Manuale Presenze
Grazie per aver scelto il nostro software di rilevazione presenze come strumento di lavoro.
Un software di monitoraggio del tempo completamente basato sul web, concesso in licenza come Software as a Service (SaaS) con un abbonamento annuale.
È ideale per le piccole imprese per monitorare le timbrature dei dipendenti in tempo reale, nonché per i consulenti che hanno bisogno di tenere traccia delle ore di lavoro ed eseguire calcoli.
I dipendenti possono inoltre visualizzare i propri orari in qualsiasi momento, mentre amministratori, manager e consulenti del libro paga possono modificare i dati. Inoltre non è richiesta l’installazione di software!
Il nostro team è disponibile per rispondere a qualsiasi domanda e accogliamo con favore qualsiasi suggerimento o feedback per contribuire a migliorare i nostri prodotti.
Cordiali saluti e buon lavoro!
Articles
Login al portale
Dalla propria postazione di lavoro o comunque da qualsiasi dispositivo con accesso ad internet si dovrà digitare nel browser utilizzato il link indicato dal proprio fornitore.
Si consiglia di salvare il collegamento nei “Preferiti” per evitare di dover riscrivere l’indirizzo ad ogni accesso.
Digitare Username, Password e Nome Azienda: inseriti i dati con il pulsante “Login” si accede al sistema.
In fase di accesso al programma, è automaticamente effettuato uno scarico delle timbrature.
![Login al portale schermata principale](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/login_portale.png)
Pagina iniziale
La pagina iniziale è la Homepage. In questa schermata è fornita una vista riassuntiva riguardanti il programma. In forma di pannelli (widget) sono visualizzate le principali informazioni di interesse dell’amministratore, quali:
![homepage software rilevazione presenze](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/home.png)
1) Numero di utenti sul programma (postazioni occupate e disponibili).
2) Numero di utenti online sul programma (contatore in tempo reale).
3) Prospetto delle timbrature totali giornaliere, variabile in base alle timbrature rilevate.
4) Totale mensile delle note spese.
5) Informazioni principali del software (versione, ultima importazione delle timbrature, licenza, login automatico).
6) Grafico informativo con il totale dei transiti degli ultimi 10 giorni.
7) Importazione automatica delle timbrature: avviene ogni volta che dovranno essere caricate nuove timbrature sui cartellini.
A piè pagina è presente la data massima di archiviazione degli storici sul programma presenze, è possibile aumentare o diminuire il periodo contattando il fornitore.
In alto a destra sono gestite le notifiche: forniscono indicazioni in merito all’utilizzo del programma.
![notifiche di avviso programma presenze](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/notifiche_presenze.png)
Tabelle
Utenti
I tuoi dipendenti (coloro per i quali desideri tenere traccia degli orari e delle presenze) sono documentati all’interno del programma presenze come “Utenti”. Ti consigliamo di iniziare a configurare il programma presenze con la creazione delle varie anagrafiche.
Come aggiungere nuovi utenti
Per creare un nuovo utente, esistono 2 opzioni:
- Importazione degli utenti tramite file CSV
- Creazione di un nuovo utente sul programma
Creazione di un nuovo utente
È possibile creare e gestire i propri utenti tramite Tabelle > Utenti.
Se vuoi creare un nuovo utente, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie sezioni di informazioni.
Il processo di creazione dell’utente ti guiderà passo dopo passo.
Dati Anagrafici
Nella sezione “Dati Anagrafici” è possibile aggiungere tutte le informazioni generali rilevanti sull’utente. I campi “Nome” e “Cognome” e “Badge” sono obbligatori, tutti gli altri campi sono facoltativi.
![Utenti sezione "dati anagrafici"](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/dati_anagrafici.png)
- FOTO PROFILO – Clicca sull’icona per inserire dal PC un’immagine profilo.
- COGNOME / NOME / BADGE – Inserisci le principali informazioni riguardo l’utente.
- USERNAME / PASSWORD – Se entrambi presenti l’utente potrà avere accesso all’area online per consultare il proprio cartellino ed eventualmente effettuare timbrature online. Se non si desidera dare l’accesso online all’utente è sufficiente omettere questi campi. La password non è visualizzabile nel campo, compaiono dei caratteri nascosti se è presente (“••••••••”). Quando si modifica l’accesso di un utente, se si rinomina con una nuova password nel campo già compilato questa sarà aggiornata, altrimenti rimarrà quella già assegnata. Con le nuove normative sulla sicurezza il sistema impone credenziali di accesso adeguate, seguire le procedure indicate durante la compilazione.
- EMAIL – Email personale dell’utente, utile in caso si voglia avvisarlo per le approvazione dei giustificativi, timbrature online, documenti. Cliccando su “Invia” è possibile verificare se l’email inserita è corretta.
- CODICE FISCALE – Se compilato è utile per inviare automaticamente le buste paga (modulo aggiuntivo Invio Buste Paga) o per l’inserimento automatico delle malattie su cartellino (modulo Malattie Automatiche).
- NOTE – Permette di inserire delle note libere riguardo l’utente.
Dati Contrattuali
Nella sezione “Dati Contrattuali” è possibile aggiungere informazioni organizzative sul nuovo utente. I campi “Assunzione” e “Gruppo Orario” e “Reparto” sono obbligatori, tutti gli altri campi sono facoltativi.
![Utenti sezione "dati contrattuali"](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/dati_contrattuali.png)
- ASSUNZIONE E LICENZIAMENTO – Data di assunzione dell’utente. L’ assunzione deve essere specificata mentre il licenziamento può essere omesso, in questo caso sarà considerato indeterminato. Saranno creati e processati solo i cartellini dei mesi all’interno del periodo di assunzione.
- GRUPPO ORARIO – Specifica la programmazione oraria settimanale da utilizzare per quell’utente. Selezionando il gruppo orario, verranno definite nel cartellino le regole per il conteggio del monteore, assenza e straordinario.
- QUALIFICA – Specifica il tipo di qualifica associata all’utente.
- AZIENDA – Specifica l’azienda in cui l’utente esercita il lavoro.
- SEDE – Specifica la sede/filiale in cui l’utente esercita il lavoro.
- REPARTO – Specifica il reparto di appartenenza dell’utente.
- RUOLO – Permette di assegnare un ruolo all’utente.
- CODICE PAGHE – Inserire in questo campo il codice matricola del dipendente. (Deve essere fornito dal proprio consulente paghe). Questo campo è attivo solo se è attivo il modulo aggiunti Export Paghe.
- CODICE BUSTE PAGA – Se attivo è possibile associare all’utente un codice da inserire al posto del CF personale sulla busta paga (disponibile solo per alcuni tracciati paghe).
- CENTRO DI COSTO – Specifica il tipo di centro di costo associato all’utente.
- COMMENTO CARTELLINO – Se compilato visualizza la nota inserita sulla stampa del cartellino presenze.
- COMMENTO FOGLIO PRESENZE – Se compilato visualizza la nota inserita sulla stampa del cartellino presenze.
Opzioni Capoarea
NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare i RUOLI utenti con la nuova modalità. CLICCA QUI per maggiori informazioni.
Opzioni Caporeparto
NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare i RUOLI utenti con la nuova modalità. CLICCA QUI per maggiori informazioni.
Funzioni Utente
Permette di personalizzare quali informazioni può vedere l’utente se è abilitato all’accesso online.
![Utenti sezione "funzione utenti"](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/funzione_utente.png)
- GESTIONE CARTELLINO – Se attivo l’utente può visualizzare il proprio cartellino; è possibile selezionare dall’elenco:
Modifica: il dipendente vede il proprio cartellino presenze e ha la possibilità di modificare gli orari di entrata e di uscita che sono registrati.
Visualizza: il dipendente vede il proprio cartellino presenze, NON può modificare nulla.
Nascondi: il dipendente NON può vedere il proprio cartellino presenze. - NON GESTIRE ECCEDENZA – Se attivo l’utente NON vede la colonna degli straordinari nel proprio cartellino.
- VISUALIZZA PIANIFICAZIONE – Se attivo l’utente alla visualizzazione della pianificazione oraria settimanale di se stesso, e dei dipendenti appartenenti allo stesso reparto.
- RICERCA ANOMALIE – Se attivo spuntato permette di ricercare le anomalie di vario tipo riferite ai propri sottoposti.
ATTENZIONE! – Prestare molta attenzione a quali utenti si concede la possibilità di modificare il proprio cartellino, in quanto si concedono privilegi simili al titolare, come la possibilità di modificare solo il proprio cartellino.
GRUPPO FUNZIONALITA’ – Permette di assegnare una serie di regole e autorizzazioni personalizzate all’ utente sulla gestione del cartellino, moduli aggiuntivi, funzionalità del suo accesso online.
NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare le FUNZIONALITA’ utenti con questa nuova modalità rispetto alle informazioni precedenti. CLICCA QUI per maggiori informazioni.
1) Opzioni “Homepage”
- CONSULTA ORARIO – Se attivo il dipendente può vedere la pianificazione settimanale nella sua Homepage.
- CONSULTA TOTALIZZATORI – Se attivo il dipendente può vedere il saldo dei totalizzatori aggiornati al mese precedente nella Homepage.
- VISUALIZZA TIMBRATURE – Se attivo (e attivo consulta orario) il dipendente può vedere le timbrature del giorno corrente / precedente nella homepage.
2) Opzioni “Moduli Aggiuntivi”
Permette di attivare l’utilizzo dei moduli aggiuntivi dal lato dipendente (se abilitato all’accesso online).
- RICHIESTA GIUSTIFICATIVI – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo l’utente può richiedere dei giustificativi.
- GRUPPO GIUSTIFICATIVI – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo alla richiesta dei giustificativi, l’utente può essere assegnato a uno o più gruppi e potrà richiedere solo i giustificativi assegnati a quell’insieme. Se non è associato a nessun gruppo potrà utilizzare qualsiasi giustificativo richiedibile.
- RICHIESTA NOTE SPESE – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo l’utente può richiedere delle note spese.
- GRUPPO NOTE SPESE – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo alla richiesta delle note spese, l’utente può essere assegnato a uno o più gruppi e potrà richiedere solo le note spese assegnate a quell’insieme. Se non è associato a nessun gruppo potrà utilizzare qualsiasi nota spesa richiedibile.
- RICHIESTA TIMBRATURE – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo l’utente può richiedere l’inserimento di una timbratura sul cartellino presenze.
- AUTOAPPROVA TIMBRATURE – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo insieme a “richiesta timbrature”, il dipendente può auto approvare le richieste di timbrature, verranno inserite direttamente nel cartellino senza la conferma dell’amministratore.
- ABILITA ATTIVITA’ – Solo se l’azienda è abilitata – Se selezionato abilita l’utente alla gestione delle attività.
- AUTOAPPROVA GIUSTIFICATIVI – Solo se l’azienda è abilitata – Se attivo, insieme a “Richiesta Giustificativi”, il dipendente può auto approvare le richieste giustificativi, verranno inserite direttamente nel cartellino senza la conferma dell’amministratore.
- UPLOAD DOCUMENTI – Solo se l’azienda è abilitata – se attivo potrà caricare dei documenti in formato PDF.
Timbratura Online
La timbratura online è una funzione opzionale, permette registrare la timbratura di lavoro da smartphone. Può essere configurata e personalizzata per ogni singolo utente.
