Manuale

1 - Come Iniziare

Gentile Cliente,

Grazie per aver scelto il software di rilevazione presenze CartellinoWeb2 come strumento di lavoro.
CartellinoWeb2 è un software di monitoraggio del tempo completamente basato sul web, concesso in licenza come Software as a Service (SaaS) con un abbonamento annuale. È ideale per le piccole imprese per monitorare le timbrature dei dipendenti in tempo reale, nonché per i consulenti che hanno bisogno di tenere traccia delle ore di lavoro ed eseguire calcoli.
I dipendenti possono inoltre visualizzare i propri record in qualsiasi momento, mentre amministratori, manager e consulenti del libro paga possono modificare i dati. E la parte migliore: non è richiesta l'installazione di software!
Il nostro team è disponibile per rispondere a qualsiasi domanda e accogliamo con favore qualsiasi suggerimento o feedback per contribuire a migliorare i nostri prodotti.
Cordiali saluti e buon lavoro con CartellinoWeb 2!

Primo utilizzo del programma

Se utilizzi il programma per la prima volta ti consigliamo di seguire le prime guide per la modifica dei dati e dei cartellini dei dipendenti, nonché per inserire nuovi giustificativi e gestire le stampe per il consulente. 

I seguenti passaggi verranno visualizzati in questo ordine.

1) Tabelle >> Utenti (CLICCA QUI)
  • Come creare un nuovo dipendente
  • Come assegnare l'orario settimanale al dipendente
2) Tabelle >> Giustificativi (CLICCA QUI)
3) Presenze >> Cartellino (CLICCA QUI)
4) Presenze >> Ricerca Anomalie (CLICCA QUI)
5) Presenze >> Stampe (CLICCA QUI)

2 - Login e Home

Per accedere al programma è necessario collegarsi ad internet (da qualunque dispositivo che lo consenta) e digitare il seguente collegamento secondo il server di riferimento. (Esempio: app.cw2.it è un server di riferimento, le credenziali per accedere la prima volta verranno fornite dai tecnici).

Ogni utente dell'azienda, che sia utente normale o un amministratore, viene identificato nella procedura tramite una login di accesso, alla quale corrisponde una password.

Digitare Username, Password e Nome Azienda: confermare con tasto blu Login.

NOTA BENE - Accesso online dipendente

Per permettere ai dipendenti l'accesso al proprio cartellino presenze consultare come assegnare username e password al dipendente

 

 

Al primo avvio ogni utente avrà a disposizione un menù di navigazione dove potrà visualizzare il proprio cartellino e la propria situazione (per saperne di più su come personalizzare la barra di navigazione degli amministratori consulta Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori sezione Menu).

La schermata principale mostra tutte le informazioni dell'utente e dell'azienda.
Solo per i titolari vengono visualizzate queste informazioni:

  • Informazioni Azienda: Nome, Partita IVA, Utente.
  • Cambio password: Se si desidera cambiare la password di accesso cliccare sull'icona
  • Login automatico: Impostando il login automatico qualunque persona potrà accedere dal dispositivo in uso senza eseguire il login.
  • Pulsante di forzatura importazione  con visualizzazione data/ora dell'ultima importazione, cliccare sull'icona
  • Procedure concesse in licenza: rinnovo licenza e numero di utenti monitorati nel programma.
  • Eventuali messaggi generati dal programma.
  • Link al manuale d'uso e versione corrente del programma.
  • Sincronizzazione dei terminali: Per chi possiede terminali della serie C6 e C8 (e se viene modificata nell'anagrafica Nome+Cognome utente), il terminale e il programma sincronizzano la modifica. Nome e cognome dell'utente compariranno sul display del terminale in fase di timbratura.
  • Informazioni sull'eliminazione degli archivi sulla piattaforma  (dopo i 2 anni).

ATTENZIONE! - Limite utenti raggiunto

Nel caso in cui il numero di utenti superi quello previsto dalla licenza acquistata, è importante effettuare nell' immediato, l'aggiornamento del programma contattando il Vs. fornitore. In caso contrario, per i giorni che trascorreranno dalla segnalazione all'effettivo aggiornamento, le timbrature verranno perse e non sarà  possibile recuperarle.

 

 

Alcuni esempi di messaggi:

 

 

In caso di segnalazioni o richieste tecniche, cliccare sul tasto Contattaci

Il nostro indirizzo email è sempre a disposizione per guidarvi nella corretta configurazione del programma.

3 - Tabelle

3.1 - Utenti

3.1.1 - Utenti

Quando si gestisce un dipendente per la prima volta, il primo controllo da effettuare è se l’anagrafica del dipendente sia correttamente collegata al proprio badge ed al profilo orario. La verifica viene effettuata in modo immediato entrando dalla voce di menù Tabelle >> Utenti.

Come inserire gli utenti in CartellinoWeb2

Ad oggi esistono 3 modalità differenti per poter inserire le anagrafiche all'interno del programma:

  • Importazione massiva degli utenti tramite .csv o .txt - cliccare il tasto in alto a destra (per tutti i passaggi consultare Guida: Importazione massiva anagrafiche)
  • Inserimento automatico di una nuova anagrafica sul programma tramite registrazione da terminale
  • Inserimento manuale di una nuova anagrafica tramite la schermata utenti del programma - cliccare il tasto in altro a destra


 

Inserimento automatico di una nuova anagrafica tramite terminale

Se i dipendenti sono già registrati correttamente sul terminale, basterà distribuire ad ognuno un badge tenendo traccia del codice consegnato ad ognuno di loro (in caso di registrazione solo tramite impronta digitale tenere traccia dell' ID utente).

Il dipendente timbra sul terminale, il dato arriva al programma:

  • se l'anagrafica utente esiste già sul programma, la timbratura finisce direttamente nel suo cartellino presenze.
  • se l'anagrafica utente NON esiste, il programma ne crea una temporanea (indicando Cognome + numBadge e Nome + numBadge) alla quale si dovrà assegnare i veri dati anagrafici della persona che ha timbrato. 

In questo modo, le timbrature in arrivo dal terminale NON vengono mai perse.

Questi passaggi sono pre-requisito NECESSARIO affinché possano essere controllate le presenze del dipendente inserito.

Inserimento manuale di una nuova anagrafica tramite programma

Per creare da zero una nuova anagrafica bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù cliccare su Tabelle >> Utenti , comparirà  la seguente finestra:
  • Cliccare il tasto per creare un nuovo utente
  • Compilare la schermata con i dati a disposizione e clicca su Conferma.

Dati Anagrafici

  • FOTO PROFILO.  Clicca sull'icona per inserire dal PC un' immagine profilo.
  • COGNOME. NOME. BADGE. Inserisci le principali informazioni riguardo l'utente.
NOTA BENE - Badge 
Assegnare un badge nuovo

L'assegnazione di un badge o di un ID all' utente è indispensabile per collegare le timbrature registrate con quel numero all'anagrafica e di conseguenza alla rilevazione delle presenze. Per una corretta registrazione delle timbrature sul cartellino, il codice BADGE assegnato all'operatore DEVE corrispondere a quello registrato sul terminale.

Riassegnare un badge già utilizzato

Capita spesso che quando un utente interrompe il rapporto di lavoro, il suo badge resti disponibile per un nuovo utilizzo.
Procedure per riassegnarlo ad un nuovo possessore:

  • Cambiare il numero badge all'utente che non lo usa (inserendone uno di fantasia, consigliabile in ordine decrescente dal num. 999999)
  • Assegnare il badge da riutilizzare al dipendente nuovo.
  • USERNAME E PASSWORD. Se entrambi presenti l'utente potrà avere accesso all'area online per consultare il proprio cartellino ed eventualmente effettuare timbrature online. Se non si desidera dare l'accesso online all'utente è sufficiente omettere questi campi. La password non è visualizzabile nella schermata di "Login", compaiono dei caratteri nascosti se è presente ("••••••••"). Quando si modifica l'accesso di un utente, se si rinomina con una nuova password nel campo già compilato questa sarà aggiornata, altrimenti rimarrà quella già assegnata.
    AGGIORNAMENTO: Con le nuove normative sulla sicurezza il programma CartellinoWeb2 impone credenziali di accesso adeguate, seguire le procedure indicate durante la compilazione.
  • EMAIL. Email personale dell'utente, utile in caso si voglia avvisarlo in caso di approvazione dei giustificativi, timbrature online, documenti. Cliccando il comando "Invia" è possibile verificare se l'email inserita nel campo è corretta.
  • CODICE FISCALE. Codice Fiscale personale dell'utente. Utile inviare automaticamente le buste paga (modulo aggiuntivo Invio Buste Paga) o per l'inserimento automatico delle malattie su cartellino (modulo Malattie Automatiche).
  • NOTE. Permette di inserire delle note libere riguardo l'utente.

 


Dati Contratturali

  • ASSUNZIONE E LICENZIAMENTO. E' utile per conoscere il periodo di assunzione del dipendente. L'assunzione deve essere specificata mentre il licenziamento può essere omesso, in questo caso sarà considerato indeterminato. Saranno creati e processati solo i cartellini dei mesi all'interno del periodo di assunzione.


NOTA BENE - Licenziamento

Nel cartellino presenze la visibilità o meno di un utente nei vari mesi dipende dal periodo di collaborazione registrato a sistema.

ATTENZIONE: Quando il termine della collaborazione NON coincide con la fine di un mese, ma con un giorno durante esso (anche il 1° giorno del mese), il sistema mostrerà automaticamente i giorni restanti nella mensilità ma non saranno selezionabili nel cartellino. Resterà disponibile solo nei mesi nel quale ha lavorato.

ESEMPIO:

Arcuri Liberio ha una collaborazione attiva dal 24/07/2020 al 03/02/2022 (ultimo giorno lavorato).

 

 

1) Arcuri Liberio sarà visibile nel calendario presenze nei mesi da Luglio 2020 a Febbraio 2022 (compreso, anche se ha lavorato metà mese).

2) Dal 04/02/2022 al 28/02/2022 il cartellino sarà disabilitato.

3) Nel periodo precedente al 01/01/2020 e dal 31/06/2020 Arcuri Liberio non sarà visibile nel cartellino presenze, per poter controllare le sue presenze sarà necessario selezionare uno dei mesi in cui la sua collaborazione era attiva (dal 01/07/2020 al 03/02/2022).

 

  • GRUPPO ORARIO. Selezionando il gruppo orario nell'anagrafica dell' utente, verranno definite nel cartellino, le regole per il conteggio del monteore, assenza e straordinario. Inoltre specificherà la programmazione settimanale da utilizzare per quel dipendente (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi consulta Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari).
  • QUALIFICA. Tipologia di qualifica associata all'utente (stage, tirocinio, apprendista, impiegato ect.) (da scegliere tra quelli presenti, per inserire nuove consulta Tabelle >> Anagrafica >> Qualifica).
  • AZIENDA. Permette di specificare l'azienda in cui l'utente esercita il lavoro (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuove consulta Tabelle >> Anagrafica >> Aziende).
  • SEDE. Filiale aziendale dove lavora l'utente (da scegliere tra quelli presenti, per inserire nuove consulta Tabelle >> Anagrafica >> Sedi).
  • REPARTO. Specifica il reparto di appartenenza (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Anagrafica >> Reparti).
  • RUOLO. Permette di assegnare un ruolo all'utente (consulta Gestione Ruoli).
  • CODICE PAGHE. Inserire in questo campo il codice matricola del dipendente.
    ATTENZIONE: il codice matricola deve essere fornito dal proprio consulente paghe.
  • CODICE BUSTE PAGA. Se attivo è possibile associare all'utente un Codice da inserire al posto del CF personale sulla busta paga (disponibile solo per determinati tracciati paghe).
  • COMMENTO CARTELLINO. Se compilato è possibile visualizzare le note libere sulla stampa del cartellino presenze.
  • COMMENTO FOGLIO PRESENZE. Se compilato è possibile visualizzare le note libere sulla stampa del foglio presenze.

 

 

Opzioni Capoarea

AGGIORNAMENTO: L'impostazione dei ruoli utente è disponibile con le nuove modalità su "Gestione Utenti", CLICCA QUI per maggiori informazioni.

 

Opzioni Caporeparto

AGGIORNAMENTO: L'impostazione dei ruoli utente è disponibile con le nuove modalità su "Gestione Utenti", CLICCA QUI per maggiori informazioni

 

Funzioni Utente

Permette di personalizzare l'accesso online del dipendente (se abilitato), attivando e disabilitando le funzionalità che può visualizzare.

  • GESTIONE CARTELLINO. Indica se l'utente può visualizzare il proprio cartellino; è possibile selezionare dall'elenco:
    Modifica cartellino: il dipendente visualizza il proprio cartellino presenze e ha la possibilità  di modificare gli orari di entrata e di uscita che sono registrati.
    Visualizza cartellino: il dipendente visualizza il proprio cartellino presenze, non può modificare nulla.
    Cartellino nascosto: il dipendente non può visualizzare il proprio cartellino presenze.
  • NON GESTIRE ECCEDENZA. Se spuntato, l'utente NON visualizza la colonna dell'eccedenza nel proprio cartellino presenze se accederà online come dipendente, Caporeparto, Capoarea.
  • VISUALIZZA PIANIFICAZIONE. Se selezionato abilita l'utente alla visualizzazione della pianificazione oraria settimanale di se stesso, e dei dipendenti appartenenti allo stesso reparto.
  • RICERCA ANOMALIE. Funzionalità ad utilizzo esclusivo del Caporeparto o del Capoarea. Se spuntato permette di ricercare le anomalie di vario tipo riferite ai propri sottoposti.
ATTENZIONE!

Prestare molta attenzione a quali utenti si concede la possibilità  di modificare il proprio cartellino, in quanto si concedono privilegi simili al titolare, come la possibilità  di modificare solo il proprio cartellino.

Opzioni "Homepage"
  • CONSULTA ORARIO. Se attivo il dipendente può visualizzare la pianificazione settimanale nella schermata Home.
  • CONSULTA TOTALIZZATORI. Se attivo il dipendente può visualizzare il saldo dei totalizzatori aggiornati al mese precedente nella home.
  • VISUALIZZA TIMBRATURE. Se attivo (e attivo consulta orario) il dipendente potrà  visualizzare le timbrature del giorno corrente / precedente nella homepage.
Opzioni "Moduli Aggiuntivi"

Permette di attivare l'utilizzo dei moduli aggiuntivi dal lato dipendente (se abilitato all'accesso online).

  • RICHIESTA DI GIUSTIFICATIVI. Solo se l'azienda è abilitata (consulta modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi): se abilitato, l'utente può richiedere delle richieste di giustificativi.
  • GRUPPO GIUSTIFICATIVI. Solo se l'azienda è abilitata: Se l'utente è abilitato alla richiesta dei giustificativi, potrà essere assegnato a uno o più gruppi giustificativi e potrà richiedere solo quelli associati a quel determinato insieme. Se non è associato a nessun gruppo potrà utilizzare qualsiasi giustificativo richiedibile.
  • RICHIESTA NOTE SPESE. Solo se l'azienda è abilitata (consulta modulo aggiuntivo Richiesta Note Spese): se abilitato, l'utente  può richiedere delle note spese.
  • RICHIESTA TIMBRATURE. Solo se l'azienda è abilitata (consulta modulo aggiuntivo Richiesta Timbrature): se attivo, l'utente può richiedere delle timbrature.
  • AUTOAPPROVA TIMBRATURE. Solo se l'azienda è abilitata (consulta modulo aggiuntivo Richiesta Timbrature): se attivo, insieme a "richiesta timbrature", il dipendente può richiedere delle timbrature, verranno autoapprovate e inserite direttamente nel cartellino.
  • ABILITA ATTIVITA'. Solo se l'azienda è abilitata: se selezionato abilita l'utente alla timbratura delle attività  (vedi Attività  >> Utenti )
  • AUTOAPPROVA GIUSTIFICATIVI. Solo se l'azienda è abilitata (consulta modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi): se il dipendente è caporeparto o capoarea, ha la possibilità di approvare in autonomia le proprie richieste giustificativi.
  • UPLOAD DOCUMENTI. Solo se l'azienda è abilitata (consulta modulo aggiuntivo Documentise spuntato potrà caricare dei documenti in formato PDF.

 

 

Opzioni Timbratura Online

La timbratura geolocalizzata è opzionale e può essere configurata per ogni singolo utente nella proprio scheda anagrafica.

Tipologia Timbratura
  • TIMBRATURA ONLINE. Indica se l'utente può timbrare online, può essere di tipo:
    Abilitata e geolocalizzata, consente la timbratura online su rilevazione della posizione dell'utente:
    Abilitata - geolocalizzazione facoltativa;
    Abilitata - geolocalizzazione disabilitata;
    Abilitata - geolocalizzazione obbligatoria (avviso se non geolocalizzata).
    Abilitata da orario (vedi Tabelle >> Orari), utile quando si desidera dare la possibilità  di timbrare determinati giorni:
    Abilitata da orario - geolocalizzazione facoltativa;
    Abilitata da orario - geolocalizzazione disabilitata;
    Abilitata da orario - geolocalizzazione obbligatoria.
    Nessuna geolocalizzazione
    Disabilitata
  • GRUPPO ZONA. Se l'utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA, potrà  essere assegnato a una o più zone di timbratura, oltre le quali la timbratura non verrà  accettata. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Zone). Utile nelle aree dove non è possibile installare un dispositivo fisico di rilevazione presenze.
  • ABILITA QRCODE. Se l'utente abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA in un determinato gruppo zona, non venisse localizzato all'interno della zona assegnata potrà  utilizzare la scansione di un QRCode.
  • SE FUORI ZONA. Se l'utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione obbligatoria e non venisse localizzato dentro a nessuna della zone assegante verrà fatta una timbratura con il seguente terminale.
    Impostare diverso da "Nessuno".
    Non deve essere impostato "Abilita QRCode".
Scelta Terminale
  • SCELTA TERMINALI. Se attivo, il dipendente potrà  in fase di timbratura online selezionare il terminale su cui sta virtualmente timbrando. (vedi Tabelle >> Anagrafica>> Terminali).
    Disabilitata;
    Attivo - scelta terminale facoltativo;
    Abilitata - scelta terminale obbligatorio.
  • GRUPPO TERMINALI. Se abilitato alla scelta terminali, in fase di timbratura online si potrà  scegliere un gruppo di terminali da associare all'utente. (vedi Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Terminali).
  • OPZIONE SCELTA. Se abilitato alla scelta terminali, permette come visualizzare l'opzione di timbratura.
    lista a tendina
    QRCode
    Lista a tendina e QRCode
Scelta Orario
  • SCELTA ORARIO. Se attivo il dipendente potrà  in fase di timbratura selezionare un orario di lavoro. Disabilitata;
    Abilitata - scelta orario facoltativa;
    Abilitata - scelta orario obbligatoria.
  • GRUPPO ORARI. Se abilitato alla scelta orario, in fase di timbratura il dipendente potrà  scegliere l'orario di lavoro da utilizzare per la giornata. Se non si indica nessun gruppo orario, la possibilità  sarà  tra tutti gli orari. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Orari).
Timbratura con causale
  • TIMBRATURA CAUSALE. Se abilitato alla timbratura online il dipendente può avere la possibilità  di specificare la causale in fase di timbratura.
    Disabilitata;
    Abilitata - facoltativa;
    Abilitata - obbligatoria.
  • GRUPPO CAUSALI. Se abilitato alla timbratura online con causale, il dipendente potrà  inserire tutte le causali (se lasciato vuoto) o i gruppi di causale selezionati. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi consulta Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Causali).
Email Timbratura Online
  • DIPENDENTE E TITOLARE. Quando un utente effettua una "Timbratura Online" è possibile abilitare la notifica via email sia al titolare (in particolare a tutti i titolari) che all'utente stesso.

 

 

Visualizzare Cartellino / Modificare / Eliminare un nuovo utente

Hai degli utenti licenziati in elenco che desideri riassumere oppure eliminare DEFINITIVAMENTE dal programma? Vuoi visionare velocemente il cartellino presenze di un'utente?  Puoi farlo seguendo i passaggi seguenti: clicca sull'utente che ti interessa, potrai visualizzare il proprio cartellino ,  modificare o eliminare utilizzando gli appositi tasti.

Possibilità  di scaricare l'elenco degli utenti in formato Excel

ATTENZIONE! - Limite utenti raggiunto

Nel caso in cui il numero di utenti superi quello previsto dalla licenza acquistata, è importante effettuare nell'immediato, l'aggiornamento del programma contattando il  fornitore.  In caso contrario, per i giorni che trascorreranno dalla segnalazione all'effettivo aggiornamento, le timbrature verranno perse e non sarà possibile recuperarle.

Se vuoi richiedere un'espansione degli utenti al raggiungimento del limite, clicca sul bottone e compila il form con la richiesta.

 

 


ATTENZIONE! - Eliminazione utente
Se desideri eliminare definitivamente un utente dall'elenco anagrafica è liberare delle postazioni per nuovi utenti RICORDA che tutti i dati associati ad esso (quali orari, cartellino, timbrature ect.) verranno eliminati definitivamente.

 


Dati aggiuntivi

ATTENZIONE!

Dati Aggiuntivi è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di inserire ulteriori informazioni dell'utente. La maggior parte dei campi all'interno del form sono dati sensibili e sono tracciati.

Per creare una nuova scheda anagrafica per la rilevazione presenze bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Utenti.
  • Crea o modifica l'utente. Va sulla voce DATI AGGIUNTIVI.
  • Compilare la schermata con i dati a disposizione e clicca su Conferma.

 

 

Una volta salvate le infomazioni sarà possibile visualizzarle nello storico dei Log dell'utente.

 

 


Scadenziario

ATTENZIONE!

Scadenze è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di visualizzare una lista delle scadenze del singolo dipendente. Cliccare sull icona per passare alla schermate principale del modulo aggiuntivo Scadenze.





Scheda Utenti

ATTENZIONE!

Dati Aggiuntivi è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di creare ed inserire più informazioni sull'utente e di stamparne dei report. Possono essere, ad esempio: costi aziendali, visite mediche, costi annui lordi, costi annui netti etc.

 La maggior parte dei campi all'interno del form sono dati sensibili e sono tracciati. 

Questa funzionalità è disponibile solo se è attivo il modulo Dati Aggiuntivi (per configurare delle nuove informazioni andare in Tabelle >> Scheda Utenti >> Voci.)


3.1.2 - Guida: Importazione anagrafiche

E' possibile importare in modalità massiva le ANAGRAFICHE degli utenti andando sul menu Tabelle >> Utenti.

Cliccare il comando "Importa Anagrafiche Utenti"


importa_utenti.png

Come importare il file?

Per un'importazione massiva delle ANAGRAFICHE degli utenti, il tipo di file deve essere un .csv o un .txt.

Per velocizzare la procedura Scarica il .CSV con l'intestazione tramite l'apposito comando in basso a sinistra.


importa_file.png


Il file deve essere formato in questo modo:

1) La prima riga deve essere l'intestazione (già esistente all'interno del file).

2) Compilare i campi nell' EXCEL, alcuni parametri sono OBBLIGATORI, consultare l'elenco (Riferimento: Parametri dei campi).


esempio_csv.png


3) Risultato finale del file .csv


esempio_csv_1.png


NOTA BENE: L'intestazione può essere di due tipi, in base al possesso o meno del modulo DATI AGGIUNTIVI:


Intestazione BASE:

BADGE;COGNOME;NOME;USERNAME;PASSWORD;CODICE FISCALE;EMAIL;NOTE;ASSUNZIONE;LICENZIAMENTO;GRUPPO ORARIO;QUALIFICA;AZIENDA;SEDE;REPARTO;RUOLO;CODICE PAGHE;CODICE BUSTE PAGA;CENTRO DI COSTO;COMMENTO CART;COMMENTO FOGLIO

Intestazione con modulo "DATI AGGIUNTIVI" attivo: 

BADGE;COGNOME;NOME;USERNAME;PASSWORD;CODICE FISCALE;EMAIL;NOTE;ASSUNZIONE;LICENZIAMENTO;GRUPPO ORARIO;QUALIFICA;AZIENDA;SEDE;REPARTO;RUOLO;CODICE PAGHE;CODICE BUSTE PAGA;CENTRO DI COSTO;COMMENTO CART;COMMENTO FOGLIO;RESIDENZA INDIRIZZO;RESIDENZA CITTA;RESIDENZA PROVINCIA;RESIDENZA CAP;DOMICILIO INDIRIZZO;DOMICILIO CITTA;DOMICILIO PROVINCIA;DOMICILIO CAP;NATO A;NATO IL;NAZIONALITA;SESSO;STATO CIVILE;TELEFONO;CELLULARE;IBAN;NOTE IBAN;TITOLO DI STUDIO;CATEGORIA;SETTORE;C.I.L.;SERVIZIO;PROFILO PROFESSIONALE;CONTRATTO

Parametri dei campi

Campi per intestazione BASE:


BADGE	           badge utente (parametro obbligatorio, deve essere solo numerico e di massimo 6 cifre) 
COGNOME cognome utente (parametro obbligatorio)
NOME nome utente (parametro obbligatorio)
USERNAME username per l'accesso all'area online
PASSWORD password per l'accesso all'area online
CODICE FISCALE codice fiscale (deve avere il formato corretto, quello del classico codice fiscale)
EMAIL email dell'utente (deve avere un formato consono, altrimenti dà errore)
NOTE note libere sull'utente
ASSUNZIONE data di assunzione utente (parametro obbligatorio, formato GG/MM/AAAA)
LICENZIAMENTO data di licenziamento utente (formato GG/MM/AAAA)
GRUPPO ORARIO gruppo orario assegnato all'utente (parametro obbligatorio e deve esistere)
QUALIFICA qualifica assegnata all'utente (deve esistere)
AZIENDA azienda assegnata all'utente (parametro obbligatorio e deve esistere)
SEDE sede assegnata all'utente (parametro obbligatorio e deve esistere)
REPARTO reparto assegnato all'utente (parametro obbligatorio e deve esistere)
RUOLO ruolo assegnato all'utente (deve esistere)
CODICE PAGHE codice paghe assegnato all'utente
CODICE BUSTE PAGA codice buste paga assegnato all'utente
CENTRO DI COSTO centro di costo assegnato all'utente (deve esistere)
COMMENTO CART commento libero sul cartellino dell'utente
COMMENTO FOGLIO commento libero sul foglio presenze dell'utente


Campi per intestazione con modulo "DATI AGGIUNTIVI" attivo


RESIDENZA INDIRIZZO    indirizzo residenza 
RESIDENZA CITTA citta residenza
RESIDENZA PROVINCIA provincia residenza (massimo 2 lettere)
RESIDENZA CAP CAP residenza (massimo 5 lettere)
DOMICILIO INDIRIZZO indirizzo domicilio
DOMICILIO CITTA citta domicilio
DOMICILIO PROVINCIA provincia domicilio (massimo 2 lettere)
DOMICILIO CAP CAP domicilio (massimo 5 lettere)
NATO A luogo di nascita
NATO IL data di nascita
NAZIONALITA nazionalita
SESSO sesso (si accetta solo "maschio", "femmina" o "altro")
STATO CIVILE stato civile ("Celibe", "Nubile", "Coniugato", "Vedovo", "Separato", "Divorziato")
TELEFONO numero di telefono (solo caratteri numerici)
CELLULARE numero di cellulare (solo caratteri numerici)
IBAN iban
NOTE IBAN note libere sull'iban
TITOLO DI STUDIO titolo di studio
CATEGORIA categoria titolo di studio
SETTORE settore titolo di studio
C.I.L. comunicazione inizio lavori
SERVIZIO servizio (carriera)
PROFILO PROFESSIONALE profilo (carriera)
CONTRATTO contratto (carriera)


ATTENZIONE: I parameti indicati come "deve esistere" devono essere già precompilati all'interno del programma per essere associati correttamente.


4) Seleziona il file da importare sul programma


scegli_file.png



NOTA BENE - Impostazione campi

Ogni campo deve essere diviso da un ";" come da esempio (in questo caso tutti i dati aggiuntivi sono stati lasciati vuoti):


importa_utenti.png

3.2 - Gestione Utenti

3.2.1 - Guida: Gestione Utenti

Gestione Utenti rende più semplice l'organizzazione aziendale e aiuta a capire chiaramente i ruoli ricoperti dai dipartimenti e dai membri di tutti i team.

Come funziona? 

Il programma permette di definire una suddivisione dei compiti e delle mansioni inerenti alla gestione del cartellino e alle richieste del personale tramite la creazione di regole specifiche (PERMESSI).

In base alla posizione aziendale o ad altri criteri, i responsabili ricopriranno un RUOLO e gestiranno solo le persone / aziende / reparti / sedi a loro assegnate con le regole che verranno applicate.

In questo modo si potrà configurare qualsiasi tipo di organigramma con infiniti livelli autorizzativi.

Ad esempio, è possibile un'ulteriore personalizzazione facendo in modo che un responsabile gestisca solamente i giustificativi, mentre un'altro ne gestisca solamente le note spese. Un responsabilie (ma anche altri ruoli) potrà avere un controllo verticale anche su ogni singola persona.


ESEMPIO DI ORGANIGRAMMA AZIENDALE


organigramma_aziendale.png


ATTENZIONE!

Prestare molta attenzione in fase di inserimento del personale alla definizione dei ruoli, sbagliare la selezione può permettere agli utenti di visualizzare dati e/o eseguire operazioni non autorizzate.


Soluzioni possibili di gestione utenti
1) Regole personalizzate per ogni singolo utente

Imposta delle autorizzazioni e decidi quali dipendenti possono accedere a determinate informazioni (Gestione Utenti  >> Funzionalità).

È possibile progettare uno scenario in cui permetta ad ogni dipendente una visione // modifica totale o parziale del cartellino presenze, nascondendo determinati contenuti. Ogni regola (personalizzata ad hoc) rende disponibile solo i dati che sono appropriati per ogni dipendente.
ESEMPIO PRATICO: "Il dipendente Mario Rossi può vedere tutte le timbrature sul cartellino presenze ma non puo' vedere i giustificativi inseriti e gli straordinari".

Autorizzazioni Funzionalità: cosa potrebbero fare gli utenti?
Queste sono solo alcune delle autorizzazioni ad oggi implementate, gli scenari sono infiniti e possono essere combinate tra di loro.
  • Configurare chi può solo visualizzare il proprio cartellino.
  • Configurare chi può solo modificare il proprio cartellino.
  • Configurare chi non può vedere il proprio cartellino.
  • Configurare chi può avere una gestione parziale o "mista" dei contenuti del proprio cartellini(a seconda delle esigenze alcune colonne sono visibili, altre modificabili , altre ancora nascoste).
  • Configurare chi può vedere tutte le timbrature del proprio cartellino.
  • Configurare chi può vedere solo le timbrature originali del proprio cartellino.
  • Configurare chi può vedere solo le timbrature manuali del proprio cartellino.
  • Configurare il dipendente alla richiesta di alcuni giustificativi solo in determinati periodi dell'anno.
2) Regole personalizzate per ruoli aziendali

Imposta delle autorizzazioni, crea tutti i ruoli personalizzati di cui hai bisogno, assegna al suo interno le regole e i dipendenti che dovrà gestire (Gestione Utenti >> Permessi).

Utile per:
- Per responsabile di reparto in cui lavora
- Per responsabile con ruolo specifico // struttura aziendale
- Altro tipo di categorizzazione (gestione utenti in reparti diversi).

Autorizzazioni Permessi: cosa potrebbero fare i responsabili?

Queste sono solo alcune delle autorizzazioni ad oggi implementate, gli scenari sono infiniti e possono essere combinate tra di loro ad un singolo ruolo. 

  • Consentire ai responsabili di approvare o rifiutare le richieste dei giustificativi dei dipendenti 
  • Consentire ai responsabili di approvare o rifiutare le richieste delle note spese dei dipendenti 
  • Consenti ai responsabili di rivedere e approvare l'orario di lavoro richiesto dai dipendenti (richiesta timbrature).
  • Richiedere una timbratura direttamente nel cartellino presenze per conto di un dipendente che gestisce.
  • Consentire ai responsabili di visualizzare i cartellini (timbrature, orari, totali giornalieri, giustificativi).
  • Consentire ai responsabili di modificare i cartellini (timbrature, orari, totali giornalieri, giustificativi).
  • Nascondere ai responsabili la visualizzazione dei cartellini (timbrature, orari, totali giornalieri, giustificativi).
  • Configurare i responsabile ad una gestione parziale o "mista" dei contenuti dei cartellini (a seconda delle esigenze le "colonne dei cartellini: timbrature, orari, totali giornalieri, giustificativi"  possono essere impostati in modi diversi: alcuni visibili, altri modificabili , altri ancora nascoste).
  • Configurare chi può modificare le richieste inviate.


