura il modulo?
Dal menu laterale si seleziona Moduli e poi Documenti. Il modulo comprende due schede, "Categorie" e "Documenti".
Come si crea una categoria?
La categoria è la cartella che raggruppa i file dello stesso tipo, come circolari o avvisi.
- Aprire la scheda "Categorie".
- Premere +, in alto a destra.
- Nella finestra Nuova Categoria, compilare il campo Descrizione, per esempio Circolari 2026.
- Se serve, compilare il campo Commento.
- Confermare con Salva.
Come si carica un file?
- Aprire la scheda "Documenti".
- Premere +, in alto a destra.
- Nella finestra Importazione file, scegliere il file dal computer con Scegli file.
- Dal menu a tendina Categoria documento, indicare la categoria.
- Se serve, aggiungere una breve descrizione nel campo Commento.
- Concludere con Importa File.
Come si assegna il file ai dipendenti?
Dopo l'importazione, il file compare nell'elenco della scheda "Documenti" senza destinatari. Per indicare chi può consultarlo, si associano i dipendenti.
- Sulla riga del file, premere l'icona Associa utenti .
- Nella finestra, scegliere dall'elenco Utenti i dipendenti destinatari.
- Per estendere l'accesso ad altri amministratori, selezionarli dall'elenco Amministratori.
- Dal menu a tendina Permessi, impostare il livello di accesso: "Visualizza" oppure "Visualizza ed Elimina".
- Se serve, compilare le date Inizio visualizzazione e Fine visualizzazione.
- Concludere con Salva.
Il sistema colloca il file nel cassetto documentale di ogni destinatario e lo rende visibile nel periodo indicato.
Come si caricano le buste paga?
La funzione importa in blocco le buste paga, cioè le carica insieme in un'unica operazione, e le assegna in automatico al cassetto di ciascun dipendente.
Il sistema riconosce il destinatario dai primi sedici caratteri del nome del file PDF, che devono coincidere con il codice fiscale in anagrafica.
La procedura coincide con quella del singolo file fino alla scelta della categoria. Da quel punto si prosegue così:
- Premere Importazione massiva (paghe).
- Spuntare Abilita importazione massiva.
- Per avvisare i destinatari, selezionare Invia email di avviso.
- Per limitare il periodo di consultazione, compilare Inizio visualizzazione e Fine visualizzazione.
- Concludere con Importa File.
Se il codice fiscale non coincide, il sistema scarta il file.
Quali comandi aggiuntivi esistono?
La scheda "Documenti" comprende comandi per filtrare l'elenco e per operare sui singoli file.
La riga dei filtri, sotto le intestazioni, restringe l'elenco per File, Commento, Categoria, Pubblicato il e Pubblicato da. Nella stessa riga, a destra, quattro icone permettono di:
- attivare i filtri aggiuntivi.
- azzerare i filtri.
- comprimere in una cartella zip, cioè in un unico file compresso, i documenti selezionati.
- selezionare in blocco i file da cestinare.
Sulla riga di ogni documento, la colonna Azioni contiene quattro icone, che permettono di:
- verificare se il destinatario ha aperto e scaricato il documento.
- associare e modificare i destinatari.
- salvare una copia sul computer.
- spostare il file nel cestino.
Il pulsante Cestino, in alto a destra, apre il contenuto del cestino. Da qui si ripristinano i file oppure si cancellano in modo definitivo.