![Utenti sezione "timbratura online"](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/timbratura_online.png)
1) Tipologia Timbratura
- TIMBRATURA ONLINE – Indica se l’utente può timbrare online, può essere di tipo:
Abilitata e geolocalizzata, consente la timbratura online rilevando la posizione dell’utente:
Abilitata – geolocalizzazione facoltativa;
Abilitata – geolocalizzazione disabilitata;
Abilitata – geolocalizzazione obbligatoria (avviso se non geolocalizzata).
Abilitata da orario, utile quando si desidera dare la possibilità di timbrare determinati giorni:
Abilitata da orario – geolocalizzazione facoltativa;
Abilitata da orario – geolocalizzazione disabilitata;
Abilitata da orario – geolocalizzazione obbligatoria.
Nessuna geolocalizzazione
Disabilitata - GRUPPO ZONA – Se l’utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA, potrà essere assegnato a una o più zone di timbratura. Se il dipendente è fuori dall’area prescritta la timbratura non verrà registrata.
- GRUPPO IP – L’utente potrà essere assegnato ad un gruppo di indirizzi IP che consentono o negano la timbratura online.
- ABILITA QRCODE – Se l’utente abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA in un determinato gruppo zona e non venisse localizzato all’interno della zona assegnata, potrà utilizzare la scansione di un QRCode per registrare la timbratura.
- SE FUORI ZONA – Se l’utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione OBBLIGATORIA e non venisse localizzato dentro a nessuna della zone assegnate verrà fatta una timbratura con il seguente terminale. Impostare diverso da “Nessuno”.
NON deve essere impostato “Abilita QRCode”.
2) Scelta Terminale
- SCELTA TERMINALI – Se attivo, il dipendente potrà in fase di timbratura online selezionare il terminale su cui sta virtualmente timbrando.
Disabilitata;
Attivo – scelta terminale facoltativo;
Abilitata – scelta terminale obbligatorio. - GRUPPO TERMINALI – Se abilitato alla scelta terminali, in fase di timbratura online si potrà scegliere un gruppo di terminali da associare all’utente.
- OPZIONE DI SCELTA – Se abilitato alla scelta terminali, permette come visualizzare l’opzione di timbratura: Lista a tendina, QRCode o entrambi.
3) Scelta Orario
- SCELTA ORARIO – Se attivo il dipendente potrà in fase di timbratura selezionare un orario di lavoro.
Disabilitata;
Abilitata – scelta orario facoltativa;
Abilitata – scelta orario obbligatoria. - GRUPPO ORARI – Se abilitato alla scelta orario, in fase di timbratura il dipendente potrà scegliere l’orario di lavoro da utilizzare per la giornata. Se non si indica nessun gruppo orario, la possibilità sarà tra tutti gli orari. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi vedi Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Orari).
4) Timbratura con causale
- TIMBRATURA CAUSALE – Se abilitato alla timbratura online il dipendente può avere la possibilità di specificare la causale in fase di timbratura.
Disabilitata;
Abilitata – facoltativa;
Abilitata – obbligatoria. - GRUPPO CAUSALI – Se abilitato alla timbratura online con causale, il dipendente potrà inserire tutte le causali (se lasciato vuoto) o i gruppi di causale selezionati. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi consulta Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Causali).
5) Email Timbratura Online
- DIPENDENTE E TITOLARE – Quando un utente effettua una “Timbratura Online” è possibile abilitare la notifica via email sia al titolare (in particolare a tutti i titolari) che all’utente stesso.
6) Terminale Online
Utilizzo terminale online per la timbratura:
- TERMINALE ONLINE – Se attivo, il dispositivo di quell’utente (smartphone, tablet, pc) diventerà un terminale e potrà far timbrare online altri utenti.
- OBBLIGO TERMINALE ONLINE – L’utente potrà timbrare solo su un terminale online e con tutte le regole che saranno configurate all’interno di questa sezione.
Dati aggiuntivi
NOTA BENE! – “Dati Aggiuntivi” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
![Utenti sezione "dati aggiuntivi"](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/dati_aggiuntivi.png)
Permette di inserire ulteriori informazioni inerenti all’utente.
La maggior parte dei campi all’interno di questa sezione sono dati sensibili e tracciati.
Una volta salvate le informazioni sarà possibile visualizzarle nella sezione Log dell’utente.
Scadenziario
NOTA BENE! – “Scadenze” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Permette di visualizzare una lista delle scadenze del singolo dipendente.
Cliccare sull’icona per passare alla schermate principale del modulo aggiuntivo Scadenze.
![Utenti sezione "scadenziario"](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenziario_utenti.png)
Log
Permette di visualizzare uno storico delle modifiche effettuate nella sezione Dati Aggiuntivi.
![log utenti](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/log_utenti.png)
Modificare o cestinare un utente
Per modificare informazioni di un’anagrafica già esistente clicca il tasto “matita“.
Per cestinare un’anagrafica che non serve più clicca il tasto “cestino“.
ATTENZIONE! – Se desideri eliminare definitivamente un utente dall’elenco anagrafica è liberare delle postazioni per nuovi utenti RICORDA che tutti i dati associati ad esso (quali orari, cartellino, timbrature etc.) verranno eliminati definitivamente.
Scheda Utenti
NOTA BENE! – Scheda utenti fa parte del modulo “Dati Aggiuntivi“. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Permette di registrare tutta una serie di informazioni aggiuntive per il dipendente e di stamparne dei report. La maggior parte delle informazioni all’interno sono dati sensibili e sono tracciati.
Come creare una nuova voce
È possibile creare e gestire le proprie voci tramite Tabelle > Voci
Qui potete vedere le voci che sono già create.
Se vuoi creare una nuova voce, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
![tabella scheda utenti](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/tab-scheda-utenti-1.png)
I parametri fondamentali per la compilazione è descrizione VOCE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/nuova-voce-utente.png)
1) Inserisci un nome descrittivo per la voce interessata
2) Seleziona un gruppo voci da associare (utile per l’esportazione dei Report ).
3) E’ possibile evidenziare il testo e lo sfondo del campo con un colore differente.
4) E’ possibile personalizzare lo stile (normale, grassetto o corsivo) e l’allineamento del testo (sinistra, centrato o destra).
5) Se richiesto, seleziona un gruppo predefinito da associare alla voce, il campo verrà inserito in modo automatico nelle informazioni presenti all’interno dei Dati Aggiuntivi. Se verrà applicata una modificata, questa sarà apportata alla scheda utente di riferimento.
– Anagrafica: Dove e quando l’utente è nato e la sua nazionalità.
– Codice Fiscale: Il suo codice fiscale.
– Stato contrattuale: Data di assunzione ed eventualmente licenziamento.
– Residenza: Indirizzo, città e cap di residenza.
– Domicilio: Indirizzo, città e cap di domicilio.
– Recapiti: Email, cellulare e telefono.
Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
Come creare un gruppo voci
E’ possibile creare un’ insieme di voci per poi eseguirne delle stampe personalizzate.
Accedere alla sezione del menu Tabelle > Gruppi voci
Qui potete creare tutti i gruppi voce necessari.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.
1) DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo voci.
2) VOCI UTENTE – Associa tutte le voci che fanno parte del gruppo.
3) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/crea-gruppo-voce.png)
Il nuovo gruppo voce inserito sarà disponibile nella lista.
Come creare una scheda utenti sull’anagrafica del dipendente
È possibile creare ed personalizzare le informazioni aggiuntive sull’utente interessati tramite Tabelle > Utenti
Clicca sul comando “Crea scheda utente” sulla riga del dipendente interessato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/crea_scheda_utenti.png)
Se vuoi inserire una nuova riga di informazioni, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte inferiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete una nuova riga di informazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scheda-utenti_aggiungi_riga.png)
Seleziona dall’elenco a tendina la voce interessata e compila i campi vuoti.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scheda_utenti_voci.png)
La maggior parte dei campi all’interno del form sono dati sensibili e tracciati.
Puoi esportare in EXCEL tutti i dati aggiuntivi compilati.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scheda-utenti.png)
Come stampare un report
Permette di scaricare dei report inerenti alle voci degli utenti: possono essere ad esempio costi, dati utente, produzione etc.
Accedere alla sezione del menu Tabelle > Report
1) A sinistra si selezionano gli utenti desiderati. Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.
2) A destra si personalizza la stampa selezionando i gruppi voci interessati.
3) Tipi di ordinamento nei report:
- per reparto
- per cognome
- per badge
- per codice paghe
Report delle voci sono stampabili solo in Excel.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/report_voci.png)
Importazione degli utenti via file CSV
È possibile importare un elenco di utenti utilizzando un file CSV.
Questa opzione consente di aggiungere utenti in blocco senza crearli singolarmente sul programma.
Come importare il file CSV
Per importare utenti, procedere come segue:
- Selezionare Tabelle > Utenti
- Cliccare su Importa anagrafiche utenti.
- Cliccare su Scegli File e selezionare il file CSV.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/importa_utenti.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scegli_file.png)
Come compilare il file CSV
ATTENZIONE! – Il modello per i file CSV deve essere scaricato dal comando “Scarica CSV con l’intestazione“. Non possono essere importati altri file con compilazioni diverse da questa.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/intestazione.png)
Il file deve essere impostato nel seguente modo:
- La prima riga deve essere l’intestazione (già esistente all’interno del file).
- Compilare i campi nell’ EXCEL, alcuni parametri sono OBBLIGATORI.
- Risultato finale del file .csv
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/csv_esempio_1.png)
(3)
NOTA BENE! – L’intestazione può essere di due tipi, in base al possesso o meno del modulo DATI AGGIUNTIVI.
Intestazione BASE
BADGE;COGNOME;NOME;USERNAME;PASSWORD;CODICE FISCALE;EMAIL;NOTE;ASSUNZIONE;LICENZIAMENTO;GRUPPO ORARIO;QUALIFICA;AZIENDA;SEDE;REPARTO;RUOLO;CODICE PAGHE;CODICE BUSTE PAGA;CENTRO DI COSTO;COMMENTO CART;COMMENTO FOGLIO
Parametri
BADGE (obbligatorio) badge utente (solo numeri, massimo 6 cifre) COGNOME (obbligatorio) cognome utente NOME (obbligatorio) nome utente USERNAME username per l'accesso all'area online PASSWORD password per l'accesso all'area online CODICE FISCALE codice fiscale EMAIL email dell'utente NOTE note libere sull'utente ASSUNZIONE (obbligatorio) data di assunzione utente (GG/MM/AAAA) LICENZIAMENTO data di licenziamento utente (GG/MM/AAAA) GRUPPO ORARIO (obbligatorio e deve esistere) gruppo orario assegnato all'utente QUALIFICA (deve esistere) qualifica assegnata all'utente AZIENDA (obbligatorio e deve esistere) azienda assegnata all'utente SEDE (obbligatorio e deve esistere) sede assegnata all'utente REPARTO (obbligatorio e deve esistere) reparto assegnato all'utente RUOLO (deve esistere) ruolo assegnato all'utente CODICE PAGHE codice paghe assegnato all'utente CODICE BUSTE PAGA codice buste paga assegnato all'utente CENTRO DI COSTO centro di costo assegnato all'utente COMMENTO CART nota libera sul cartellino dell'utente COMMENTO FOGLIO nota libera sul foglio presenze dell'utente
ATTENZIONE! – I parametri indicati come “deve esistere” devono essere già precompilati all’interno del programma per essere associati correttamente.