NOTA BENE - Procedure in breve
  • Passaggio 1: Crea la regola generale con all'interno tutte le autorizzazioni di gestione (Gestione Utenti >> Permessi)
  • Passaggio 2: Crea un ruolo ed assegna un responsabile (Gestione Utenti >> Ruoli)
  • Passaggio 3: Associa all'interno del Ruolo tutte le regole e quali sono i dipendenti che il responsabile dovrà gestire.

3.2.2 - Ruoli

3.2.3 - Permessi

La schermata PERMESSI permette di personalizzare una regola dove al suo interno verranno gestite o limitate delle autorizzazioni per il responsabile/manager.

E' possibile impostare quali contenuti potrà gestire sui cartellini dei dipendenti  e decidere a quali determinate informazioni potrà accedere.

"ESEMPIO PRATICO: Possiamo creare una regola generale chiamata “Modifica Cartellino + Email Richiesta Giustificativi” che permetta al responsabile di modificare le informazioni dei cartellini dei dipendenti che saranno all'interno della sua gestione e verrà SOLO avvisato per email in caso di nuove richieste di giustificativo".

Come creare un permesso

  • Premere il pulsante per creare un nuovo permesso


tabella_permessi.png


Compilare i seguenti campi:

Permesso
  • DESCRIZIONE. Indicare la definizione della regola // permesso (ESEMPIO: “Gestisci cartellino + Giustificativi”).
  • NOTE. Possibilità di scrivere all'interno informazioni inerenti alla regola creata o eventuali note libere (ESEMPIO: L'utente assegnato a questa regola (Gestisci cartellino + Giustificativi) potrà modificare i cartellini dei dipendenti a lui assegnati e potrà gestire le loro richieste giustificativi).

 

permesso.png

 

Cartellino
  • UTILIZZA CARTELLINO. Se è attivo, permette di autorizzare il responsabile alla gestione di determinate funzionalità all'interno dei cartellini dei propri sottoposti. A seconda di quello che si desidera autorizzare è possibile personalizzare dei permessi su qualsiasi informazione presente nel cartellino presenze:


LEGENDA:

Le informazioni della colonna interessata del cartellino SONO visibili all' utente MA non possono essere modificate.

Le informazioni della colonna interessata del cartellino SONO visibili all'utente. Possibilità di inserire, modificare ed eliminare i dati.

Le informazioni della colonna interessata del cartellino SONO visibili all'utente.

 

 

cartellino_permesso.png


Il comando Impostazioni avanzate permetterà di personalizzare ulteriormente la gestione delle informazioni. 

Le funzionalità aggiuntive sono le seguenti:


1) GESTIONE TIMBRATURE 

  • Richiedi Timbrature. Viene data la possibilità al responsabile di richiedere le timbrature direttamente nel cartellino presenze per conto dei dipendenti che gestisce nel caso in cui il permesso impostato sulla colonna "Timbrature" sia visibile ( ). In tutti gli altri casi ( "modifica" e "nascondi" ) l'utente non potrà richiedere nulla.
ESEMPIO - Richiesta timbratura per conto di un altro dipendente

Configurazione gestione "Richiesta timbrature"


permesso_richiedi_timbrature.png


Risultato finale - La responsabile Zantedeschi Elisa richiede una timbratura per conto del dipendente Arcuri Liberio


responsabile_richiedi_timbrature.png


2) GESTIONE GIUSTIFICATIVI

Permette di gestire i permessi per ogni tipo di giustificativo all'interno dei cartellini:

- Giustificativi di PRESENZA
- Giustificativi di ASSENZA
- Giustificativi di ECCEDENZA

AUTORIZZAZIONI possibili sono:

VISUALIZZA: Verrà visualizzato quella tipologia di giustificativi.

MODIFICA: Possibilità di inserire, modificare e cancellare i giustificativi di quella tipologia.

NASCONDI: NON verrà visualizzato quella tipologia di giustificativi.


E' possibile inoltre specificare nell'apposita lista i giustificativi che si intendono mostrare sul cartellino. I giustificativi selezionati avranno lo stesso permesso del valore impostato sulla colonna "Giustificativi".
NOTA BENE: Se si usa la lista giustificativi non si potrà utilizzare il primo metodo con la gestione dei giustificativi per tipologia.

giustificativi_avanzati.png


3) AZIONI

Permette di gestire la sezione dei comandi posizionati in altro a destra nel cartellino.

Nello specifico verranno visualizzati o nascosti i seguenti comandi:

  • Mappa timbrature: permette di visualizzare o nascondere la mappa mensile di tutte le timbrature online effettuate dal dipendente.
  • Stampa: permette di visualizzare o nascondere il comando per stampare il cartellino in formato PDF oppure Excel.
  • Operazioni Speciali: permette di visualizzare o nascondere il comando per la quadratura del cartellino (vedi Operazioni Speciali).
  • Giustifica più giorni: permette di visualizzare o nascondere il comando per giustificare più giorni del cartellino (vedi Giustifica più giorni).


azioni.png


4) TABELLE

Permette di gestire la sezione delle tabelle con i totali posizionati sul fondo del cartellino:
Nello specifico verranno visualizzate, modificate o nascoste le seguenti rabelle:

  • Totalizzatori: permette di visualizzare, modificare o nascondere la tabella dei totalizzatori.
  • Voci: permette di visualizzare, modificare o nascondere la tabella delle voci (bonus, premi etc...).
  • Saldo Mensile: permette di visualizzare, modificare o nascondere la tabella del saldo mensile.


tabelle.png


Gestione Richieste

La Gestione Richieste permette di abilitare il responsabile alla gestione dei moduli in merito a:

- Richiesta Giustificativi
- Richiesta Note Spese
- Richiesta Timbrature

Il responsabile può essere abilitato alla ricezione delle rispettive notifiche via email oppure potrà gestire le richieste da parte dei dipendenti.


richieste.png


NOTA BENE - Differenza tra email e gestione

Email e Gestione sono 2 funzioni distinte per poter creare diverse combinazioni:

  • EMAIL + GESTIONE = Ricevere notifiche via email (promemoria) oltre a gestire la convalida o il rifiuto delle richieste.
  • SOLO EMAIL = Ricevere notifiche via email (promemoria) ma NON possono gestire la convalida o il rifiuto delle richieste.
  • SOLO GESTIONE = NON devono ricevere notifiche via email ma devono gestire la convalida o il rifiuto delle richieste.



3.2.4 - Funzionalità

3.2.5 - Calendario Periodi

3.3 - Giustificativi

3.3.1 - Giustificativi

Permette di creare giustificativi personalizzati e assegnare delle regole di utilizzo. 

Posso essere ad esempio straordinari, maggiorazioni, giustificativi di presenza come corsi, commissioni, smart working ect.

Creare un nuovo tipo di giustificativo

 

 

  • Per creare una nuova tipologia di giustificativo, vai in Tabelle >> Giustificativi.
  • Clicca il tasto

 

 

Imposta i seguenti campi:

  • CODICE. Inserisci un codice identificativo a tua scelta di massimo 3 caratteri (ESEMPIO: Smart Working = SWO).
  • DESCRIZIONE. Inserisci un nome descrittivo a tua scelta (ESEMPIO: Smart Working).
  • TIPO. Seleziona la tipologia del giustificativo e determina come il programma agisce quando viene inserito un giustificativo nel cartellino: (assenza, straordinario o presenza).
  • COLORE. Scegliere un colore da associare al giustificativo (utile per evidenziarli in "Planning").

 

 

Tipo Giustificativo - Standard - Richiedibile - Automatico - Autoapprovante

L'utilizzo di giustificativi specifici e differenti a seconda dell'utilizzo garantisce una migliore fruibilità nel programma.

Nello specifico, è bene distinguere i giustificativi in uso all'amministratore rispetto quelli in uso dall'utente nelle richieste da web.

Il vantaggio è di avere sempre sotto traccia ciò che fa l'amministratore direttamente nei cartellini e ciò che richiede il dipendente da portale, evitando la commistione dei 2 valori:  se si usasse un unico giustificativo non sarebbe possibile capire chi ha fatto cosa, quando e come mentre è possibile con l'utilizzo di 2 giustificativi distinti.

Il vantaggio è anche quello di avere controlli statistici, report specifici e distinzione nell'export paghe.

 

Esistono 4 tipi di giustificativi distinti tra loro per poter essere utilizzati in modo differente: ognuno è utilizzabile per la propria funzione.

Scegli la tipologia di giustificativo che desideri:

  • STANDARD. Son usati dall'amministratore per la gestione del cartellino (ESEMPIO: Ferie). Per far si che il giustificativo è di tipo standard non va applicata nessuna spunta tra le tipologie elencate. 

 

 

  • AUTOMATICO. Sono usati dal programma per i conteggi automatici definiti nelle diverse tabelle (ESEMPIO: Banca ore, straordinari automatici, maggiorazioni automatiche). Se metti la spunta, può essere scelto come inserimento automatico nel cartellino. NB: Se è automatico non può essere richiedibile dal dipendente e viceversa.

 

 

  • RICHIEDIBILE. Sono usati dall'utente per la richiesta online dei giustificativi (ESEMPIO: Ferie richieste da autorizzare). Se metti la spunta, gli utenti possono inviare la richiesta all'amministratore e dovranno attendere che il giustificativo venga approvato (Richieste Giustificativi).

 

 

  • RICHIEDIBILE - AUTOAPPROVANTE. Se metti la spunta, gli utenti possono approvare le proprie richieste in autonomia senza la supervisione del responsabile.

 

 

ESEMPIO - Come differenziare i giustificativi

Codice FE1  = FERIE = Giustificativo Ferie STANDARD inserito a mano dall'amministratore nel cartellino presenze.

Codice FER = FERIE RICHIESTE = Giustificativo Ferie RICHIEDIBILE usato dal dipendente per richiederlo da web e poi essere autorizzato.

 

Elenco Giustificativi

 

 

Inserimento nel cartellino

 

 

Report Differenziato

 

 

Impostazioni relative ai giustificativi che vengono richiesti tramite apposito modulo dai dipendenti (Richieste Giustificativi). Se il giustificativo richiedibile è di tipo 'ASSENZA' potrò scegliere in che modo calcolarlo, i valori sono possono essere inseriti dal comando "a tendina":

  • VALORE RICHIESTO. Inserisci il valore richiesto ed usalo per compensare l'assenza.
  • CALCOLO AUTOMATICO. Calcola automaticamente il valore in base all'assenza.
  • INSERISCI VALORE. Inserisci il valore e se superiore all'assenza metti il resto nell'eccedenza.

SOGLIA MASSIMA RICHIEDIBILE. Limite massimo, se giustificativo è di tipo RICHIEDIBILE, di tempo richiedibile da parte dell'utente nel mese.
Se impostato a zero o vuoto il giustificativo non avrà limiti di richiesta.

Scegli come desideri che venga calcolato il giustificativo sul cartellino:

  • AGGIUNGI ALLE ORDINARIE. Se selezionato il valore del giustificativo verrà  automaticamente sommato alle ore ordinarie giornaliere.
  • RIMUOVI DA ORE LAVORATE. Se selezionato viene scalato il valore del giustificativo dal totale delle ore lavorate (Ordinarie + eccedenza)
  • ESCLUDI ECCEDENZA. Si attiva solo se verrà  messa la spunta su "Rimuovi da ore lavorate". Ore lavorate = ordinarie.

Scegli altre configurazioni aggiuntive su come gestire il tuo giustificativo:

  • GIUSTIFICATIVO IN GIORNI. Se metti la spunta, la giustificazione sarà  giornaliera (1:00) . 

    Le causali da tastiera NON sono possono essere utilizzate se il giustificativo è in giorni.

    Il conteggio in giorni dei giustificativi, infatti, lo può utilizzare nel cartellino l'operatore a PC (ESEMPIO: giustifica 10 gg di malattia), ma l'utente non può timbrare per giustificare se stesso che quel giorno è assente tutto il giorno.

Giustificativi richiedibili - ferie in giorni

Il software utilizza la richiesta giustificativi per gestire le eventuali assenze e altre attività direttamente da WEB da parte del dipendente e successiva convalida o diniego da parte dell'amministratore.

Eventuali giustificativi con conteggio in Giorni, devo essere contrassegnati come

Richiedibili = Valore Richiesto

in quanto non possono eccedere il valore 01:00 per la stessa giornata ed evitare che assegni eccedenza nei giorni Sabato, Domenica, Festivi e Riposi.

N.B. Essendo espresso in GIORNI, verrà assegnato anche su Sabato, Domenica, Festivi e Riposi quindi l'operatore che accetta la richiesta dovrà valutare se togliere dal cartellino, per quei giorni, il valore assegnato.

 

 

 

 

  • MALATTIA INPS. Se metti la spunta, il giustificativo potrà  essere usato come inserimento della malattia automatica (modulo Malattie INPS).
  • OMETTI STAMPA. Se metti la spunta, il giustificativo verrà nascosto in fase di stampa del cartellino.
  • NASCONDI. Se metti la spunta, il giustificativo verrà nascosto dall'amministratore limitato (vedi Ruoli).

ARROTONDAMENTO. In base ai parametri specificati gli ingressi vengono arrotondati alla frazione di ora successiva, e le uscite alla frazione di ora precedente; l'arrotondamento avviene in base all'orario di orologio, e non in relazione all'orario personalizzato degli operatori (che non viene in alcun modo considerato).

SOGLIA MINIMA.

Gestione Causale

La gestione causale permettono di associare alla timbratura un codice causale.

Il transito che sarà  riportato nel cartellino avrà associata la causale che specifica il giustificativo temporale tra una timbratura e la successiva quali ad esempio, “Uscita per Banca“, “Trasferta“, “Lavoro fuori sede“, ecc.

In base al tipo di giustificativo assegnato, l'eventuale assenza può essere sommata alle ore ordinarie così da ottenere il monteore giornaliero (Es: 08:00 lavorate di cui 03:00 “Assistenza presso il cliente“).

Se disponi di un codice causale relativo al giustificativo, inseriscilo in questi campi.

 

 

  • CODICE CAUSALE. Inserisci il codice causale. 

    I giustificativi utilizzabili sul terminale per effettuare la timbratura con causale devono necessariamente avere il codice univoco indicato nella scheda “Giustificativi“  >> Codice Causale.

  • CALCOLO ESCLUDI/CONSIDERA. Se escludi, le timbrature causalizzate non verranno prese in considerazione nel calcolo delle ore lavorate e verranno escluse dagli automatismi impostati sull'orario giornaliero, bisognerà agire con i flag aggiungi/togli da ordinarie.
    Se considera, le timbrature causalizzate parteciperanno al calcolo delle ore lavorate.

Imposta i seguenti campi se vuoi che associare il giustificativo con causale all'orario giornaliero del dipendente.

  • SE MAGGIORE DI: (Inserisci orario ore/minuti)
  • GIUSTIFICA. (Inserisci orario ore/minuti)
  • CON. Scegli un giustificativo in elenco.
  • MONTEORE. Se metti la spunta, le ore del giustificativo non possono essere superiori al monteore giornaliero.
  • RIMUOVI. Se metti la spunta, il giustificativo selezionato verrà  rimosso dalle ordinarie.
ESEMPIO - Giustificativo Causale

La timbratura con causale permette di monitorare le diverse attività come ad esempio il giustificativo di MNS = MENSA. 

La causale può essere personalizzata e adattata a tutte le casistiche necessarie all'azienda.

Configurazione del giustificativo-causale

Nel menu Tabelle >> Giustificativi sono personalizzabili le causali utilizzate per la timbratura ONLINE. Nello specifico, il giustificativo MENSA, deve avere le seguenti caratteristiche:

  • Automatico = in uso alle funzioni di calcolo automatico del programma.
  • Presenza = conteggia la durata tra la timbratura con causale e la timbratura successiva.
  • Rimuovi alle Ordinarie = il tempo conteggiato come Mensa non viene considerato nel Monteore giornaliero.
  • Codice Causale = generalmente numerico, indica l'ID da utilizzare nei calcoli del programma.

 

 

Risultato nel cartellino

L'attività Mensa  tra le 13:00 e le 15:00 è quantificata nel giustificativo MNS e non viene conteggiato al Monteore lavorato. 

La timbratura con causale è visualizzata in corsivo.



Si avrà il seguente risultato MNS = è la causale mensa utilizzata nel giorno 02 che eventualmente conteggia anche la durata della pausa (02:00).
Per associare un giustificativo ad un gruppo CAUSALI ed effettuare la timbratura online con CAUSALE consulta Tabelle >> Timbratura Online >>
Gruppi Causali.

Modificare / Eliminare un giustificativo

Hai selezionato un' informazione incorretta nel giustificativo? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sul giustificativo che ti interessa, potremo modificarlo o eliminarlo utilizzando gli appositi tasti.

3.3.2 - Gruppo Giustificativi

ATTENZIONE!

La funzionalità Gruppi Giustificativi è attiva solo se sei abilitato al modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Gruppo Giustificativi permette di creare un insieme limitato di giustificativi (di tipo RICHIEDIBILE) e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.

Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.

I dipendenti che possono utilizzare il gruppo devono essere abilitati al modulo Richiesta Giustificativi

 

 

Creare un nuovo tipo di gruppo giustificativi

  • Per creare una nuova tipologia di gruppo giustificativi, vai in Anagrafica >> Gruppo Giustificativi

Si aprirà  la seguente schermata:

 

 

  • Clicca il tasto per creare un nuovo gruppo.

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE. Inserire nel campo indicato il nome del Gruppo Giustificativi  (Esempio: Gruppo Officina).
  • GIUSTIFICATIVI. Selezionare quali giustificativi sono all'interno nel gruppo. Per popolare l'elenco bisognerà creare dei giustificativi ( andare in Tabelle >> Giustificativi) e attivare il check RICHIEDIBILE.
  • UTENTI. Selezionare quali utenti possono utilizzare il gruppo. Per popolare l'elenco bisognerà attivare l'utente alla Richiesta Giustificativi in (Tabelle >> Utenti nella sezione Funzioni Utente).
  • Cliccare "Salva".

Risultato finale (Lato Dipendente)

Il dipendente abilitato alla Richiesta Giustificativi accede al programma con le proprie credenziali su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. All'inserimento della richiesta da inoltrare all'amministratore potrà selezionare solo i giustificativi indicati nell'elenco a tendina.
Per maggiori informazioni sulle funzionalità del modulo aggiuntivo "Richiesta Giustificativi" Clicca Qui.

 

3.4 - scheda utenti

3.4.1 - Voci

ATTENZIONE!

Dati Aggiuntivi è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di aggiungere delle nuove informazioni aggiuntive per il dipendente nella sezione della Scheda Utente

La maggior parte delle informazioni all'interno sono dati sensibili e sono tracciati.



Come creare una nuova voce

  • Per creare una nuova voce da aggiungere ai Dati Aggiuntivi, vai in Tabelle >> Scheda Utenti >> Voci.
  • Clicca il tasto



Imposta i seguenti campi:

  • VOCE. Inserisci un nome descrittivo per la voce interessata (ESEMPIO: Produzione 2022).
  • GRUPPO VOCI. Seleziona un gruppo voci da associare (per popolare la lista consulta Tabelle >> Scheda Utenti >> Gruppi Voci) (utile per la stampa dei report).
  • COLORE TESTO. Permette di evidenziare il testo con un colore differente.
  • COLORE SFONDO. Permette di evidenziare lo sfondo del campo un colore differente.
  • STILE FONT. Permette di personalizzare lo stile del testo (normale, grassetto o corsivo).
  • ALLINEAMENTO. Permette di personalizzare l'allineamento del testo (sinistra, centrato o destra).
  • ASSOCIA CAMPO. Se richiesto seleziona un gruppo predefinito da associare alla voce, il campo verrà inserito in modo automatico nelle informazioni presenti all'interno dei Dati Aggiuntivi (consulta Tabelle >> Utenti >> Scheda Utente). Se verra' applicata una modificata, questa sarà apportata alla scheda utente di riferimento.
    - Anagrafica: Dove e quando l'utente è nato e la sua nazionalità.
    - Codice Fiscale: Il suo codice fiscale.
    - Stato contrattuale: Data di assunzione ed eventualmente licenziamento.
    - Residenza: Indirizzo, città e cap di residenza.
    - Domicilio: Indirizzo, città e cap di domicilio.
    - Recapiti: Email, cellulare e telefono.

Clicca "Salva".

Risultato Finale

La nuova voce sarà disponibile nella lista della Scheda Utente.



Inserendo nella scheda utente una nuova voce, sarà possibile compilarla con i campi indicati (per maggiori informazioni consulta Tabelle >> Utenti cliccare il comando Scheda Utente).

Tutte le voci inserite all'interno della Scheda Utente potranno essere scaricate per singolo dipendente cliccando il tasto 


3.4.2 - Gruppi Voci

Permettere di raggruppare tutte voci degli utenti all'interno di un'insieme/categoria per poi eseguire le stampe.
(consultare Tabelle >> Scheda Utente >> Report).



Come creare un nuovo gruppo voci

  • Per crearne uno nuovo, vai in Tabelle >> Scheda Utenti >> Gruppo Voci.
  • Clicca il tasto



Imposta i seguenti campi:

  • DESCRIZIONE. Inserisci un nome descrittivo per il gruppo (ESEMPIO: Costi).
  • ASSOCIA VOCE UTENTE. Seleziona dall'elenco le voci interessate da accociare al gruppo (per popolare la lista consulta Tabelle >> Scheda Utenti >> Voci).

Clicca "Salva".

Il nuovo gruppo voce inserito sarà disponibile nella lista.

3.4.3 - Report

Permette di scaricare dei report inerenti alle voci degli utenti: possono essere ad esempio costi, dati utente, produzione etc.

A sinistra si selezionano gli utenti desiderati mentre sulla destra si personalizza la stampa selezionando i gruppi voci interessati (per popolare la lista consulta Tabelle >> Scheda utente >> Gruppo Voci).
Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.

TIPI DI ORDINAMENTO DEL REPORT

- per reparto
- per cognome
- per badge
- per codice paghe


Report delle voci sono stampabili solo in Excel.



3.5 - Orari

3.5.1 - Orari Flessibili

L’orario flessibile prevede l’utilizzo della Flessibilità sia per gli orari di ingresso che per gli orari di uscita.

La Flessibilità offre il vantaggio di limitare e allo stesso tempo di ampliare l’orario di timbratura entro un certo intervallo prestabilito.

Impostando ad esempio una flessibilità di 00:30 minuti, c’è il vantaggio che il “ritardo” accumulato con la timbratura in ingresso (ESEMPIO: -00:21 minuti) possa essere “recuperato” con la timbratura di uscita (ESEMPIO: +00:21 minuti).

Le timbrature che eccedono oppure che sono in difetto rispetto la flessibilità generano rispettivamente Straordinario oppure Assenza.

Entrando nel menu Tabelle >> Orari  >> Orari Flessibili si configurano le ore giornaliere che il lavoratore deve eseguire, applicando tutte le regole per il giusto conteggio della giornata lavorativa (ESEMPIO: pause, slittamenti, arrotondamenti, cambio giorno etc).


ESEMPIO - Orario Flessibile

Inizio lavoro: 8.00 - 9.30
Pausa pranzo (di un'ora): 12.30 - 14.00
Fine lavoro: 17.00 - 18.30


ESEMPIO 1 = Il lavoratore potrebbe, ad esempio, iniziare a lavorare alle ore 08:00. Fare la pausa pranzo dalle 13:00-14:00 e finire di lavorare alle 17:00. Per complessive otto ore giornaliere. 

E 08:00   U 13:00   E 14:00   U 17:00 = 8h 


ESEMPIO 2 = Un altro giorno, lo stesso lavoratore, potrebbe iniziare a lavorare alle 09:00 . Fare la pausa pranzo dalle 12.30-13.30 e finire di lavorare alle 18.00.

E 09:00   U 12:30   E 13:30   U 18:00 = 8h 

Creare un nuovo tipo di orario flessibile

  • Per creare una nuova tipologia di orario flessibile, vai in Tabelle >> Orari >> Orari Flessibili.
  • Clicca il tasto

 

 

Orario

 

 

  • NOME. Compare nella colonna "Orario" del cartellino e nelle stampe come descrittivo dell'orario. 
  • DESCRIZIONE. Descrizione da indicare su ogni singolo giorno della settimana, riportata sul cartellino a fianco del rispettivo monte ore. 
  • CODICE PAGHE. Se presente, inserire il codice paghe associato all'orario.
  • MONTEORE. Sono le ore di presenza giornaliere previste da contratto, rispetto alle quali, il programma genera, in base alle timbrature ricevute, l'eventuale assenza o straordinario.
  • CAMBIO GIORNO. L'ora entro la quale le timbrature del giorno successivo, andranno di competenza nel giorno precedente.
    Se ad esempio imposto 03:00 ed effettuo una timbratura alle 01:00 questa verrà spostata al giorno precedente.
  • SOGLIA GIORNO. Impostare il valore tale che, se superato, venga considerata una giornata lavorativa (le giornate lavorative verranno visualizzate nel cartellino). 
  • STR MIN (Straordinario Minimo). Se le ore di eccedenza non superano il valore impostato verranno considerate a 00:00 e non saranno visibili nel cartellino.
  • COLORE. E' possibile associare un colore ad ogni tipologia di orario (utile per evidenziarli su "Pianificazione Orario").
  • E MIN (Entrata Minima). Verrà considerato come inizio lavoro l'orario indicato in questo campo. Se l'utente entra prima non verrà considerato il tempo (ESEMPIO: imposto 08:30 ed effettuo una timbratura alle 07:45, in automatico assegno come timbratura di entrata 08:30). 
  • U MAX (Uscita Massima). Verrà considerato come fine lavoro l'orario indicato in questo campo.
    Se l'utente esce dopo non verrà considerato il tempo. (ESEMPIO: imposto 18:30 ed effettuo una timbratura alle 18:45, in automatico assegno come timbratura di uscita 18:30).
  • NON COMPENSARE RITARDO. Se attivo e se è impostata Entrata Minima, nel caso la prima timbratura sia in ritardo, il tempo tra l'entrata minima e la prima timbratura in ritardo sarà decurtato dalle ore Ordinarie.
  • UTILIZZA SE STESSO. In caso di timbrature notturne, competenti per la giornata corrente, invece che utilizzare la fascia impostata nell'orario del giorno dopo utilizzerà sempre se stesso.

Arrotondamento

Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.

  • ARR ORDINARIE,  ARR ECCEDENZA E TIPO ARROTONDAMENTO:  può agire sulle singole timbrature oppure sulla quota oraria complessiva di fine giornata; basta scegliere se attivare la spunta sulla voce “Sulla timbratura“ o “Sul totale“. In questo ultimo caso vengono valorizzati i minuti fatti in più su ogni ingresso e su ogni uscita, che altrimenti andrebbero persi arrotondando la singola timbratura. Sullo straordinario serve a definire gli scaglioni con cui vengono conteggiati gli straordinari.
ESEMPIO - Tipo Arrotondamento

Arr ordinarie “15“minuti - Arr straordinario “15“ minuti
Timbrature E 07:55 U 12:01 E 14:03 U 18:14

Tipo arrotondamento "Sul Totale"

 

 

Somma totale dei minuti lavorati e, a fine giornata, il totale arrotondato al quarto d' ora.
L' utente ha lavorato 4 ore e 6 minuti la mattina; 4 ore e 11 minuti il pomeriggio: 4.06 + 4.12 = 8.17
Essendo il monte ore pari a 8 e avendo lavorato 17 minuti in più, per effetto dell' arrotondamento sullo straordinario di 15 minuti Sul Totale, sul cartellino comparirebbero 15 minuti di straordinario anziché 17.


Se invece le timbrature fossero state: E 08:05 U 12:00 E 14:03 U 18:00
Essendo il monte ore pari a 8 e avendo lavorato 8 minuti in meno, per effetto dell' arrotondamento sulle ordinarie di 15 minuti sul Totale, sul cartellino comparirebbero 15 minuti di assenza anziché 8.

 

 

Tipo arrotondamento “Sulla Timbratura"

 

 

In questo caso, il conteggio dei minuti su ogni singola timbratura, inizia dal quarto d' ora successivo.
Di conseguenza, per effetto dell'arrotondamento, è come se le timbrature diventassero: E 08:00 U 12:00 E 14:15 U 18:00
Essendo il monteore pari a 8 e avendo lavorato 15 minuti in meno, sul cartellino comparirebbero 15 minuti di assenza.


Se invece le timbrature fossero: E 08:00 U 12:17 E 14:00 U 18:10
Per effetto dell' arrotondamento è come se diventassero: E 08:00 U 12:15 E 14:00 U 18:00
Essendo il monteore pari a 8 e avendo lavorato 15 minuti in più, sul cartellino comparirebbero 15 minuti di straordinario.

 

 

In alternativa si posso impostare delle fasce orarie di arrotondamento.

Inoltre si possono creare delle segnalazioni orarie per i singoli casi.

 

  • FASCIA ORARIA:  E' possibile scegliere un gruppo di arrotondamenti per fascia oraria.
    Permette l'arrotondamento orario personalizzato per ogni intervallo di tempo dalle/alle. (ESEMPIO: Entrata mattina arrotondata = 00:30. Uscita mattina arrotondata = 00:15). Per gestire le fasce cliccare su Tabelle >> Orari >> Fasce Orarie

 

 

 

  • SEGNALAZIONE ORARIA:  E' possibile scegliere un gruppo di arrotondamenti per segnalazione oraria.
    Evidenza la timbratura nel cartellino se questa non rientra nelle valori indicati delle fasce orarie (ESEMPIO: Il dipendente puo' timbrare nella fascia oraria di entrata dalle 07.30 alle 08.00. Se timbra dopo le 08.00 evidenza sul cartellino la timbratura anomala = timbratura in ritardo). Per gestire le fasce di segnalazione cliccare su Tabelle >> Orari >> Segnalazione Oraria.

 

 

 

Tolleranza

La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l'arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti, che può essere positivo o negativo. La tolleranza deve essere MINORE dell'arrotondamento. Se non si inserisce una tolleranza sull'uscita verrà utilizzata quella dell'ingresso.

Ad esempio impostando la tolleranza di entrata a 5 minuti in ingresso, la timbratura potrà essere effettuata fino alle 8:05 e la persona risulterà come se fosse entrata alle 8:00.

 

 

 

Timbratura

  • TIMBRATURA OBBLIGATORIA. Se NON è spuntato, verrà assegnato il monteore indipendentemente dalle timbrature.
    Utile per i dirigenti che non hanno bisogno di timbratura.
  • N° TIMBRATURE. Se la timbratura NON è obbligatoria, devono esserci almeno n° timbrature per assegnare il monteore.
    Se è impostato a Zero (0) assegna il monteore anche se non ci sono timbrature. 


ESEMPIO - Orario "non timbra" con 0 timbrature

 

 

 

ESEMPIO - Orario con 1 timbratura

 

 

 

  • TIMBRATURA ONLINE. Se spuntato e se selezionato in Tabelle >> Utenti >> "Timbratura online - in base all'orario di lavoro, l'utente viene abilitato alla timbratura online. Utile per far timbrare online solamente in alcuni giorni della settimana.

 

 

 

  • TUTTO IN ORDINARIO. Se spuntato, tutte le ore effettuate verranno inserite nella colonna Ordinarie.
    Utile per chi vuole tenere traccia delle ore lavorate senza suddividere eventuali assenze ed eccedenze. 


 

 

Slittamenti

Lo slittamento orario permette il cambio automatico dell'orario corrente, in base alle regole impostate verrà sostituito con il nuovo orario.

Orario Notturno

Se le timbrature tra ORA INIZIO e ORA FINE sono pari e nel giorno corrente (dalle 00:00 alle 23:59) le timbrature sono dispari, allora cambia l'orario; utile per impostare un orario notturno. (Esempio: Ora Inizio = 22:00, Ora Fine = 07:00).

