Documenti
NOTA BENE! – “Documenti” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Il titolare ha la possibilità di digitalizzare centralizzare tutta la gestione documentale in un’unica schermata.
Puo’ entrare negli appositi archivi documentali, caricare gli allegati ed assegnarli agli utenti interessati. (ESEMPIO: contratti d’assunzione, rendicontazione delle spese, circolari ect.).
Inoltre, il sistema gestisce massivamente lo smistamento delle buste paga negli archivi se il nome del file PDF ha corrispondenza con un codice fiscale in anagrafica dipendenti.
Ogni singolo dipendente sarà assegnato al suo archivio documentale personale.
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali: potrà visualizzare e scaricare i suoi documenti.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come creare una categoria
L’ amministratore crea delle categorie personalizzate per suddividere i documenti e filtrarli secondo vari criteri.
Tutte le categorie create in questa schermata saranno disponibili nell’elenco degli categorie assegnabili e nei filtri di ricerca.
È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Categorie
Qui potete vedere le categorie esistenti o che avete già creato.
Se vuoi creare una nuova categoria, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova categoria.
Il parametro fondamentali da compilare è: DESCRIZIONE.
Cliccare “SALVA” per confermare le impostazioni.
Come abilitare l’utente al suo archivio
Per poter abilitare l’utente al suo archivio documentale è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso in caso di nuovi documenti.
ATTENZIONE! – Per associare correttamente determinati documenti (ESEMPIO: buste paga) l’anagrafica di ogni dipendente deve riportare il suo Codice Fiscale. Per poter classificare e smistare le buste paghe in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.
NOTA BENE! – FUNZIONALITA’ FACOLTATIVA: Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente” : seleziona la spunta “Upload Documenti” se desideri che il dipendente possa caricare dei documenti direttamente dal suo accesso online.
Come abilitare l’admin alla gestione documentale
Ogni amministratore può essere abilitato alla gestione documentale, è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Amministratori > sezione “Dati Moduli“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
Spostarsi sulla sezione “Moduli”.
Esistono 3 livelli di gestione del modulo documenti, ognuna con la propria funzionalità.
- CONTROLLO BASE – Vedi e gestisci = L’ amministratore potrà vedere i documenti a lui associati e gestirli (se autorizzato) – Controllo base
- CONTROLLO INTERMEDIO – Upload = Rispetto al precedente, potrà anche caricare documenti e gestirli (associandoli anche ad altri) – Controllo intermedio
- CONTROLLO SUPREMO – Controllo completo = Potrà gestire tutti i documenti presenti sulla piattaforma al di fuori di quelli pubblicati dal consulente, che saranno limitati allo scaricamento e alla visualizzazione delle informazioni.
NOTA BENE! – A prescindere dal numero di amministratori che gestiscono il programma DEVE SEMPRE essere presente almeno un gestore con impostato CONTROLLO COMPLETO, in modo che abbia la piena supervisione del modulo documenti.
Seleziona la spunta “Visualizza log documenti” se desideri far visualizzare all’amministratore i log delle azioni svolte sui documenti (di tutta l’azienda).
Come funziona il modulo
Gestione dei documenti: cosa fa l’amministratore
Il pannello amministrativo su Moduli > Documenti permette di caricare uno o più documenti e smistarli nel archivi dei dipendenti.
Qui potete vedere tutti i documenti inseriti ed esistenti.
Come caricare un nuovo documento
Se vuoi inserire un nuovo allegato, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per caricare un nuovo documento.
1) L’ amministratore sceglie e carica il documento
2) Assegna la categoria del documento
3) Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.
Cliccare il comando “Salva” per caricare il documento
4) Associa il documento
5) Assegna il documenti ai dipendenti interessati
6) Puoi assegnare il documento alla visione / gestione anche di eventuali amministratori
7) Puoi inserire una data di visualizzazione del documento DAL — / — AL
8) Puoi scegliere se far vedere il documento entro una certa data oppure che venga eliminato una volta visualizzato.
Clicca il comando “Salva” per confermare.
Il documento verrà assegnato nell’archivio personale degli utenti selezionati con le regole impostate.
Come importare massivamente le buste paga
Modulo documenti permette di importare massivamente le buste paga dei dipendenti ed assegnarle ad ognuno automaticamente nel proprio archivio documentale. Per poter classificare e smistare le buste paga in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.
Se vuoi caricare delle buste paga, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per caricare gli allegati.
1) L’ amministratore carica tutte le buste paga da inviare
2) Assegna la categoria alle buste paga
3) Premere su “Importazione massiva (PAGHE)”, si aprirà una nuova sezione con delle funzionalità aggiuntive
4) Attiva la spunta “Abilita importazione massiva” per caricare tutti i documenti in una sola volta = i primi sedici caratteri dei file importati devono essere il codice fiscale del dipendente in modo che a questo possa essere associato il file.
5) Attiva la spunta “Invia email di avviso” se desideri inviare una mail di notifica ai dipendenti quando verrà caricato il documento
6) E’ possibile inserire una data di inizio / fine visualizzazione in modo che i dipendenti possano vedere il documento sul loro archio entro una certa data.
Cliccare “Importa File”.
Il documento verrà caricato e smistato nell’archivio corretto del dipendente.
In caso di mancata corrispondenza con il codice fiscale l’allegato caricato non verrà associato.
Cliccando “OK” terminerà la procedura e caricherà tutti i documenti, cliccando “cancella e ricarica” il documento non associato verrà scartato.
Gestione documenti: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
Procedure
Ogni volta che verrà condiviso un nuovo allegato, il dipendente riceverà una email informativa di nuovi documenti, per poterli visionare e scaricare dovrà accedere al portale.
I documenti possono rimanere sulla piattaforma per un tempo illimitato o per un tempo definito stabilito dall’amministratore, oltre il quale possono essere visualizzati temporaneamente o eliminati.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie di allegati.
Scarico singolo documento
Clicca su “scarica file” per scaricare il singolo allegato.
Scarico documenti ZIP
1) Per scaricare tutti i documenti in un unico archivio in formato ZIP cliccare il comando “scarica file in uno ZIP”
2) Seleziona tutti i documenti interessati.
3) Ripremi nuovamente il comando “scarica file in uno ZIP”