Intestazione DATI AGGIUNTIVI
BADGE;COGNOME;NOME;USERNAME;PASSWORD;CODICE FISCALE;EMAIL;NOTE;ASSUNZIONE;LICENZIAMENTO;GRUPPO ORARIO;QUALIFICA;AZIENDA;SEDE;REPARTO;RUOLO;CODICE PAGHE;CODICE BUSTE PAGA;CENTRO DI COSTO;COMMENTO CART;COMMENTO FOGLIO;RESIDENZA INDIRIZZO;RESIDENZA CITTA;RESIDENZA PROVINCIA;RESIDENZA CAP;DOMICILIO INDIRIZZO;DOMICILIO CITTA;DOMICILIO PROVINCIA;DOMICILIO CAP;NATO A;NATO IL;NAZIONALITA;SESSO;STATO CIVILE;TELEFONO;CELLULARE;IBAN;NOTE IBAN;TITOLO DI STUDIO;CATEGORIA;SETTORE;C.I.L.;SERVIZIO;PROFILO PROFESSIONALE;CONTRATTO
Parametri AGGIUNTIVI
RESIDENZA INDIRIZZO indirizzo residenza RESIDENZA CITTA citta residenza RESIDENZA PROVINCIA provincia residenza (massimo 2 lettere) RESIDENZA CAP CAP residenza (massimo 5 lettere) DOMICILIO INDIRIZZO indirizzo domicilio DOMICILIO CITTA citta domicilio DOMICILIO PROVINCIA provincia domicilio (massimo 2 lettere) DOMICILIO CAP CAP domicilio (massimo 5 lettere) NATO A luogo di nascita NATO IL data di nascita NAZIONALITA nazionalita SESSO sesso ("maschio", "femmina" o "altro") STATO CIVILE stato civile TELEFONO numero di telefono CELLULARE numero di cellulare IBAN iban NOTE IBAN note libere sull'iban TITOLO DI STUDIO titolo di studio CATEGORIA categoria titolo di studio SETTORE settore titolo di studio C.I.L. comunicazione inizio lavori SERVIZIO servizio (carriera) PROFILO PROFESSIONALE profilo (carriera) CONTRATTO contratto (carriera)
NOTA BENE! – Ogni campo deve essere diviso da un “;” come da esempio (in questo caso tutti i dati aggiuntivi sono stati lasciati vuoti).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/csv_esempio.png)
Ruoli e funzioni aziendali
Anagrafica
Note Spese
E’ un documento di rimborso compilato dal titolare per il dipendente o direttamente richiesto dal dipendente (richiesta note spese) che riepiloga tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo.
Come creare una nota spesa
L’amministratore crea delle note spese.
È possibile creare la nota spesa tramite Tabelle > Note Spese.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova nota spesa.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/tab-note-spese.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE.
1) Inserisci CODICE, eventuale CODICE PAGHE (fornito dal consulente)
2) Inserisci DESCRIZIONE della nota spesa.
NOTA BENE! – I valori “importo fisso” e “importo + quantità” sono parametri facoltativi, se compilati permettono di assegnare automaticamente il costo impostato all’interno della richiesta.
3) clicca “Salva” per confermare l’informazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-spesa-nuovo.png)
La nuova nota spesa sarà disponibile nella lista.
Come creare un tipo di pagamento
Permette di personalizzare i metodi di saldo ed è possibile indicarlo in fase di inserimento o richiesta di una nota spesa.
Ad esempio, è possibile creare un rimborso spesa che contiene come voce il metodo di pagamento “contanti”.
Per creare un nuovo tipo di pagamento accedere a Tabelle > Tipo di pagamento.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, compila il dato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/tab-tipo-pagamento.png)
1) Inserisci la DESCRIZIONE del metodo di pagamento.
2) Clicca “Salva” per confermare l’informazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/nuovo-tipo-pagamento.png)
Il titolare o il dipendente potrà inserire durante la compilazione di una nuova nota spesa con quale metodo è stato effettuato il pagamento.
Timbratura Online
La timbratura online consente ai dipendenti di segnare l’inizio e la fine del loro orario di lavoro attraverso computer o uno smartphone.
Come abilitare il dipendente alla timbratura online
Per poter abilitare l’utente alla timbratura online è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga (Modifica).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso di conferma della timbratura (solo se attivo “Email timbratura online”).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente.png)
3) Spostarsi sulla sezione “Timbratura Online” : scegli il tipo di timbratura nel riquadro in altro a sinistra.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/attiva-tim-online-dip.png)
Esistono 3 tipologie di geolocalizzazione:
DISABILITATA – Se non ci interessa localizzare i nostri dipendenti al momento della timbratura, potranno timbrare via app da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o via pc) senza fornire la posizione.
FACOLTATIVA – Al momento della timbratura il sistema avvisa il dipendente se vuole consentire la sua posizione all’amministratore:
- Se il dipendente “conferma” verrà registrata la sua timbratura e l’amministratore potrà verificare le sue coordinate-
- Se il dipendente “nega” potrà comunque registrare la sua timbratura senza fornire la posizione, l’amministratore verrà avvisato tramite una notifica sulla Homepage.
OBBLIGATORIA – Al momento della timbratura il sistema avvisa il dipendente di consentire la sua posizione all’amministratore. Viene rilevata la posizione del dipendente, in questo modo è facile capire se si trova in sede, o da un cliente. La timbratura deve essere effettuata con geolocalizzazione OBBLIGATORIA, in caso contrario non potrà essere registrata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/tipo-tim-online.png)
5) Clicca “Salva per confermare” le informazioni.
Gestione timbratura online: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
1) Inserire le credenziali fornite dall’amministratore.
- Digitare il LINK di riferimento al programma.
- USERNAME. inserire il nome utente.
- PASSWORD. inserire la password.
- AZIENDA. inserire l’ azienda.
2) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell’orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall’utente.
3) L’utente che deve accendere la geolocalizzazione (GPS) sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, ecc
4) Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura online.
NOTA BENE! – La casella note è opzionale: può essere utilizzata per registrare annotazioni o informazioni relative alla timbratura e va compilata prima di timbrare (ESEMPIO: Servizio presso il cliente Verdi)
5) La timbratura è stata registrata con successo.
NOTA BENE! – È ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l’utente di attendere 1 minuto.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/avviso-timb-online.png)
Risultato nel cartellino
Le timbrature registrate online saranno evidenziate sul cartellino in BLU.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/timb-online-blu.png)
Come controllare la posizione della timbratura registrata
Cliccando sul rispettivo giorno della colonna di sinistra (ESEMPIO: Giorno 13 Lunedi) si aprirà una finestra dove mostra lo storico con i dettagli delle timbrature.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/storico-timb-online.png)
Su quelle effettuate online saranno visibili le coordinate.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/icona-mappa-timb-online.png)
Clicca sul tasto “Mostra mappa timbratura” per visualizzare dove è stata registrata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/icona-mappa-timb-online1.png)
Altro
Presenze
Cartellino
Il Cartellino, è la parte più importante del programma, in quanto contiene: le timbrature rilevate dal terminale, da smartphone o inserite manualmente, le giustificazioni, i totali mensili e giornalieri, i calcoli e gli orari del mese lavorativo.
Come gestire i cartellini presenze
Nella parte alta sono visualizzati alcuni dati anagrafici dell’utente: numero di badge, cognome e nome, qualifica e reparto, oltre al mese e l’anno di riferimento del cartellino selezionato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/01/cart_filtro.png)
1) Cliccando sulla freccia che guarda in basso, si aprirà un menu a tendina, dal quale sarà possibile effettuare una selezione specifica del cartellino da visualizzare. Le frecce “Su e “Giù permettono di passare velocemente da un cartellino all’altro.
2) E’ possibile filtrare i cartellini interessati per: Reparti, Azienda, Gruppi orari, Ordine alfabetico.
3) In alto a destra sono posizionati 6 comandi, partendo da sinistra verso destra sono:
- Schermata utente – percorso veloce che reindirizza alla schermata dell’anagrafica utente.
- Mappa timbrature – visualizza una mappa dove sono registrate mensilmente tutte le timbrature online effettuate dal dipendente, si attiva SOLO se il dipendente ha effettuato timbrature online con geolocalizzazione obbligatoria.
- Calcolatrice sessagesimale – Permette l’utilizzo della calcolatrice.
- Stampa – permette di scaricare il singolo cartellino in formato PDF oppure Excel.
- Operazioni – aggiorna i conteggi del cartellino presenze se ci sono modifiche o variazioni nelle configurazioni degli orari o nell’assegnazione di un nuovo orario di lavoro.
- Giustifica più giorni – giustifica più giorni contemporaneamente nel mese del cartellino
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/01/cart_filtri2.png)
Il cartellini si divide due sezioni: a Sinistra quello delle timbrature e a Destra quello dell’orario, ore ordinarie, assenza, eccedenza, giustificativi, note e messaggi (se abilitati al modulo aggiuntivo).
Se l’amministratore autorizza delle funzioni aggiuntive, a Destra del cartellino è possibile consultare le tabelle:
- Totalizzatori – indica il tipo di totalizzatore, il saldo mensile attuale e il saldo mensile precedente.
- Totali terminali – indica il nome del terminale con il suo valore.
- Voci – permette di inserire importi e note informative
- Totali giustificativi – indica la somma mensile dei giustificativi, indicando codice, descrizione e ore.
- Totali note spese – indica il nome codice, la descrizione del codice e il valore. A fine tabella è indicato il totale mensile delle note spese.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/cart_sezioni.png)
Inserisci / Modifica / Elimina timbratura
Per aggiungere una timbratura, cliccare sulla rispetta casella del giorno interessa, digitare l’ora e premere su “Inserisci timbratura”. Il programma metterà in ordine le timbrature automaticamente.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/nuova_timb0.png)
NOTA BENE – + 6 TIMBRATURE GIORNALIERE
Per i giorni con più di 6 timbrature è possibile inserirne una aggiuntiva cliccando sull’apposita icona, viene creata una seconda riga sempre sulla stessa giornata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/nuova_timb.png)
Per modificare una timbratura, cliccare sulla rispetta casella dell’orario che si desidera modificare, digitare l’ora e premere su “Modifica la timbratura”
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/modifica_timb.png)
Per cancellare le timbrature dal cartellino, che siano manuali o ricevute dal terminale, cliccare sulla rispettiva casella e premere il tasto cestino “Elimina timbratura“
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/elimina_timb.png)
Le timbrature eliminate, qualora necessario, possono essere ripristinate cliccando sul rispettivo giorno della colonna di sinistra (ESEMPIO: Giorno 05 Lunedi).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/storico_timb.png)
Si apre una finestra dove viene mostrato lo storico con i dettagli delle timbrature, se sono state effettuate online è visibile la posizione in cui è stata registrata.
Le timbrature soppresse saranno evidenziate in grigio e possono essere ripristinate utilizzando il pulsante “Ripristino”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/storico_timb_1.png)
Note
Cliccando sull’apposita casella della colonna Note è possibile inserire delle informazioni. Dopo aver digitato il testo del messaggio, clicca il tasto BLU per confermare.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/nota.png)
Forzatura valori di calcolo
La forzatura dei valori consente di manomettere i valori generici calcolati in automatico dal programma (Monteore, Assenza e Straordinario).