  • NUOVO ORARIO. Inserisci il nuovo orario se ci sono timbrature pari tra i valori dell'Ora Inizio e l'Ora Fine.

 

 

ESEMPIO - Slittamento con orario notturno

Lo Slittamento Orario prevede che:

se ci sono timbrature comprese nella fascia oraria dalle 22:00 alle 07:00 il programma assegna automaticamente il Turno NOTTE (8h Notte) altrimenti se ci sono timbrature al di fuori della fascia oraria, assegna automaticamente il Turno GIORNO (8h). 

I singoli orari Turno NOTTE, Turno GIORNO possono avere le loro caratteristiche distinte quali ad esempio, gli arrotondamenti, le tolleranze, le maggiorazioni, cambio giorno ect.

 

Orario Riposo

Se il monteore dell'orario corrente è 00:00 e ci sono timbrature che non rientrano nel caso dell'ORARIO NOTTURNO (se presente) allora l'orario verrà impostato come deciso nel campo indicato.

Se la persona lavora, assegna l'orario assegnato nell'ORARIO RIPOSO.

 

 

 

Orario Diurno

Se la prima timbratura di entrata viene effettuata entro l'ORA DI INIZIO e l'ORA DI FINE, il programma assegna automaticamente lo slittamento con Orario Diurno. 

 

 

ESEMPIO - Slittamento con orario diurno

Lo Slittamento Orario prevede che:

se ci sono timbrature comprese nella fascia oraria dalle 15:00 alle 21:00 il programma assegna automaticamente il 8h Pom altrimenti se ci sono timbrature al di fuori della fascia oraria, assegna automaticamente l'orario 8h. 

I singoli orari "8h Pom" e "8h" possono avere le loro caratteristiche distinte quali ad esempio, gli arrotondamenti, le tolleranze, le maggiorazioni, cambio giorno ect.

 

 

Per timbrature

L'orario verrà slittato se durante la giornata saranno presenti almeno un numero specifico di timbrature.

Se la persona effettua il numero minimo di timbrature indicato in N° MIN TIMBR il programma assegnerà il nuovo orario.

Se la persona effettua almeno una timbratura al giorno assegnerà il nuovo orario di lavoro.

  • ORARIO. Attenzione: l'orario selezionato dovrà avere lo stesso cambio giorno dell'orario di partenza, in caso contrario, verrà  automaticamente riportato uguale a quest'ultimo. 

 

 

 

Giorno Festivo 

Se l'orario giornaliero ricade in una giornata festiva allora slitto inserendo l'orario indicato.

 

 

 

Pause e Abbuoni

Aggiungi/Togli

Se le ore lavorate sono maggiori o uguali alla soglia verrà aggiunto/tolto il valore impostato.

 

 

ESEMPIO - Aggiungi / Togli

Orario Giornaliero = 8h Continuato (8h + 1h di pausa)

Togli 1 ora se lavora almeno 9 ore.

Se la persona lavora almeno SOGLIA 09:00 verrà tolto una quantità di ore pari a VALORE 01:00.
Risultato 08:00 = 09:00 - 01:00

Se le ore lavorate al di sopra della SOGLIA 09:01 , si trasformeranno in Straordinario.

 

 

Pausa

La pausa timbrata dall'utente sarà soggetta a dei vincoli.

Il programma toglie dalle ore lavorate il valore di PAUSA MINIMA, con i seguenti criteri:
Se la pausa timbrata dall'utente è inferiore o uguale a quel valore, toglierà PAUSA MINIMA.
Se l'utente timbra una pausa più lunga di PAUSA MINIMA, verrà decurtata la pausa reale timbrata dall'utente.

  • TOLLERANZA. Se compilato indica una tolleranza di ritardo oltra la durata della pausa minima.
    E' possibile arrotondare la pausa al minuto e posizionare la pausa sulla 2°-3° o 4°-5° timbratura.
    Pos. 2-3: se ci sono 4 timbrature al giorno E08.00 U09.00 E09.06 U12.30
    Pos. 4-5: se ci sono 6 timbrature al giorno E08.00  U09.30 E09.40 U12.00 E14.00 U18.00
  • ARROTONDA SEMPRE AL MINUTO. Se selezionato, anche in presenza di un arrotondamento, dal totale verrà  tolta la pausa calcolata al minuto.

 

 

ESEMPIO - Pausa minima con tolleranza "di ritardo" 5 minuti

Se la persona fà una pausa di 00:35 minuti, il programma toglierà 00:40 minuti.

Se la persona fà una pausa di 00:45 minuti, il programma decurterà la pausa reale (45 minuti - 5 tolleranza = 40 minuti).



ESEMPIO - Pausa minima con arrotondamento al minuto

Assenze durante la giornata

Il programma toglie il valore impostato se le timbrature di pausa cadono nell'intervallo "DALLE - ALLE" e la durata è maggiore e minore dei valori indicati.
Le timbrature NON devono contenere un giustificativo.

Timbrature della persona (08:00, 12:00, 12:30, 16:00). Pausa goduta 00:30, verrà decurtata come pausa 01:00 ora.

CONSIDERA LA PAUSA PIU' LUNGA. Se nell'arco della giornata o dell'intervallo specificato avvengono più pause comprese nella durata indicata, si terrà  in considerazione solo quella con la durata maggiore.

 

 

 

Buono Pasto

L'assegnazione automatica del Buono Pasto può essere configurata nell'orario di lavoro.

Le regole di assegnazione: 

  • SOGLIA MINIMA E SOGLIA MASSIMA.  la durata della pausa deve essere compresa tra la soglia minima e la soglia massima (es durare almeno 30 minuti e massimo 2 ore).
  • INSERISCI (GIUSTIFICATIVO PRESENZA DA UTILIZZARE) .  E' il giustificativo che conteggia il Buono Pasto (solo se tipo Presenza)
  • VALORE da assegnare. Indica la quantità  del buono assegnato (generalmente 01:00 corrisponde ad 1 buono pasto)
  • POSIZIONE PAUSA (BUONO). indica in quale posizione nel cartellino  si trovano le timbrature per conteggiare la durata della pausa.
ESEMPIO - Inserimento Buono Pasto

Pos. 2-3:  se ci sono 4 timbrature al giorno 08.00  12.00 14.00 18.00

Pos. 4-5: se ci sono 6 timbrature al giorno 08.00 09.30 09.40 12.00 14.00 18.00

 

Giustificativo Buono Pasto di tipo Presenza (Tabelle >> Giustificativi)

 

 

Regola del Buono Pasto nell'orario di Lavoro (Tabelle >> Orari >> Orari Flessibili nella sezione Gestione Buono)

 

 

Cartellino Buono Pasto (Presenze >> Cartellino)

 

 

Assenza ed Eccedenza

Giustificativo Automatico Assenza

Permette di giustificare in modo automatico l'assenza fatta dal dipendente. 
Inserire il giustificativo AUTOMATICO in caso di assenza. (per visualizzarli nella lista a tendina vai su Tabelle >> Giustificativi).

A seconda dell'esigenza è possibile scegliere come calcolare automaticamente l'assenza sul cartellino presenze:

  • PARZIALE.  La persona esegue delle timbrature (2 o più) durante la giornata ma non completa il monteore. L'assenza parziale della giornata viene assegnata al giustificativo selezionato.
  • INTERA. La persona NON esegue timbrature durante la giornata e di conseguenza non raggiunge il monteore. L'intera assenza della giornata viene assegnata al giustificativo selezionato.
  • SEMPRE. In qualunque caso la persona faccia assenza verrà inserito il giustificativo selezionato.






Giustificativo Automatico eccedenza

Permette di giustificare in modo automatico l'eccedenza fatta dal dipendente. (per visualizzarli nella lista a tendina vai su Tabelle >> Giustificativi).

Scegliere nessuno per assegnare come eccedenza predefinita.

L'eccedenza calcolata può essere suddivisa in due quantità. Fino alla soglia stabilita l'eccedenza verrà calcolata come GIUSTIFICATIVO1, l'eccedenza rimanente verrà calcolata come GIUSTIFICATIVO2.



ESEMPIO

Orario 8h

E08:00  U18.30 ( 8h lavorate + 2.30h straordinario)

L'eccedenza nel giorno fino a 02:00 verrà giustificata con GIUSTIFICATIVO 1 (ORS - 02:00), la restante con GIUSTIFICATIVO 2 (STD - 00:30).

 


CALCOLO MULTIPLO. Se spuntato calcolerà l'eccedenza nel seguente metodo: 

Se l'eccedenza è minore o uguale alla soglia impostata verrà assegnata a GIUSTIFICATIVO1 (ESEMPIO: STR = 01:00h è minore della SOGLIA = 02:00h.  01:00h = GIUST1).

Se l'eccedenza che è uguale a un multiplo della soglia (Esempio STR = 5.00h e SOGLIA = 2:00h) verrà conteggiata come GIUSTIFICATIVO 1 (4:00h = GIUST1), l'eventuale parte residua dell'eccedenza in GIUSTIFICATIVO 2 (01:00 = GIUST2) .



DIVIDI IN DUE. Se spuntato: l'eccedenza nel giorno, verrà divisa a metà tra GIUSTIFICATIVO1 e GIUSTIFICATIVO 2. Se uno dei due giustificativi è impostato come nessuno allora finirà nell' eccedenza di default.



Eccedenza Automatica

Utile nel caso in cui si vuole giustificare le ore di eccedenza delle fasce orarie stabilite durante il giorno (dalle 00:00 alle 23:59).

Dalle 00:00 ad Ora1 (inserire l'ora) le ore verranno giustificate con lo straordinario AUTOMATICO inserito nel campo "Cod.1", da Ora1 ad Ora2 le ore verranno giustificate con lo straordinario AUTOMATICO inserito nel campo "Cod.2", da Ora 2 alle 23:59, verranno giustificate con lo straordinario AUTOMATICO inserito nel campo  Cod.3 (per inserire dei nuovi giustificativi di straordinario automatico andare su Tabelle >> Giustificativi).

Se non è impostato nessun giustificativo e i campi sono vuoti gli straordinari saranno lasciati in eccedenza di default.



ESEMPIO 

Dalle 00:00 alle 06:00 giustificativo STN - Straordinario Notturno
Dalle ora 06:00 alle 22:00 giustificativo STD - Straordinario Diurno
Dalle 22:00 alle 23:59 giustificativo STN - Straordinario Notturno


Maggiorazioni

Maggiorazioni Automatiche

MAGGIORAZIONE TIPO1. Serve per assegnare uno o piu giustificativi a fronte di un certo numero di ore di presenza



ESEMPIO - Maggiorazione Tipo1

Ad esempio se ho fatto 10 ore di presenza, assegna 1 Buono Pasto (BPA) ed 2 ore di Trasferta (TRA) (per maggiori informazioni consultare Tabelle >> Maggiorazioni >> Maggiorazioni Giornaliere (TIPO1) ).



MAGGIORAZIONE TIPO2. Le ore giornaliere MAGGIORATE verranno riclassificate secondo il seguente schema: 

Dalle 00:00 ad Ora1 le ore verranno maggiorate col Cod.1, da Ora.1 ad Ora 2, le ore verranno maggiorate col Cod.2, da Ora 2 alle 23:59, le ore verranno maggiorate col Cod.3.

  • ORA1. Dalle ore 00.00 all'Ora1 (inserire il tempo)  applica la maggiorazione con il COD1
  • ORA2. Dall'Ora1 (inserito precedentemente) all'Ora2 (inserire il tempo) applica la maggiorazione con il COD2
  • COD1. Inserisci il giustificativo da applicare nella fascia compresa da 00.00 a Ora1
  • COD2. Inserisci il giustificativo da applicare nella fascia compresa da Ora1 a Ora2
  • COD3. Inserisci il giustificativo da applicare nella fascia compresa da Ora2 a 23.59
  • ESCLUDI STRAORDINARIO. Se spuntato e se le ore effettuate sono straordinario non parteciperanno al conteggio delle maggiorazioni.


ESEMPIO 

Dalle 00:00 alle 06:00 giustificativo MNO (Maggiorazione Notturna).
Dalle ore 06:00 alle 22:00 non verranno maggiorate.
Dalle 22:00 alle 23:59 giustificativo MNO (Maggiorazione Notturna).


Causali

Le causali vengo utilizzate per associare un giustificativo alla timbratura.
Il tempo associato alla causale, generalmente, è calcolato tra la timbratura con causale e la timbratura successiva.

ESEMPIO

Timbratura Uscita 10:30 con causale "COM - COMMISSIONE AZIENDA"
Timbratura successiva di Entrata alle 11:00.
Durata del giustificatico causale COMMISSIONE = 00:30



  • CALCOLO NEUTRO. Se spuntato, le causali inserite nel corso della giornata (che hanno impostato 'considera' nel calcolo del totale giornaliero) saranno ricalcolate sulla base di alcuni automatismi impostati nell'orario:
    - Aggiungi/togli
    - Gestione pausa
    - Str. min

    Fare riferimento al parametro (Aggiungi alle ore lavorate) nelle impostazioni del Giustificativo.
  • USA RIFERIMENTO ORE. Spuntarlo per utilizzarlo nel calcolo della causale degli orari di riferimento.
    La posizione della timbratura con causale determina l'orario di riferimento per il calcolo.
    La quantità della causale è determinata dal calcolo tra la timbratura e l'orario di riferimento nella stessa posizione.
    (Esempio: Timbratura in posizione 1 e riferimento timbratura 1 = Rif. Timb1)
  • RIFERIMENTI. Inserisci il valore (ora) da applicare sul cartellino quando si timbra con causale.
    La quantità della causale è determinata dal calcolo tra la timbratura e l'orario di riferimento nella stessa posizione.
    I valori si alternano in riferimento alle timbrature (campo 1-3 = timbratura ENTRATA , 2-4 = timbratura USCITA)


ESEMPIO - Riferimento causale

Valore Rif. Timb1 7.30 (l'utente timbra con causale in Entrata 09:15) , calcola dall'ora di timbratura fino all'ora inserita come valore di riferimento. 

9:15 - 7.30 = 1:45


Modificare / Eliminare un orario flessibile

Hai selezionato un' informazione incorretta nell'orario flessibile? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sul l'orario che ti interessa, potremo modificarlo o eliminarlo utilizzando gli appositi tasti.

3.5.2 - Orari Rigidi

3.5.3 - Gruppi Orari

Il gruppo Orario definisce quale orario usare per ogni giorno della Settimana.

L’orario giornaliero può essere di tipo statico (Es: Orario 40h – Durata 8h) oppure dinamico indicando un Ciclo Orario

Alla creazione del cartellino di ciascun dipendente verrà rispettato lo schema definito dal suo gruppo orario, successivamente è comunque possibile modificare gli orari nel cartellino.

Creare un nuovo tipo di gruppo orario

  • Per creare una nuova tipologia di orario flessibile, vai in Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari.

Si aprirà  la seguente schermata:

 

 

  • Clicca il tasto 

Compilare la schermata con i dati a disposizione e clicca su Conferma.

Gruppo Orario

  • NOME. Inserire la descrizione del Gruppo Orario,  fondamentale per riconoscere in fase di inserimento delle anagrafiche quali orari di lavoro sono contenuti in esso.
  • CODICE. Inserire codice da associare al gruppo orario.
  • LUNEDI/DOMENICA. Inserire l'orario in elenco, da associare al giorno del gruppo orario (per inserirne di nuove consulta Tabelle >> Orari >> Orari Flessibili) .
  • FESTIVITA'. Inserire una fascia oraria lavorativa associata a tutti i giorni festivi, all'interno al gruppo orario.

 

 

 

 

Impostazioni

  • NASCONDI TOTALIZZATORI.  Gli utenti associati a questo gruppo orario non vedranno i totalizzatori selezionati. (per maggiori informazioni consultare Tabelle >> Totalizzatori).

 

 

 

  • SALDO MENSILE. Se selezionato verrà riportato sul cartellino presenze la tabella con il saldo totale mensile. 
  • RIPORTA MESE. Scegliere tra le opzioni in elenco:
    Sempre: il saldo verrà calcolato facendo la differenza tra il saldo del mese in corso e quello del mese precedente.
    Se positivo: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza col saldo del mese precedente solo se esso è positivo.
    Se negativo: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza col saldo del mese precedente solo se esso è negativo.
    Mai: Il saldo del mese precedente non viene mai usato per calcolare quello del mese attuale.

 

 

  • AUTORIZZA ECCEDENZA. Se selezionato, le maggiorazioni automatiche (sull'eccedenza) impostate nell'orario giornaliero verranno calcolate solo se impostata una soglia massima di eccedenza (nel cartellino).

 

Gruppi Straordinari Giornalieri

Permette di assegnare in automatico le ore di straordinario sul cartellino del dipendente e le riclassifica in base a quando vengono effettuate (giorno della settimana) e secondo le fasce orarie giornaliere impostate.
Per creare un nuovo Gruppo Straordinario da assegnare all'orario settimanale consulta Tabelle >> Straordinari >> Gruppi Straordinari (TIPO 2) . 

 

 

 

Gruppi Maggiorazioni Giornaliere

Permette di assegnare in automatico le ore di maggiorazione sul cartellino del dipendente e le riclassifica in base a quando vengono effettuate (giorno della settimana) e secondo le fasce orarie giornaliere impostate.
Per creare un nuovo Gruppo Maggiorazione da assegnare all'orario settimanale consulta Tabelle >> Maggiorazioni  >> Gruppi Maggiorazioni (TIPO 2).

 

 

 

Riclassificazione Straordinario1

Inserendo la SOGLIA verrà calcolato nel cartellino presenze il saldo settimanale, indipendentemente dal monteore giornaliero.

E' possibile tener controllate le ore di un dipendente settimanalmente (ogni Domenica) inserendo una soglia dove le ore oltre di essa sono consideratestraordinarie, mentre se le ore sono inferiori viene considerata assenza.
Assenze e straordinari possono essere giustificati automaticamente.
Infine si può decidere se considerare l'ultimo giorno del mese come domenica ( utilizzando il comando "spezza a fine mese" ) oppure continuare con il calcolo fino alla Domenica successiva.

Tutto ciò verrà  riportato in un'apposita colonna del cartellino (Saldo).
Se inserita la soglia settimanale nel cartellino verranno conteggiate (oltre alle ore giornaliere) le ore di straordinario ed assenza rispetto alla soglia inserita.
Se selezionato il check "Saldo mensile" ai dipendenti associati al gruppo orario in questione sarà calcolato il saldo totale mensile delle ore di lavoro.

Ovvero la differenza tra le ore di eccedenza e quelle di assenza sommate al saldo del mese precedente (se presente).
Questo verrà  poi riportato nel cartellino nella tabella dei totali mensili.
Se non si è in un mese storico è possibile modificare il saldo mensile cliccandoci sopra.

  • SOGLIA1. Inserire una soglia in formato hh:mm (Esempio: soglia settimanale 40h lavorate = "40:00")
  • GIUSTIFICATIVO ASSENZA. Inserire un giustificativo assenza di tipo AUTOMATICO se sono presenti assenza sul cartellino presenze  (per popolare la lista andare su Tabelle >> Giustificativi).
  • GIUSTIFICATIVO ECCEDENZA1. Inserire un giustificativo eccedenza di tipo AUTOMATICO se sono presenti eccedenze sul cartellino presenze ( per popolare la lista andare su Tabelle >> Giustificativi).
  • SOGLIA2. Possibilità di Inserire una seconda soglia in formato hh:mm
  • GIUSTIFICATIVO ECCEDENZA2. Possibilità di inserire un secondo giustificativo eccedenza di tipo AUTOMATICO.
  • SPEZZA A FINE MESE. Se selezionato a fine mese verrà riportato il saldo della settimana spezzata all'ultimo giorno. Mentre il primo del mese riprenderà da zero.

 

 

 

Riclassificazione Straordinario2


Il gruppo straordinario (TIPO 1) inserito applica le regole degli straordinari e gli suddivide per ogni giorno, distinguendo quindi i giorni dal Lunedi a Venerdi , Sabati, Domeniche e Festivi. 
Gli straordinari della giornata vengono riclassificati in base alla quantità del giorno e anche in base alla quantità raggiunta nelle 3 fasce orarie settimanali.

  • GRUPPO STRAORDINARIO. Inserire il gruppo straordinario interessato scelto in elenco. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuovi e popolare la lista vedi Tabelle >> Straordinari >> Gruppi Straordinari (TIPO1) ).
  • SOGLIA TEORICA. Se compilata, il calcolo dell'eccedenza settimanale secondo i parametri della tabella 'straordinari giornalieri (TIPO1)', inizierà una volta superate il numero indicato di ore di eccedenza. Tutte le ore eccedenti entro il valore indicato verrano riclassificate con l'apposito "Giustificativo Straordinario".
  • GIUSTIFICATIVO STRAORDINARIO. Selezionare il giustificativo eccedenza di tipo AUTOMATICO che si vuole applicare se il valore rientra nella soglia teorica. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuovi e popolare la lista vedi Tabelle >> Giustificativi).
  • SOGLIA STRAORDINARIO1.  Si intende le ore di eccedenza entro le quali applicare determinati straordinari.
  • SOGLIA STRAORDINARIO2. Si intende le ore di eccedenza oltre le quali applicare determinati straordinari.
  • CONSIDERA COME ORDINARIE. Se selezionato, oltre alle ore di eccedenza vengono prese in considerazione anche le ore ordinarie per calcolare la riclassificazione. (Utile in caso venga utilizzata la "soglia teorica" con "trasforma in ordinarie").

(Per maggiori informazioni consulta la pagina Straordinari Giornalieri (TIPO1) )

 

 

Riclassificazione Straordinario3

Serve a riclassificare settimanalmente tutte le ore già riclassificate giornalmente. (Esempio: Giornalmente riclassifico l'eccedenza in base all'orario diurno o notturno, ma oltre una determinata soglia settimanale nessuna ora eccedente deve essere riclassificata).

  • SOGLIA. Inserire il valore oltre il quale la somma delle ore date dalle opzioni selezionate in 'CONSIDERA' verrà  riclassificata secondo quanto impostato in 'TRASFORMA'.
  • TRASFORMA. Il giustificativo nel quale le ore oltre la soglia verranno trasformate. Saranno invece riportate nella colonna eccedenza nel caso si selezioni 'Eccedenza ingiustificata'.
  • SPEZZA A FINE MESE. Il conteggio della somma settimanale verrà  spezzato alla fine del mese e non proseguira fino alla Domenica. Il primo del mese riprenderà  da zero.
  • CONSIDERA. Sono i giustificativi / ore ordinarie / ore di eccedenza le quali verranno sommate per partecipare alla riclassificazione settimanale.

 

 

Opzioni Eccedenza Mensile

Se un determinato giustificativo di eccedenza supera una determinata soglia mensile, allora potrà essere riclassificato con un altro giustificativo. Per popolare la lista i giustificativi devono essere di tipo AUTOMATICO.

 

 

 


Ciclo orario

Selezionando l'icona si associa un ciclo orario al gruppo orario interessato. Questo permette di definire un insieme di orari che si ripetono con una certa periodicità: ogni quattro giorni, ogni settimana, ogni quindici giorni, etc. 



Ogni giornata può essere associata ad un orario. 

Questa funzionalità può essere utile in caso i dipendenti debbano effettuare dei turni settimanali alternati (ESEMPIO: 1°-3° settimana = turno GIORNO, 2-4° settimana = turno NOTTE).

  • DURATA. Inserire il periodo del ciclo orario. Alla scadenza dell'ultimo giorno il ciclo orario si ripete.
  • DATA. Inserire il giorno di partenza del ciclo orario.



  • GIORNI. Inserire l'orario da utilizzare nelle giornate indicate. La programmazione del ciclo orario è totalmente personalizzabile, gli orari flessibili/rigidi inseriti nei rispettivi giorni calcoleranno la giornata lavorativa secondo le loro regole impostate.



(Associa ciclo orario all'utente - Tabelle >> Utenti sezione Dati Contrattuali)



(Risultato nel cartellino)




Duplicare / Modificare / Eliminare un gruppo orario

Hai selezionato un' informazione erratta nell'gruppo orario? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sul gruppo che ti interessa, puoi duplicarlo  , modificarlo o eliminarlo utilizzando gli appositi tasti.

3.5.4 - Fasce Orarie

Le Fasce Orarie  determinano come rielaborare le timbrature fatte in un determinato intervallo di tempo per riassegnarle ad un valore prestabilito. La fascia va assegnata nell' Orario Flessibile.

Come creare una nuova fascia oraria

Per creare una nuova fascia oraria bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Orari >> Fasce Orarie , comparirà  la seguente finestra:
  • Clicca per inserire una nuova fascia oraria

 

 

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE. Inserisci il nome descrittivo della nuova fascia oraria.
  • TIMBRATURA (Entrata | Uscita).  Seleziona se il tipo di fascia oraria si applica alla timbratura di entrata oppure di uscita.
  • DALLE/ALLE. Inserisci l'orario di inizio e di fine fascia oraria.
  • VALORE. Inserisci il valore che vuoi considerare sul cartellino presenze se la timbratura viene effettuata entro la fascia dalle/alle.
  • GIORNATA SUCCESSIVA. Spunta se vuoi che la fascia oraria venga applicata per il giorno successivo (utile per le timbrature notturne).

 

 

Clicca Conferma per salvare la nuova fascia oraria nell'elenco.

Per creare un insieme di regole e fasce da assegnare all'orario settimanale del dipendente consulta Tabelle >> Orari >> Gruppi Fasce Orarie .

Modificare / Eliminare una fascia oraria

Hai selezionato un' informazione incorretta nella fascia oraria? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sulla fascia che ti interessa, potremo modificarlo o eliminarlo utilizzando gli appositi tasti.

3.5.5 - Gruppi Fasce Orarie

Gruppo Fasce Orarie prevede l'inserimento di un nome per identificare l'insieme, ed è possibile aggiungere tutte quelle fasce orarie da tenere in considerazione al suo interno.

Come creare un nuovo gruppo fasce orarie

Per creare un nuovo gruppo fasce orarie bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Orari >> Gruppo Fasce Orarie , comparirà  la seguente finestra:
  • Clicca per inserire una nuova fascia oraria

 

 

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE.Inserisci il nome descrittivo della nuovo gruppo fascia oraria.
  • FASCE. Seleziona le fasce da inserire all'interno del gruppo (per crearne di nuove e popolare la lista consulta Tabelle >> Orari >> Fasce Orarie.

 

 

Clicca "Conferma" per salvare il nuovo gruppo fasce orarie nell'elenco.

RISULTATO FINALE - Configurazione sull'orario giornaliero e cartellino 

Scegli dall'elenco il gruppo fascia oraria da assegnare all'orario giornaliero interessato. 

Permetterà l'arrotondamento orario personalizzato per ogni intervallo di tempo dalle/alle.

 

 

Modificare / Eliminare un gruppo fasce orarie

Hai selezionato un' informazione incorretta nel gruppo fasce orarie? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sul gruppo che ti interessa, potremo modificarlo o eliminarlo utilizzando gli appositi tasti.

3.5.6 - Fasce Segnalazioni

Vengono definite delle Fasce Segnalazioni in caso l'utente non rispetti delle condizioni di entrata/uscita indicate nelle fasce orarie.
Verra evidenziata la timbratura anomala dell'orario lavorativo sul cartellino presenze del dipendente.

Come creare una nuova fascia segnalazione

Per creare un nuovo gruppo fasce segnalazione bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Orari >> Fasce Segnalazione , comparirà  la seguente finestra:
  • Clicca per inserire una nuova fascia di segnalazione

 

 

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE. Inserisci il nome descrittivo della nuova fascia segnalazione.
  • TIMBRATURA. Seleziona su che specifica timbratura va considerata la segnalazione (se è selezionato 'non considera' associala alle timbrature di entrata o di uscita).
  • DALLE/ALLE. Inserisci il valore dalle/alle entro la quale la timbratura effettuata viene segnalata.
  • COLORE. Seleziona il colore per evidenziare la timbratura anomala sul cartellino presenze del dipendente.
  • GIORNATA SUCCESSIVA. Timbrature eseguite nella giornata successiva ma comprese nel cambio giorno e di competenza del giorno in corso.

 

 

Clicca "Conferma" per salvare il nuovo gruppo fasce segnalazione nell'elenco.

Per creare un insieme di regole e fasce da assegnare all'orario settimanale del dipendente consulta Tabelle >> Orari >> Gruppi Segnalazioni Orarie.

Modificare / Eliminare una fascia segnalazione

Hai selezionato un' informazione incorretta nella fascia segnalazione? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sul giustificativo che ti interessa, potremo modificarlo  o eliminarlo  utilizzando gli appositi tasti.


3.5.7 - Gruppi Fasce Segnalazioni

Gruppi Fasce Segnalazione prevede l'inserimento di un nome per identificare l'insieme, ed è possibile aggiungere tutte quelle fasce di segnalazione da tenere in considerazione al suo interno.

Come creare un nuovo gruppo fasce segnalazione

Per creare un nuovo gruppo fasce segnalazione bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Orari >> Gruppi Fasce Segnalazione , comparirà  la seguente finestra:
  • Clicca per inserire una nuova fascia oraria

 

 

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE.Inserisci il nome descrittivo del nuovo gruppo fasce segnalazione.
  • SEGNALAZIONI. Seleziona le fasce da inserire all'interno del gruppo (per crearne di nuove e popolare la lista consulta Tabelle >> Orari >> Fasce Segnalazione).

 

 

Clicca "Conferma" per salvare il nuovo gruppo fasce orarie nell'elenco.

RISULTATO FINALE - Configurazione sull'orario giornaliero e cartellino 

Scegli dall'elenco il gruppo segnalazioni da assegnare all'orario giornaliero interessato. 

Evidenza la timbratura nel cartellino se questa non rientra nelle valori indicati delle fasce orarie (ESEMPIO: Il dipendente puo' timbrare nella fascia oraria di entrata dalle 07.30 alle 08.00. Se timbra dopo le 08.01 evidenza sul cartellino la timbratura anomala = timbratura in ritardo).

 

 

Modificare / Eliminare un gruppo fasce segnalazione

Hai selezionato un' informazione incorretta nel gruppo fasce segnalazione? Puoi modificarlo seguendo i passaggi seguenti:
Clicca sul gruppo che ti interessa, potremo modificarlo o eliminarlo utilizzando gli appositi tasti.

3.6 - Straordinari

3.6.1 - Tipo 1 (x quantità ore)

3.6.1.1 - Str. Giornalieri (1)

Permette di suddividere gli straordinari della giornata in base alla quantità del giorno rispetto le 3 fasce ( A, B, C ) e riclassificarle ulteriormente anche in base alla quantità raggiunta nelle 3 soglie settimanali ( D, E, F ).

Esempio, le prime 2 ore di straordinario giornaliero hanno codice SS1 e le successive avranno codice SS8 ma appena la quantità di straordinario settimanale supera le 8 ore allora assumeranno rispettivamente il codice XX1 e XX8

 

 

Come creare uno Straordinario Giornaliero TIPO 1

 

  • Per creare una nuova tipologia di riclassificazione dello straordinario, vai in Tabelle >> Straordinari >> Straordinari Giornalieri (TIPO 1).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi (vedi immagine di esempio sotto): 


1) IMPOSTA LE FASCE GIORNALIERE          

Fascia A = da 00:00 a 02:00 indica che le prime 2 ore di straordinario delle giornata 
               assumeranno il giustificativo SS1    se compreso entro la Soglia 1 altrimenti
               assumeranno il giustificativo XX1   se compreso entro la Soglia 2, etc.

Fascia B = da 02:00 a 23:00 indica che dalla 3° ora di straordinario delle giornata  e fino alla 23° ora di straordinario
               assumeranno il giustificativo SS8    se compreso entro la Soglia 1 altrimenti
               assumeranno il giustificativo XX8   se compreso entro la Soglia 2, etc.


Fascia C = a disposizione per un terzo livello di suddivisione


2) SOGLIA SETTIMANALE       

Soglia SETTIMANALE D ) comprende le prime 8 ore di straordinario della settimana (soglia configurata all'interno del Gruppo Orario)
Soglia SETTIMANALE E ) comprende dalla 9°ora di straordinario della settimana (soglia configurata all'interno del Gruppo Orario)
Soglia SETTIMANALE F ) a disposizione.                                             

NOTA BENE: Le Soglie SETTIMANALI sono indicate nel Gruppo Orario (per maggiori informazioni consulta Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari sezione Riclassificazione Straordinario)


 

Cliccare "Salva" per confermare la configurazione dello straordinario giornaliero.

