Timbratura online con causale
La timbratura con causale permette di monitorare le diverse attività come ad esempio lo Smartworking ed avere quindi traccia nel tempo del lavoro svolto in azienda o presso una sede remota. La causale può essere personalizzata e adattata a tutte le casistiche necessarie all’azienda.
Come configurare la timbratura online per causale
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come abilitare il dipendente alla timbratura online per causale
Per poter abilitare l’utente alla timbratura online è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della “matita” in corrispondenza della riga (Modifica).
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso di conferma della timbratura (solo se attivo “Email timbratura online”).
3) Spostarsi sulla sezione “Timbratura Online”: scegli il tipo di timbratura nel riquadro in alto a sinistra.
Attivare dall’elenco a tendina Geolocalizzazione OBBLIGATORIA – Al momento della timbratura il sistema avvisa il dipendente di consetire la sua posizione all’amministratore. Viene rilevata la posizione del dipendente.
4) Attivare il riquadro in basso a destra “Causale”: specificare come utilizzare le causali in fase di timbratura, è possibile registrarla in modalità facoltativa o obbligatoria.
5) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
Come creare un giustificativo con causale
Nel menu Programmazione > Giustificativi sono personalizzabili le causali utilizzate per la timbratura ONLINE.
L’amministratore crea dei giustificativi appositi che saranno utilizzati SOLO per gli utenti che utilizzeranno la timbratura online con causale.
Qui potete vedere i giustificativi esistenti o che avete già creato.
Se vuoi creare un nuovo giustificativo, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare un nuovo giustificativo.
Prendiamo nello specifico il giustificativo di SMART WORKING: deve avere le seguenti caratteristiche.
1) I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE, TIPO.
2) TIPO “PRESENZA” – conteggia la durata tra la timbratura con causale e la timbratura successiva.
3) AUTOMATICO – in uso alle funzioni di calcolo automatico del programma.
4) CODICE CAUSALE – generalmente numerico, indica l’ID a scelta da utilizzare nei calcoli del programma
5) AGGIUNGI ALLE ORDINARIE – il tempo conteggiato come Smart Working verrà anche quantificato nel monteore giornaliero.
6) ARROTONDAMENTO – generalmente uguale all’arrotondamento definito nell’orario di lavoro.
5) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
Come creare un gruppo causali
Permette di definire un’insieme di causali di timbratura e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo. Il dipendente può effettuare la timbratura online e utilizzare solo le causali a lui assegnate. I gruppi causali possono essere configurati in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.
Accedere alla sezione del menu Tabelle > Gruppi Causali.
Qui potete creare tutti i gruppi causali necessari.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.
Compilare i campi indicati:
1) Inserire una DESCRIZIONE per il nuovo gruppo causali.
2) Scegli dall’elenco tutti giustificativi con causale che devono far parte di quell’insieme.
3) Scegli dall’elenco gli utenti che possono utilizzare questo gruppo. Per visualizzare gli utenti nell’elenco attivare Timbratura con Geolocalizzazione OBBLIGATORIA nell’anagrafica.
4) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
Il nuovo gruppo causali sarà disponibile nell’elenco.
NOTA BENE! – L’utente verrà associato automaticamente al gruppo causali scelto, sarà possibile consultare tutte le informazioni accedendo al menu Tabelle > Utenti nella sezione “Timbratura Online”
Gestione timbratura online con causale: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
1) Inserire le credenziali fornite dall’amministratore.
- Digitare il LINK di riferimento al programma.
- USERNAME. inserire il nome utente.
- PASSWORD. inserire la password.
- AZIENDA. inserire l’ azienda.
2) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell’orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall’utente.
3) L’utente che deve accendere la geolocalizzazione (GPS) sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, etc.
NOTA BENE! – Se il dipendente è abilitato alla timbratura con causale OBBLIGATORIA dovrà specificare la causale in fase di timbratura, in caso contrario non sarà possibile terminale l’operazione.
4) Il dipendente sceglie la CAUSALE a corredo della timbratura (ESEMPIO: SWO = Smart Working) per poter registrare assieme al transito anche la sua motivazione ed averne così traccia nel cartellino. E’ utile per monitorare le timbrature esterne all’azienda ma anche avere dati statistici periodici delle diverse attività (ESEMPIO: Assistenza presso cliente, Servizio esterno Banca-Posta, etc.), quindi traccia nel tempo del lavoro svolto in azienda o presso sede remota.
5) Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura online con causale.
NOTA BENE! – La casella note è opzionale: può essere utilizzata per registrare annotazioni o informazioni relative alla timbratura e va compilata prima di timbrare (ESEMPIO: Servizio presso il cliente Verdi)
6) La timbratura è stata registrata con successo.
NOTA BENE! – E’ ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l’utente di attendere 1 minuto.
Risultato nel cartellino
L’attività Smart Working Richiesta tra le 09:42 e le 13:59 è quantificata nel giustificativo SWO e sommata al Monteore lavorato. La timbratura con causale è visualizzata in BLU e sottolineata.