Tutte le caselle che sono forzate manualmente (colonne orari, ordinarie, assenze, eccedenza, giustificativi) sono contrassegnate dal simbolo ” * “ a destra.
ESEMPIO! – Forzatura dei valori senza alterare le timbrature
Portare il monteore da 07:30 a 08:00 ed eliminare l’assenza, senza modificare le timbrature.
1) Cliccare sulla casella dell’assenza, digitare “00:00” per eliminare la timbratura e premere “Invio” .
2) Cliccare sulla casella delle ordinarie , digitare 08:00 e premere “Invio” .
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/forzatura_assenza.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/forzatura_ordinarie.png)
Forzatura dell’orario giornaliero
La forzatura dell’orario consente di manomettere le ore giornaliere che il lavoratore deve eseguire e tutte le regole per il giusto conteggio della giornata lavorativa associato ad esso. Tutti gli orari che sono forzati manualmente sono contrassegnati dal simbolo ” * “ a destra.
ESEMPIO! – Forzatura orario 8h
Forzare l’orario della giornata 07 Marzo da “8h” a “8h TRA”
1) Cliccare sulla casella dell’orario e del giorno interessato
2) Selezionare il nuovo orario di lavoro
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/forzatura_orario.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/forzatura_orario_1.png)
Operazioni
L’aggiornamento manuale del cartellino diventa indispensabile, nel caso in cui, la variazione di gruppi orari, festività e informazioni avvenga in un periodo successivo rispetto all’effettivo.
Cliccando Operazioni è possibile aggiornare il cartellino del dipendente con le informazioni inserite recentemente.
Vengono nascoste automaticamente le colonne delle timbrature; compare una sezione laterale, che permette appunto, di agire su uno o più cartellini, aggiornare TUTTO il mese o più giorni sui dipendenti selezionati.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/operazioni.png)
Ricalcola
La funzione sul cartellino Ricalcola consente di ricalcolare tutti i giorni selezionati del mese riapplicando le regole aggiornate dei calcoli previsti nell’ orario di lavoro (in caso di variazioni quali: arrotondamenti, tolleranze etc.) assegnato a ciascun giorno.
Se spuntato il comando “Includi Forzature ” il ricalcolo agisce sui conteggi del mese comprese su tutte quelle modifiche apportate manualmente ai calcoli automatici del programma (Ordinario, Assenza, Eccedenza contrassegnati dal simbolo “*” a destra) altrimenti vengono saltati.
Qualora la variazione debba avvenire a partire da una certa data e non su tutto il mese, sarà necessario selezionare nell’apposita colonna le spunte dei giorni che si desidera modificare.
E’ possibile applicare il ricalcolo dei cartellini ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall’apposito elenco, il ricalcolo agisce su tutti i cartellini interessati del mese selezionato.
Cliccando il comando di ricalcolo sarà aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell’operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.
NOTA BENE! – Se il comando “Ricalcola” non apporta eventuali modifiche sul cartellino dopo l’operazione significa che è già aggiornato.
ESEMPIO! – Ricalcola mese
1) Il 1° del mese deve essere eseguita la variazione, il calcolo del cartellino (arrotondato “al minuto”) deve essere portato a 00:30.
Me ne ricordo il giorno 08.
A partire dal giorno 08 la variazione sarà automatica;
2) Dal 1° del mese, si potrà utilizzare il comando “Operazioni”, disponibile in alto a destra del cartellino.
3) Seleziona i giorni da aggiornare e clicca il pulsante Ricalcola.
Sono modificati solo i giorni interessati e dove sono presenti timbrature!
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/ricalcola.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/masc_ricalcolo.png)
Ricrea
La funzione sul cartellino Ricrea consente di riassegnare a tutti i giorni del mese gli orari stabiliti dal Gruppo Orario di Lavoro di appartenenza del dipendente (aggiornerà la colonna del cartellino “Orario” con le nuove regole e relativi valori) e crea eventuali cartellini non ancora esistenti (vedi Tabelle > Utenti > sezione “Dati contrattuali“).
Se spuntato il comando “Includi forzature” il ricrea agisce sui giorni del mese comprese tutte quelle modifiche apportate manualmente agli orari della giornata, visibili nell’apposita colonna del cartellino “ORARIO”(contrassegnato dal simbolo ” * ” a destra) altrimenti vengono saltati.
Qualora la variazione debba avvenire a partire da una certa data e non su tutto il mese, sarà necessario selezionare nell’apposita colonna le spunte dei giorni che si desidera aggiornare.
E’ possibile applicare il ricrea orario ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall’apposito elenco, il ricrea agisce su tutti i cartellini interessati del mese selezionato.
Cliccando il comando di ricalcolo sarà aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell’operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.
NOTA BENE! – Se il comando “Ricrea” non apporta eventuali modifiche sul cartellino dopo l’operazione significa che è già aggiornato.
ESEMPIO! – Ricrea mese
Dal 10 del mese deve essere eseguita la variazione di orario da Part-Time (4h) a Full Time (8h).
Me ne ricordo il 20.
A partire dal mese successivo la variazione oraria sarà automatica; dal 10 al 31 eseguire l’ operazione selezionando i giorni interessati e premere “ricrea”.
Non posso utilizzare la funziona Ricrea su tutto il mese, in quanto effettuerebbe un aggiornamento a partire dal 1° del mese in corso.
Ricalcola Totalizzatori
La funzione sul cartellino Ricalcola Totalizzatori consente di aggiornare la tabella e i valori dei totalizzatori (visibile sul fondo del cartellino) sul mese selezionato.
Spuntando il comando Includi forzature si segnala di ricalcolare i totalizzatori sui giorni del mese compresi quelli dove sono stati forzati manualmente (Valore totalizzatore contrassegnato dal simbolo ” * ” a destra) altrimenti vengono saltati.
E’ possibile applicare il ricalcolo dei totalizzatori ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall’apposito elenco, il ricalcolo agisce su tutte le tabelle totalizzatori dei cartellini interessati e del mese selezionato.
In questo caso sarà aperta una nuova schermata che mostra lo stato di avanzamento dell’operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/ricalcola_totalizzatore.png)
Giustifica più giorni
Vengono nascoste automaticamente le colonne delle timbrature e compare una sezione laterale, che permette appunto, di giustificare più giorni e applicare le modifiche sui giorni e i dipendenti selezionati.
Cliccare per aprire la sezione apposita.
Qualora l’inserimento del giustificativo debba avvenire a partire da una certa data e non su tutto il mese, sarà necessario selezionare nell’apposita colonna le spunte dei giorni che si desidera aggiornare.
Di seguito i passaggi da eseguire:
- GIUSTIFICATIVO – Scegli dal menu a tendina la tipologia di giustificativo che si desidera inserire.
- TEMPO – Se viene specificato il tempo verrà applicato un giustificativo con esattamente quel valore a tutti i giorni selezionati, altrimenti se è vuoto verrà applicato il valore più opportuno (prendendo il valore dalla colonna Assenza o Eccedenza in base al tipo del giustificativo che si sta per inserire) per ogni giorno selezionato.
- SELEZIONA – Permette di selezionare tutti i giorni in cui sono compresi i giustificativi o i valori di quella categoria, scegliendo la tipologia che desideri: Assenze / Eccedenze.
- GIUSTIFICA MONTEORE – Se spuntato giustificherà il valore del monteore giornaliero.
- COMPRENDI TUTTI I GIORNI – Se spuntato giustifica tutti i giorni anche con quantità monteore a 00:00. (ESEMPIO: utile per la malattia anche nei giorni non lavorativi).
- INSERISCI – Applica il giustificativo selezionato precedentemente nei giorni selezionati con il tempo inserito.
E’ possibile applicare il giustifica più giorni ANCHE ad altri dipendenti contemporaneamente: selezionando gli utenti dall’apposito elenco, l’inserimento agisce su tutti i cartellini interessati e del mese selezionato.
Cliccando il comando “Giustifica” verrà mostrato lo stato di avanzamento dell’operazione, attendere fino alla fine prima di continuare a utilizzare il programma.
ESEMPIO! – Inserire giustificativo FERIE su più giorni
1) Seleziona il comando “Giustifica più giorni”
2) Seleziona i giorni interessati
3) Seleziona dalla lista a tendina il giustificativo interessato
4) Premere il tasto “GIUSTIFICA”. Essendo un giustificativo assegnato su tutta la giornata il valore TEMPO non serve, verrà applicato automaticamente il valore del Monteore.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/giustifica_piu_giorni.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/giustifica_piu_giorni_risultato.png)
Inserisci / Modifica / Elimina giustificativo
Per giustificare l’assenza o uno straordinario è necessario eseguire 2 operazioni in successione:
1) Cliccare sulla casellina Giust 1 | 2 | 3 | 4 | 5 e selezionare dal menu a tendina il giustificativo;
2) Digitare il rispettivo valore (Tempo) e premere su “Invia” .
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/giustifica_giorno.png)
Cliccando nuovamente sulla casellina compilata e selezionando il comando “cestino”, verrà eliminato il giustificativo dal cartellino nella giornata selezionata, ma NON dall’archivio. In quest’ultimo caso, l’operazione dovrà essere eseguita esternamente al cartellino (vedi Tabelle >> Giustificativi).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/giustifica_giorno_modifica.png)
Tipologie di giustificativi
Nelle colonne apposite i giustificativi possono essere visualizzati in modo diverso a seconda dell’importazione sul cartellino:
- Se il codice è “corsivo“ – il giustificativo è importato in automatico;
- Se prima del codice è visibile l’icona “matita”- il giustificativo è di tipo manuale;
- Se prima del codice è visibile l’icona “graffetta ” – il giustificativo è richiesto dal dipendente tramite il modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi;
- Se prima del codice è visibile l’icona “cerotto” – il giustificativo di malattia è importato in automatico tramite il modulo Malattie Automatiche;
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/tipi_giustificativo.png)
Ricerca Anomalie
Questa sezione è di supporto e permette di gestire più velocemente i cartellini ricercando le anomalie secondo i criteri disponibili. Il programma trova i cartellini e mostrerà nella tabella l’esito della ricerca interessata e il numero di giorni trovati al loro interno.
Come funziona
1) Filtra il mese/anno o il periodo dove si desidera ricercare l’anomalia.
2) Inserisci uno o più filtri di ricerca.
3) Seleziona il mese o una fascia data dal / al
4) Clicca il comando “cerca Corrispondenze”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/tab_ricerca_anomalie.png)
5) Clicca “Visualizza Cartellino” sull’utente interessato, si aprirà il cartellino: i giorni che soddisfano i criteri di ricerca saranno evidenziati. Alla modifica dell’anomalia il giorno ricercato nel cartellino tornerà normale e non sarà evidenziato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/visualizza_cartellino.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/anomalie_cartellino.png)
6) E’ possibile esportare in formato EXCEL le anomalie ricercate.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/export_anomalie.png)
Presenti - Assenti
Questa schermata permette di visualizzare cognome e nome di tutti gli utenti presenti in archivio, le rispettive timbrature e lo stato di presenza e/o assenza in un determinato momento della giornata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/01/presenti-assenti.png)
Il criterio di assegnazione sarà il seguente:
- in presenza di una timbratura di ENTRATA l’utente è Presente in azienda.
- con conseguente timbratura di USCITA l’utente è Uscito dall’azienda.
- sono Esenti tutti i dipendenti che hanno l’orario con timbratura NON obbligatoria.