NB: Per completare e definire gli straordinari sulla settimana consulta Tabelle >> straordinari >> Gruppi straordinari (TIPO 1).



3.6.1.2 - Gruppi Straordinari (1)

Il Gruppo di Straordinari permette di indicare per ogni giorno quale suddivisione applicare agli straordinari definiti nelle Fasce, distinguendo quindi i giorni dal Lunedi a Venerdi , Sabati, Domeniche e Festivi.

Come creare nuovo Gruppo Straordinari

 

  • Per creare un nuovo Gruppo Straordinari (TIPO 1), vai in Tabelle >> Straordinari >> Gruppi Straordinari (TIPO 1).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi e definisci gli straordinari all'interno della settimana lavorativa: 


 

Riclassificazione Straordinari nel Gruppo Orario

La “Riclassificazione Straordinario 2” permette di automatizzare la suddivisione degli straordinari giornalieri e settimanali in base alle “Soglie Giornaliere” e “Soglie Settimanali”.

I giustificativi utilizzati sono di tipo AUTOMATICO (per maggiori informazioni consulta Tabelle >> Giustificativi).

Andare in Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari e indicare quale tipologia di ricalcolo degli straordinari applicare, inserire i valori per la Soglia 1 e la Soglia 2 che distinguono i 3 range di ricalcolo, di seguito un esempio con le soglie:

Da 00:00 a Soglia 1  = applica il ricalcolo definito nella Soglia settimanale D 

Da Soglia1 a Soglia 2  = applica il ricalcolo definito in Soglia settimanale E

Da Soglia 2 in poi  = applica il ricalcolo definito in Soglia settimanale F


ESEMPIO - Riclassificazione straordinario

Gruppo Orario settimanale = 40h


Soglia giornaliera: 

  • Le prime 2 ore di straordinario giornaliero sono della fascia A
  • Le successive ore di straordinario giornaliero sono della fascia B

Soglia settimanale:

  • le prime 8 ore di straordinario settimanale sono di tipo “S
  • le successive ore di straordinario settimanale sono di tipo “X

NB: Soglia 1 e soglia 2 sono valori riferiti all'accedenza settimanale, per tanto dovranno essere configurati in Gruppi Orari"


Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari


Risultato FINALE = le prime 2 ore eccedenti della giornata verranno riclassificate automaticamente come SS1 mentre le successive come SS8. Se supero le prime 8h di eccedenza settimanale verranno riclassificate rispettivamente con codice XX1 e XX8.


3.6.2 - Tipo 2 (x fasce orarie)

3.6.2.1 - Str. Giornalieri (2)

Permette di suddividere gli straordinari della giornata in base alla quantità nel giorno lavorativo 
rispetto le 3 fasce ( A, B, C ) e riclassificarle ulteriormente anche in base a quando vengono effettuate nelle 3 fasce orarie giornaliere ( D, E, F ).

Esempio, in fascia oraria diurna (dalle 06:00 alle 22:00le prime 2 ore di straordinario giornaliero hanno codice D10, dalla 3°ora avrà codice D15 e le successive avranno codice D20. Appena cambia la fascia oraria (dalle 22:00 alle 06:00) assumeranno rispettivamente e a seconda della quantità delle ore il codice N15, N20 e N25

 

 

Come creare uno Straordinario Giornaliero TIPO 2

 

  • Per creare una nuova tipologia di riclassificazione dello straordinario, vai in Tabelle >> Straordinari >> Straordinari Giornalieri (TIPO 2).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi (vedi immagine di esempio sotto): 


1) QUANTITA' ORE GIORNALIERE 

Fascia A = da 00:00 a 02:00 indica che le prime 2 ore di straordinario della giornata 
               assumeranno il giustificativo N15 - Notturno 15%    se compreso entro le 00:00 e Ora 1 (ESEMPIO: 00:00 - 06:00) altrimenti
               assumeranno il giustificativo D10 - Diurno 10%   se compreso entro Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: 06:00 - 22:00) altrimenti
               assumeranno nuovamente il giustificativo N15 - Notturno 15%   se compreso entro Ora2 e 23:59 (ESEMPIO: 22:00 - 23:59).

Fascia B = (a disposione) da 02:00 a 04:00 indica che dalla 3° ora di straordinario della giornata  e fino alla 4° ora di straordinario
               assumeranno il giustificativo N20 - Notturno 20%    se compreso entro le 00:00 e Ora1 (ESEMPIO: 00:00 - 06:00) altrimenti
               assumeranno il giustificativo D15 - Diurno 15%   se compreso entro Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: 06:00 - 22:00) altrimenti
               assumeranno nuovamente il giustificativo N20 - Notturno 20%   se compreso entro Ora2 e 23:59 (ESEMPIO: 22:00 - 23:59).


Fascia C = (a disposizione) da 04:00 in poi (fino a limite massimo) indica che dalla 5°ora di straordinario della giornata in poi
               assumeranno il giustificativo N25 - Notturno 25%    se compreso entro le 00:00 e Ora 1 (ESEMPIO: 00:00 - 06:00) altrimenti
               assumeranno il giustificativo D20 - Diurno 20%   se compreso entro Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: 06:00 - 22:00) altrimenti
               assumeranno nuovamente il giustificativo N25 - Notturno 25%   se compreso entro Ora2 e 23:59 (ESEMPIO: 22:00 - 23:59).


2) FASCE ORARIE GIORNATA       

Soglia 00:00 a ORA1 )  Tutte le ore eccedenti effettuate tra le 00:00 e Ora1 (ESEMPIO: Dalle 00:00 alle 06:00) verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
Soglia ORA1 a ORA2 ) Tutte le ore eccedenti effettuate tra tra le Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: dalle 06:00 e le 22:00) verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
Soglia ORA2 a 23:59 ) Tutte le ore eccedenti effettuate tra le Ora2 e le 23:59 (ESEMPIO: dalle 06:00 e le 22:00) verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita Giornaliere" .                                  

NOTA BENE: Le Soglie Ora 1 e Ora 2 sono totalmente personalizzabili, le fasce riportate fanno da riferimento all'immagine di esempio qui sotto)


 

Cliccare "Salva" per confermare la configurazione dello straordinario giornaliero.

NB: Per completare e definire gli straordinari sulla settimana consulta Tabelle >> straordinari >> Gruppi straordinari (TIPO 2).

3.6.2.2 - Gruppi Straordinari (2)

Il Gruppo di Straordinari (TIPO 2) permette di indicare per ogni giorno quale suddivisione applicare agli straordinari definiti nelle Fasce, distinguendo quindi i giorni dal Lunedi a Venerdi , Sabati, Domeniche e Festivi. 

Come creare nuovo Gruppo Straordinari (TIPO 2)

 

  • Per creare un nuovo Gruppo Straordinari (TIPO 2), vai in Tabelle >> Straordinari >> Gruppi Straordinari (TIPO 2).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi e definisci gli straordinari all'interno della settimana lavorativa: 


 

Gruppi straordinari Giornalieri nel Gruppo Orario

Gruppi stroardinari Giornalieri” permette di automatizzare la suddivisione degli straordinari giornalieri e settimanali in base alle “Soglie Giornaliere” e alle fasce orarie della giornata.

I giustificativi utilizzati sono di tipo AUTOMATICO (per maggiori informazioni consulta Tabelle >> Giustificativi).

Andare in Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari e indicare quale tipologia di ricalcolo giornaliero degli straordinari applicare.


ESEMPIO - Gruppo straordinario giornaliero

Gruppo Orario settimanale = 40h


Soglia numero ore giornaliere: 

  • Le prime 2 ore di straordinario giornaliero sono della fascia A
  • Dalla 3° ora di straordinario giornaliero sono della fascia B
  • Dalla 5° ora di straordinario giornaliero sono della facia C

Fasce orarie giornaliere:

  • le ore eccedenti effettuate tra le 00:00 e Ora1 verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
  • le ore eccedenti effettuate tra le Ora1 e Ora2 verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
  • le ore eccedenti effettuate tra le Ora2 e 23:59 verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".



Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari


Risultato FINALE = nella fascia oraria dalle 06:00 alle 22:00 le prime 2 ore di straordinario giornaliero hanno codice D10, dalla 3°ora avrà codice D15 e le successive dalla 5° ora avranno codice D20. Appena scatta la fascia oraria dalle 22:00 alle 06:00 assumeranno rispettivamente e a seconda della quantità delle ore il codice N15, N20 e N25.


3.7 - Maggiorazioni

3.7.1 - Tipo 1 (x quantità ore)

3.7.1.1 - Magg. Giornaliere (1)

La Tabella Maggiorazioni (TIPO 1) permette di assegnare uno o piu giustificativi a fronte di un certo numero di ore di presenza.

Ad esempio se ho fatto 8 ore di presenza, posso assegnare 1 TICKET-Buono Pasto e 2 ore di Trasferta.

 

 

Come creare una Maggiorazione TIPO 1

 

  • Per creare una nuova maggiorazione, vai in Tabelle >> Maggiorazioni >> Maggiorazioni (TIPO 1).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi (vedi immagine di esempio sotto): 

  • CODICE. Inserisci un codice identificativo a tua scelta di massimo 3 caratteri (ESEMPIO: Ticket = TIK).
  • DESCRIZIONE. Inserisci un nome descrittivo a tua scelta (ESEMPIO: Ticket).

Gestione giustificativo: Associa quel tipo di giustificativo

  • TEMPO. Imposta il quantitativo orario della maggiorazione che vuoi vedere nel cartellino presenze (ESEMPIO: .
  • GIUSTIFICATIVO. Imposta il giustificativo desiderato (tipo AUTOMATICO). 
  • ORDINARIE. Verranno giustificate le ore ordinarie fatte dalla persona. (Esempio: l'orario impostato ha un monteore pari a 08:00 il giustificativo potrà al massimo comprire queste ore).
  • ORDINARIE LAVORATE.Verranno giustificate tutte le ore fatte dalla persona. (Esempio: la persona lavora 08:00 ore di ordinarie e 02:00 ore di eccedenza, tutte e 10:00 ore verranno giustificate).

Considera: Considera il totale lavorato della giornata da prendere in considerazione

  • QUANTITA' DA / A . Imposta la soglia da /a delle ore lavorate entro il quale tenere in considerazione la maggiorazione impostata (ESEMPIO: se lavoro dalle 08:00 alle 16:00 ore giornaliere assegna 1 TICKET dal valore di 01:00)
  • ORE LAVORATE. Considera all'interno della soglia "Quantità" solo le ore Ordinarie
  • ORD + ECC. Considera all'interno della soglia "Quantità" le ore Ordinarie + Straordinari
  • NON CONSIDERARE. Selezionare i giustificativi che NON verranno calcolati come ore lavorate (selezionabili se attivo ORE LAVORATE).


 

Cliccare "Salva" per confermare la configurazione della maggiorazione giornaliera.

NB: Per completare e definire un gruppo di maggiorazioni giornaliere consulta Tabelle >> straordinari >> Gruppi Maggiorazioni (TIPO 1).



3.7.1.2 - Gruppi Maggiorazioni (1)

Gruppo Maggiorazioni permette di definire un insieme di maggiorazioni e di associarlo ad un Orario Flessibile.

Come creare nuovo Gruppo Maggiorazioni (TIPO 1)

 

  • Per creare un nuovo Gruppo Maggiorazioni (TIPO 2), vai in Tabelle >> Maggiorazioni >> Gruppi Maggiorazioni (TIPO 1).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi e definisci le maggiorazioni all'interno del gruppo: 


 

Maggiorazioni Automatiche nell' Orario flessibile

Maggiorazioni Tipo1” permette di automatizzare la suddivisione delle maggiorazioni giornaliere in base alla quantità di ore lavorate nella giornata.

I giustificativi utilizzati sono di tipo AUTOMATICO (per maggiori informazioni consulta Tabelle >> Giustificativi).

Andare in Tabelle >> Orari >> Orari Flessibili e indicare quale tipologia di ricalcolo giornaliero delle maggiorazioni applicare.


ESEMPIO - Maggiorazione (TIPO 1)

Orario Flessibile = 8h

Assegna il Gruppo Maggiorazione e calcola la giornata secondo le regole impostate:

Tabelle >> Orari >> Orari flessibili


Risultato FINALE = se il dipendente ha lavorato entro la soglia delle 08:00 / 16:00 ore lavorate giornaliere assegna 1 TIK- TICKET dal valore di 01:00 e 02:00 di giustificativo TRA - TRASFERTA


3.7.2 - Tipo 2 (x fasce orarie)

3.7.2.1 - Magg. Giornaliere (2)

La tabella Maggiorazioni Giornaliere (TIPO 2) permette di suddividere le maggiorazioni della giornata in base alla quantità nel giorno lavorativo 
rispetto le 3 fasce ( A, B, C ) e riclassificarle ulteriormente anche in base a quando vengono effettuate nelle 3 fasce orarie giornaliere ( D, E, F ).


Esempio, in fascia oraria diurna (dalle 06:00 alle 22:00le prime 2 ore di maggiorazione giornaliera hanno codice M05, dalla 3°ora alla 5° avrà codice M10 e le successive avranno codice M15. Appena cambia la fascia oraria (dalle 22:00 alle 06:00) assumeranno rispettivamente e a seconda della quantità delle ore il codice M25, M30 e M35.

 

 

Come creare una Maggiorazione Giornaliera (TIPO 2)

 

  • Per creare una nuova tipologia di riclassificazione delle maggiorazioni, vai in Tabelle >> Straordinari >> Straordinari Giornalieri (TIPO 2).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi (vedi immagine di esempio sotto): 


1) QUANTITA' ORE GIORNALIERE 

Fascia A = da 00:00 a 02:00 indica che le prime 2 ore di straordinario della giornata 
               assumeranno il giustificativo M25 - Maggiorazione Notturna 25%    se compreso entro le 00:00 e Ora 1 (ESEMPIO: 00:00 - 06:00) altrimenti
               assumeranno il giustificativo M05 - Maggiorazione Diurna 5%   se compreso entro Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: 06:00 - 22:00) altrimenti
               assumeranno nuovamente il giustificativo M25 - Maggiorazione Notturna 25%   se compreso entro Ora2 e 23:59 (ESEMPIO: 22:00 - 23:59).

Fascia B = (a disposizione) da 02:00 a 04:00 indica che dalla 3° ora di maggiorazione della giornata  e fino alla 4° ora di maggiorazione
               assumeranno il giustificativo M30 - Maggiorazione Notturna 30%    se compreso entro le 00:00 e Ora1 (ESEMPIO: 00:00 - 06:00) altrimenti
               assumeranno il giustificativo M10 - Maggiorazione Diurna 10%   se compreso entro Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: 06:00 - 22:00) altrimenti
               assumeranno nuovamente il giustificativo M30 - Maggiorazione Notturna 30%   se compreso entro Ora2 e 23:59 (ESEMPIO: 22:00 - 23:59).


Fascia C = (a disposizione) da 04:00 in poi (fino a limite massimo) indica che dalla 5°ora di straordinario della giornata in poi
               assumeranno il giustificativo N35 - Maggiorazione Notturna 35%    se compreso entro le 00:00 e Ora 1 (ESEMPIO: 00:00 - 06:00) altrimenti
               assumeranno il giustificativo D15 - Maggiorazione Diurna 15%   se compreso entro Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: 06:00 - 22:00) altrimenti
               assumeranno nuovamente il giustificativo N35 - Maggiorazione Notturna 35%   se compreso entro Ora2 e 23:59 (ESEMPIO: 22:00 - 23:59).


2) FASCE ORARIE GIORNATA       

Soglia 00:00 a ORA1 )  Tutte le ore maggiorate effettuate tra le 00:00 e Ora1 (ESEMPIO: Dalle 00:00 alle 06:00) verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
Soglia ORA1 a ORA2 ) Tutte le ore maggiorate effettuate tra tra le Ora1 e Ora2 (ESEMPIO: dalle 06:00 e le 22:00) verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
Soglia ORA2 a 23:59 ) Tutte le ore maggiorate effettuate tra le Ora2 e le 23:59 (ESEMPIO: dalle 06:00 e le 22:00) verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita Giornaliere" .                                  

NOTA BENE: Le Soglie Ora 1 e Ora 2 sono totalmente personalizzabili, le fasce riportate fanno da riferimento all'immagine di esempio qui sotto)


 

Cliccare "Salva" per confermare la configurazione della maggiorazione giornaliera.

NB: Per completare e definire le maggiorazione sulla settimana consulta Tabelle >> Maggiorazioni >> Gruppi Maggiorazioni (TIPO 2).

3.7.2.2 - Gruppi Maggiorazioni (2)

Il Gruppo di Maggiorazioni (TIPO 2) permette di indicare per ogni giorno quale suddivisione applicare alle maggiorazioni definite nelle Fasce, distinguendo quindi i giorni dal Lunedi a Venerdi , Sabati, Domeniche e Festivi. 

Come creare nuovo Gruppo Maggiorazioni (TIPO 2)

 

  • Per creare un nuovo Gruppo Straordinari (TIPO 2), vai in Tabelle >> Maggiorazioni >> Gruppi Maggiorazioni (TIPO 2).
  • Clicca il tasto 

Compila i seguenti campi e definisci gli straordinari all'interno della settimana lavorativa: 


 

Gruppi maggiorazioni Giornaliere nel Gruppo Orario

Gruppi maggiorazioni Giornaliere” permette di automatizzare la suddivisione delle maggiorazioni giornaliere e settimanali in base alle “Soglie Giornaliere” e alle fasce orarie della giornata.

I giustificativi utilizzati sono di tipo AUTOMATICO (per maggiori informazioni consulta Tabelle >> Giustificativi).

Andare in Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari e indicare quale tipologia di ricalcolo giornaliero degli straordinari applicare.


ESEMPIO - Gruppo maggiorazione giornaliero

Gruppo Orario settimanale = 40h


Soglia numero ore giornaliere: 

  • Le prime 2 ore di straordinario giornaliero sono della fascia A
  • Dalla 3° ora di straordinario giornaliero sono della fascia B
  • Dalla 5° ora di straordinario giornaliero sono della fascia C

Fasce orarie giornaliere:

  • le ore maggiorate effettuate tra le 00:00 e Ora1 verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
  • le ore maggiorate effettuate tra le Ora1 e Ora2 verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".
  • le ore maggiorate effettuate tra le Ora2 e 23:59 verranno riclassificate in base alla quantità giornaliera specificata nella colonna "Quantita ore Giornaliere".



Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari


Risultato FINALE = in fascia oraria diurna (dalle 06:00 alle 22:00) le prime 2 ore di maggiorazione giornaliera hanno codice M05, dalla 3°ora alla 5° avrà codice M10 e le successive avranno codice M15. Appena cambia la fascia oraria (dalle 22:00 alle 06:00) assumeranno rispettivamente e a seconda della quantità delle ore il codice M25, M30 e M35.

3.8 - Totalizzatori

3.8.1 - Totalizzatori

Il Totalizzatore permette di eseguire la somma algebrica tra più giustificativi per ottenere un conteggio complessivo “mensile” o “annuale”

La regola permette la somma o la sottrazione di più valori. 

Scegliere uno o più giustificativi che concorrono al calcolo nelle due colonne "SOMMA" o "SOTTRAI".

Tutte le somme e le sottrazioni create in questa schermata verranno visualizzate nella tabella "Totalizzatori" del cartellino presenze.

Come creare un nuovo totalizzatore

Per creare una nuova totalizzatore bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Totalizzatori, comparirà la seguente finestra:

 

tabella.png

 

Clicca per inserire un nuovo totalizzatore:

 

totalizzatore.png

 

  • DESCRIZIONE. Inserire un nome al totalizzatore.
  • AGGIUNGI/TOGLI - VALORE. Il valore inserito nel campo verrà automaticamente sommato o sottratto al totale calcolato mensilmente.
    (ESEMPIO: ogni mese aggiungo 24:00 ore al conteggio delle ferie, ovvero la quantità maturata mese per mese).
  • RIPORTA MESE. Inserire il valore desiderato:
    Sempre: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza tra il saldo del mese in corso e quello del mese precedente.
    Se positivo: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza col saldo del mese precedente solo se esso è positivo.
    Se negativo: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza col saldo del mese precendente solo se esso è negativo.
    Mai: Il saldo del mese precedente non viene mai usato per calcolare quello del mese attuale.
  • RIPORTA ANNO. Inserire il valore desiderato:
    Sempre: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza tra il saldo del mese in corso e quello del mese precedente.
    Se positivo: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza col saldo del mese precedente solo se esso è positivo.
    Se negativo: Il saldo verrà calcolato facendo la differenza col saldo del mese precendente solo se esso è negativo.
    Mai: Il saldo del mese precedente non viene mai usato per calcolare quello del mese attuale.
  • AVVISO SE MINORE DI. Se in fase di inserimento / autorizzazione di un giustificativo (componente del totalizzatore) il nuovo valore totale è minore della soglia indicata, riceverà un avviso a video.
  • AVVISO SE MAGGIORE DI. Se in fase di inserimento / autorizzazione di un giustificativo (componente del totalizzatore) il nuovo valore totale è maggiore della soglia indicata, riceverà un avviso a video.
  • CODICE PAGHE. Codice che serve per la modifica del valore del totalizzatore tramite importazione file .csv


totalizzatore_inserito.png

 

RISULTATO FINALE - Totalizzatore nel cartellino

Dopo l’attivazione del totalizzatore, eseguire la "quadratura" del cartellino con il comando: 

Operazioni Speciali >> Ricalcolo del Mese ( )

Come da riferimento nelle immagini precedenti sono stati sommati tutti i giustificativi di straordinario

Il calcolo verrà visualizzato nel cartellino presenze del dipendente, all'interno della tabella dedicata "TOTALIZZATORI".

 

risultato_cartellino_totalizzatori.png

 

ALTRI ESEMPI - Conteggio totalizzatore giustificativi

La scelta se sommare o sottrarre valori dipende dal risultato che si vuole ottenere.

ESEMPIO 1 = Conteggio progressivo delle ferie usufruite dal dipendente.

SOMMA = FERIE (unico giustificativo)

Il programma sommerà tra loro i giorni/ore di ferie che il dipendente avrà usufruito nei singoli mesi.

Nel cartellino sarà disponibile la somma complessiva calcolata fino alla fine del mese (o riportata per tutto l'anno).

 

somma_ferie.png

 

ESEMPIO 2 = Conteggio progressivo di ferie e di permessi usufruiti dal dipendente

SOMMA = FERIE + PERMESSI (più giustificativi)

Il programma somma tra loro i giorni/ore di ferie e di permessi che il dipendente avrà usufruito nei singoli mesi.

Nel cartellino sarà disponibile la somma complessiva calcolata fino alla fine del mese (o riportata per tutto l'anno).

 

somma_ferie_permessi.png

 

ESEMPIO 3 = Conteggio decurtato rispetto un teorico annuale o mensile usufruito dal singolo dipendente

SOTTRAZIONE = FERIE TEORICHE - ferie utilizzate

Il programma decurta le ferie che il dipendente ha usufruito nel cartellino dal valore teorico annuale impostato per ogni dipendente 

(consulta il menu Tabelle >> Totalizzatori >> Calcolo Mensile).

Esempio: Totale ferie anno disponibili per Zantedeschi Elisa = 32 giorni
Ferie usufruite a Gennaio = 5 giorni (Residuo = 32-5 = 27 giorni)
Ferie usufruite a Febbraio = 2 giorni (Residuo = 28-2 = 25 giorni)


sottrai_ferie.png

3.8.2 - Calcolo Mensile

Calcolo Mensile permette di impostare un valore iniziale per ogni dipendente dal quale scalare il giustificativo inserito nel cartellino.

Nella scheda TOTALIZZATORI scegliere/creare un totalizzatore e successivamente sceglierlo dal filtro elenco in alto a destra.

La griglia che riporta i singoli mesi permette di indicare uno specifico valore su uno o più mesi (quando valore è di tipo = mensile) oppure indicare il teorico annuale nella colonna M.A (quando valore è di tipo = annuale)


tabella_calcolo_mensile.png

 

Selezionando un totalizzatore dal filtro ricerca, la schermata propone i seguenti valori:

  • residuo dell'anno precedente.
  • valore mensile usufruito / accumulato.
  • differenza mensile dei valori (residuo / accumulo).

 

filtro.png

 

La forzatura dei totalizzatori sul mese interessato necessita di un intervento manuale, è possibile modificare in ogni momento il totalizzatore di ogni dipendente cliccando due volte sulla cella del mese e compilarla con il valore desiderato.

 

 

 

Comandi Utili:
  •  : Copia un valore sull'intera riga (ogni mese) del singolo dipendente.


copia_valore_riga.png


copiato_valore_riga.png


  • Copia suglia altri dipendenti: I valori teorici (+00:00) di questo utente verranno copiati su tutti gli altri dipendenti in elenco.


copia_teorici_dipendenti.png


copiati_teorici_dipendenti.png


  •  Ricalcola anno:  verrà ricalcolato tutto l'anno, per l'utente selezionato.


ricalcolo_mese.png


ricalcolato_mese.png


ESEMPIO - Valore teorico annuale

Oltre all'inserimento del valore maturato nel mese il programma permette di inserire anche un valore teorico annuale impostato per ogni dipendente. Il totalizzatore decurta il giustificativo che il dipendente ha usufruito nel cartellino (ESEMPIO: Ferie Giorni).


totalizzatore_ferie_giorni.png


Esempio: Totale ferie anno disponibili per Zantedeschi Elisa = 32 giorni

Ferie usufruite a Gennaio = 5 giorni (Residuo = 32-5 = 27 giorni)

Ferie usufruite a Febbraio = 2 giorni (Residuo = 28-2 = 25 giorni)


calcolo_mensile_ferie_giorni.png


Ricordiamo che i totalizzatori sono operazioni matematiche tra più giustificativi e servono per agevolare calcoli mensili (consulta come creare un nuovo Totalizzatore).


3.9 - Timbratura Online

3.9.1 - Zone

Se il dipendente viene abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA ( vedi menu Tabelle >> Utenti sezione Timbratura Online), è possibile farlo timbrare entro un'area specifica.

L'amministratore definisce un'area attraverso delle coordinate, per creare una zona di copertura all'interno della quale le timbrature saranno accettate. 

Si possono creare aree di timbratura fisse come per esempio, la sede della propria azienda ma anche temporanee, ad esempio, siti di lavoro ad appalto o cantieri.

Il dipendente assegnato alla timbratura online per zona accede al programma e invia la timbratura, che verrà registrata e validata geograficamente dal sistema solo se effettuata all'interno della zona.

1) Come attivare un utente alla timbratura online per zona

Per abilitare un dipendente alla timbratura online per zona, la geolocalizzazione deve essere OBBLIGATORIA e può essere configurata per ogni singolo utente nella propria scheda anagrafica (consulta Tabelle >> Utenti sezione Timbratura Online).

 


2) Come inserire una nuova zona timbratura

Per creare una nuova zona timbratura bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Timbratura Online >> Zone , comparirà  la seguente finestra
  • Cliccare Inserisci zona timbratura per crearne una nuova.

 


 

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE. Inserire nome della zona.
  • RAGGIO (METRI) Inserire dimensioni area entro la quale è possibile timbrare online. Il dipendente può timbrare solo all'interno della zona indicata. NB: E'possibile spostare manualmente il cursore sulla mappa per una maggior precisione.
  • TERMINALE. Se l'utente timbra in questa zona verrà  automaticamente associato al terminale scelto,
    (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Terminali).
  • INDIRIZZO. CAP. CITTA'. PROVINCIA. Principali informazioni riguardo l'utente.

 


  • Cliccare Salva Zona.

La nuova zona inserita sarà  disponibile nella lista.

3) Come creare un gruppo zone da associare ai dipendenti

Per creare un gruppo di zone timbratura consultare Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Zone. Eseguire i prossimi passaggi step by step per terminare la corretta configurazione della timbratura online per zona.

3.9.2 - Gruppi Zone

La voce Gruppi Zone definisce l'insieme delle zone timbratura in cui il dipendente può effettuare la timbratura online geolocalizzata. Per una corretta configurazione consultare prima Tabelle >> Timbratura Online >> Zone.

1) Come inserire un nuovo gruppo zona

Per creare una nuovo gruppo zona  bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Zone, comparirà  la seguente finestra.
  • Cliccare   per crearne un nuovo gruppo zona.

 

elenco_gruppi_zone.png

?

 

Compilare i campi indicati:

  • DESCRIZIONE. Inserire nome del Gruppo Zone.
  • ZONE. Elenco di tutte le zone timbratura aggiunte precedentemente (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuove e popolare la lista consulta Tabelle >> Timbratura Online >> Zone ).
  • UTENTI. Selezionare quali utenti possono utilizzare questo gruppo. Visualizzare gli utenti nell'elenco attivare Timbratura con Geolocalizzazione OBBLIGATORIA nell'anagrafica utente (vedi Tabelle >> Utenti sezione Timbratura Online)

 


  • Clicca "Salva" per confermare.

Il nuovo gruppo zone sarà disponibile nell'elenco.

2) Gruppo zona assegnato all'utente

L'utente verrà associato automaticamente al gruppo zona scelto, sarà possibile consultare tutte le informazioni accedendo al menu  Tabelle >> Utenti sezione "Timbratura Online". NB: Se l'elenco è vuoto il dipendente potrà timbrare in qualsiasi zona.

 

 

Timbratura online per zona - cosa vede il dipendente?

Il dipendente può accedere al programma CartellinoWEB 2 su qualsiasi dispositivo collegato ad internet (cellulare, tablet, computer, ecc).
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari)

Inserire le credenziali fornite dall'amministratore.

  • Digitare l'indirizzo di riferimento: (Esempio: app.cw2.it)
  • USERNAME. inserire il nome utente.
  • PASSWORD. inserire la password.
  • AZIENDA. inserire l' azienda.

 


1) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell'orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall'utente.

2) L'utente che deve accendere la geolocalizzazione (GPS) sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, ecc

3) Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura online per zona.

NOTE. La casella note è opzionale: può essere utilizzata per registrare annotazioni o informazioni relative alla timbratura e va compilata prima di timbrare (ESEMPIO: Servizio presso il cliente Verdi)

4) La timbratura è stata registrata con successo.
ATTENZIONE: La timbratura deve essere effettuata all'interno dell'area circoscritta e con geolocalizzazione OBBLIGATORIA, in caso contrario non potrà essere registrata. Nel caso in cui il dipendente è all'interno della zona ma non permette la registrazione della timbratura, ricaricare la pagina.

 


Risultato finale nel cartellino

Le timbrature registrate online saranno evidenziate sul cartellino in BLU. 

ATTENZIONE: Per nascondere il cartellino dal lato dipendenti consultare Tabelle >> Utenti nella sezione Opzioni Utente). 

 


NB: E' ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l'utente di attendere 1 minuto.

 


3.9.3 - Gruppi Causali

La voce Gruppi Causali definisce l'insieme dei giustificativi con causale con cui il dipendente può associarli alla timbratura online geolocalizzata.

La timbratura con causale permette di monitorare le diverse attività  come ad esempio lo Smartworking ed avere quindi traccia nel tempo del lavoro svolto in azienda o presso sede remota.

La causale può essere personalizzata e adattata a tutte le casistiche necessarie all'azienda.

1) Come attivare un utente alla timbratura online con causale

Per abilitare un dipendente alla timbratura online con causale, attivare la Timbratura Online e scegliere il tipo di geolocalizzazione, può essere configurata per ogni singolo utente nella propria scheda anagrafica (Tabelle >> Utenti nella sezione Opzioni Timbratura Online).

Dopo aver abilitato alla timbratura online il dipendente può avere la possibilità  di specificare la causale in fase di timbratura, è possibile registrarla in modo FACOLTATIVO o OBBLIGATORIA).

 


2) Come inserire un nuovo gruppo causali

Definisci l'insieme dei giustificativi con causale e visualizza il gruppo causali creato nell'anagrafica utente:

  • Accedere al programma.
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Causali 
  • Clicca il tasto "Aggiungi".

 


Compilare il gruppo causali con le informazioni interessate:

  • DESCRIZIONE. Inserire nome del Gruppo Causali.
  • GIUSTIFICATIVI. Seleziona dall'elenco i giustificativi interessati (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuovi e popolare la lista vedi Tabelle >> Giustificativi). Verranno visualizzati solo i giustificativi con il VALORE CAUSALE compilato.
  • UTENTI. Selezionare quali utenti possono utilizzare questo gruppo. Per elencare un utente, abilita Timbratura con causale nella scheda anagrafica dell' utente interessato. (vedi Tabelle >> Utenti >> Opzioni Timbratura Online).
Cliccare Inserisci per salvare il nuovo gruppo causali. 

3) Associa il gruppo causali all'utente

Vai su Tabelle >> Utenti nella sezione Opzioni Timbratura Online. Seleziona i gruppi causali da associare all'utente. Se l'elenco è vuoto il dipendente potrà  inserire tutti giustificativi con causali registrati.

 


Timbratura online con causale - cosa vede il dipendente?

Il dipendente può accedere al programma su qualsiasi dispositivo collegato ad internet (cellulare, tablet, computer, ecc).

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari)

Inserire le credenziali fornite dall'amministratore.

  • Digitare l'indirizzo di riferimento: (Esempio: app.cw2.it)
  • USERNAME. inserire il nome utente.
  • PASSWORD. inserire la password.
  • AZIENDA. inserire l' azienda.

 


1) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell'orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall'utente. 

2) L'utente con geolocalizzazione OBBLIGATORIA deve accendere con GPS sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, ecc.  Se FACOLTATIVA l'utente più omettere la sua posizione ma l'amministratore riceverà un avviso sulla Home

NB: Se il dipendente è abilitato alla Timbratura con Causale OBBLIGATORIA dovrà specificare la causale in fase di timbratura, in caso contrario non sarà  possibile terminale l'operazione.

3) Il dipendente sceglie la CAUSALE a corredo della timbratura (ESEMPIO: SWO = Smartworking) per poter registrare assieme al transito anche la sua motivazione ed averne così traccia nel cartellino. E' utile per monitorare le timbrature esterne all'azienda ma anche avere dati statistici periodici delle diverse attività  (ESEMPIO: Assistenza presso cliente, Servizio esterno Banca-Posta, etc), quindi traccia nel tempo del lavoro svolto in azienda o presso sede remota.
L'elenco delle causali è personalizzabile dall'amministratore nei parametri dei Gruppi Causali.

4) Scegliere il verso della timbratura (Entrata | Uscita). Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura.
La causale può essere personalizzata e adattata a tutte le casistiche necessarie all'azienda.

 


Risultato finale nel cartellino

L'attività  Smart Working Richiesta tra le 09:02 e le 12:30 è quantificata nel giustificativo SWO e sommata al Monteore lavorato. La timbratura con causale è visualizzata in BLU e corsivo.

 


NB: E' ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l'utente di attendere 1 minuto.

 


3.9.4 - Gruppi Orari

La voce Gruppi Orari definisce l'insieme degli orari di lavoro da scegliere per la giornata con cui il dipendente potrà  associarli alla timbratura online geolocalizzata.

1) Come attivare un utente alla timbratura online con scelta orario

Per abilitare un dipendente alla timbratura online con scelta Oraria, attivare la Timbratura Online e scegliere il tipo di geolocalizzazione, può essere configurata per ogni singolo utente nella propria scheda anagrafica (Tabelle >> Utenti nella sezione Timbratura Online).

Dopo aver abilitato alla timbratura online è possibile attivare il dipendente alla possibilità  di specificare l'orario in fase di timbratura, si potrà  decidere se registrarla in modo FACOLTATIVO, OBBLIGATORIA o NESSUNA).

 


2) Come inserire un nuovo gruppo orario

Definisci l'insieme di orari e visualizza il gruppo orari creato nell'anagrafica utente:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Orari
  • Clicca il tasto

 


Compilare il gruppo orari con le informazioni interessate:

  • DESCRIZIONE. Inserire nome del Gruppo Orari.
  • ORARI. Seleziona dall'elenco gli orari interessati (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuovi e popolare la lista vedi Tabelle >> Orari  >> Orari Flessibili).
  • UTENTI. Selezionare quali utenti possono utilizzare questo gruppo. Per elencare un utente, abilita Timbratura con causale nella scheda anagrafica dell' utente interessato. (vedi Tabelle >> Utenti >> Opzioni Timbratura Online).
Cliccare Inserisci per salvare il nuovo gruppo orari. 

3) Associa la timbratura per gruppo orario all'utente

Vai su Tabelle >> Utenti nella sezione Opzioni Timbratura Online. Seleziona i gruppi orari da associare all'utente. Se l'elenco è vuoto il dipendente potrà inserire tutti gli orari registrati.

 


Timbratura online con scelta oraria - cosa vede il dipendente?

Il dipendente può accedere al programma su qualsiasi dispositivo collegato ad internet (cellulare, tablet, computer, ecc).

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari)

Inserire le credenziali fornite dall'amministratore.

  • Digitare l'indirizzo di riferimento: (Esempio: app.cw2.it)
  • USERNAME. inserire il nome utente.
  • PASSWORD. inserire la password.
  • AZIENDA. inserire l' azienda.

 


1) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell'orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall'utente. 

2) L'utente con geolocalizzazione OBBLIGATORIA deve accendere con GPS sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, ecc (per attivare la geolocalizzazione su Android o Iphone clicca qui).  Se FACOLTATIVA l'utente più omettere la sua posizione ma l'amministratore riceverà un avviso sulla Home

NB: Se il dipendente è abilitato alla Timbratura con Scelta Oraria OBBLIGATORIA dovrà specificare l'orario in fase di timbratura, in caso contrario non sarà  possibile terminale l'operazione.

3) Il dipendente sceglie l' ORARIO a corredo della timbratura (ESEMPIO: 8h NOTTE) per poter registrare assieme al transito anche il nuovo orario lavorativo giornaliero ed averne così traccia nel cartellino. L'elenco degli orari è personalizzabile dall'amministratore nei parametri dei Orari Flessibili.

4) Scegliere il verso della timbratura (Entrata | Uscita). Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura.
La scelta oraria può essere personalizzata e adattata a tutte le casistiche necessarie all'azienda.

 


Risultato finale nel cartellino

La timbratura con scelta oraria è visualizzata in BLU. Nella colonna Orario viene applicata una forzatura del valore (*) e viene visualizzato il nuovo Orario lavorativo giornaliero specificato nella timbratura. Le tutte timbrature che verranno registrate in quel determinato giorno saranno calcolate secondo i parametri inseriti in quel Orario (in questo caso da 8h a 8h NOTTE).

 


NB: E' ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l'utente di attendere 1 minuto.

 


3.9.5 - Gruppi Terminali

La voce Gruppi Terminali definisce l'insieme degli terminali abilitati alla timbratura prezenze da scegliere con cui il dipendente potrà associarli alla timbratura online geolocalizzata.

1) Come attivare un utente alla timbratura online con scelta terminale

Per abilitare un dipendente alla timbratura online con scelta Terminale, attivare la Timbratura Online e scegliere il tipo di geolocalizzazione, può essere configurata per ogni singolo utente nella propria scheda anagrafica (Tabelle >> Utenti nella sezione Opzioni Timbratura Online).


Dopo aver abilitato la timbratura online è possibile attivare il dipendente alla possibilità  di specificare il terminale in fase di timbratura, si potrà  decidere se registrarla in modo FACOLTATIVO, OBBLIGATORIA o NESSUNA).



2) Come inserire un nuovo gruppo terminali

Definisci l'insieme di terminali e visualizza il gruppo terminali creato nell'anagrafica utente:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Terminali
  • Clicca il tasto



Compilare il gruppo orari con le informazioni interessate:

  • ID. Inserire numero ID del terminale.
  • DESCRIZIONE. Inserire nome del Gruppo Terminali.
  • PASSWORD WEB SERVICE. Se impostata, permette di scaricare in tempo reale, tramite webservices, gui presenti secondo il formato get_presentiassenti.php?azienda=NOME&idgruppoterminali=IDGRUPPOTERMINALI&passwordwebservices=PASS
  • TERMINALI. Seleziona dall'elenco gli orari interessati (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuovi e popolare la lista vedi Tabelle >> Anagrafica >> Terminali).
  • UTENTI. Selezionare quali utenti possono utilizzare questo gruppo. Per elencare un utente, abilita Timbratura con scelta terminale nella scheda anagrafica dell' utente interessato. (vedi Tabelle >> Utenti >> Opzioni Timbratura Online).
Cliccare Inserisci per salvare il nuovo gruppo Terminali. 

3) Associa la timbratura per gruppo terminali all'utente

Vai su Tabelle >> Utenti nella sezione Opzioni Timbratura Online. Seleziona i gruppi terminali da associare all'utente. Se l'elenco è vuoto il dipendente potrà inserire tutti gli terminali registrati.



Timbratura online con scelta terminali - cosa vede il dipendente?

Il dipendente può accedere al programma su qualsiasi dispositivo collegato ad internet (cellulare, tablet, computer, ecc).

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari)

Inserire le credenziali fornite dall'amministratore.

  • Digitare l'indirizzo di riferimento: (Esempio: app.cw2.it)
  • USERNAME. inserire il nome utente.
  • PASSWORD. inserire la password.
  • AZIENDA. inserire l' azienda.

 


1) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell'orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall'utente. 

2) L'utente con geolocalizzazione OBBLIGATORIA deve accendere con GPS sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, ecc (per attivare la geolocalizzazione su Android o Iphone clicca qui).  Se FACOLTATIVA l'utente più omettere la sua posizione. 

NB: Se il dipendente è abilitato alla Timbratura con Scelta Terminale OBBLIGATORIA dovrà  specificare il terminale in fase di timbratura, in caso contrario non sarà  possibile terminare l'operazione.

3) Il dipendente sceglie il TERMINALE a corredo della timbratura (ESEMPIO: Magazzino) per poter registrare assieme al transito a che terminale è associata ed averne così traccia nel cartellino. L'elenco dei terminali è personalizzabile dall'amministratore nei parametri dei Terminali.

4) Scegliere il verso della timbratura (Entrata | Uscita). Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura.
La scelta del terminale può essere personalizzata e adattata a tutte le casistiche necessarie all'azienda.

 


Risultato finale nel cartellino

La timbratura con scelta terminale è evidenziata con il colore associato al terminale (per evidenziare le timbrature in modo differente andare su Tabelle >> Anagrafica >> Terminali).

 


Cliccando sul rispettivo giorno della colonna di sinistra (ESEMPIO: 09 Mercoledi) ; si aprirà  una finestra dove mostra i dettagli delle timbrature, se le timbrature sono state effettuate online sarà  visibile la posizione in cui è stata registrata.

 


NB: E' ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l'utente di attendere 1 minuto.

 


3.9.6 - Whitelist

Whitelist permette di abilitare delle funzionalità  di accesso o timbratura da determinati indirizzi IP.

Ad esempio, applicato al Modulo aggiuntivo SSO, se il dispositivo "chiama" dall' IP registrato tramite accesso SSO, l'utente può entrare nel suo pannello web, altrimenti viene bloccato.

 


3.10 - Note Spese


3.10.1 - Note Spese

La nota spesa può contenere una o più voci di spesa che devono essere inviate per l'approvazione (per saperne di più consulta Richiesta Note Spese). Ad esempio, potremmo creare una Nota che contiene tutte le voci relative alle spese di un viaggio di lavoro (viaggio di andata e ritorno, pranzi ecc.).

Dopo aver salvato una o più voci di spesa, il dipendente potrà fare richieste di una nuova Nota spesa che verrà inviata al responsabile perché possa essere approvata. L'approvatore riceverà una notifica e la Nota verrà inclusa fra quelle da approvare o negare.

Possiamo inserire una nuova voce nota spese all'interno del menu Tabelle >> Note Spese.

 

tabella_nota_spesa.png

 

Creare una Nota Spese

E' possibile inserire all'interno della voce nota spese tutte le tipologie di rimborso spese che il dipendente può richiedere.

  • In Tabelle cliccare la voce Nota spese
  • Cliccare Aggiungi per creare un nuovo riepilogo.
  • Scegliere un nome e cliccare Crea nota spese. ESEMPIO: "Trasferta cliente Rossi Spa"

Compilare i campi indicati:

  • CODICE. Inserire nel campo indicato abbreviativo di massimo 3 caratteri che compare nel cartellino (esempio: autostrada = AUT).
  • CODICE PAGHE. Inserire nel campo indicato il codice paghe associato alla nota spese.
  • NOME. Descrittivo della nota spese ( Esempio: Autostrada)
  • INSERISCI. Importo: inserire l'importo totale della richiesta.
    Valore unità  + quantità : inserisce il numero di unità  e il valore per ogni unità , l'importo verrà  calcolato per moltiplicazione in automatico. 
  • Clicca "Salva".

La nuova voce inserita sarà disponibile nella lista delle note spese richiedibili.

 

crea_nota_spese.png

3.10.2 - Tipi pagamento

I Tipi di pagamento può contenere una o più voci dei metodi di saldo ed è possibile indicarlo in fase di richiesta di una nota spesa. Ad esempio, potremmo creare una Nota che contiene come voce il metodo di pagamento "contanti".

Dopo aver salvato una o più voci nei tipi di pagamento, il dipendente potrà inserire nella richiesta di una nuova nota spesa con quale metodo è stato effettuato il pagamento.

Possiamo inserire una nuova voce  all'interno del menu Tabelle >> Note Spese >> Tipi di pagamento.

 

tabella_tipi_pagamento.png

 

Inserire un metodo di pagamento

E' possibile inserire all'interno della voce Tipi di pagamento tutte le tipologie e i metodi di versamento che il dipendente può richiedere:

  • In Tabelle cliccare la voce Nota spese >> Tipi di Pagamento
  • Cliccare + per creare un nuovo pagamento.

Compilare i campi indicati

  • TIPO DI PAGAMENTO. Inserire nel campo indicato il descrittivo del metodo di pagamento (ESEMPIO: Bancomat , contanti ect.).
  • Cliccare "Salva".

La nuova voce inserita sarà  disponibile nella lista dei metodi di pagamento richiedibili durante la compilazione di una nuova Nota Spesa.

 

pagamento.png

 

3.11 - Anagrafica

3.11.1 - Amministratori

L'amministratore è tipicamente chi ha creato l'azienda sulla piattaforma. 

Può gestire tutti gli utenti e le funzionalità  tramite il menu "Tabelle".

Creare un Nuovo Amministratore

E' possibile inserire all'interno della voce Amministratori tutti i responsabili alla gestione del programma:

  • In Tabelle >> Anagrafica cliccare la voce Amministratori
  • Clicca il tasto per creare un nuovo amministratore

Inserire i campi indicati:

 

 

  • COGNOME.NOME. Principali informazioni riguardo il nominativo dell'amministratore.
  • RUOLO. Inserire il ruolo utente in elenco tra Amministratore o Consulente.
  • EMAIL. Email personale dell'utente, utile in caso di utilizzo della funzionalità  email:
    "Timbrature", "Gestione Visitatori", "Gestione Note Spese" e "Gestione Richiesta Giustificativi".
  • USERNAME E PASSWORD. Sono entrambi presenti già dalla prima attivazione, permette l' accesso all'area online per consultare i cartellini dei dipendenti. 
    La password non è visualizzabile nella schermata di "login", compaiono dei caratteri nascosti se è presente ("••••••••").
    E' possibile rinominare entrambi i campi se si desidera personalizzare le credenziali di accesso.

 

 

Opzioni

  • REPARTI NON VISIBILI. Se selezionati uno o più reparti, l'amministratore non potrà ne vedere ne modificare i cartellini, gestire richieste etc. di nessuno dei dipendenti presenti in essi (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Reparti).
  • SBLOCCA MESI STORICI. Se spuntato, l'amministratore potrà sbloccare i mesi storici dal cartellino. NB: lo sblocco è valido solo per la sessione in corso. 
  • NASCONDI GIUSTIFICATIVI. Permette di nascondere i giustificativi con attivo il check "nascondi all'amministratore limitato". Valido solo se l'amministratore ha attivo "Nascondi menù tabelle".
  • VISUALIZZA TIMBRATURE. Se spuntato permette la visualizzazione dell'elenco delle timbrature nell'apposita sezione del cartellino.

 

 

Il menù  permette la visualizzazione e la gestione di moduli o delle funzionalità aggiuntive nella barra di navigazione. E' possibile personalizzarlo per ogni amministratore.

  • NASCONDI MENU TABELLE.Amministratore: non potrà  accedere alla gestione delle "Tabelle".  Consulente: non potrà  accedere alla gestione degli utenti. 
  • GESTIONE PRESENZE. Accede al menu "Presenze" nella barra di navigazione.
  • GESTIONE RICHIESTA TIMBRATURE. Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Richiesta Timbrature".
  • GESTIONE RICHIESTA GIUSTIFICATIVI. Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Richiesta Giustificativi".
  • GESTIONE RICHIESTA NOTE SPESE. Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Richiesta Note Spese".
  • GESTIONE SCADENZE. Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Scadenze".
  • GESTIONE MESSAGGI. Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Messaggi".
  • GESTIONE VISITATORI. Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Visitatori".
  • GESTIONE UTENTI "LIMITATA". Permette di creare / modificare delle nuove anagrafiche utenti ma non di eliminarle. Se è amministratore limitato potrà  gestire o inserire utenti nuovi solo nei reparti di sua competenza.
  • GESTIONE DOCUMENTI Visualizza e attiva il modulo aggiuntivo "Documenti".

 

 

Email

Se inserita la EMAIL permette di avvisare l'amministratore in caso ci siano richieste da parte dei dipendenti.

  • EMAIL TIMBRATURE. Se attivo verranno inviate email relative alle timbrature online dei dipendenti. 
  • EMAIL NOTE SPESE. Se attivo verranno inviate email relative alla richiesta di nota spese. 
  • EMAIL GIUSTIFICATIVI. Se attivo verranno inviate email relative alla richiesta di giustificativi. 
  • EMAIL VISITATORI. Se attivo riceverò le email di avviso di ingresso/uscita visitatori
  • EMAIL RICHIESTA TIMBRATURE. Se attivo verranno inviate email relative alle richieste di timbrature manuali. 
  • EMAIL SCADENZE. Se attivo verranno inviate comunicazioni via email riguardanti le scadenze.
  • EMAIL MALATTIA. Se attivo verranno inviate comunicazioni via email riguardanti l'importazione dei certificati di malattia automatici dei dipendenti.
  • EMAIL DOCUMENTI. Se spuntato verranno inviate comunicazioni via email riguardanti il caricamento dei documenti da parte dei dipendenti.

 

 

  • Cliccare "Salva".

Il nuovo amministratore sarà  inserito correttamente nell'elenco.

ESEMPIO - Amministratore Multireparto

L'Amministratore Multi Reparto è la persona che deve gestire più reparti contemporaneamente con notifiche di richieste giustificativi, convalida o negazione delle stesse, gestione dei cartellini, ecc. Nella scelta dell'elenco a tendina, vanno selezionati i reparti che non deve gestire (non visibili) mentre potrà  gestire tutti gli altri.

 

 

Attenzione!

A seconda dei moduli aggiuntivi richiesti e attivati sul programma, la schermata può subire delle variazioni. contattaci per maggiori informazioni.

3.11.2 - Reparti

Permette di specificare il reparto di appartenenza del dipendente.

Per inserire un nuovo reparto da associare ad un'anagrafica utente, eseguire le seguenti procedure:

 

 

  • In Tabelle >> Anagrafica cliccare la voce Reparti.
  • Cliccare il tasto per creare un nuovo reparto.
  • Digitare il Nome Reparto
  • Clicca "Inserisci" per salvare

Il nuovo reparto sarà  inserito correttamente nell'elenco.

 

 

ESEMPIO - Assegnare reparto al dipendente

Per assegnare il nuovo reparto al dipendente interessato seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Utenti , entrare nelle modifiche dell'utente con il tasto  
  • Accedere alla sezione "Dati Contrattuali".
  • Selezionare dall'elenco il reparto corretto da assegnare all'utente.
  • Premere "Salva" per confermare le informazioni.

 

3.11.3 - Gruppi Reparti

3.11.4 - Aziende

Permette di specificare l'azienda di appartenenza del dipendente.

Per inserire una nuova azienda da assegnare ad un'anagrafica utente, eseguire le seguenti procedure:

 

 

  • Andare Tabelle >> Anagrafica >> Aziende.
  • Cliccare il tasto per creare un nuova Azienda.

Inserire i campi indicati:

  • NOME. Digitare il nome dell'azienda (Esempio: Verdi Spa).
  • CODICE PAGHE. Inserire il codice paghe associato all'azienda.
    Questa informazione è importante per il Modulo Export Paghe. 
    (NOTA BENE = Il codice azienda deve essere richiesto dal proprio consulente paghe) 
  • CODICE.
  • CITTA'. CAP. PROVINCIA. Inserire l'indirizzo dell'azienda.
  • P.IVA. Inserisci partita IVA.

Clicca "Salva".

La nuova azienda sarà inserita correttamente nell'elenco.

 

 

ESEMPIO - Assegnare azienda al dipendente

Per assegnare la nuova azienda al dipendente interessato seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Utenti , entrare nelle modifiche dell'utente con il tasto  
  • Accedere alla sezione "Dati Contrattuali".
  • Selezionare dall'elenco l'azienda corretta da assegnare all'utente.
  • Premere "Salva" per confermare le informazioni.

 

 

3.11.5 - Sedi

Permette di specificare la sede di appartenenza del dipendente.

Utile nel caso l'azienda debba gestire numerose sedi geograficamente distribuite sul territorio.
Inoltre, permette gestire le festività assegnate alle sedi, inserendole automaticamente sul cartellino presenze dei dipendenti.
(ESEMPIO: giorno del Santo Patrono del Comune in cui è ubicata l'unità lavorativa).

Come aggiungere una sede

Per inserire una nuova Sede da assegnare all' utente, eseguire le seguenti procedure:

 

 

  • In Tabelle >> Anagrafica cliccare la voce Sedi.
  • Cliccare per creare una nuova Sede.
  • Scegli il nome (Esempio: Torino) e inserisci l'indirizzo di riferimento della sede.
  • Clicca "Salva" per completare la procedura.

 

 

ESEMPIO - Assegnare sede al dipendente

Per assegnare la nuova sede al dipendente interessato seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Utenti , entrare nelle modifiche dell'utente con il tasto  
  • Accedere alla sezione "Dati Contrattuali".
  • Selezionare dall'elenco la sede corretta da assegnare all'utente.
  • Premere "Salva" per confermare le informazioni.

 

 

3.11.6 - Terminali

E' l'elenco dei Terminali che identifica da dove provengono le timbrature.

Permette di differenziare per colore le timbrature in base al terminale quando si consulta il cartellino presenze.
Il programma aggiunge automaticamente i nuovi terminali (fisici) e li segnala nella "Home", l'amministratore può successivamente personalizzare il terminale.

Se non si desidera personalizzarli è sufficiente lasciare le impostazioni di default.

Esistono 3 categorie speciali già all'interno del programma:

  • Timbratura Richiesta  (visibile solo se attivo il modulo Richiesta Timbrature).
  • Timbratura Manuale ( inserite dal/dai titolare/i).
  • Timbratura Online (effettuate dal dipendente su web).

Le 3 categorie speciali non sono eliminabili.

 

 

Come inserire un nuovo terminale

Per inserire un nuovo terminale (virtuale), eseguire le seguenti procedure:

  • In Tabelle >> Anagrafica >> Terminali.
  • Cliccare  per creare una nuova categoria di Timbratura/Terminale.

Inserire i campi indicati:

  • CODICE. Inserire codice ID del terminale da associare al tipo di timbratura.
  • DESCRIZIONE. Inserire nome della nuova categoria timbratura.
  • CODICE QRCODE. Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura online, questo terminale potrà essere associato se identificato correttamente.
  • COLORE. Scegliere un colore per evidenziare il tipo di timbratura sul cartellino presenze.

 

ESEMPIO - Risultato nel cartellino

L'inserimento di nuovi terminali è utilissimo per indicare su quale terminale (o lettore) è stata effettuata la timbratura.

 

 

 

NOTA BENE: Se non sono presenti lettori fisici nella tua azienda è possibile creare anche dei terminali "virtuali". E' possibile scegliere il terminale anche con la timbratura da remoto se attivo Timbratura online con Scelta Terminali (ESEMPIO: Puo' essere utile per i cantieri o trasferte).

3.11.7 - Qualifiche

Elenco Qualifiche permette di associare al dipendente il suo status professionale.
In poche parole la descrizione della figura professionale e del ruolo specifico rivestito in azienda
(ESEMPIO: stage/tirocinio, apprendista, impiegato ect.).

Come inserire una nuova qualifica

tabelle_qualifiche.png


Per inserire una nuova qualifica, eseguire le seguenti procedure:

  • In Tabelle >> Anagrafica cliccare la voce Qualifica.
  • Cliccare  per creare una nuova qualifica.
  • Scegli un nome per la qualifica (Esempio: Apprendistato).
  • Clicca Inserisci per completare la procedura.

 

qualifica.png

 

ESEMPIO - Assegnare qualifica al dipendente

Per assegnare la nuova qualifica al dipendente interessato seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Utenti , entrare nelle modifiche dell'utente con il tasto  
  • Accedere alla sezione "Dati Contrattuali".
  • Selezionare dall'elenco la qualifica corretta da assegnare all'utente.
  • Premere "Salva" per confermare le informazioni.

 

 

3.11.8 - Malattie Automatiche

ATTENZIONE!

Malattie INPS  è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci

Il programma CartellinoWeb2 permette l’importazione automatica dei certificati di malattia disponibili sul portale INPS tramite trasmissione via PEC.

Il certificato ricevuto, giustifica automaticamente nel cartellino l’assenza della persona.

L’azienda deve richiedere agli uffici INPS di competenza l'abilitazione alla ricezione telematica dei certificati malattia.

La richiesta va inviata tramite PEC all’ufficio INPS di competenza.

1) Come creare i giustificativi di Malattia

Una volta attivato il modulo aggiuntivo bisognerà inserire i Giustificativi INPS.

Eseguire le seguenti procedure:

  • Accedere al menu Tabelle >> Giustificativi
  • Creare 4 Giustificativi di Assenza con la spunta attiva su Malattia INPS (NB: i giustificativi NON devono essere di tipo AUTOMATICO)
ESEMPIO - Tipi giustificativi Malattia INPS
  • Malattia 1 (Inizio)                                   Codice = MA1          Tipo = “Assenza”          Flag ATTIVO = Malattia INPS          (NON Automatico)
  • Malattia 2 (Continuazione)                  Codice = MA2          Tipo = “Assenza”          Flag ATTIVO = Malattia INPS          (NON Automatico)
  • Malattia 3 (Ricaduta)                             Codice = MA3          Tipo = “Assenza”          Flag ATTIVO = Malattia INPS          (NON Automatico)
  • Malattia 4 (Ricovero)                             Codice = MA4          Tipo = “Assenza”          Flag ATTIVO = Malattia INPS          (NON Automatico)

Esempio Giustificativo

Risultato finale


1) Come associare i giustificativi di Malattia

  • Accedere al menu  Tabelle >> Anagrafica >> Posizione INPS
  • Indicare il codice posizione INPS dell'azienda e associare i 4 giustificativi  per ogni tipologia. Talvolta è possibile utilizzare lo stesso giustificativo per le 3 tipologie.
  • Clicca Inserisci per completare la procedura.



3) Inserire codice fiscale dipendente

Accedere al menu Tabelle >> Utenti >> sezione "Dati Anagrafica" inserire il codice fiscale nel campo corretto.

NOTA BENE: Se qualcosa non va durante l'importazione (ad esempio non c'è il codice fiscale compilato correttamente in anagrafica), il programma avvisa per email e scarta il certificato


codice_fiscale.png


ESEMPIO: Risultato finale cartellino

CartellinoWeb2 importa il contenuto del file caricando nel cartellino del dipendente il giustificativo della malattia per il periodo indicato.


malattia_cartellino.png


NOTE
  • I file sono attestati.txt e attestati.xml contengono i dati della malattia di quella persona.
  • La cartella di raccolta è generica in quanto da email non si sa di quale azienda sia. Nel file ci sono tutti i dati (Codice INPS e CF) e se conformi alle configurazioni, il programma assegna il certificato della persona di quella ditta.
  • Eventuali errori di importazioni, ad esempio non c'è il codice fiscale compilato correttamente in anagrafica, comporta che il certificato sia scartato e invia la segnalazione all'email di riferimento.

3.12 - Altro

3.12.1 - Festività

La voce Festività contiene già le festività comuni nel corso dell'anno, è possibile inserirne di nuove.
Viene utilizzato per l'assegnazione dell'orario festivo nei Gruppi Orari (vedi Tabelle >> Orari >> Gruppi Orari).
Verso fine anno vengono automaticamente create le festività per il nuovo anno.

 

tabelle_festivita.png

 

Creare una Nuova Festività 

E' possibile inserire all'interno della voce Festività tutte le tipologie di ricorrenze da applicare sul mese del cartellino presenze.

  • In Tabelle cliccare la voce Festività 
  • Cliccare Aggiungi per creare un nuova ricorrenza.

Compilare i campi indicati:

  • NOME. Inserire nel campo indicato la descrizione della Festività  (Esempio: Pasqua).  
  • DATA. Inserire nel campo indicato la data in cui cade la Festività .
  • SEDE. Inserire la sede, utile in caso ci fossero festività del Santo Patrono (Esempio : Nome = Sant'Ambrogio, Data = 7 Dicembre 2023 , Sede = Milano) (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne di nuovi e popolare la lista vedi Tabelle >> Sedi). 
  • Cliccare "Salva".

La nuova festività inserita sarà disponibile nella lista.

 

 

ESEMPIO - Festività nel cartellino

Se la Festività è stata inserita durante il mese corrente, eseguire la "quadratura" del cartellino con il comando:
Operazioni Speciali >> Ricalcolo del Mese (
)

Le tutte nuove festività inserite verranno assegnate alla data precisa. 

Nel caso in cui la Festività è associata ad una sede specifica, verrà assegnata solo ai cartellini presenze dei dipendenti appartenenti a quest'ultima.

 

festivita_risultato_cartellino.png

3.12.2 - Voci Mensili

Permette di inserire a fine mese nel cartellino delle voci con importo (ESEMPIO: premio mensile).

Come inserire una nuova voce mensile

Per creare una nuova voce mensile bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al programma
  • Dal menù in alto a tendina, cliccare su Tabelle >> Voci Mensili
  • Clicca il tasto 

Compilare la schermata con i dati a disposizione

  • CODICE. Inserire codice abbreviativo voce.
  • DESCRIZIONE. Inserire codice paghe associato alla voce mensile.
  • CODICE PAGHE. Inserire codice paghe associato alla voce mensile.

 


Clicca "Salva" per inserire una nuova voce mensile.

ATTENZIONE!

Per una corretta elaborazione delle buste paga, i codici associati alle voci mensili devono essere forniti dal PROPRIO consulente del lavoro.

3.12.3 - Automatismi

ATTENZIONE!

Automatismi è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci

Permette di creare un insieme di sistemi e operazioni che rendono completamente automatico uno o più processi del programma, ad esempio permette di avvisare automaticamente via email l'amministratore in caso di scadenze e mancate visioni dei giustificativi richiesti dal dipendente oppure di anomalie sui cartellini presenze.





1) Avviso richieste Giustificativi

Permette di inviare un avviso via email, a tutti gli amministratori abilitati, se ci sono delle richieste di giustificativi in sospeso.

All'orario impostato verrà inviato un promemoria via email ogni N° giorni riguardante le richieste di giustificativi ancora in sospeso.

Per attivare l'automatismo andare su Tabelle >> Automatismi e selezionare l'automatismo "Avviso richieste giustificativi".

Indicare l'orario del controllo (ESEMPIO = 10.00).





2) Anomalie Cartellino - Dipendente

Permette di inviare un avviso via email, ai dipendenti di un determinato gruppo orario, se hanno mancate timbrature nel giorno precedente.