- sono Assenti tutti i dipendenti che non hanno timbrature .
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/01/utenti-presenti-assenti.png)
1) In alto a sinistra si seleziona il giorno interessato.
2) Spostandosi sulla barra degli orari si setta l’orario desiderato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/sezione_top_presenti-assenti.png)
3) Alto a destra su “Maggiori informazioni” è possibile:
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/maggiori_informazioni.png)
- Visualizzare l’ordinamento degli utenti per terminale: si vedrà lo stato degli utenti in base al terminale sul quale hanno effettuato al timbratura.
- Mostrare nelle ultime colonne della schermata l’orario giornaliero (e modificarlo) e visualizzare i giustificativi fatti nella giornata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/col_orariterminali.png)
La schermata permette di stampare dei report:
- Stampa presenze e assenti con timbrature giornaliere in formato XLS
- Stampa presenze e assenti con timbrature giornaliere in formato PDF
- Esporta presenti in tempo reale (utile in caso di emergenze)
Planning
La schermata Planning consente di gestire e monitorare le presenze, le assenze, le eccedenze e le malattie di ciascun dipendente.
Presentata in formato tabellare, questa schermata fornisce un riepilogo mensile delle ferie, dei permessi e dei giustificativi che i dipendenti possono richiedere. È possibile assegnare un colore per distinguere i diversi tipi di giustificativi.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/planning.png)
E’ possibile visualizzare il planning selezionando gli appositi comandi:
1) Selezionare il mese o il periodo che si desidera verficare.
2) Giustificativo specifico, registrati in elenco.
3) Tipologia di giustificativo: “assenze“, “eccedenze“, “presenze” o “visualizza tutti” (di default visualizza solo i dipendenti che hanno giustificativi, selezionandolo verranno visualizzati in elenco anche quelli senza).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/planning_impostazioni.png)
La tabella indica il numero totale di giustificativi per giorno per ciascun reparto, fornendo una panoramica chiara.
E’ possibile approvare o rifiutare le richieste di giustificativo direttamente dal pannello (solo se abilitati al modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/planning_rich_giust.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/planning_ric_giust.png)
Pianificazione Orario
Permette di visualizzare la settimana o il mese lavorativo di ogni dipendente ed eventualmente pianificarla, modificarla e organizzarla secondo le esigenze dell’azienda. Grazie all’utilizzo dei colori (applicabile da orari di lavoro), è possibile assegnare uno sfondo diverso per evidenziare e rendere visibile nell’immediato tutte le informazioni.
1) In alto a destra è presente il comando “visualizza riepilogo giornaliero“: riassume il numero di persone che saranno presenti in quell’orario lavorativo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/piano_riepilogo_giornaliero.png)
2) L’amministratore potrà cambiare l’orario a seconda delle esigenze.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/piano_modifica-2.png)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/piano_modifica_giorno.png)
Le modifiche effettuate su questa schermata verranno riportate anche nell’apposita colonna “Orario” presente sul cartellino presenze.
3) Selezionando in alto a sinistra la data interessata sarà possibile organizzare una pianificazione futura degli orari di lavoro, comprese le presenze teoriche dei turni (mattino, pomeriggio, notte) dei vari dipendenti.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/piano_data_sett.png)
E’ possibile esportare la pianificazione oraria in formato PDF o EXCEL, gli appositi tasti sono visibili in altro a destra.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/piano_pdf_excel-1.png)
4) La pianificazione può essere visualizzata ed esportata settimanalmente oppure mensilmente.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/piano_mensile-1.png)
NOTA BENE! – Se abilitati anche gli utenti con un ruolo (quali capireparto, manager, etc.) possono vedere tutti gli orari del proprio personale.
Stampe
Consente di stampare le informazioni principali, come i cartellini, i fogli presenze e le eventuali note. La schermata è divisa principalmente in due sezioni: a sinistra troviamo la sezione “Filtri”, mentre a destra è possibile selezionare le opzioni di personalizzazione della stampa.
Come funziona
1) Selezionare il mese o il periodo che si desidera esportare.
2) Selezionare dall’elenco quali utenti si desidera esportare.
3) Scegliere il documento.
4) Selezionare il formato del file (PDF o Excel).
5) Clicca il tasto “STAMPA”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/scher-stampe.png)
NOTA BENE! – Cliccando su un reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel gruppo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/reparto_stampe.png)
Sezione “Stampe”
Nella sezione “Stampe” è possibile sceglie come personalizzare il documento, attivando o disattivando specifiche opzioni.
Tipologia di documento:
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/documento_stampe.png)
Opzioni (SOLO per documento “Cartellino”)
- Colori Timbrature – Permette di evidenziare le timbrature del cartellino con i colori associati (terminali, manuali etc.)
- No timbrature – Se selezionato non stampa le timbrature nel cartellino.
- No totali – Se selezionato non stampa le tabelle dei totali in fondo al cartellino.
- No totalizzatori – Se selezionato non stampa le tabelle dei totali in fondo al cartellino.
- Terminali – Se selezionato stampa il nome del terminale dal quale è arrivata la timbratura.
- Totali Terminali – Se selezionato stampa il totale parziale dei terminali per ogni giornata (Solo in Excel).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/opzioni_stampe.png)
Stampa ore in:
Scegli come esportare le ore:
Esempio: Un’ora e trenta minuti
- Sessantesimi – Mostra le ore lavorate in sessantesimi (1:30).
- Centesimi – Mostra le ore lavorate in centesimi (1:30 -> 1,50).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/stampa_ore_in.png)
Formato
Scegli il formato di esportazione del documento (PDF o Excel).
Ordinamento
Scegli come ordinare le informazioni all’interno del documento. I filtri principali sono:
- Reparto
- Cognome
- Badge
- Codice Paghe
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/ordinamento.png)
Non stampare (SOLO per documento “Cartellino” e “Foglio Presenze”)
Scegli quale colonne nascondere le informazioni all’interno del documento. I filtri principali sono:
- Ordinarie
- Eccedenza
- Assenza
- Tutti i giustificativi
- Giustificativi omissibili
- Saldo settimanale
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/non_stampare_stampe.png)
Risultato finale – Esempi di stampe
Esempio – stampa cartellino
Esempio- stampa foglio Presenze
Report
Programmazione
Orari
Per una corretta impostazione del programma presenze la prima cosa da definire sono gli orari di lavoro.
I passaggi corretti per una corretta configurazione sono:
1) Creare un orario giornaliero indicando tutte le regole di calcolo (Orari di lavoro).
2) Definire dal lunedì alla domenica, quale orario di lavoro (previsto da contratto) deve eseguire l’utente (Gruppi orari di lavoro).
3) Assegnare il gruppo orario al dipendente (Tabelle >> Utenti >> sezione “Dati Contrattuali“)
Totalizzatori
Giustificativi
Un giustificativo è una “motivazione” fornita dal dipendente per chiarire o scusare un’assenza, un ritardo o qualsiasi altra situazione che possa influire sulla sua presenza o produttività sul posto di lavoro. Solitamente, i giustificativi possono includere malattie, motivi familiari, permessi, emergenze personali o altre circostanze eccezionali come corsi di formazione, Smart Working, straordinari autorizzati etc.
Creare un nuovo tipo di giustificativo
L’amministratore crea tutti i giustificativi appositi che saranno utilizzati per (appunto) motivare un’assenza, un’ eccedenza (straordinario neutro) o una presenza (uscita servizio, corso, trasferta).
È possibile creare il nuovo giustificativo tramite Programmazione > Giustificativo
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/tab-giustificativi.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE, GIUSTIFICA COME, TIPO GIUSTIFICATIVO
Giustificativo
1) CODICE – Inserisci un codice identificativo a tua scelta di massimo 3 caratteri (ESEMPIO: Ferie = FER).
2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo a tua scelta (ESEMPIO: Ferie).
3) GIUSTIFICA COME – Seleziona la tipologia del giustificativo e determina come il programma agisce quando viene inserito nel cartellino: (assenza, straordinario o presenza).
4) TIPO GIUSTIFICATIVO – L’utilizzo di giustificativi specifici a seconda dell’utilizzo garantisce una migliore fruibilità nel programma. Esistono 4 tipi di giustificativi distinti tra loro per poter essere utilizzati in modo differente: ognuno è utilizzabile per la propria funzione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/crea_giustificativo.png)
Scegli la tipologia di giustificativo che desideri:
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/tipi_giustificativo.png)
- MANUALE – Sono utilizzati SOLO dall’amministratore per la gestione del cartellino presenze (ESEMPIO: Ferie). Il giustificativo di tipo manuale è evidenziato con icona “matita” e il suo codice;
- AUTOMATICO – Sono usati dal programma per i conteggi automatici definiti negli orari di lavoro (ESEMPIO: Banca ore, straordinari automatici, maggiorazioni automatiche). NB: Se è automatico non può essere richiedibile dal dipendente e viceversa. Il giustificativo di tipo automatico è evidenziato con il codice in “corsivo“;
- RICHIEDIBILE – Sono usati dall’utente per la richiesta online dei giustificativi (ESEMPIO: Ferie richieste da autorizzare). Gli utenti possono inviare la richiesta all’amministratore e dovranno attendere che il giustificativo venga approvato (utilizzabile solo con il modulo aggiuntivo Richieste Giustificativi). Il giustificativo di tipo richiedibile è evidenziato con icona “graffetta” e il suo rispettivo codice;
- MALATTIA INPS – Permette di giustificare automaticamente nel cartellino la malattia del dipendente (utilizzabile solo con il modulo aggiuntivo Malattie Automatiche). Il giustificativo di tipo richiedibile è evidenziato con icona “cerotto” e il suo rispettivo codice;
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/tipi_giustificativo.png)
5) COLORE – Scegliere un colore a scelta da associare al giustificativo (visibile sulla schermata Planning e Cartellino).
Richiedibile
Se il giustificativo richiedibile è di tipo assenza potrò scegliere in che modo calcolarlo, i valori sono possono essere inseriti dal comando “a tendina”:
- VALORE RICHIESTO – Inserisci il valore richiesto ed usalo per compensare l’assenza.
- CALCOLO AUTOMATICO – Calcola automaticamente il valore in base all’assenza.
- INSERISCI VALORE – Inserisci il valore e se superiore all’assenza metti il resto nell’eccedenza.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/impostazioni_giust_richiedibile.png)
ELIMINABILE – Se attivo è possibile eliminare il giustificativo dopo che è stato approvato.
AUTOAPPROVANTE – Se attivo il giustificativo viene richiesto dal dipendente ma non verrà sottoposto da approvazione di un superiore e finirà direttamente nel cartellino.
SOGLIA MASSIMA RICHIEDIBILE – Limite massimo, se giustificativo richiedibile, di tempo richiedibile da parte dell’utente nel mese. Se impostato a zero o vuoto il giustificativo non avrà limiti di richiesta. Limite massimo 99.
Gestione Causali
Se il giustificativo è AUTOMATICO è possibile associare una causale alla timbratura.
Il transito che sarà riportato nel cartellino avrà associata la causale che specifica il giustificativo temporale tra una timbratura e la successiva (Esempio: uscita per servizio, trasferta, lavoro fuori sede, etc.).
In base al tipo di giustificativo assegnato, l’eventuale assenza può essere sommata alle ore ordinarie così da ottenere il monteore giornaliero (Esempio: 08:00 lavorate di cui 03:00 con causale “uscita per servizio”).