Per gli orari selezionati  (allo scattare del cambio giorno + un eventuale tempo di riserva) verrà inviata una mail di segnalazione agli utenti che (se hanno nel giorno di analisi l'orario in questione nel cartellino) hanno effettuato timbrature dispari, o presentano assenza ingiustificata.

Per attivare l'automatismo andare su Tabelle >> Automatismi e selezionare l'automatismo "Anomalie cartellino - dipendente".

Seleziona i gruppi orari interessati e se necessario inserire un tempo di riserva.

(ESEMPIO: Gruppo orario 6h Corta,  orario del controllo 00:00 (cambio giorno) + 03:00 (tempo riserva) = 03:00 (orario invio email) ).





3) Anomalie Cartellino - Amministratore

Permette di inviare un avviso via email, a tutti gli amministratori abilitati, se uno o più dipendenti hanno mancate timbrature nel giorno precedente.

Ogni giorno, all'orario impostato, verrà inviata una mail di segnalazione agli amministratori contentente un elenco di anomalie riguardanti il giorno precedente come assenze ingiustificate, o mancate timbrature.

Per attivare l'automatismo andare su Tabelle >> Automatismi e selezionare l'automatismo "Anomalie cartellino - amministratore".

Indicare l'orario del controllo (ESEMPIO = 10.00).





4) Assenze programmate giornata successiva

Permette di inviare un avviso via email, a tutti gli amministratori abilitati, se ci sono delle assenze programmate nei cartellini dei dipendenti nel giorno successivo.

Se impostato (ad un certa ora del giorno) l'amministratore riceve l'elenco di chi, il giorno successivo, avrà almeno un giustificativo di assenza (ESEMPIO: Ferie).

Per attivare l'automatismo andare su Tabelle >> Automatismi e selezionare l'automatismo "Assenze programmate giornata successiva".

Indicare l'orario del controllo (ESEMPIO = 10.00).


 

3.12.4 - Codici Paghe

ATTENZIONE!

Questa schermata è utilizzabile solo se è attivo il modulo aggiuntivo Paghe. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

In Codici Paghe viene definita la lista di tutti giustificativi creati (assenza, straordinari, presenza) ai quali è possibile associare un codice paghe (per inserire dei nuovi giustificativi consulta Tabelle >> Giustificativi) . E' possibile filtrare la ricerca se il tipo di tracciato presenta dei parametri personali. Seleziona nella colonna a destra l'apposita cella e inserire il codice paghe associato al giustificativo.

ATTENZIONE!

Per una corretta elaborazione delle buste paga, i codici da collegare ai giustificativi devono essere forniti dal consulente del lavoro.

A seconda del tipo di tracciato inserito la schermata può subire delle modifiche nella visualizzazione.

 


E' possibile gestire quali voci passare alle paghe e quali tenere internamente: ad esempio è possibile passare, per ogni dipendente, le ore di ordinarie, assenza e straordinarie, ma non passare ad esempio il giustificativo CORSO oppure le eccdenze non giustificate.



3.12.5 - Parametri

L’elenco Parametri permette di applicare criteri, date e limiti sui dipendenti abilitati alle funzionalità facoltative di timbratura online, note spese, giustificativi etc.
E' possibile impostare le seguenti configurazioni:

Postazioni

  • Abilitare tutte o alcune postazioni alla timbratura online;
  • Attivare o disattivare una determinata postazione;

 

 

Paghe

  • CODICE DITTA. Inserire un codice ditta esportazione paghe (deve essere fornito dal proprio consulente);

 

 

Storico

  • STORICO DOPO N°GIORNI. Lo storico verrà calcolato così seguendo: la data odierna, meno il numero di giorni del mese precedente più il valore indicato. Es: se valore indicato = 10 : il mese precedente sarà storico a partire dal 10 del mese attuale.
  • GIORNI ELIMINA AVVISI. Anche se non sono stati letti, gli avvisi in bacheca più vecchi del valore impostato, verranno cancellati.

 

 

Note Spese

  • DATA LIMITE. Numero di giorni (arretrati) entro i quali posso richiedere una nota spese
  • N.DECIMALI. Numero di decimali per i valori delle note spese (di default a 6).
  • PARAMETRI NOTE SPESE. Rende i campi da compialre nella richiesta note spese Obbligariori, facoltativi oppure permette di nasconderli: i campi interessati sono luogo partenza, luogo arrivo, ora partenza, ora arrivo, motivazione e chilometri obbligatori.

 

 

Giustificativi

  • DATA LIMITE RICHIESTA GIUSTIFICATIVI. Permette di inserire un limite massimo di tempo per la richiesta di giustificativi nel passato e nel futuro.
    NB: Inserendo un valore negativo (-) "-30", ad esempio, sarà possibile inserire una richiesta di permesso con data massima 30 giorni indietro rispetto ad oggi; se impostato ad 1, potrò richiedere giustificativi per domani ma non per oggi (per maggiori informazioni consulta il modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi).

 

 

Email

  • EMAIL FROM. Inserire un indizzo del mittente inviato automaticamente dal programma.
  • NON VISUALIZZARE LINK. Se attivo, nelle email che lo prevedono, non verrà fatto riferimento al link del programma (accesso SSO).
  • SERVER SMTP. Inserire le credenziali del proprio server SMTP di posta per poter utilizzare quello nell'invio automatico delle email da parte del programma. Se vuoto verrà utilizzato un server SMTP di default.

 

NOTA BENE - Gestione email automatiche e SMTP

Il software CartellinoWeb2 utilizza il servizio email interno per la gestione automatica delle email.

Il server SMTP è emailsmart.cloud

Configurare la propria gestione di posta (server o altri programmi interni-esterni) per evitare che le email automatiche del server CartellinoWeb2 siano contrassegnate come SPAM o posta non desiderata.

Tramite il menu Tabelle >> Parametri >> Email impostare il mittente delle email (FROM) = no-reply-nomeditta@cw2.it

Utilizzare un eventuale altro indirizzo “fittizio” purchè diverso da quelli “reali” e diverso dal dominio aziendale.

Sostituire "nomeditta" con il vero nome aziendale per una più agevole gestione della posta (filtri – ricerche, ecc)

 

Varie

  • GRUPPO ORARIO DI DEFAULT. In caso di creazione automatica di un utente il gruppo orario scelto verrà associato al profilo. Se non impostato utilizza il primo della lista.
  • INTESTAZIONE STAMPE. Utile per personalizzare l'intestazione delle stampe. 
  • PASSWORD IFRAME PRESENZE Da compilare se si desidera rendere la schermata 'Presenze' accessibile da link esterno senza dover eseguire il login.
  • Abilitare/disabilitare il consenso di assistenza remota.
  • NON CREARE UTENTE. Se attivo, in caso di timbratura da parte di un badge non presente nel programma, questo non verrà creato automaticamente e verrà scartato.

 

 

3.12.6 - Pannelli

ATTENZIONE!

Pannelli è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di visualizzare in modo istantaneo la situazione delle presenze del personale (suddivisi per reparto) e di monitorare in tempo reale quanti dipendenti sono presenti, assenti o in pausa all'interno di un'azienda. Il pannello informativo potrà essere configurato su qualsiasi dispositivo (esempio: TV, display, tablet etc.).

Come creare un nuovo pannello informativo

tabella_pannelli.png


Per creare un nuovo pannello informativo, seguire le seguenti procedure:.

  • In Tabelle cliccare la voce Pannelli
  • Cliccare   per creare una nuova postazione.
nuova_postazione.png


Compilare i campi indicati:

  • NOME. Inserire nel campo indicato la descrizione del pannello  (Esempio: PC-Paolo).  
  • ORIENTAMENTO SCHERMO. Permette di scegliere sul dispositivo il verso di visualizzazione del pannello:
    Normale: Orientamento disposto in verticale.
    Orizzontale 90° sinistra: Orientamento in orizzontale con la telecamera rivolta verso destra.
    Capovolto: Orientamento disposto in verticale con la telecamera in basso.
    Orizzontale 90° destra: Orientamento in orizzontale con la telecamera rivolta verso sinistra.
  • REPARTI. Inserire quali reparti visualizzare nel pannello presenti/assenti (Esempio: sulla postazione PC-Paolo voglio visualizzare tutti i presenti/assenti del reparto Amministrazione, Produzione e Magazzino).
  • MODALITA'NOTTE. Permette di scegliere il tema dello schermo se in modalità chiaro oppure scuro
  • VISUALIZZA ASSENTI. Visualizza anche le persone che non hanno timbrato o non hanno giustificativi.
  • VISUALIZZA TERMINALE. Visualizza la colonna "Terminale" sul pannello.
  • SCROLL AUTOMATICO. Abilita scorrimento automatico della pagina.
  • VISUALIZZA REPARTO. Visualizza la colonna 'Reparto' sul pannello.
  • TESTO COLORATO. Colora il testo a seconda dello stato del dipendente.
  • ORDINE ALFABETICO. Ordina alfabeticamente i dipendenti.
  • COLORI. Personalizza i colori dello stato del dipendente.
  • ABILITA MARGINI. Se spuntato e se la visualizzazione del pannello risulta non centrato allo schermo del dispositivo, permette di personalizzare i margini dello schermo
  • NOTE. Permette inserire informazioni inerenti il pannello informativo.

Cliccare "Salva" per completare la configurazione.

Il nuovo pannello informativo inserito sarà disponibile nella lista.

Come attivare il pannello e cosa verrà visualizzato

Per attivare la postazione sul dispositivo cliccare sull'icona  



Una volta avviato il pannello presenterà in tempo reale le seguenti informazioni:

  • Nome della postazione + totale dei dipendenti presenti, assenti e in pausa all'interno dell'azienda.
  • Cognome/nome del dipendente.
  • Reparto associato.
  • Ultima timbratura effettuata: se presenti nelle configurazioni degli orari ci sarà possibilità di visualizzare i giustificativi di causale associate alle timbrature.
  • Terminale dove è stata effettuata l'ultima timbratura.
  • Stato del dipendente all'interno dell'azienda: Presente, Assente, Pausa.

I dati vengono aggiornati automaticamente ogni 60 secondi, il contatore è visibile in alto a sinistra.
Per chiudere la sessione realtime e tornare alla schermata di Login basterà cliccare sul tasto


pannello.png

3.12.7 - Log Generici

Log Generici permette di mostrare tutti gli accessi e le modifiche registrate delle principali operazioni effettuate nel programma (alcune volte sono presenti ulteriori dettagli).
Sono conservati i log degli ultimi 6 mesi in ordine decrescente.
E' possibile verificare quali utenti hanno utilizzato il programma e in quali giorni (o fasce orarie).

 

tabelle_log.png

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3.12.8 - Log Tabelle

Log Tabelle permette di salvare e visualizzare tutte le modifiche sostanziali eseguite nelle schermate comprese nel menu "Tabelle", in modo da controllare eventuali modifiche effettuate dagli amministratori.

La azioni comprese all'interno questa schermata fanno riferimento agli:

  • Inserimenti di dati
  • Modifiche
  • Duplicazioni
  • Eliminazioni

E' possibile utilizzare i “filtri di ricerca" per visualizzare le diverse tipologie di modifiche eseguite.

log_tabelle.png

4 - Presenze

4.1 - Cartellino

Il Cartellino, è la parte più importante del programma, in quanto contiene: le timbrature rilevate dal terminale, da smartphone o inserite manualmente, le giustificazioni, i totali mensili e giornalieri, i calcoli e gli orari del mese lavorativo.

1) Come gestire i cartellini dei dipendenti

Nella parte alta verranno visualizzati alcuni dati anagrafici dell' utente, ovvero: numero di badge, cognome e nome, qualifica e reparto, oltre al mese e l'anno di riferimento del cartellino selezionato.

 

 

Cliccando sulla freccia che guarda in basso, si aprirà un menu a tendina, dal quale sarà  possibile effettuare una selezione specifica del cartellino da visualizzare.

Le frecce "Su e "Giù permettono di passare velocemente da un cartellino all'altro.

E' possibile filtrare i cartellini interessati per: Reparti, Azienda, Gruppi orari, Ordine alfabetico.

 

 

In alto a destra sono posizionati 5 comandi:

  •  Mappa timbrature: permette di visualizzare la mappa mensile di tutte le timbrature online effettuate dal dipendente.
  •  Calcolatrice sessagesimale: Permette l'utilizzo della calcolatrice.
  • Stampa: permette di scaricare il singolo cartellino in formato PDF oppure Excel.
  • Operazioni Speciali: (vedi Operazioni Speciali).
  • Giustifica più giorni: permette di giustificare più giorni del cartellino (vedi Giustifica più giorni).

 

Esempio: Mappa Timbrature Online Mensile

 

Esempio: Calcolatrice Sessagesimale

 

Esempio: Stampa cartellino (singolo)

 

Nella parte centrale, vengono visualizzati due fogli: a SINISTRA quello delle timbrature e a DESTRA quello dell'orario, ore ordinarie, assenza, eccedenza, giustificativi, note e messaggi (se abilitati al modulo aggiuntivo).

Solo in caso l'ammistratore autorizzi delle funzioni aggiuntive al dipendente, IN FONDO al cartellino sarà  possibile consultare le tabelle:

  • Totali mensili: indica la somma delle ore mensili lavorate e le suddivide in colonne per tipologie; contiene il totale ordinario, totale assenza, totale eccedenza, totale ore teoriche e giorni lavorativi;
  • Totali giustificativi: indica la somma mensile dei giustificativi, indicando codice, descrizione e ore.
  • Totalizzatori: indica il tipo di totalizzatore, il saldo mensile attuale e il saldo mensile precedente.
  • Totali terminali: indica il nome del terminale con il suo valore.
  • Totali note spese: indica il nome codice, la descrizione del codice e il valore. A fine tabella è indicato il totale mensile delle note spese.

 

 

2) Operazioni che si possono eseguire sul cartellino

 

 

NOTE - Inserire più di 6 timbrature giornaliere

Per ciascun giorno si possono inserire un infinito numero di timbrature (vengono considerate tutte in ordine temporale).
Per i giorni con più di 6 timbrature sarà possibile inserirne una aggiuntiva cliccando sull'apposita icona, verrà creata una seconda riga sempre sulla stessa giornata.

1) Cliccare l'icona "+"
nuova_timbratura.png

2) Inserire la nuova timbratura
nuova_timbratura_1.png

3) Risultato finale
nuova_timbratura_2.png

3) Inserisci / Modifica / Elimina una timbratura

Per aggiungere o modificare le timbrature di una giornata, cliccare sulla rispetta casella, digitare l'ora e premere su "Invia"

Per cancellare le timbrature dal cartellino, che siano manuali o ricevute dal terminale, cliccare sulla rispettiva casella e premere il tasto

 

 

Le timbrature eliminate, qualora necessario, possono essere ripristinate cliccando sul rispettivo giorno della colonna di sinistra (ESEMPIO: Giorno 07 Martedi).


timbrature_storico.png


Si aprirà una finestra dove mostra uno storico le timbrature della giornata:

Nella "VISUALE BASE" saranno visibili solo le timbrature inserite nella giornata (senza informazioni).
Sarà possibile aggiungere, modificare o sopprimere le timbrature.
Le timbrature soppresse saranno evidenziate in grigio e possono essere ripristinate utilizzando il pulsante Ripristino 


dettaglio_timbratura.png


Cliccando sul tasto VISUALE AVANZATA viene mostrato uno storico con i dettagli delle timbrature, se sono state effettuate online sarà visibile la posizione in cui è stata registrata.


 

4) Note Cartellino

Cliccando sull'apposita casella della colonna Note è possibile inserire dei promemoria. Dopo aver digitato il testo del messaggio, cliccare su: per salvare. ATTENZIONE! Non visibile nella stampa PDF del cartellino.

 

 

5) Forzatura dei valori di calcolo giornaliero

La forzatura dei valori, consente di manomettere i valori generici calcolati in automatico dal programma (Monteore, Assenza e Straordinario).

Tutte le caselle che sono stati forzate manualmente (colonne orari, ordinarie, assenze, eccedenza, giustificativi) sono contrassegnati dal simbolo "*" a destra.

 

ESEMPIO - Forzatura valori senza alterare le timbrature

Portare il monteore da 07:30 a 08:00 ed eliminare l'assenza, senza modificare le timbrature.

 

 

1) Cliccare sulla casella delle ordinarie , digitare 08:00 e premere "Invia"  .

2) Cliccare sulla casella dell'assenza, digitare "--:--" per eliminare la timbratura e premere "Invia .

 

6) Forzatura dell'orario giornaliero

La forzatura dell'orario, consente di manomettere le ore giornaliere che il lavoratore deve eseguire e tutte le regole per il giusto conteggio della giornata lavorativa associato ad esso. Tutti gli orari che sono stati forzati manualmente sono contrassegnati dal simbolo " * " a destra.

NB: Per popolare l'elenco degli orari utilizzabili bisognerà andare su menu Tabelle >> Orari >> Orari Flessibili


ESEMPIO - Forzatura orario 8h 

Forzare l'orario della giornata 07 Marzo da "8h" a "6h"

1) Cliccare sulla casella dell'orario interessato
forzatura_orario.png

2) Selezionare il nuovo orario giornaliero
forzatura_orario_1.png

3) Risultato finale 
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7) Aggiornamento / quadratura del cartellino - Operazioni Speciali

L'aggiornamento manuale del cartellino diventa indispensabile, nel caso in cui,  la variazione di gruppi orari, festività e informazioni avvenga in un periodo successivo rispetto all'effettivo.


Cliccando  Operazioni Speciali è possibile aggiornare il cartellino del dipendente con le informazioni inserite recentemente.

Verranno nascoste automaticamente le colonne delle timbrature nel cartellino e comparirà lateralmente una sezione, che permette appunto, di agire su uno o più cartellini, aggiornare TUTTO il mese o più giorni sui dipendenti selezionati.


- Ricalcola 

La funzione sul cartellino Ricalcola consente di ricalcolare tutti i giorni selezionati del mese riapplicando le regole aggiornate dei calcoli previsti nell'Orario (in caso di variazioni quali: arrotondamenti, tolleranze etc.) assegnato a ciascun giorno. 


ricalcola.png


Se spuntato il comando Includi Forzature " la quadratura agisce sui conteggi del mese comprese su tutte quelle modifiche apportate manualmente ai calcoli automatici del programma (Ordinario, Assenza, Eccedenza  contrassegnati dal simbolo "*" a destra) altrimenti vengono saltati. 


ricalcola_1.png


Qualora la variazione debba avvenire a partire da una certa data e non su tutto il mese, sarà necessario selezionare nell'apposita colonna le spunte dei giorni che si desidera modificare.


ricalcola_2.png


E' possibile applicare il ricalcolo dei cartellini ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall'apposito elenco, il ricalcolo agisce su tutti i cartellini interessati del mese selezionato.


ricalcola_3.png


Cliccando il comando di ricalcolo sarà aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell'operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.


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ricalcola_5.png


NB: Se la quadratura "Ricalcola" non apporta eventuali modifiche sul cartellino dopo l'operazione significa che è già aggiornato.


ESEMPIO - Ricalcola Mese

Il 1° del mese deve essere eseguita la variazione, il calcolo del cartellino (arrotondato "al minuto") deve essere portato a 00:30.

Me ne ricordo il giorno 08.


ricalcola_esempio1.png


A partire dal giorno 08 la variazione sarà automatica; dal 1° del mese, si potrà utilizzare nelle “Operazioni Speciali“ disponibili in alto a destra del cartellino, il pulsante Ricalcola.


ricalcola_esempio2.png


N.B. Verranno modificati solo i giorni dove sono presenti timbrature!


ricalcola_esempio3.png
- Ricrea Orario

La funzione sul cartellino Ricrea consente di riassegnare a tutti i giorni del mese gli orari stabiliti dal Gruppo Orario di appartenenza del dipendente (aggiornerà la colonna del cartellino "Orario" con le nuove regole e  relativi valori) e crea eventuali cartellini non ancora esistenti  (vedi Tabelle  >> Utenti ).


ricrea.png


Se spuntato il comando "Includi forzature" il ricrea agisce sui giorni del mese comprese tutte quelle modifiche apportate manualmente agli orari della giornata, visibili nell apposita colonna del cartellino "ORARIO"(contrassegnato dal simbolo "*" a destra) altrimenti vengono saltati. 


ricrea_1.png


Qualora la variazione debba avvenire a partire da una certa data e non su tutto il mese, sarà necessario selezionare nell'apposita colonna le spunte dei giorni che si desidera aggiornare.


ricrea_2.png


E' possibile applicare il ricrea orario ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall'apposito elenco, il ricrea agisce su tutti i cartellini interessati del mese selezionato. 


ricrea_3.png


Cliccando il comando di ricalcolo sarà aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell'operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.


ricrea_4.png


ricrea_5.png


NB: Se la quadratura "Ricrea" non apporta eventuali modifiche sul cartellino dopo l'operazione significa che è già aggiornato.


ESEMPIO 2 - Ricrea Orario

Dal 10 del mese deve essere eseguita la variazione di orario da Part-Time (4h) a Full Time (8h).

Me ne ricordo il 20.

A partire dal mese successivo la variazione oraria sarà automatica; dal 10 al 31 eseguire l' operazione selezionando i giorni interessati e premere "ricrea". 


ricrea_esempio1.png

Non posso utilizzare la funziona Ricrea su tutto il mese, in quanto effettuerebbe un aggiornamento a partire dal 1° del mese in corso.


ricrea_esempio2.png

 

- Ricalcola Totalizzatori

La funzione sul cartellino Ricalcola Totalizzatori consente di aggiornare la tabella e i valori dei totalizzatori (visibile sul fondo del cartellino) sul mese selezionato.


ricalcola_totalizzatori_1.png


Spuntando il comando Includi forzature si segnala di ricalcolare i totalizzatori sui giorni del mese compresi quelli dove sono stati forzati manualmente  (Valore totalizzatore contrassegnato dal  simbolo "*" a destra) altrimenti vengono saltati.


ricalcola_totalizzatori_2.png


E' possibile applicare il ricalcolo dei totalizzatori ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall'apposito elenco, il ricalcolo agisce su  tutte le tabelle totalizzatori dei cartellini interessati e del mese selezionato.


ricalcola_totalizzatori_3.png


In questo caso sarà aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell'operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.

NB: Se la quadratura "Ricalcolo Totalizzatore" non apporta eventuali modifiche sul cartellino dopo l'operazione significa che è già aggiornato.

8) Giustifica più giorni

Verranno nascoste automaticamente le colonne delle timbrature nel cartellino e comparirà lateralmente una sezione, che permette appunto, di giustificare più giorni e applicare le modifiche sui giorni e i dipendenti selezionati. 

Cliccare per aprire la sezione apposita.

Qualora l'inserimento del giustificativo debba avvenire a partire da una certa data e non su tutto il mese, sarà necessario selezionare nell'apposita colonna le spunte dei giorni che si desidera aggiornare.


giustifica_piu_giorni.png


Di seguito i passaggi da eseguire:

  • GIUSTIFICATIVO. Scegli dal menu a tendina la tipologia di giustificativo che si desidera inserire .
  • TEMPO. Se viene specificato il tempo verrà applicato un giustificativo con esattamente quel valore a tutti i giorni selezionati, altrimenti se è vuoto verrà applicato il valore più opportuno (prendendo il valore dalla colonna Assenza o Eccedenza in base al tipo del giustificativo che si sta per inserire) per ogni giorno selezionato.
  • GIUSTIFICA MONTEORE. Se spuntato giustificherà il valore del monteore giornaliero.
  • SELEZIONA. Permette di selezionare tutti i giorni in cui sono compresi i giustificativi o i valori di quella categoria, scegliendo la tipologia che desideri: Assenze / Eccedenze / Tutti / Nessuno.
  • COMPRENDI TUTTI I GIORNI. Se spuntato giustifica tutti i giorni anche con quantità monteore a 00:00. (ESEMPIO: utile per la malattia anche nei giorni non lavorativi).

Una volta selezionate le impostazioni da applicare è possibile eseguire 2 tipi di operazioni:

  • Giustifica Applica il giustificativo selezionato precedentemente nei giorni selezionati con il tempo inserito.
  • Elimina Elimina il giustificativo selezionato precedentemente dai giorni selezionati (il valore TEMPO non serve).


E' possibile applicare il giustifica più giorni ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall'apposito elenco, l'inserimento agisce su tutti i cartellini interessati e del mese selezionato. 

Cliccando il comando "Giustifica" verrà mostrato lo stato di avanzamento dell'operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.


ESEMPIO - Inserire giustificativo di Malattia su più giorni

1) Seleziona dalla lista a tendina il giustificativo interessato (figura 1) e giorni interessati (figura 2), premere il tasto "GIUSTIFICA". Essendo un giustificativo assegnato su tutta la giornata il valore TEMPO non serve, verrà applicato automaticamente il valore del Monteore.


FIGURA 1 - Scegli in giustificativo da inserire
giustifica_piu_giorni_2.png


FIGURA 2 - Seleziona i giorni interessati e clicca il comando "Giustifica"
giustifica_piu_giorni_3.png


FIGURA 3 - Elaborazione del cartellino
giustifica_piu_giorni_4.png


FIGURA 4 - Risultato finale
giustifica_piu_giorni_5.png

9) Inserisci / Modifica / Elimina Giustificativi 

Per giustificare l'assenza o riclassificare lo straordinario per ogni singola giornata, è necessario eseguire 2 operazioni in successione:

1) Cliccare sulla casellina Giust 1 | 2 | 3 | 4 | 5 e selezionare dal menu a tendina il giustificativo;

2) Digitare il rispettivo valore (Tempo) e premere su "Invia"  .

 

inserisci_giustificativi.png

 

Cliccando nuovamente sulla casellina compilata e selezionando  , verrà eliminato il giustificativo dal cartellino nella giornata selezionata, ma NON dall' archivio. In quest'ultimo caso, l'operazione dovrà essere eseguita esternamente al cartellino (vedi Tabelle >> Giustificativi).


inserisci_giustificativi_1.png


Tipologie di giustificativi

Nelle colonne apposite i giustificativi possono essere visualizzati in modo diverso a seconda dell'importazione sul cartellino:

  • Se il codice è “corsivo“ - il giustificativo è stato importato in automatico (Esempio: FER 08:00);
  • Se il codice è “normale“ - il giustificativo è stato inserito manualmente (Esempio: FER 08:00);
  • Se prima del codice indica " " - il giustificativo è stato richiesto dal dipendente (Esempio: FER 08:00) (consulta il modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi) ;
  • Se prima del codice indica "  " - il giustificativo di malattia è stato importato in automatico (Esempio: MAL 08:00) (consulta il modulo aggiuntivo Malattie INPS);

NOTA BENE - Visualizzazione e modifiche del cartellino con Ruoli Avanzati

L'amministratore è il ruolo più alto in carica sul programma CartellinoWeb2 e ha il controllo TOTALE di tutto ciò che possa essere inserito e modificato all'interno dei cartellini presenze.

TUTTAVIA, per tutte le aziende che hanno la necessità di far vedere/gestire delle specifiche informazioni dei cartellini a determinati responsabili // manager, è possibile configurare e autorizzare determinati permessi con  Ruoli Avanzati.

ATTENZIONE: Prestare molta attenzione in fase di inserimento del personale alla definizione dei ruoli, sbagliare la selezione o l'inserimento delle impostazioni può permettere agli utenti di visualizzare dati e/o eseguire operazioni non autorizzate.

4.2 - Ricerca Anomalie

Questa sezione è di supporto al cartellino presenze, permette di gestire più velocemente i cartellini ricercando secondo i criteri disponibili. Il programma trova i cartellini e mostrerà  in una tabella l'esito della ricerca interessata e il numero approssimativo di giorni trovati al loro interno.
E' possibile filtrare i cartellini attraverso queste ricerche:

  • Mancate timbrature;
  • Timbrature soppresse;
  • Timbratura con coordinate negate;
  • Timbrature manuali;
  • Timbrature con causale;
  • Timbrature segnalate;
  • Assenze ingiustificate;
  • Eccedenze ingiustificate;
  • Orari forzati;
  • Totali forzati (ordinarie, assenze, eccedenze);
  • Note;
  • Messaggi (non letti);
  • Giustificativi (selezionando nel menu a tendina il giustificativo interessato).

 

ricerca_anomalie.png


Clicca su "Visualizza Cartellino" degli utenti filtrati, si aprirà il loro cartellino: i giorni che soddisfano i criteri di ricerca saranno evidenziati. Alla modifica dell'anomalia il giorno ricercato nel cartellino tornerà  normale e non sarà  evidenziato.

 

ricerca_anomalie_cartellino.png

4.3 - Presenti-Assenti

Presenti-Assenti permette di visualizzare cognome e nome di tutti gli utenti presenti in archivio, le rispettive timbrature e lo stato di presenza/assenza in un determinato momento della giornata.

Il criterio di assegnazione sarà  il seguente: in presenza di una timbratura di ENTRATA l'utente è Presente; con conseguente timbratura di USCITA l' utente è Assente, Esenti (dipendenti che hanno l'orario con timbratura NON obbligatoria) e Tutti.

In alto a sinistra si seleziona il giorno mentre spostandosi sulla barra degli orari si setta l'orario desiderato.

Se spuntato COLONNA ORARIO nelle ultime colonne è possibile modificare l'orario giornaliero e visualizzare i giustificativi fatti nella giornata.

E' possibile stampare un foglio .xls dei presenti/assenti giornalieri (   ) oppure con la modalità  PDF (   ).

TERMINALI. Se spuntato visualizza l'ordinamento degli utenti per reparto, oppure per terminale. Nell'ultimo caso si vedrà  lo stato degli utenti in base al terminale sul quale hanno effettuato al timbratura.

 

 

4.4 - Planning

La schermata Planning permette di amministrare e verificare presenze, assenze, eccedenze e malattie di ogni dipendente.

La schermata, visibile in formato tabellare, evidenzia  il riepilogo mensile di ferie, permessi e giustificativi che possono essere richiesti dal dipendente.
Si assegna il colore per evidenziare il giustificativo (vedi Tabelle >> Giustificativi  nella sezione  Giustificativo "Colore").

 

 

Il filtro seleziona ed intercetta solo coloro che hanno timbrato con determinati giustificativi.

 

 

Possibilità  di filtrare i giustificativi per:

  • Reparti, azienda, gruppi orari, ordine alfabetico.
  • Tipologia di giustificativo: assenze, eccedenze, presenze o tutti gli utenti (di default visualizza solo i dipendenti che hanno giustificativi, selezionando verranno visualizzati in elenco anche quelli senza).
  • Giustificativo specifico, registrati in elenco.

La tabella indica il numero dei giustificativi totali per giorno di ogni reparto, ideale per comprendere quanti ne sono stati effettuati.

Possibilità  di autorizzare o negare le richieste di giustificativo direttamente dal pannello.

 

 

4.5 - Pianificazione Orario

Si può pianificare e organizzare la settimana lavorativa per ogni dipendente.
I turni di lavoro sono indicati con il colore scelto, in modo che la lettura sia immediata e intuitiva.
In alto a destra è presente il comando “visualizza riepilogo giornaliero“, mentre in alto a sinistra si seleziona il giorno in modo da tenere monitorati tutti i turni dei dipendenti.

 

 

4.6 - Report

4.6.1 - Report Periodici

Permette di stampare le informazioni inerenti ai giustificativi degli utenti (Assenze/ Straodinari / Ordinari).
In alto va selezionato una data iniziale e una finale (dal / al), nella colonna di sinistra si selezionano gli utenti desiderati mentre sulla destra si personalizza la stampa.
Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.
Report periodici sono stampabili  in PDF ed in Excel.

 

 

4.6.2 - Report Terminali

ATTENZIONE!

Cantieri è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di stampare le informazioni inerenti alle timbrature dei terminali degli utenti.
In alto va selezionato una data iniziale e una finale ( dal / al ) oppure verrà  preso in considerazione il mese se i valori restano vuoti, nella colonna di sinistra si selezionano gli utenti desiderati mentre sulla destra si personalizza la stampa.

Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.
Report terminali sono stampabili solo in Excel.

Per popolare la lista di destra dei terminali consulta Tabelle >> Anagrafica >> Terminali.

 

 

4.6.3 - Report Reparti

Permette di stampare quante ore sono state lavorate per reparto e quanti utenti sono presenti per ogni giorno.

In alto va selezionato una data iniziale e una finale (dal / al), nella colonna di sinistra si selezionano i reparti desiderati mentre sulla destra si personalizza la stampa.

 

 

L'espotazione inoltre visualizza il totale di tutte le ore elaborate nel periodo e delle persone presenti.
Report Reparti è esportabile in Excel.


 

4.7 - Stampe

Permette di stampare le principali informazioni aziendali, come i cartellini, fogli presenze ed eventuali note. In alto va selezionato il mese, a sinistra si selezionano gli utenti desiderati mentre sulla destra si personalizza la stampa.
Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.
In caso di stampa PDF apre una nuova pagina altrimenti viene scaricato il file Excel.

 

 


 

Modulo Invio Buste Paga

Il programma utilizza il modulo INVIO BUSTE PAGA per poter inviare ad ogni dipendente la propria busta paga in formato PDF. L'operatore che gestisce il personale, dovrà  avere le buste paga di ogni utente per poterle caricare nel sistema. 

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo richiesta giustificativi nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu

2) Requisiti invio busta paga

1) Il file di ogni busta paga deve essere in formato PDF e deve avere come nome del file il Codice Fiscale del dipendente 

(Esempio: Antonina Enrietta = NTNNTT94T47G273I.PDF)

2) Nel programma l'anagrafica di ogni dipendente deve riportare il corrispondente Codice Fiscale e l'email (consulta Tabelle >>  Utenti) .

IMPORTANTE!
  • Se il nome del file PDF non trova corrispondenza con un codice fiscale in anagrafica dipendenti, non sarà  inviato via email.
  • Se un dipendente non ha codice fiscale o non c'è corrispondenza con il codice fiscale nel file PDF, non sarà  inviato via email.

N.B. Il Programma visualizza un report, dopo ogni invio, contenente l'esito dell'operazione.

3) Come funziona?

Dal Presenze >> Stampe >> Esporta paghe, utilizzare seguenti pulsanti:

 

 

Seleziona file PDF   - La maschera permette la scelta dei file PDF precedentemente salvati in una cartella del proprio PC.

 

 

Inviare le mail con i PDF allegati - La maschera permette l'invio degli allegati selezionati. 

Tutti i destinatari riceveranno l'email ad eccezione di chi abbia in anagrafica un codice fiscale errato oppure chi NON abbia corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF. Il programma visualizza un report di invio con eventuali errori segnalati in rosso. In tal caso correggere il problema e ripetere la procedura per i soli utenti necessari ed evitare un doppio invio di email a chi l'aveva già  ricevuta.

 

 

Il mittente dell'email risulterà  essere l'utente amministratore del programma.

 


 

Modulo Paghe

ATTENZIONE!

Export Paghe è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.


Il modulo export Paghe permette l’interfacciamento diretto di qualsiasi programma paghe alla piattaforma.

Tramite la tabella di corrispondenza (andando su Tabelle >> Codici Paghe) si collegano i giustificativi del programma ai giustificativi del consulente.

Ogni nuovo giustificativo può essere collegato e trasferito.

NB: E' possibile gestire quali voci passare alle paghe e quali tenere internamente.

E’ possibile decidere quali persone, gruppi, reparti esportare scegliendo tramite i filtri ricerca.

Se cambia il programma paghe, o il consulente, basta scegliere un nuovo tracciato e reimpostare la tabella di corrispondenza.

Per esportare i file da inviare al consulente clicca il comando

 

 

NOTA BENE - Ottieni i codici identificativi paghe

Prima di configurare ed esportare il file paghe, dovrai chiedere al tuo consulente paghe alcuni codici identificativi, fondamentali per "collegare" i dati in Cartellinoweb2 ai dati nel contesto del software paghe.

Codice azienda: anche chiamato codice ditta, è il codice che identifica in modo univoco la tua società all'interno del software paghe (andare in Tabelle >> Anagrafica >> Azienda)

Codici dipendenti: anche chiamati matricole o codici contratto, sono i codici definiti e utilizzati dal software paghe per identificare in modo univoco ogni dipendente; ti servirà un codice per ogni utente che utilizza CartellinoWeb2 di cui vorrai esportare i dati di Presenza (andare in Tabelle >> Utenti sezione Dati Contrattuali).

Codici paghe/ giustificativo: sono i codici che identificano ogni giustificativo necessario per l'elaborazione delle buste paga; ti consigliamo di definire insieme al tuo consulente del lavoro l'elenco dei giustificativi necessari, e di farti indicare il codice identificativo in ambito Paghe per ogni giustificativo identificato ( andare in Tabelle >> Codici paghe).

4.8 - Operazioni Speciali

Sono operazioni che agiscono su uno o più cartellini, in particolare:

  • Se richiamate dal pulsante Ricalcola nella sezione Cartellino agiscono solo sul medesimo cartellino del mese selezionato (vedi Presenze >> Cartellino >> Operazioni Speciali) .
  • Se richiamate Presenze >> Operazioni Speciali agiscono su tutti i cartellini del mese selezionato (compare un messaggio di ulteriore conferma); in questo caso sarà  aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell'operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.

 

 

Ricalcola mese

Ricalcola tutti i giorni del mese riapplicando i criteri previsti nell'orario giornaliero assegnato a ciascun giorno. Spuntando la checkbox si segnala di ricalcolare tutti i giorni del mese compresi quelli dove sono stati forzati dei totali (ordinario, assenza, eccedenza) altrimenti vengono saltati.

 

Ricalcola programma orario

Riassegna a tutti i giorni del mese gli orari stabiliti dal gruppo orario di appartenenza del dipendente e crea eventuali cartellini non ancora esistenti (solo se richiamata dalla sezione Stampe). Spuntando la checkbox si segnala di ricalcolare il programma orario di tutti i giorni del mese compresi quelli dove è stato forzato l'orario altrimenti vengono saltati.

 

Ricalcola Totalizzatori

Ricalcola i totalizzatori su tutti gli utenti sul mese selezionato. Spuntando la checkbox si segnala di ricalcolare i totalizzatori di tutti i giorni del mese compresi quelli dove è stati forzati altrimenti vengono saltati.

Eliminazione cartellini storici

Elimina tutti i cartellini, tutte le timbrature e tutte le giustificazioni di tutti i dipendenti per tutti i mesi storici. Inoltre, se abilitate, elimina tutte le richieste giustificativi e note spese.

5 - Richieste

5.1 - Richiesta Giustificativi

ATTENZIONE!

Richiesta Giustificativi è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L'utente ha la possibilità  di “Richiedere Giustificativi“ (ESEMPIO: Ferie) per poi essere autorizzati dal suo superiore e/o Responsabile.

Il giustificativo autorizzato verrà inserito automaticamente nel cartellino dell'utente. 

L'attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email. 

Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell'anagrafica degli utenti e dei responsabili.

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu.

2) Creare un giustificativo richiedibile

L'amministratore crea il giustificativo che sarà utilizzato dall'utente, nella barra di navigazione andare su Tabelle >> Giustificativi (per saperne di piu' consulta "come creare un nuovo tipo di giustificativo"). 

NB: Attiva il parametro "RICHIEDIBILE" per rendere visibile il giustificativo nell'elenco di scelta del dipendente.

 

 

3) Come attivare il dipendente alla richiesta giustificativi

Per abilitare l'utente al modulo RICHIESTA GIUSTIFICATIVI, andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l'Email nel campo indicato per far ricevere l'avviso con l'esito della richiesta. 

 


3) Andare su Tabelle >> Utenti nella sezione Funzioni Utente : abilita la spunta al modulo "Richiesta Giustificativi" per attivarlo sull'accesso online del dipendente.


 

4) Gestione delle richieste - cosa vede l'amministratore?

Il pannello amministrativo delle Richieste Giustificativi permette di visualizzare i giustificativi richiesti in sospeso e già processati.

Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l'autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.

Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un'email dall'amministratore che ha gestito la richiesta.

La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente <<  Caporeparto (gestisce sottoposti)  << Capoarea (gestisce capireparto)  << Amministratore (gestisce tutti) (per saperne di più consulta Ruoli).

Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.

 

 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.

Possibilità di stampare i giustificativi per PDF oppure Excel.

5) Gestione delle richieste - cosa vede il dipendente?

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all'avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

1) Utilizzare il menu “Giustificativo“ e creare una nuova richiesta con il pulsante

 

 

2) L'utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari.

GIORNATA INTERA. Da attivare se il giustificativo contempla tutta la giornata lavorativa.

TEMPO. Da indicare in ore per una durata “parziale“ (ESEMPIO: solo il mattino) , specificando la voce opzionale DALLE/ALLE al fine di indicare all'ufficio personale in quale momento della giornata avviene l'evento. Sarebbe opportuno indicare che il tempo “dalle“¦ alle“¦“ sia quanto più simile alla “durata“, anche se non è parametro vincolante poiché è una informazione di tipo descrittivo.

NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.


 

Nella casella “DATA“ indicare DAL“¦ AL “¦ con i giorni inerenti la richiesta: se la durata è un giorno singolo, “inizio“ e “fine“ coincideranno. Selezionare con un primo click sul giorno di “inizio“ e con un secondo click sul giorno di “fine“.

NOTA BENE! - Limite massimo di tempo per la richiesta di giustificativi

Se desideri che il dipendente possa inserire una richiesta di giustificativo con data massima di giorni indietro o avanti rispetto ad oggi vai in Tabelle >> Parametri nella sezione Giustificativi, imposta il limite massimo di tempo desiderato per la richiesta di giustificativi.

 

 

L'esito dell'operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all'utente sia all' “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni.

Attivare l'eventuale flag email giustificativi nelle singole anagrafiche per decidere chi debba ricevere le email di notifica.

Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.

 

 

6) Esito richiesta e tracciabilità 

L'utente riceverà una eventuale email dall'amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l'accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni. 

Tutta l'attività  di richiesta giustificativi è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).

 

 

Cancellazione Giustificativo: L'utente può cancellare un giustificativo già  richiesto e già  approvato purchè sia abilitato dall'amministratore e purchè la data di cancellazione sia precedente alla data del giustificativo. L'utente non può cancellare un giustificativo precedente al giorno in corso.

 

 

7) Risultato nel cartellino

Il giustificativo autorizzato dall'amministratore verrà compilato automaticamente sul giorno interessato del cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.

 

 

Il giustificativo verrà visualizzato  nel seguente modo: FER 08:00


5.2 - Richiesta Note Spese

ATTENZIONE!

Richiesta Note spese è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci

L'utente ha la possibilità  di “Richiedere delle Note Spese“ (ESEMPIO: Costo Trasferta) per poi essere autorizzati dal suo superiore e/o Responsabile.

La nota spesa autorizzata verrà inserita automaticamente nel cartellino dell'Utente.

L'attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email.

Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell'anagrafica degli utenti e dei responsabili.

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo Richiesta Note Spese nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu.

2) Come attivare il dipendente alla richiesta note spese

L'amministratore crea la nota spesa che sarà utilizzato dall'utente, nella barra di navigazione andare su Tabelle >> Note Spese (consultare come creare una nuova nota spese).

Per abilitare l'utente al modulo RICHIESTA NOTE SPESE, andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l'Email nel campo indicato per far ricevere l'avviso con l'esito della richiesta. 



3) Andare su Tabelle >> Utenti nella sezione Funzioni Utente : abilita la spunta al modulo "Richiesta Note Spese" per attivarlo sull'accesso online del dipendente.


 

3) Gestione delle richieste - cosa vede l'amministratore?

Il pannello amministrativo delle Richieste Note Spese permette di visualizzare le note spese richieste in sospeso e già processate.

Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l'autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.

Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un'email dall'amministratore che ha gestito la richiesta.

La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente <<  Caporeparto (gestisce sottoposti)  << Capoarea (gestisce capireparto)  << Amministratore (gestisce tutti) (per saperne di più consulta Ruoli).

Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.

 

 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta.



Per una gestione completa delle note spese l'amministratore può consultare note, dettagli informativi e foto degli scontrini inoltrati nella richiesta.



Possibilità di stampare le Note Spese per PDF oppure Excel.

4) Gestione delle richieste - cosa vede il dipendente?

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all'avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

1) Utilizzare il menu “Note Spese“ e creare una nuova richiesta con il pulsante

 


2) L'utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari.

DATA. Indicare la data della richiesta.

DESCRIZIONE. Inserire una nota spesa presente nell'elenco a tendina ( per popolare la lista andare su Tabelle >> Note Spese).

LUOGO PARTENZA / LUOGO ARRIVO. Se richiesto indicare un luogo di partenza e una destinazione (ESEMPIO: utile per trasferte o viaggi autisti).

ORA PARTENZA / ORA ARRIVO. Se richiesto indicare in quale momento della giornata avviene l'evento (ESEMPIO: utile per trasferte o viaggi autisti).

CHILOMETRI. Se richiesto indicare il Kilometraggio (ESEMPIO: utile per trasferte o viaggi autisti).

MOTIVAZIONE. Inserire la motivazione della richiesta.

IMPORTO, QUANTITA', VALORE (Unitario). Permette di inserire l'importo della richiesta.

TIPO DI PAGAMENTO. Inserire un metodo di pagamento presente nell'elenco a tendina ( per popolare la lista andare su Tabelle >> Note Spese >> Tipi di pagamento).

NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

CARICA FOTO: Possibilità di caricare una fotografia dello scontrino.


NOTA BENE! - Limite massimo di tempo per la richiesta di giustificativi

Se desideri impostare dei campi specifici da compilare nella richiesta note spese puoi renderli obbligariori, facoltativi oppure  nasconderli: vai in Tabelle >> Parametri nella sezione Note Spese imposta come visualizzarli (i campi interessati sono: luogo arrivo, ora partenza, ora arrivo, motivazione e chilometri).


L'esito dell'operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all'utente sia all' “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. 

Attivare l'eventuale flag email Note Spese nelle singole anagrafiche per decidere chi debba ricevere le email di notifica.

Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.



5) Esito richiesta e tracciabilità 

L'utente riceverà una eventuale email dall'amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l'accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni. 

Tutta l'attività di richiesta note spese è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).



Cancellazione Nota Spesa: L'utente può cancellare una nota spesa già richiesta e già approvata purchè sia abilitata dall'amministratore e purchè la data di cancellazione sia precedente alla data della nota spesa. 

L'utente non può cancellare una nota spesa precedente al giorno in corso.

6) Risultato nel cartellino

La nota spesa autorizzata dall'amministratore verrà compilata automaticamente nell'apposita tabella dei Totali Note Spese, sul cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.



5.3 - Richiesta Timbrature

ATTENZIONE!

Richiesta Timbrature è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L'utente ha la possibilità di "Richiedere una timbratura mancante" in caso di dimenticanze o anomalie (ESEMPIO: Timbratura dimenticata) per poi essere autorizzata dal suo superiore e/o Responsabile.

La timbratura autorizzata verrà inserita automaticamente nel cartellino dell'utente. 

L'attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email. 

Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell'anagrafica degli utenti e dei responsabili.

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo Richiesta Timbrature nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu.

2) Come attivare il dipendente alla richiesta timbrature

Per abilitare l'utente al modulo RICHIESTA TIMBRATURE, andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l'Email nel campo indicato per far ricevere l'avviso con l'esito della richiesta. 



3) Andare su Tabelle >> Utenti nella sezione Funzioni Utente : attiva la spunta al modulo "Richiesta Timbrature" per il dipendente.


 

3) Gestione delle richieste - cosa vede l'amministratore?

Il pannello amministrativo delle Richieste Timbrature permette di visualizzare le timbrature richieste in sospeso e già processate.

Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l'autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.

Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un'email dall'amministratore che ha gestito la richiesta.

La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente <<  Caporeparto (gestisce sottoposti)  << Capoarea (gestisce capireparto)  << Amministratore (gestisce tutti) (per saperne di più consulta Ruoli).

Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.

 



Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta.

4) Gestione delle richieste - cosa vede il dipendente?

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all'avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

1) Utilizzare il menu “Richiesta Timbrature“ e creare una nuova richiesta con il pulsante Nuova Richiesta



2) L'utente compila la richiesta di timbratura indicando i dati necessari e invia la richiesta.

DATA. Inserire la data della richiesta timbratura.

ORA. Inserire l'ora della timbratura.

NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

L'esito dell'operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all'utente sia all' “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni.




5) Esito richiesta e tracciabilità 

L'utente riceverà  una eventuale email dall'amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l'accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni. Tutta l'attività di richiesta timbrature è sempre tracciata sul portale. Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “esito“).


Cancellazione Timbratura:  L'utente può cancellare una timbratura già  richiesta e già approvato purchè sia abilitato dall'amministratore e purchè la data di cancellazione sia precedente alla data della timbratura. L'utente non può cancellare una timbratura precedente al giorno in corso.

6) Risultato nel cartellino

La timbratura autorizzata dall'amministratore verrà compilata automaticamente sul giorno interessato del cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.

La timbratura inserita verrà  evidenziata con il colore associato al terminale ( colore predefinito GIALLO , per evidenziare le timbrature in modo differente andare su Tabelle >> Anagrafica >>  Terminali).


 

6 - Scadenze


6.1 - Scadenziario

ATTENZIONE!

Scadenze è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L'amministratore ha la possibilità  di inserire nello scadenziario un evento ed associarlo all'utente. 
Una scadenza può essere inserita per più utenti contemporaneamente tramite l'apposita casella di selezione.

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo Scadenze nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu. 

2) Attivare il dipendente al modulo scadenze

Per abilitare l'utente al modulo SCADENZE, andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l'Email nel campo indicato per far ricevere l'avviso con l'esito della richiesta. 


 

3) Gestione delle scadenze - cosa vede l'amministratore?

Il pannello Scadenziario permette di visualizzare tutte le scadenze imminenti e processate.

 

 

Utilizzare il pulsante VERDE per visionare la scadenza oppure il pulsante ROSSO per eliminarla. 

NB: Se la scadenza è di tipo annuale o mensile  sarà  possibile "visionarla" oppure "visionarla e ricrearla" per la prossima data (ovvero per il prossimo anno oppure mese).

Se a fianco della data comparira' uno di questi due simboli significa che: è scaduta ( ), mancano pochi giorni alla scadenza ( ) (per inserire queste informazioni consulta Scadenza).

 

4) Come creare un nuova scadenza e associarla al dipendente

  • Per aggiungere una nuova scadenza e associarla al dipendente clicca il tasto

 

 

Imposta i seguenti campi:

  • UTENTI. Seleziona dall'elenco l'utente/i da associare alla scadenza.
    NB: Lasciare la lista deselezionata per inserire una scadenza generale relativa all'azienda.
  • SCADENZA. Scegli la scadenza che verrà  associata al dipendente/i, per popolare l'elenco consulta Scadenza.
  • DATA. Inserisci la data della scadenza.
  • NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

Clicca su "Inserisci".

5) Esito richiesta e tracciabilità 

Il sistema da la possibilità di stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati, la presenza di scadenze imminenti viene segnalata in automatico tramite una email informativa. 

Tutta l'attività del modulo Scadenze è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “Ciclo“).

 

 

 Cliccando sulla spunta "Visualizza Visionate" sarà possibile visualizzare tutte le scadenze già processate.

 

 

6) Scadenziario (su singolo dipendente)

Entrando nell'anagrafica del dipendente (Tabelle >> Utenti) è possibile visualizzare la lista delle scadenze del singolo dipendente. Cliccando sull' icona    si potrà passare direttamente alla schermata principale del modulo.

 

 

6.2 - Scadenze

Permette di creare delle scadenze personalizzate e assegnare delle regole di utilizzo.

 

 

Creare una nuova scadenza

  • Per creare una nuova tipologia di scadenza, vai in Scadenze.
  • Clicca il tasto 

 

 

Imposta i seguenti campi:

  • DESCRIZIONE. Inserisci un nome a tua scelta (ESEMPIO: Rinnovo Patente C).
  • CICLO. Seleziona il ciclo di avviso per l'utente e l'amministratore, si può scegliere se rinnovarla in automatico annualmente, mensilmente, o giornaliera. 
  • AVVISA UTENTE. Inserisci quanti giorni di anticipo si desidera avvisare l'utente della scadenza.
  • RICORDA OGNI (per utente). Avvisa l'utente ogni tot. giorni entro il tempo di avviso dell'utente e l'avvenuta scadenza.
  • AVVISO AMMINISTRATORE. Inserisci quanti giorni di anticipo si desidera avvisare l'amministratore della scadenza.
  • RICORDA OGNI (per amministratore). Avvisa l'amministratore ogni tot. giorni entro il tempo di avviso dell'amministratore e l'avvenuta scadenza.

Clicca su "Salva".

La nuova scadenza inserita sarà disponibile nella lista degli eventi inseribili (consulta Scadenziario).

NB: la presenza di scadenze imminenti viene segnalata in automatico tramite una email informativa.

 

 

7 - Attività 

7.1 - Guida: Modulo attività

ATTENZIONE!

Attività è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Modulo Attività permette all’operatore di specificare cosa sta facendo durante la sua giornata lavorativa e monitora le attività dell'’azienda, permettendo la raccolta dei tempi inerenti alla produzione e alla gestione delle commesse. 

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo delle scadenze nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu.

2) Come attivare il dipendente al modulo Attività

Per abilitare l'utente al modulo ATTIVITA', andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

 


 


2) Andare su Tabelle >> Utenti nella sezione Funzioni Utente : abilita la spunta al modulo "Abilita Attività" per attivarlo sull'accesso online del dipendente.

 

 

3) Abilitare il dipendente alla timbratura online, la geolocalizzazione puo' essere di tipo OBBLIGATORIA o FACOLTATIVA e può essere configurata per ogni singolo utente nella propria scheda anagrafica (consulta Tabelle >> Utenti sezione Timbratura Online).

 


Tutti i dipendenti abilitati al modulo verranno visualizzati nell'apposita lista in Attivita' >> Configurazioni >> Utenti


NOTA BENE - Passaggi per creazione attività

Il Modulo Attività si articola con una suddivisione a 4 livelli, per una corretta configurazione eseguire le seguenti passaggi: 

Fase (Lavorazione / Attività) >> Gruppo  Fase (Prodotto / Insieme Attività) >> Commessa (Ordine / Cliente) >> Gruppo Commessa (Ordini / Clienti assegnati al dipendente).

In pratica, ogni commessa (ordine cliente) è composta da più prodotti i quali a loro volta sono composti da più lavorazioni (fasi di lavorazione).

7.2 - Cartellino

Il Cartellino Attività permette di visualizzare mensilmente tutte le attività / lavorazioni svolte dal dipendente.

Contiene: le attività svolte, le varie commesse/fasi, il tempo di durata.

E' possibile effettuare filtri per settimana e rapportare il cartellino con quello di presenza, in modo da capire quanto tempo è andato perso.

In fondo al cartellino è possibile consultare il totale per ogni commessa svolta nel mese.


cartellino_attivita.png


Informazioni utili

Le icone indicate evidenziano con quale modalità è stata inserita l'attività nel cartellino:

  • Attività inserita manualmente dal dipendente (consulta QUI come impostare)
  • Attività del rapportino salvata (consulta QUI come impostare)
  • Attività del rapportino in bozza (consulta QUI come impostare)
  • Attività inserita dall'amministratore


Attività inserita dall'amministratore

Possono essere aggiunte o modificate le attività di una giornata, qualora necessario, cliccando sul rispettivo giorno della colonna di sinistra (ESEMPIO: 14 Martedi); si aprirà  una finestra dove mostra i dettagli delle attività inserite, le attività soppresse saranno evidenziate in grigio e possono essere ripristinate utilizzando il pulsante Ripristino. 


storico_attivita_giorno.png


Inoltre, l'amministratore ha la possibilità di inserire manualmente una commessa / fase al posto del dipendente: modificare più volte, confermare solo alla fine quando tutto è stato verificato.

7.3 - Transiti

Permette di visualizzare in tempo reale tutte le attività effettuate dai dipendenti. 

E’ possibile filtrare per utente, commessa, fase / note, specifica, data/ora, fasi aperte (in corso), anche incrociando i dati. 

Si può cercare, ad esempio:

  • Tipologia di attività inserita ( da rapportino, manuale, da amministratore etc.)
  • Nome utente
  • Commessa
  • Fase // Note (anche indipendentemente dalla commessa)
  • Data // Ora (anche ore di lavoro per periodo da una certa data DAL - AL)
  • Ricercare le attività filtrate per : tutti, chiuse o solo in corso
  • Tutte le fasi (indipendentemente dalla commessa) effettuate da un certo utente


transiti.png


Comandi Utili:
  •  Esportazione elenco delle attività in formato .xls
  •  Esportazione elenco delle attività in formato .cvs
  • Cancella tutti i filtri di ricerca
  • Se sputanto, il record non verrà esportato o usato per eventuali conteggi delle attività (consulta anche nel menu Attività >> Stampe).
  • Permette di visualizzare il cartellino attività del dipendente (consulta il menu Attività >> Cartellino).


Informazioni visive

Possono comparire inoltre alcuni simboli che agevolano la lettura dei dati: ad esempio le icone   indicano che l’operatore è stato sotto il tempo minimo di esecuzione oppure ha sforato il tempo massimo di esecuzione dell’operazione
(informazione impostabile nel menu Attività >> Configurazioni >>
Fasi).



7.4 - Stampe

Permette di incrociare tutte le informazioni interessate per ottenere la stampa e le statistiche desiderate.

In alto va selezionato il periodo del mese che si vuole esportare ( Data DAL /AL).  

Si possono selezionare uno o piu dipendenti, uno o piu reparti, una o piu commesse e scegliere il tipo di esportazione desiderata (se pdf o xls).


stampe.png


Stampa per Utente (Commessa // Fase)
stampe_utente_commessa_fase.png


Stampa per Utente (Cronologico)
stampe_utente_cronologico.png


Stampa per Commessa (Utente // Fase)
stampe_commessa_utente_fase.png


Stampa per Commessa (Cronologico)
stampe_commessa_cronologico.png


NOTA BENE - Nascondere record attività

Se si desidera nascondere dei calcoli // Attività durante l'esportazione di stampa è possibile selezionare dal menu Attività >> Transiti tutti i record che NON si vorrà stampare. Attivare la spunta della riga interessata per non esportare il record.

 


stampe_record_nascosti.png

7.5 - Configurazioni

7.5.1 - Utenti

In questa schermata verranno visualizzati tutti i dipendenti abilitati al modulo Attività

E' possibile associare ad ognuno il tipo di commessa o fase che potrà utilizzare.

Cliccare su "  " per configurare le impostazioni delle attività

 

 

1) Configurazioni

Permette di impostare quali commesse e fasi potrà utilizzare il dipendente.


 

Imposta i seguenti campi:

Configurazione "Commessa"
  • TIMBRATURA. Permette di scegliere la tipologia di timbratura per la commessa e come verrà mostrata all'utente (accesso online lato dipendente):
    - Lista a tendina
    - QRCode
    - Lista a tendina + QRCode

 

 

  • GRUPPO COMMESSA.  L'utente potrà scegliere solo le Commesse alla quale è associato (per popolare la lista consulta Attività >> Configurazioni  >> Gruppi Commesse).
    - Se l'utente è impostato su "Utilizza tutte" potrà utilizzare tutte le Commesse presenti.
    - Se l'utente è impostato su “Solo selezionati” compare la lista di tutti i gruppi commesse creati e si personalizza la configurazione, potrà utilizzare solo le Commesse appartenenti ai gruppi selezionati.

 

 

NOTA BENE - Gruppi commesse: associa selezionati // tutti

1) Utente associato SOLO ai Gruppi Commessa SELEZIONATI

Nel caso in cui:

  • vengono aggiunti in futuro dei nuovi gruppi commesse
  • l’utente è abilitato ad utilizzare SOLO i selezionati
  • l'utente deve essere associato ad un nuovo GRUPPO COMMESSE

Bisognerà: controllare la lista e aggiungere ai selezionati il nuovo GRUPPO COMMESSA creato.

 

 

 

2) Utente associato a TUTTI i Gruppi Commessa

Nel caso in cui l'utente è associato a tutti i gruppi Commessa esistenti, saranno già compresi automaticamente anche i nuovi creati.

Gestione Fase
  • TIMBRATURA. Permette di scegliere la tipologia di timbratura per la fase e come verrà mostrata all'utente (accesso online lato dipendente):
    - Lista a tendina
    - QRCode
    - Lista a tendina + QRCode

 

 

  • GRUPPO FASE.  L'utente potrà scegliere solo le Fasi alla quale è associato (per popolare la lista consulta Attività >> Configurazioni  >> Gruppi Commesse).
    - Se l'utente è impostato su "Utilizza tutte" potrà utilizzare tutte le Fasi presenti.
    - Se l'utente è impostato su “Solo selezionati” compare la lista di tutti i gruppi fase creati e si personalizza la configurazione, potrà utilizzare solo le Fasi appartenenti ai gruppi selezionati.

 

 

NOTA BENE - Gruppi commesse: associa selezionati // tutti

1) Utente associato SOLO ai Gruppi Commessa SELEZIONATI

Nel caso in cui:

  • vengono aggiunti in futuro dei nuovi gruppi fasi
  • l’utente è abilitato ad utilizzare SOLO i selezionati
  • l'utente deve essere associato ad un nuovo GRUPPO FASI

Bisognerà: controllare la lista e aggiungere ai selezionati il nuovo GRUPPO FASE creato.

 

 

 

2) Utente associato a TUTTI i Gruppi Fase

Nel caso in cui l'utente è associato a tutti i gruppi Fase esistenti, saranno già compresi automaticamente anche i nuovi creati.

2) Rapportini

Se attivo "UTILIZZA RAPPORTINI" il dipendente potrà creare (dal suo accesso online)  un Rapportino di Lavoro partendo da un intervento pianificato (se vincolato a commesse/fasi) oppure partendo da zero, inserendo i dati: orari di Inizio/Fine , su quale cliente / commessa / fase, totale del lavoro eseguito, eventuali note aggiuntive sulla lavorazione.

 

 

  • VISUALIZZARE.
    n. Giorni PRIMA: Permette al dipendente di consultare i rapportini nel calendario secondo il valore impostato all'interno del campo (Esempio: "3" = Visualizza i rapportini dei 3 giorni precedenti a quello corrente).
    n. Giorni DOPO: Permette al dipendente di consultare i rapportini nel calendario secondo il valore impostato all'interno del campo (Esempio: "3" = Visualizza i rapportini dei 3 giorni successivi a quello corrente).
  • INSERIRE / MODIFICARE.
    n. Giorni PRIMA: Permette al dipendente di inserire e/o modificare un rapportino in bozza nel calendario secondo il valore impostato all'interno del campo (Esempio: "3" = Inserisci/modificare i rapportini nei 3 giorni precedenti a quello corrente).
    n. Giorni DOPO: Permette al dipendente di inserire e/o modificare un rapportino in bozza nel calendario secondo il valore impostato all'interno del campo (Esempio: "3" = Inserisci/modificare i rapportini nei 3 giorni successivi a quello corrente).
  • ARROTONDAMENTO. Arrotonda l'orario di inizio o di fine attività. Puo' essere impostato a ore e minuti (HH:MM).
Il dipendente avrà la possibilità di vedere gli Interventi su Calendario, in modo da gestire e organizzare i lavori in base al tempo e a dove verranno svolti.

ESEMPIO - Rapportino: Cosa vede il dipendente?

Il dipendente può accedere al programma su qualsiasi dispositivo collegato ad internet (cellulare, tablet, computer, ecc).

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari)

Inserire le credenziali fornite dall'amministratore.

  • Digitare l'indirizzo di riferimento: (Esempio: app.cw2.it)
  • USERNAME. inserire il nome utente.
  • PASSWORD. inserire la password.
  • AZIENDA. inserire l' azienda.

Andare su Attività >> Rapportini. Una volta entrato, compare una schermata con il calendario del mese corrente dove potrà selezionare il giorno sulla quale inserire le attività svolte, specificando commessa e dettaglio (fase).

NOTA BENE: I giorni visualizzabili sul calendario posso essere personalizzati dall'amministratore compilando i campi "Visualizzare n. giorni Prima/Dopo".