Se disponi di un codice causale relativo al giustificativo, inseriscilo in questi campi.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/giust_causale.png)
1) CODICE CAUSALE – Inserisci il codice causale. I giustificativi utilizzabili sul terminale per effettuare la timbratura con causale devono necessariamente avere il codice univoco.
2) COMPENSA ASSENZA – Utilizza il valore del giustificativo per compensare l’assenza. Esempio: assenza è 00:45 giustificativo è 01:00. L’assenza sarà 00:00 e il giustificativo 00:15.
3) I tre parametri SE MAGGIORE DI, QUANTITATIVO e GIUSTIFICATIVO fanno parte di un’unica regola. Di seguito come funziona: Se il giustificativo è maggiore del valore impostato nel primo parametro assegna come QUANTITATIVO il valore impostato con il GIUSTIFICATIVO scelto in elenco.
Calcoli
Scegli come deve calcolato il giustificativo sul cartellino quando viene utilizzato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/calcoli1.png)
- NEUTRO – Il giustificativo è considerato come valore neutro e riclassifica tutto ciò che è all’interno delle colonne Assenza (se di tipo Assenza) e Eccedenza (se di tipo Straordinario).
- CALCOLO GIORNALIERO – Il giustificativo è considerato come giornaliero giustificando tutta la quantità del tipo di giustificativo (Esempio: ferie in giorni).
- AGGIUNGI ALLE ORE LAVORATE – Somma il giustificativo alle ore lavorate (lavorato = ordinarie + eccedenza)
- TOGLI DALLE ORE LAVORATE – Sottrae il giustificativo alle ore lavorate.
- TOGLI SOLO DALLE ORDINARIE – Toglie il valore del giustificativo solo dalle ore ordinarie.
SOGLIA MINIMA – E’ la soglia minima che permette di inserire il giustificativo. (Esempio: il giustificativo in questione ha una soglia di 02:00 all’interno del parametro, se nel giorno del cartellino il valore del giustificativo stesso è minore di 02:00 NON verrà inserito).
ARROTONDAMENTO – Arrotondamento del giustificativo con scelta per eccesso o per difetto.
ARROTONDAMENTO DOPO IL QUANTITATIVO – Superato il quantitativo, il giustificativo viene arrotondato con scelta per eccesso o per difetto.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/calcoli.png)
Caratteristiche Aggiuntive
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/caratteristiche_aggiuntive.png)
1) OMETTI STAMPA – Se attivo il giustificativo è nascosto in fase di stampa del cartellino.
2) NASCONDI AMMINISTRATORE LIMITATO – Se attivo nascondi il giustificativo all’amministratore limitato (consulta amministratori).
3) CONSIDERA NEL SALDO – Se attivo somma al saldo settimanale. Sarà possibile utilizzare questa funzionalità solo per i gruppi orari di lavoro con “Riclassificazione Settimanale”.
4) NON CONSIDERARE LAVORATO – Se attivo non considera il giustificativo per il lavorato quotidiano.
Una volta impostare tutte le informazioni desiderate per il calcolo del giustificativo clicca “SALVA” per confermare.
NOTA BENE! – Il giustificativi di tipo “MANUALE” e “AUTOMATICO” potranno essere utilizzati dall’amministratore nell’apposito elenco del cartellino presenze. I giustificativi di tipo “RICHIEDIBILE” sono utilizzati solo dai dipendenti (tramite modulo aggiuntivo) mentre quelli di tipo “Malattia INPS” vengono inseriti automaticamente all’arrivo del certificato tramite INPS (solo tramite modulo aggiuntivo).
Moduli Aggiuntivi
Richieste Giustificativi
NOTA BENE! – “Richiesta Giustificativi” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
L’utente ha la possibilità di richiedere dei giustificativi (ESEMPIO: Ferie, permessi, straordinari ) per poi essere autorizzati dal suo superiore e/o Responsabile.
Il giustificativo autorizzato verrà inserito automaticamente nel cartellino dell’utente.
L’attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email.
Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell’anagrafica degli utenti e dei responsabili.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come creare un giustificativo richiedibile
L’amministratore crea dei giustificativi appositi che saranno utilizzati SOLO dall’utente.
È possibile creare il giustificativo tramite Programmazione > Giustificativi
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare un nuovo giustificativo.
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE, TIPO.
NOTA BENE! – Attiva la spunta “RICHIEDIBILE” per rendere visibile il giustificativo nell’elenco di scelta del dipendente.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-gius-nuovo.png)
Come abilitare l’utente alla richiesta giustificativi
Per poter abilitare l’utente alla richiesta dei giustificativi è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso con l’esito della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente.png)
3) Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente”: seleziona la spunta “Richiesta Giustificativi” per attivare il modulo sull’accesso online del dipendente.
4) Cliccare “Salva” per confermare le impostazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-utente.png)
Come creare un gruppo giustificativi (facoltativo)
E’ possibile creare un insieme limitato di giustificativi e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.
Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.
Accedere alla sezione del menu Programmazione > Gruppi Giustificativi
Qui potete creare tutti i gruppi giustificativi necessari.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/gruppi_giustificativi.png)
1) DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo giustificativi
2) GIUSTIFICATIVI– Associa i giustificativi richiedibili che fanno parte del gruppo.
3) UTENTI – Associa gli utenti che fanno parte del gruppo.
4) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/nuovo_gruppo_giustificativi.png)
Gli utenti assegnati a questo gruppo potranno utilizzare e richiedere SOLO i giustificativi che sono associati al suo interno.
Come funziona il modulo
Gestione delle richieste: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
Procedure
Accedere alla sezione del menu Richiedi > Richiedi Giustificativo
Per richiedere un giustificativo, cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, si vedranno varie informazioni necessarie per creare una nuova richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-lato-dip.png)
L’utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari:
1) Scegli il tipo di giustificativo
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-ferie.png)
2) Nella casella “DATA“ indicare DAL / AL con i giorni inerenti la richiesta: se la durata è un giorno singolo, “inizio“ e “fine“ coincideranno. Selezionare con un primo click sul giorno di “inizio“ e con un secondo click sul giorno di “fine“.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-ferie1.png)
3) GIORNATA INTERA – Da attivare se il giustificativo contempla tutta la giornata lavorativa.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-ferie2.png)
TEMPO – Da indicare in ore per una durata “parziale” (ESEMPIO: solo il mattino) , specificando la voce opzionale DALLE/ALLE al fine di indicare all’ufficio personale in quale momento della giornata avviene l’evento. Sarebbe opportuno indicare che il tempo “dalle“¦ alle“¦“ sia quanto più simile alla “durata“, anche se non è parametro vincolante poiché è una informazione di tipo descrittivo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tempo-dal_al.png)
4) NOTE – Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-ferie3.png)
NOTA BENE! – Se desideri che il dipendente possa inserire una richiesta di giustificativo con data massima di giorni indietro o avanti rispetto ad oggi accedere alla sezione del menu Tabelle > Parametri > sezione “Giustificativi“, imposta il limite massimo di tempo desiderato per la richiesta di giustificativi.
5) Carica un’immagine o una foto in allegato alla richiesta (funzione attiva solo con la versione AVANZATA del modulo).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/05/rich-ferie4.png)
L’esito dell’operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all’utente sia all’ “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.
6) Cancellazione Giustificativo: L’utente può cancellare un giustificativo già richiesto purchè non sia ancora stato gestito dall’amministratore.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-ferie5-canc.png)
Gestione delle richieste: cosa fa l’amministratore
Il pannello amministrativo su Richieste > Richieste Giustificativi permette di visualizzare i giustificativi richiesti in sospeso e già processati.
Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l’autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-lato-admin.png)
Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un’email dall’amministratore che ha gestito la richiesta.
La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente < Responsabili / manager / operatori < Amministratore.
Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-filtri.png)
Possibilità di stampare i giustificativi per PDF oppure Excel.
Esito richiesta e tracciabilità
L’utente riceverà una eventuale email dall’amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l’accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni.
Tutta l’attività di richiesta giustificativi è sempre tracciata sul portale.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).
Risultato nel cartellino
Il giustificativo autorizzato dall’amministratore verrà compilato automaticamente sul giorno interessato del cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-giust-lato-admin-1.png)
Il giustificativo verrà inserito automaticamente all’interno del cartellino presenze e sui giorni interessati: FER 08:00
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/risultato_cartellino.png)
Richieste Note Spese
NOTA BENE! – “Richiesta Note Spese” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
L’utente ha la possibilità di richiedere dei rimborsi spesa (ESEMPIO: Trasferta, cena aziendale) per poi essere autorizzati dal suo superiore e/o Responsabile.
La nota spesa autorizzata verrà inserita automaticamente nel cartellino dell’utente.
L’attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email.
Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell’anagrafica degli utenti e dei responsabili.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come abilitare l’utente alla richiesta note spese
Per poter abilitare l’utente alla richiesta delle note spese è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare il modulo: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso con l’esito della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente.png)
3) Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente”: seleziona la spunta “Richiesta Note Spese” per attivare il modulo sull’accesso online del dipendente.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-spesa-attivazione-utente.png)
4) Cliccare “Salva” per confermare le impostazioni.
Come creare una nota spesa
L’amministratore crea delle note spese che saranno utilizzate SOLO dall’utente.
È possibile creare la nota spesa tramite Tabelle > Note Spese
Qui potete vedere tutte le note spese esistenti o che avete già creato.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova nota spesa.
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE.
NOTA BENE! – I valori “importo fisso” e “importo + quantità” sono parametri facoltativi, se compilati permettono di assegnare automaticamente il costo impostato all’interno della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-spesa-nuovo.png)
Come creare un gruppo note spese (facoltativo)
E’ possibile creare un insieme limitato di voci e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.
Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.
Accedere alla sezione del menu Tabelle > Gruppi note spese
Qui potete creare tutti i gruppi note spese necessari.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/gruppi-note-spese.png)
1) DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo note spese.
2) NOTE SPESE– Associa le note spese che fanno parte del gruppo.
3) UTENTI – Associa gli utenti che fanno parte del gruppo.
4) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/add-gruppi-note-spese.png)
Gli utenti assegnati a questo gruppo potranno utilizzare e richiedere SOLO le note spese che sono associate al suo interno.
Come creare un tipo di pagamento
Permette di personalizzare i metodi di pagamento ed è possibile indicarlo in fase di inserimento o richiesta di una nota spesa.
Ad esempio, è possibile creare un rimborso spesa che contiene come voce il metodo di pagamento “contanti”.
Per creare un nuovo tipo di pagamento accedere a Tabelle > Tipo di pagamento.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, compila il dato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/tab-tipo-pagamento.png)
1) Inserisci la DESCRIZIONE del metodo di pagamento.
2) Clicca “Salva” per confermare l’informazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/nuovo-tipo-pagamento.png)
Il titolare o il dipendente potrà inserire durante la compilazione di una nuova nota spesa con quale metodo è stato effettuato il pagamento.
Come creare un gruppo tipi di pagamento (facoltativo)
E’ possibile creare un insieme limitato di metodi di pagamento e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.
Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.
Accedere alla sezione del menu Programmazione > Gruppi Tipi di Pagamento.
Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/06/Immagine-2024-06-11-100953.png)
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.
1) DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo.
2) TIPI DI PAGAMENTO – Associa i metodi di pagamento che fanno parte del gruppo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/06/Immagine-2024-06-11-101228-1.png)
3) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.
NOTA BENE! – Gli utenti assegnati a questo gruppo potranno utilizzare SOLO i metodi di pagamento che sono associati al suo interno. L’associazione del gruppo all’utente avviene tramite la gestione delle Funzionalità
Come funziona il modulo
Gestione delle richieste: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
Procedure
Accedere alla sezione del menu Richieste > Richiedi Nota Spesa
Qui è possibile vedere tutte le sue note spese richieste con i vari esiti.
Per richiedere una nota spesa, cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, si vedranno varie informazioni necessarie per creare una nuova richiesta.
L’utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari:
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-spesa-lato-dip.png)
1) Scegli la DATA
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-cena0.png)
2) Scegli il tipo di NOTA SPESA
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-cena1.png)
3) Compila i campi facoltativi a seconda della tipologia di richiesta della nota spesa.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-cena2.png)
4) Scegli la tipologia di pagamento (per inserirne di nuovi e popolare l’elenco andare su Tabelle > Tipi di pagamento)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-cena3.png)
5) NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.
6) Scegli e carica la fotografia dello scontrino (funzione attiva solo con la versione AVANZATA del modulo).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-cena4.png)
NOTA BENE! – Se desideri impostare dei campi specifici da compilare nella richiesta note spese puoi renderli obbligatori, facoltativi oppure nasconderli: vai in Tabelle > Parametri > sezione Note Spese, imposta come visualizzarli (i campi interessati sono: luogo arrivo, ora partenza, ora arrivo, motivazione e chilometri).
5) L’esito dell’operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all’utente sia all’ “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.
6) Cancellazione Nota Spesa: L’utente può cancellare una nonta spesa già richiesta purchè non sia ancora stata gestita dall’amministratore.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-cena5-canc.png)
Gestione delle richieste: cosa fa l’amministratore
Il pannello amministrativo su Richieste > Richieste Note Spese permette di visualizzare la note spese richieste in sospeso e già processati.
Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l’autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-lato-admin.png)
Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un’email dall’amministratore che ha gestito la richiesta.
La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente < Responsabili / manager / operatori < Amministratore.
Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.
Utilizzare i “filtri di ricerca” per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-note-filtri.png)
Possibilità di stampare le note spese per PDF oppure Excel.
Esito richiesta e tracciabilità
L’utente riceverà una eventuale email dall’amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l’accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni.
Tutta l’attività di richiesta note spese è sempre tracciata sul portale.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).
Risultato nel cartellino
La nota spesa autorizzata dall’amministratore verrà compilata automaticamente nell’apposita tabella dei Totali Note Spese, sul cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-nota-lato-admin-1.png)
A destra del cartellino presenze si troverà la somma totale degli importi mensili.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/risultato_note_mensili.png)
Richieste Timbrature
NOTA BENE! – “Richiesta Timbrature” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
L’utente ha la possibilità di richiedere una timbratura mancante o dimenticata per poi essere autorizzata dal suo superiore e/o Responsabile.
La timbratura autorizzata verrà inserita automaticamente nel cartellino dell’utente.
L’attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email.
Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell’anagrafica degli utenti e dei responsabili.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come abilitare l’utente alla richiesta di timbratura
Per poter abilitare l’utente alla richiesta di timbratura è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso con l’esito della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente.png)
3) Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente”: seleziona la spunta “Richiesta Timbrature” per attivare il modulo sull’accesso online del dipendente.
4) Cliccare “Salva” per confermare le impostazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timbratura-attivazione-utente.png)
Come funziona il modulo
Gestione delle richieste: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
Procedure
Accedere alla sezione del menu Richieste > Richiedi Timbratura.
Qui è possibile vedere tutte le sue timbrature richieste con i vari esiti.
Per richiedere una timbratura, cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, si vedranno varie informazioni necessarie per creare una nuova richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timb-lato-dip.png)
L’utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari:
1) Scegli la DATA
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timbratura0.png)
2) Scrivi l’orario della timbratura
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timbratura1.png)
3) NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timbratura2.png)
4) L’ esito dell’operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all’utente sia all’ “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.
5) Cancellazione Timbratura: L’utente può cancellare la timbratura già richiesta purchè non sia ancora stata gestita dall’amministratore.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timbratura5-canc.png)
Gestione delle richieste: cosa fa l’amministratore
Il pannello amministrativo su Richieste > Richieste Timbrature permette di visualizzare le timbrature richieste in sospeso e già processate.
Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l’autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timb-lato-admin.png)
Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un’email dall’amministratore che ha gestito la richiesta.
La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente < Responsabili / manager / operatori < Amministratore.
Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-timb-filtri.png)
Esito richiesta e tracciabilità
L’utente riceverà una eventuale email dall’amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l’accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni.
Tutta l’attività di richiesta timbrature è sempre tracciata sul portale.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).
Risultato nel cartellino
La timbratura autorizzata dall’amministratore verrà compilata automaticamente sul giorno interessato del cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.
La timbratura verrà inserita automaticamente all’interno del cartellino presenze e sul giorno interessato; verrà evidenziata con il colore associato al terminale.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/risultato_rich-timbratura.png)
Scadenze
NOTA BENE! – “Scadenze” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
L’amministratore ha la possibilità di pianificare delle scadenze e gestire in modo proattivo le attività da svolgere su di esse.
Possono essere per esempio: visite mediche, rinnovo patenti, cambio contratto lavorativo etc.
Una scadenza può essere inserita per più utenti contemporaneamente.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come creare una scadenza (evento)
L’ amministratore crea delle scadenze personalizzate e gli assegnerà delle regole di utilizzo.
Tutte le scadenze create in questa schermata saranno disponibili nell’elenco degli eventi inseribili.
È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Scadenze
Qui potete vedere le scadenze esistenti o che avete già creato.
Se vuoi creare una nuova scadenza, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova scadenza.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tab-scadenze.png)
1) Il parametro fondamentale da compilare è: DESCRIZIONE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenza0.png)
2) E’ possibile selezionare un ciclo di rinnovo della scadenza: puo’ essere annuale, mensile, giornaliero oppure personalizzato (AA-MM-GG).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenze1.png)
3) Il sistema permette di avvisare l’utente e/o l’amministratore entro n. giorni prima dell’avvenuta scadenza oppure di ricordarglielo ogni n. giorni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenze2.png)
Cliccare su “Salva” per confermare le informazioni.
Come abilitare l’utente al modulo scadenze
Per poter abilitare l’utente al modulo SCADENZE è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso delle eventuali scadenze.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente-scadenze.png)
NOTA BENE! – E’ possibile visualizzare nella sezione Scadenziario tutto l’elenco delle scadenze assegnate al singolo dipendente. Cliccando sull’ icona della “lente” si potrà passare direttamente alla schermata principale del modulo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenziario-singolo-utente.png)
Come funziona il modulo
Gestione delle scadenze: cosa fa l’amministratore
Il pannello amministrativo su Moduli > Scadenziario permette di visualizzare tutte le scadenze imminenti e processate.
Utilizzare il pulsante VERDE per segnare la scadenza come visionata oppure il pulsante ROSSO per eliminarla.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenziario.png)
NOTA BENE! Se la scadenza è di tipo annuale o mensile sarà possibile “visionarla” oppure “visionarla e ricrearla” per la prossima data (ovvero per il prossimo anno oppure mese).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/visiona-scadenza.png)
Se a fianco della data comparira’ uno di questi due simboli significa che: è Scaduta, mancano pochi giorni alla scadenza.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scaduta-in-scadenza.png)
Come inserire e assegnare una scadenza
L’ amministratore crea delle scadenze personalizzate e le assegnerà ai dipendenti interessati.
È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Scadenzario.
Qui potete vedere le scadenze esistenti o che avete già creato.
Se vuoi creare una nuova scadenza , clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova scadenza.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tab-scadenziario.png)
1) Seleziona dall’elenco l’utente/i da associare alla scadenza.
NOTA BENE! – Lasciare la lista deselezionata per inserire una scadenza generale relativa all’azienda.
2) Scegli l’evento che verrà associato al dipendente/i
3) Imposta una data di scadenza
4) Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/nuova-scadenza.png)
Clicca su “Inserisci” per salvare le informazioni. L’ esito dell’operazione è visualizzato all’interno della schermata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/conferma-scadenze.png)
Esito e tracciabilità
Il sistema da la possibilità di stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati, la presenza di scadenze imminenti viene segnalata in automatico tramite una email informativa.
Tutta l’attività del modulo Scadenze è sempre tracciata sul portale.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “Ciclo“).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scadenziario-filtri.png)
Cliccando sulla spunta “Visualizza Visionate” sarà possibile visualizzare tutte le scadenze già processate.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/visualizza_visionate.png)
Documenti
NOTA BENE! – “Documenti” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Il titolare ha la possibilità di digitalizzare centralizzare tutta la gestione documentale in un’unica schermata.
Puo’ entrare negli appositi archivi documentali, caricare gli allegati ed assegnarli agli utenti interessati. (ESEMPIO: contratti d’assunzione, rendicontazione delle spese, circolari ect.).
Inoltre, il sistema gestisce massivamente lo smistamento delle buste paga negli archivi se il nome del file PDF ha corrispondenza con un codice fiscale in anagrafica dipendenti.
Ogni singolo dipendente sarà assegnato al suo archivio documentale personale.
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali: potrà visualizzare e scaricare i suoi documenti.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come creare una categoria
L’ amministratore crea delle categorie personalizzate per suddividere i documenti e filtrarli secondo vari criteri.
Tutte le categorie create in questa schermata saranno disponibili nell’elenco degli categorie assegnabili e nei filtri di ricerca.
È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Categorie
Qui potete vedere le categorie esistenti o che avete già creato.
Se vuoi creare una nuova categoria, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova categoria.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/categorie_doc.png)
Il parametro fondamentali da compilare è: DESCRIZIONE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/nuova_categoria.png)
Cliccare “SALVA” per confermare le impostazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/categoria_inserita.png)
Come abilitare l’utente al suo archivio
Per poter abilitare l’utente al suo archivio documentale è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso in caso di nuovi documenti.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente.png)
ATTENZIONE! – Per associare correttamente determinati documenti (ESEMPIO: buste paga) l’anagrafica di ogni dipendente deve riportare il suo Codice Fiscale. Per poter classificare e smistare le buste paghe in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/attivazione-doc-cf.png)
NOTA BENE! – FUNZIONALITA’ FACOLTATIVA: Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente” : seleziona la spunta “Upload Documenti” se desideri che il dipendente possa caricare dei documenti direttamente dal suo accesso online.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/upload-documenti.png)
Come abilitare l’admin alla gestione documentale
Ogni amministratore può essere abilitato alla gestione documentale, è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Amministratori > sezione “Dati Moduli“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/attivazione-doc-admin.png)
Spostarsi sulla sezione “Moduli”.
Esistono 3 livelli di gestione del modulo documenti, ognuna con la propria funzionalità.