 

LEGENDA:

10 Rapportino non visualizzabile

10 Rapportino visualizzabile

101 Rapportino salvato e non modificabile

101 Rapportino in bozza e modificabile

10 Giorno Modificabile

10 Giorno Modificabile Corrente

Selezionando il "giorno modificabile" interessato il dipendente potrà inserire al suo interno tutte le attività lavorative svolte nel corso della giornata.

Per ogni attività è possibile associare:

  • Il giorno e le ore utilizzate (inizio, fine, totale automatico)
  • La commessa e una fase per identificare il contesto dell'attività.
  • Il dettaglio dell'attività eseguita (note aggiuntive).

 

 

Una volta inserite le informazioni è possibile "salvare e chiudere la schermata" oppure "continuare con l'inserimento di una nuova attività".

Ogni attività inserita verrà salvata temporaneamente in bozza, potrà essere modificata " " oppure eliminata " " in caso di errori di compilazione.

 

 

Cliccare "conferma bozza"  per chiudere DEFINITIVAMENTE il rapportino giornaliero. 

NB: Tutte le attività registrate (che siano in bozza o definitive) verranno visualizzate nell'apposito "Cartellino Attività" del dipendente (visibile SOLO dall'amministratore).

 

 

3) Timbratura Online

 

 

Gestione Postazioni

  • TUTTE. Il dipendente in fase di timbratura dell'attività potrà utilizzare tutte le postazioni.
  • ALCUNE. Il dipendente in fase di timbratura potrà utilizzare solo le postazioni selezionate scegliendole dalla lista (per popolare l'elenco vai su Tabelle >> Anagrafica >> Terminali).

Opzioni attività

  • VISUALIZZA ATTIVITA'. Se spuntato l'utente potrà visualizzare il proprio cartellino delle attività.
  • TIMBRA PRESENZA: Se disabilitato da la possibilità di registrare l'attività senza inserire la timbratura di presenza.

Tipologia di Timbratura

TIMBRATURA ONLINE. Indica se l'utente può timbrare online, può essere di tipo:

Abilitata e geolocalizzata = consente la timbratura online su rilevazione della posizione dell'utente:

  • Abilitata - geolocalizzazione facoltativa: consente la timbratura online con rilevazione della posizione dell'utente opzionale (avviso se non geolocalizzata).
  • Abilitata - geolocalizzazione disabilitata: consente la timbratura online SENZA la rilevazione della posizione dell'utente (timbratura libera).
  • Abilitata - geolocalizzazione obbligatoria: consente la timbratura online SOLO su rilevazione della posizione dell'utente.

Abilitata da orario (vedi Tabelle >> Orari) = utile quando si desidera dare la possibilità di timbrare in determinati giorni:

  • Abilitata da orario - geolocalizzazione facoltativa;
  • Abilitata da orario - geolocalizzazione disabilitata;
  • Abilitata da orario - geolocalizzazione obbligatoria.

Nessuna timbratura online = Disabilitata

GRUPPO ZONA. Se l'utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA, potrà essere assegnato a una o più zone di timbratura, oltre le quali la timbratura non verrà accettata. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Zone). Utile nelle aree dove non è possibile installare un dispositivo fisico di rilevazione presenze.

ABILITA QRCODE. Se l'utente abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA in un determinato gruppo zona, non venisse localizzato all'interno della zona assegnata potrà utilizzare la scansione di un QRCode.


Gestione attività  - cosa vede il dipendente?

Il dipendente può accedere al programma su qualsiasi dispositivo collegato ad internet (cellulare, tablet, computer, ecc).

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari)

Inserire le credenziali fornite dall'amministratore.

  • Digitare l'indirizzo di riferimento: (Esempio: app.cw2.it)
  • USERNAME. inserire il nome utente.
  • PASSWORD. inserire la password.
  • AZIENDA. inserire l' azienda.

 


Una volta entrato, compare una schermata dove potrà selezionare la commessa sulla quale vuole lavorare e specificare un dettaglio (fase). 

ATTENZIONE: Il pannello attività si attiva DOPO aver registrato la timbratura di entrata (da terminale oppure con la modalità  "Timbratura Online"). Nel caso si desideri registrare solo l'attività bisogna disabilitare il check "TIMBRA PRESENZA". 



Il dipendente sceglie la commessa e il tipo di fase da iniziare; una volta confermata verrà visualizzata nella lista "Ultime Attività ", indicando la data di inizio/fine, se è in corso di lavorazione oppure conclusa, calcolando l'orario totale di fine attività. 


 

La schermata presenta anche una cronologia delle ultime operazioni effettuate: gli orari evidenziati in BLU sono le timbrature di presenza.
Il dipendente avrà sempre sott'occhio le sue ultime operazioni e potrà cliccare direttamente sulla commessa per continuarla.


 

Potrà effettuare la timbratura da qualsiasi dispositivo abilitato (basta un browser): quindi da PC, mac, ipad, iphone, android, windows phone.

Per chiudere ed iniziare una nuova attività basterà ripetere la stessa procedura, il timer dell'attività in chiusura si bloccherà  automaticamente.

7.5.2 - Fasi

La schermate Fasi presenta l’elenco di tutte le fasi possibili che si possono inserire successivamente all’interno delle commesse. Può essere specificato un codice, il periodo di validità, tempo minimo e massimo di completamento, l’arrotondamento del totale (anche con tolleranza) e su quali postazioni questa fase potrà essere scelta.

Per comodità, è possibile collocare le fasi in gruppi, in modo da associarle velocemente ad una o più commesse.

 

 

Creare una nuova fase

  • Per creare una nuova tipologia di fase, vai in  Attività >> Fasi.
  • Clicca il tasto 


1) Configurazioni

 

Imposta i seguenti campi:

  • CODICE. Inserisci il codice descrittivo per la fase (ESEMPIO: 007)
  • DESCRIZIONE.  Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: Montaggio Gomme Estive).
  • CODICE ESTESO. Inserisci un codice esteso per la fase.

2) Calcoli

 

  • ARROTONDAMENTO. Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.
  • TOLLERANZA. La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l'arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti,  deve essere MINORE dell'arrotondamento.
  • SOGLIA MINIMA.Se il totale non supera il valore impostato verrà considerato a 00:00.
  • SOGLIA MASSIMA. Il totale del tempo lavorato che supera il valore impostato non verrà considerato.
Gestione Secondi

Se:

Approssimati, i secondi verrano portati al minuto successivo oltre i 30, rimaranno al minuto corrente entro i 30.

Eccesso, verranno sempre portati al minuto successivo.

Difetto. verranno sempre portati al minuto precedente.

Segnalazioni Visive
  • SE SOTTO QUESTA SOGLIA. Se la fase è stata svolta in un tempo inferiore al tempo indicato visualizzerà il simbolo scelto nell'elenco delle attività ( , , Nessuno ).
  • SE SOPRA QUESTA SOGLIA. Se la fase è stata svolta in un tempo superiore al tempo indicato visualizzerà il simbolo scelto nell'elenco delle attività ( , , Nessuno ).

3) Validità

 

  • DAL / AL. Indica se necessario una data di validità della fase oltre la quale non verrà più utilizzata, è possibile utilizzare queste informazioni anche per programmare le attività.
  • CHIUSA. Se spuntata non sarà possibile utilizzare questa Fase
  • POSTAZIONI DISABILITATE. Se richiesto seleziona dalla lista le postazioni in cui non si può utilizzare la Fase.

4) Ulteriori Configurazioni

 

Gestione Campo Aggiuntivo

Permette di aggiungere di un campo ulteriore da compilare per l'utente all'inserimento della Fase.

  • SPECIFICA. Se inserita, in fase di timbratura, verrà richiesta la specifica della Fase (ESEMPIO: specifica KM, bisognerà inserire il numero di km utilizzati per in quella Fase). L'inserimento può essere facoltativo o obbligatorio.
  • LISTA. Se compilata, al posto di un campo libero verrà proposto nell'accesso online del dipendente una lista a tendina con gli elementi inseriti tra cui scegliere. Per inserire più scelte, utilizzare ";" come separatore. 
    (ESEMPIO: Impostando i campi nel seguente modo, quando l'utente sceglierà la Fase corrente potrà, dato che è un campo impostato come facoltativo, inserire i kilometri che ha fatto l'automobile).

QRCODE. Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura di attività, verrà associato in automatico.

ASSOCIA CAUSALE PRESENZA. Se selezionato un giustificativo con causale, quando si timbrerà la Fase ,verrà automaticamente inserita una timbratura di presenza causalizzata col giustificativo scelto.

 

 

Una volta impostate tutte le configurazioni dalle fase clicca "Salva" per confermare.

Per raggruppare tutte le attività ad un insieme specifico andare su Attività >> Configurazioni >> Gruppi Fase

7.5.3 - Gruppi Fase

Gruppi Fase premette di predisporre una serie di insiemi per ogni tipologia di attività (ESEMPIO: cambio olio, cambio candele, olio freni, montaggio gomme etc.) che saranno poi associati alla commessa (ESEMPIO: auto/vettura che entrerà in officina) a seconda delle operazioni da effettuare (fasi).

Per una maggior semplicità nell'associazione il Gruppi Fase può essere creato e denominato per commessa (ESEMPIO codice identificativo: COM) oppure, per una gestione fasi non vincolata alla commessa, puo' essere assegnato direttamente all'utente (ESEMPIO codice identificativo: UT).

 

 

Come creare un gruppo Fasi

  • Per creare un nuovo gruppo fase, accedere al menu  Attività >> Configurazioni >> Gruppo Fasi.
  • Cliccare il tasto  per inserire un nuovo gruppo fasi

 


Imposta i seguenti campi:

  • CODICE. Inserisci il codice descrittivo per il gruppo fase (ESEMPIO: COM-REV)
  • DESCRIZIONE. Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: Revisioni).
  • FASE. seleziona dalla lista tutte le fasi che vorrai inserire all'interno del gruppo.

Una volta impostate tutte le configurazioni dalle fase clicca "Salva" per confermare.

Per raggruppare un gruppo fase ad una commessa specifica andare su Attività >> Configurazioni >> Commesse

Se il gruppo fase non è vincolato basterà assegnarlo all'utente, è possibile con "Associa Utente" .


7.5.4 - Commesse

Permette di visualizzare l'elenco di tutte le commesse (CLIENTI) dove al loro interno saranno assegnate l'insieme di tutte le mansioni/attività specifiche allo svolgimento del lavoro (GRUPPI FASE).

Si possono raggruppare successivamente all’interno dei gruppi commessa (per semplificare l'assegnazione al DIPENDENTE o al REPARTO). 

All'interno della commessa può essere specificato un codice, il periodo di validità, tempo minimo e massimo di completamento, l’arrotondamento del totale (anche con tolleranza) e su quali postazioni questa commessa potrà essere scelta.


 

1) Creare una nuova commessa

  • Per creare una nuova tipologia di orario flessibile, vai in  Attività >> Commesse
  • Clicca il tasto 

 

Imposta i seguenti campi:

Configurazioni

 

  • CODICE. Inserisci il codice descrittivo a scelta per la commessa (ESEMPIO: 11/04)
  • DESCRIZIONE.  Inserisci un nome descrittivo per la commessa (ESEMPIO: Auto 4).
  • CODICE ESTESO. Inserisci un codice esteso a scelta per la commessa.
  • GRUPPI FASE. Seleziona i gruppi fase associati a questa commessa.
Calcoli

 

commessa_calcoli.png

 

  • ARROTONDAMENTO. Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.
  • TOLLERANZA. La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l'arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti,  deve essere MINORE dell'arrotondamento.
  • GESTIONE SECONDI. Se:
    Approssimati, i secondi verrano portati al minuto successivo oltre i 30, rimaranno al minuto corrente entro i 30.
    Eccesso, verranno sempre portati al minuto successivo.
    Difetto. verranno sempre portati al minuto precedente.
Validità

 

commessa_validita.png

 

  • DAL / AL. Indica se necessario una data di validità della fase oltre la quale non verrà più utilizzata.
  • CHIUSA. Se spuntata non sarà possibile utilizzare questa Commessa.
  • POSTAZIONI DISABILITATE. Selezionare i terminali NON abilitati alla timbratura per questa commessa.
Ulteriori Configurazioni
commessa_ulteriori_configurazioni.png


Permette di aggiungere di un campo ulteriore da compilare per l'utente all'inserimento della commessa.

  • SPECIFICA. Se inserita, in fase di timbratura, verrà richiesta la specifica della commessa (ESEMPIO: specifica KM, bisognerà inserire il numero di km utilizzati per in quella Fase). L'inserimento può essere facoltativo o obbligatorio.
  • LISTA. Se compilata, al posto di un campo libero verrà proposto nell'accesso online del dipendente una lista a tendina con gli elementi inseriti tra cui scegliere. Per inserire più scelte, utilizzare ";" come separatore. 
    (ESEMPIO: Impostando i campi nel seguente modo, quando l'utente sceglierà la commessa corrente potrà, dato che è un campo impostato come facoltativo, inserire i kilometri che ha fatto l'automobile).

QRCODE. Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura di attività, verrà associato in automatico.

 

commessa_creata.png

 

Una volta impostate tutte le configurazioni dalle fase clicca "Salva" per confermare.

Per raggruppare tutte le commesse ad un insieme specifico andare su Attività >> Configurazioni >> Gruppo Commesse

7.5.5 - Gruppo Commesse

Permette di raggruppare tutte le commesse interessate (ESEMPIO: Clienti = auto 1, auto 2, auto 3 etc ) e di semplificare l'assegnazione ad un determinato utente o reparto.


tabella_gruppo_commesse.png


Come creare un gruppo commessa

  • Accedere al menu  Attività >> Configurazioni >> Gruppo Commesse
  • Cliccare il tasto  per inserire un nuovo gruppo commessa

 

nuovo_gruppo_commessa.png


Imposta i seguenti campi:

  • DESCRIZIONE. Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: cg4).
  • COMMESSA. seleziona dalla lista tutte le commesse che vorrai inserire all'interno del gruppo.

Una volta impostate tutte le configurazioni dalle fase clicca "Salva" per confermare.


gruppo_commessa_creato.png


Se il gruppo commessa non è associato a nessun utente basterà assegnarlo cliccando sul tasto "Associa Utenti" .


ESEMPIO - Associa utenti

7.5.6 - Terminali

7.5.7 - Associazioni

Permette di visualizzare in un'unica schermate tutte le attività e le commesse associate al dipendente.

E' possibile utilizzare i “filtri di ricerca" per visualizzare le diverse informazioni.


associazioni.png


7.6 - Parametri

L’elenco Parametri di Attività permette di applicare criteri personalizzati sulle funzionalità e le descrizioni delle informazioni del modulo.
E' possibile impostare le seguenti configurazioni:


parametro.png


Attività di Default

  • DESCRIZIONE ATTIVITA' DI DEFAULT. Permette di rinominare la descrizione "inattivo" nell'elenco attività e nel pannello di timbrature attività dei dipendenti. 
  • ARROTONDAMENTO.  Permette di assegnare un arrotondamento predefinito sulle attività registrate dal dipendente. 
  • TOLLERANZA. Permette di assegnare una tolleranza predefinita sulle attività registrate dal dipendente.

Etichette

  • RINOMINA "COMMESSA". Permette di rinominare la descrizione "Commessa" nell'elenco attività e al campo associato (ESEMPIO: Ordine, commissione ect) .
  • RINOMINA "FASE". Permette di rinominare la descrizione "Fase" nell'elenco attività e al campo associato (ESEMPIO: Attività, lavorazione etc.).
  • RINOMINA "UTENTE". Permette di rinominare la descrizione "Utente" nell'elenco attività e al campo associato (ESEMPIO: Dipendente).

Per salvare le impostazioni configurate cliccare sul tasto Modifica

8 - Messaggi

ATTENZIONE!

Messaggi è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Messaggi è il modulo aggiuntivo che permette di "scambiare dei messaggi" tra dipendenti/ufficio personale/responsabili direttamente dal software.

Quando si crea una nuova conversazione si inserisce l'oggetto che sarà comune per tutti i prossimi messaggi appartenenti a quella conversazione (come nell'invio di posta elettronica), il testo del messaggio che si vuole inviare, e in base al ruolo d'accesso si può scegliere il destinatario.

In questo caso l'Amministratore avrà a disposizione tutti i messaggi scambiati all'interno dell'azienda, con la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, ma al contrario potrà intervenire solo in quelle a lui indirizzate o da lui create.

 

 

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo Messaggi nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu. 

2) Attivare il dipendente al modulo messaggi

Per abilitare l'utente al modulo MESSAGGI, andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l'Email nel campo indicato per far ricevere l'avviso con l'esito della richiesta. 


 

3) Gestione dei messaggi - cosa vede l'amministratore?

Premere il tasto per iniziare una nuova chat di messaggio:

 

 

  • DESTINATARIO. Scegli il destinatatio da inserire nella nuova conversazione.
  • OGGETTO. Inserisci il titolo oggetto del messaggio
  • TESTO. Inserisci il testo della conversazione.

Clicca per inviare il messaggio.

Per visualizzare una conversazione e/o rispondere sul modulo "Messaggi" cliccare sul comando  .

I messaggi non letti verranno indicati con un numerino accanto all'icona


 

4) Gestione dei messaggi - cosa vede il dipendente?

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all'avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

Il dipendente potrà creare una nuova chat (i suoi destinatari saranno esclusivamente amministratore e  (se attivo) il suo caporeparto), oppure può visualizzare o rispondere ai messaggi non letti .

 

 

5) Esito e tracciabilità 

Ad ogni nuova conversazione o nuova risposta verrà inviata un'email di conferma al mittente e al destinatario. 
Tutta l'attività del modulo messaggi è sempre tracciata sul portale. 


Messaggi nel cartellino presenze

Il secondo metodo per iniziare una nuova conversazione è inserire ed inviare un messaggio direttamente nel cartellino presenze dell'utente interessato.

Questa opzione è utile quando vi sono modifiche/anomalie sul cartellino: ad esempio mancate timbrature, segnalazioni, cambio turni.

I tutti i messaggi vengono ordinati e incasellati nell'apposita colonna e sulla riga del giorno interessato.

Cliccare sulla casella per iniziare una nuova conversazione.

 

 

Il dipendente e il titolare gestiscono la messaggistica in modo preciso, le informazioni necessarie sono sempre disponibili senza spostarsi sulla schermata del modulo messaggi.

Per poter visualizzare un nuovo messaggio oppure rileggere quelli già visualizzati basterà cliccare sull'icona interessata.

Si aprirà una schermata con visualizzata tutta la conversazione fatta in quel determinato giorno.

 

 

  • Messaggio inviato ma non visualizzato.
  • Messaggio inviato e visualizzato.
  • Messaggio in arrivo sul cartellino.
  • Messaggio letto su cartellino.

Il resonconto della conversazione sarà visibile anche sul Modulo Messaggi (verrà indicato come Oggetto della conversazione "CARTELLINO" + riferimento del giorno).
Sia il dipendente che il titolare potranno rispondere direttamente dal cartellino presenze oppure sulla schermata principale del modulo.

 

 

 Opzione 1 - Risposta dal modulo Messaggi

 

 Opzione 2 - Risposta dal cartellino

 

9 - Documenti

9.1 - Documenti

ATTENZIONE!

Documenti è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Il titolare ha la possibilità di "gestire, condividere e gestire i documenti in automatico" negli appositi archivi documentali dei dipendenti secondo vari casi d'uso aziendali (ESEMPIO: contratti d'assunzione, rendicontazione delle spese, circolari, buste paga ect.).

La schermata amministratori visualizza l'elenco completo di tutti i dipendenti aziendali, ad ogni utente è associato un archivio personale. 

Il titolare puo' entrare in qualsiasi archivio e caricare i documenti.

1) Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo delle scadenze nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu.

2) Come attivare il dipendente al modulo documenti

Per abilitare l'utente al modulo DOCUMENTI, andare su  Tabelle >> Utenti nella sezione Dati Anagrafici. 

1) Il dipendente deve avere l'accesso all'area online per utilizzare tutte le funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l'Email nel campo indicato per far ricevere l'avviso con l'esito della richiesta. 

IMPORTANTE: Per associare correttamente determinati documenti (ESEMPIO: buste paga) l'anagrafica di ogni dipendente deve riportare il corrispondente Codice Fiscale e l'emailInfatti, per poter ordinare i documenti in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF (consulta "Come caricare piu' documenti contemporaneamente").


3) FUNZIONALITA' FACOLTATIVA: Andare su Tabelle >> Utenti nella sezione Funzioni Utente : abilitare la spunta al modulo "Upload Documenti" se desideri che il dipendente possa caricare dei documenti direttamente dal suo accesso online.


 

2) Gestione dei documenti - cosa vede l'amministratore?

Il pannello amministrativo del modulo Documenti permette di caricare uno o più documenti e ordinarli nelle cartelle specifiche.



Eseguire le seguenti procedure:

  • Cliccare il comando  per caricare un nuovo file da importare nell'archivio del dipendente interessato.
    La maschera permette la scelta dei file PDF precedentemente salvati in una cartella del proprio PC. Se indicato nell'elenco selezionare la Categoria (per inserirne di nuova consulta Documenti >> Categorie).



  • Confermare con il tasto Carica per caricarlo per importarlo sull'archivio oppure Annulla per cancellare l'operazione.
  • Una volta caricato il nuovo documento il destinatario riceverà un'email informativa.



Per entrare nel la cartella documentale del dipendente cliccare il testo   

La maschera permette di personalizzare la visualizzazione di ogni file.



Le principali funzionalità sono:

  • Scegliere la Categoria del documento;
  • Scrivere note o informazioni sulla tipologia di documento;
  • Inserire una data di visualizzazione del documento DAL -- / -- AL  (ESEMPIO: utile per circolari aziendali);
  • Eliminare il documento in automatico dopo una certa data;
  • Se impostata la data di cancellazione, il file verrà eliminato solo se è già stato visualizzato (spuntare il "check").
  • Scaricare l'allegato importato;
  • Duplicare l'allegato per più utenti;
  • Eliminare il documento manualmente;

Cliccare il comando Salva per impostare le modifiche di visualizzazione del documento, altrimenti chiudere la maschera senza salvare le operazioni.

3) Gestione dei documenti - cosa vede il dipendente

Ogni volta che verrà  condiviso un nuovo allegato, il dipendente riceverà una email informativa di nuovi documenti, per poterli visionare e scaricare dovrà  accedere al portale.


I documenti possono rimanere sulla piattaforma per un tempo illimitato o per un tempo definito stabilito dall'amministratore, oltre il quale possono essere eliminati automaticamente.

Il dipendente può collegarsi e scaricare i documenti messi a disposizione oppure filtrarli per "Categorie", il simbolo ( ) indica che il documento è stato scaricato e visualizzato. Per scaricare sul proprio PC tutti i documenti in un unico archivio in formato ZIP cliccare il comando  .

9.2 - Categorie

La voce Categorie permette di suddividere i documenti ordinandoli o classificandoli secondo vari criteri.

1) Come aggiungere una categoria

Per inserire una nuova Categoria da associare ai documenti, eseguire le seguenti procedure:



  • In Documenti cliccare la voce Categorie.
  • Cliccare Aggiungi per creare un nuova Categoria.



Compila i campi con le informazioni indicate:

  • CATEGORIA. Scegli un nome per la nuova Categoria (Esempio: Buste paga 2022 ).
  • GIORNI VISUALIZZAZIONE. Se non sono specificate date nel singolo documento, tutti i documenti appartenenti a questa categoria saranno visibili per il numero di giorni dalla data di pubblicazione.
  • CANCELLA DOPO IL PERIODO. Se è specificata una data nel singolo documento, tutti i documenti appartenenti a questa categoria saranno eliminati allo scadere della data di pubblicazione.

Clicca Inserisci per completare la procedura.

2) Modificare o eliminare una Categoria

  • Clicca su una delle categorie elencate.
  • Clicca Modifica Categoria o Elimina Categoria (per poter eliminare una categoria, non deve esserci alcun documento associato).

3) Risultato Finale

All'inserimento di un nuovo documento l'amministratore potrà selezionare la categoria interessata nell'elenco a tendina.



10 - Visitatori

10.1 - Guida: Modulo Visitatori

ATTENZIONE!

Visitatori è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Modulo Visitatori permette la registrazione, anche non presidiata, dei visitatori. L'ospite può registrarsi autonomamente su una postazione. Dalla stessa (o da altre postazioni) specificherà  l'ora di uscita. Gli amministratori di sistema verranno avvisati tramite email dei visitatori che sono entrati o usciti, ma potranno anche collegarsi alla piattaforma ed analizzare, ad esempio, i visitatori presenti in un determinato momento, ed il luogo nel quale si dovevano recare. Fondamentale per la normativa della sicurezza sul lavoro e prevenzione incendi (d.P.R. 151/2011) ed in caso di emergenze (d. lgs. 81/2008).

Come attivare il modulo aggiuntivo

Una volta attivata la richiesta dal fornitore, l'amministratore attiva il modulo aggiuntivo delle scadenze nella barra di navigazione, andare su Tabelle >> Anagrafica >> Amministratori nella sezione Menu.

Par attivare una nuova postazione consulta Visitatori >> Postazioni

10.2 - Visite

Selezionando dal menu Visitatori >> Visite , si potrà  analizzare lo stato delle visite e vedere in tempo reale chi è presente nelle strutture.

Attualmente sono disponibili i seguenti campi di ricerca: Nome Cognome visitatore, telefono, reparto (dove si è recato in visita), persona (con la quale è entrato in contatto), badge (ossia numero di tessera visitatore che ha prelevato dalla cesta o che gli è stato assegnato), orario di entrata, numero badge associato, orario di uscita, postazione di entrata, postazione di uscita.

Si potranno effettuare ricerche dinamiche per tutti i campi, anche inserendo più valori.

Ad esempio è possibile sapere nel mese corrente quante volte è venuto in visita “Mario Rossi“, oppure vedere tutti i transiti di “Mario Rossi“ dalla postazione 12. Ma anche vedere tutti quelli che sono andati nel reparto “produzione“ transitando prima dal terminale “portineria“.

L'amministratore potrà  premere il pulsante “Forza uscita“  nel caso in cui un visitatore dimentichi di effettuare la registrazione d'uscita.

In ogni riga è inoltre presente il tempo di permanenza totale, per osservare immediatamente eventuali permanenze troppo lunghe (o al contrario troppo corte).

Tutti i valori filtrati, potranno essere esportati in excel per poter effettuare analisi esterne o passare i dati ad altri gestionali.

 

 

10.3 - Postazioni

Per l’abilitare la postazione, basta semplicemente che l’amministratore si identifichi su ogni postazione che vorrà attivare, selezionare la voce da Visitatori >> Postazioni, selezionare il numero della postazione ed attivarla premendo il check “attiva/disattiva”: in qualsiasi momento potrà essere disabilitata togliendo la spunta dallo stesso check (per inserire nuovi terminali nell'elenco a tendina consulta Tabelle >> Anagrafica >> Terminali).

Clicca Conferma per attivare/disattivare la postazione.

Chiudere il programma Log out e accedere alla nuova schermata come visitatore.

 


 

Registrazione entrata visitatore


 

Cliccando ENTRATA Visitatore l'utente si posiziona sulla postazione e compila il form di registrazione, i campi da compilare sono: 

  • Nome
  • Cognome
  • Telefono
  • Reparto
  • Azienda di provenienza
  • Persona ricercata
  • Badge identificativo
  • Motivo
  • Firma



Registrazione uscita visitatore

Al termine della visita, il visitatore si recherà sulla stessa o altra postazione ed effettuerà la registrazione dell’uscita inserendo questi campi: Nome, Cognome, Telefono.

 


 

Le informazioni registrate verranno visualizzate in Visitatori >> Visite

11 - Web Services

ATTENZIONE!

Web Services è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

I transiti del programma, comprese le modifiche manuali dell’operatore, possono essere prelevati dalla piattaforma web tramite link specifico.

La procedura salva il file ascii nel tracciato predefinito (default = datafil.txt vedi tracciato in calce)

Digitare il link direttamente nella barra degli indirizzi del browser oppure utilizzare lo stesso link nelle eventuali procedure di chiamata al web già in uso in azienda.


LINK = https://NOMESERVER/download_timbrature.php?collection=nomeDB&password=IndicarePWDPOST

(N.B. Dati da richiedere al fornitore = nomeDB    IndicarePWDPOST)



1) link come sopra e senza parametri = scarica solo le timbrature nuove non ancora prelevate con la procedura

2) link con parametri opzionali (anche più di uno, in ordine casuale e senza spazi):


&startdate=aaaa-mm-gg          indica la data di inizio prelievo (DAL... anno-mese-giorno)
&enddate=aaaa-mm-gg            indica la data fine prelievo (AL... anno-mese-giorno)
&filename=nomefile.txt        indica il nome del file personalizzato
&user=numeroBadge              indicare il Numero Badge dell'utente da prelevare


ESEMPIO

https://NOMESERVER/download_timbrature.php?collection=nomeDB &password= IndicarePWDPOST&startdate=2020-12-01

preleva TUTTI i transiti a partire DAL 01-12-2021 AL giorno in corso.


datafil.txt
01122508301234560000E20
TTMMGGHHNNBBBBBBCCCCVAA

T          = ID terminale
M          = Mese
GG         = Giorno
HH         = Ora
NN         = Minuti
B          = Numero Badge
C          = Causale
V          = Verso
A          = Anno

Altri Web Services - Funzionalità e sintassi

Web Service "accessodiretto.php"


Cosa fa? Crea un link diretto di accesso automatico alla piattaforma senza digitare le proprie credenziali. 


LINK = https://NOMESERVER/accessodiretto.php?username=LOGIN&password=IndicarePWD&azienda=nomeDB 

NB: L'accesso automatico è comodo ma attenzione perchè vengono esposte in chiaro login e password. E' quindi utile quando il dispositivo che si sta utilizzando è personale e con accesso protetto.

Parametri obbligatori:
NOMESERVER               = nome del server che si utilizza per accedere
username   = inserire credenziale "username"
&password  = inserire credenziale "password"
&azienda  = inserire nomeDB (nome azienda)





Web Service "get_presentiassenti.php"


Cosa fa? Scarica in automatico un .PDF con i presenti in tempo reale sui terminali specificati nel gruppo.


LINK = 

https://NOMESERVER/get_presentiassenti.php?azienda=nomeDB&idgruppoterminali=numGruppoTerminali&passwordgruppoterminali=pwdGruppoTerminali 

Parametri obbligatori:
azienda                  = nomeDB  
&idgruppoterminali  = ID del gruppo di terminali (visibile in Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Terminali)
&passwordgruppoterminali = PW per accedere al WebService (x quel gruppo) (Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Terminali)





Web Service "download_giustificazioni.php"


Cosa fa? Scarica un report con le giustificazioni presenti nel cartellino.


LINK = https://NOMESERVER/download_giustificazioni.php?collection=nomeDB&password=IndicarePWDPOST&startdate=aaaa-mm-gg 

Parametri obbligatori:
collection              = nomeDB
&password  = password Web Service settata lato ADMIN azienda
&startdate=aaaa-mm-gg = data di inizio prelievo giustificativi (AL... anno-mese-giorno)
Parametri facoltativi:
&enddate=aaaa-mm-gg     = data di fine prelievo giustificativi (AL... anno-mese-giorno)
&user=numeroBadge  = indicare il Numero Badge dell'utente da prelevare
&giu = codice del giustificativo che si vuole filtrare
&filename=nomefile.txt = indica il nome del file personalizzato





download_timbrature.php


Cosa fa? Scarica le timbrature.


LINK = https://NOMESERVER/download_timbrature.php?collection=nomeDB&password=IndicarePWDPOST

Parametri obbligatori:
collection              = nomeDB
&password = password web service settata lato Admin azienda
Parametri facoltativi:
&startdate=aaaa-mm-gg    = data inizio di cui si vuole visionare le timbrature
&enddate=aaaa-mm-gg = data fino a quale si vuole visionare le timbrature
&user=numeroBadge = badge dell’utente che si vuole filtrare
&formati = formato di esportazione (se non specificato = datafil)
&filename=nomefile.txt = nome del file .txt su cui si vogliono esportare


12 - Note

  • Il seguente manuale si riferisce alle massime funzionalità  del programma (in caso di accesso come titolare).
  • L'interfaccia grafica può cambiare in base al display del dispositivo utilizzato.
  • L'interfaccia grafica può cambiare in caso di eventuali aggiornamenti del programma.