- CONTROLLO BASE – Vedi e gestisci = L’ amministratore potrà vedere i documenti a lui associati e gestirli (se autorizzato) – Controllo base
- CONTROLLO INTERMEDIO – Upload = Rispetto al precedente, potrà anche caricare documenti e gestirli (associandoli anche ad altri) – Controllo intermedio
- CONTROLLO SUPREMO – Controllo completo = Potrà gestire tutti i documenti presenti sulla piattaforma al di fuori di quelli pubblicati dal consulente, che saranno limitati allo scaricamento e alla visualizzazione delle informazioni.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/attivazione-doc-admin-gestione.png)
NOTA BENE! – A prescindere dal numero di amministratori che gestiscono il programma DEVE SEMPRE essere presente almeno un gestore con impostato CONTROLLO COMPLETO, in modo che abbia la piena supervisione del modulo documenti.
Seleziona la spunta “Visualizza log documenti” se desideri far visualizzare all’amministratore i log delle azioni svolte sui documenti (di tutta l’azienda).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/log-documenti.png)
Come funziona il modulo
Gestione dei documenti: cosa fa l’amministratore
Il pannello amministrativo su Moduli > Documenti permette di caricare uno o più documenti e smistarli nel archivi dei dipendenti.
Qui potete vedere tutti i documenti inseriti ed esistenti.
Come caricare un nuovo documento
Se vuoi inserire un nuovo allegato, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per caricare un nuovo documento.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tabella-documenti.png)
1) L’ amministratore sceglie e carica il documento
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/agg-doc0.png)
2) Assegna la categoria del documento
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/agg-doc1.png)
3) Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.
Cliccare il comando “Salva” per caricare il documento
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/agg-doc2.png)
4) Associa il documento
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tabella-documenti-ass-dip.png)
5) Assegna il documenti ai dipendenti interessati
6) Puoi assegnare il documento alla visione / gestione anche di eventuali amministratori
7) Puoi inserire una data di visualizzazione del documento DAL — / — AL
8) Puoi scegliere se far vedere il documento entro una certa data oppure che venga eliminato una volta visualizzato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tab-documenti-ass-dip1.png)
Clicca il comando “Salva” per confermare.
Il documento verrà assegnato nell’archivio personale degli utenti selezionati con le regole impostate.
Come importare massivamente le buste paga
Modulo documenti permette di importare massivamente le buste paga dei dipendenti ed assegnarle ad ognuno automaticamente nel proprio archivio documentale. Per poter classificare e smistare le buste paga in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.
Se vuoi caricare delle buste paga, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per caricare gli allegati.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/carica-buste-paga.png)
1) L’ amministratore carica tutte le buste paga da inviare
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/file-buste-paga.png)
2) Assegna la categoria alle buste paga
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/categoria-buste-paga.png)
3) Premere su “Importazione massiva (PAGHE)”, si aprirà una nuova sezione con delle funzionalità aggiuntive
4) Attiva la spunta “Abilita importazione massiva” per caricare tutti i documenti in una sola volta = i primi sedici caratteri dei file importati devono essere il codice fiscale del dipendente in modo che a questo possa essere associato il file.
5) Attiva la spunta “Invia email di avviso” se desideri inviare una mail di notifica ai dipendenti quando verrà caricato il documento
6) E’ possibile inserire una data di inizio / fine visualizzazione in modo che i dipendenti possano vedere il documento sul loro archio entro una certa data.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/importa-massivo.png)
Cliccare “Importa File”.
Il documento verrà caricato e smistato nell’archivio corretto del dipendente.
In caso di mancata corrispondenza con il codice fiscale l’allegato caricato non verrà associato.
Cliccando “OK” terminerà la procedura e caricherà tutti i documenti, cliccando “cancella e ricarica” il documento non associato verrà scartato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/resoconto_importa_massivo.png)
Gestione documenti: cosa fa il dipendente
Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet.
Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari).
Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.
Procedure
Ogni volta che verrà condiviso un nuovo allegato, il dipendente riceverà una email informativa di nuovi documenti, per poterli visionare e scaricare dovrà accedere al portale.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/mail-documento.png)
I documenti possono rimanere sulla piattaforma per un tempo illimitato o per un tempo definito stabilito dall’amministratore, oltre il quale possono essere visualizzati temporaneamente o eliminati.
Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie di allegati.
Scarico singolo documento
Clicca su “scarica file” per scaricare il singolo allegato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tabella-documenti_dip.png)
Scarico documenti ZIP
1) Per scaricare tutti i documenti in un unico archivio in formato ZIP cliccare il comando “scarica file in uno ZIP”
2) Seleziona tutti i documenti interessati.
3) Ripremi nuovamente il comando “scarica file in uno ZIP”
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/scarico_zip.png)
Messaggi
NOTA BENE! – “Messaggi” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Messaggi è il modulo aggiuntivo che permette di scambiare conversazioni e chat tra dipendenti/ufficio personale/responsabili direttamente dal software.
Quando si crea una nuova conversazione si inserisce l’oggetto che sarà comune per tutti i prossimi messaggi appartenenti a quella conversazione, il testo del messaggio che si vuole inviare, e in base al ruolo d’accesso si può scegliere il destinatario.
In questo caso l’Amministratore avrà a disposizione tutti i messaggi scambiati all’interno dell’azienda, con la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, ma al contrario potrà intervenire solo in quelle a lui indirizzate o da lui create.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come abilitare l’utente al modulo messaggi
Per poter abilitare l’utente al modulo MESSAGGI è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password.
2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso di eventuali messaggi.
3) Cliccare “SALVA” per confermare.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rich-attivazione-utente.png)
Accedere a menu Tabelle > Funzionalità per creare la regola e attivare il modulo messaggi.
Cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/funzionalita_messaggi.png)
4) Inserire il CODICE e la DESCRIZIONE della regola.
5) Assegna gli utenti interessati alla regola.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/funzionalita_messaggi1.png)
Spostarsi sulla sezione a sinistra “VARIE”.
6) Attivare il comando “Crea Conversazioni”.
7) Cliccare “SALVA” per confermare la regola.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/funzionalita_messaggi2.png)
Come funziona il modulo
Il pannello amministrativo su Moduli > Messaggi permette di creare delle nuova chat conversazione con tutti i dipendenti abilitati e presenti all’interno del programma.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/pannello_chat.png)
Chat singola
1) Per avviare una conversazione con un utente, recati nella scheda chat sulla sinistra, clicca sull’icona delle “tre righette” nella parte superiore a sinistra.
2) Seleziona la voce Contatti dalla schermata che si apre.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/nuova_chat.png)
3) Seleziona il nome della persona da contattare
oppure
4) scrivere nell’apposito campo di ricerca sopra la rubrica, si avvierà la chat sulla sezione a destra.
NOTA BENE! – Nella schermata messaggi – lato dipendente saranno visibili nella rubrica solo i contatti degli amministratori.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/rubrica_chat.png)
Nella schermata di composizione dei messaggi trovi tutto quello che ti serve per comunicare con i tuoi contatti:
5) in basso al centro c’è il campo di testo in cui digitare i messaggi testuali; in basso a destra ci sono le icone della graffetta e del microfono che permettono, rispettivamente, di condividere immagini o file PDF e inviare messaggi vocali.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/chat.png)
6) Relativamente ai messaggi testuali dopo aver scritto o apportato le modifiche necessarie, premi l’icona √ per inviare.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/chat_testo.png)
7) Per ricercare delle conversazioni specifiche scrivere nell’apposito campo di ricerca sopra la scheda chat.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/12/filtro_ricerca.png)
Chat di gruppo
Si possono anche creare dei gruppi con più partecipanti in cui condividere messaggi e contenuti. Per creare un gruppo, recati nella scheda Chat sulla sinistra.
1) clicca sull’icona delle “tre righette” nella parte superiore a sinistra e seleziona la voce Crea gruppo dalla schermata che si apre.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/nuova_chat_gruppo.png)
2) Inserire un nome per il gruppo chat.
3) Inserire una descrizione per il gruppo chat (facoltativo.
4) Seleziona i nomi delle persone che partecipano al gruppo chat.
5) Seleziona i nomi degli amministratori che partecipano al gruppo chat.
6) Cliccare su “Salva” per confermare il nuovo gruppo chat.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/rubrica_gruppo_chat.png)
Ogni partecipante potrà scrivere all’interno del gruppo chat.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/testo_gruppo_chat.png)
Scrivere messaggi dal cartellino presenze
E’ possibile inviare un messaggio direttamente nel cartellino presenze dell’utente interessato.
Questa opzione è utile quando vi sono anomalie da segnalare su un determinato giorno del cartellino (mancate timbrature, segnalazioni, cambio turni).
Tutti i messaggi scritti sul cartellino presenze verranno incasellati nell’apposita colonna “MESSAGGI” e sulla riga del giorno.
Cliccare sulla casella interessata per iniziare una nuova conversazione.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/cart_messaggi.png)
Il dipendente e il titolare gestiranno le informazioni senza spostarsi sulla schermata del modulo messaggi.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/cart_messaggi_nuovo.png)
Per poter visualizzare un nuovo messaggio oppure rileggere quelli già visualizzati basterà cliccare sull’icona interessata.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/cart_messaggi_inviato.png)
Si aprirà una schermata con visualizzata tutta la conversazione fatta in quel determinato giorno.
Il resonconto della conversazione sarà visibile anche sul Modulo Messaggi, verrà indicato come Oggetto della conversazione “CARTELLINO” + riferimento del giorno + cognome_nome utente. Sia il dipendente che il titolare potranno rispondere direttamente dal cartellino presenze oppure sulla schermata principale del modulo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/cart_messaggi_mod.png)
Attività
NOTA BENE! – Gestione Attività è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Permette al dipendente di specificare cosa sta facendo durante la sua giornata lavorativa e monitora le attività dell’’azienda, permettendo la raccolta dei tempi inerenti alla produzione e alla gestione delle commesse.
Di seguito sono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
ATTENZIONE! – Procedure IN BREVE per creare un’attività
Il modulo Attività si articola con una suddivisione a 4 livelli, per una corretta configurazione eseguire le seguenti passaggi:
1) Creare la Fase (Lavorazione / Intervento).
2) Creare il Gruppo Fase (Prodotto / Insieme di Lavorazioni)
3) Creare la Commessa (Ordine / Cliente)
4) Creare un Gruppo Commessa – facoltativo (Insieme ordini / insieme clienti assegnati ad un dipendente)
Uno schema generale delle attività può essere il seguente:
La Commessa – Cantiere ha associato più Fasi – Interventi come possibili attività lavorative svolte dagli addetti. Le Fasi – Interventi possono essere le medesime per tutte le Commessa-Cantiere.
- le Fasi – Interventi sono le singole attività lavorative.
- il Gruppo Fase – L’insieme di tutte le attività.
- la Commessa – Cantiere sono i clienti.
ESEMPIO – Simulazione con azienda “Cooperativa Pulizie“
FASE – Intervento | GRUPPO FASE – Insieme | COMMESSA – Cantiere |
01 – Personale Pulizie Ordinarie 02 – Personale Pulizie Extra 03 – Personale per Sanificazioni 08 – Generali | 001 – Tutte le fasi | 001 – Rossi Impianti |
01 – Personale Pulizie Ordinarie 02 – Personale Pulizie Extra 03 – Personale per Sanificazioni 08 – Generali | 001 – Tutte le fasi | 002 – Verdi Impianti |
Fase (lavorazione / intervento)
La “Fase” (o “Intervento”) determina la singola attività che sta svolgendo l’utente addetto a quella mansione. E’ necessario creare prima le fasi per poi associarle alla commessa in cui svolgerle. Può essere specificato un codice, il periodo di validità, tempo minimo e massimo di completamento, l’arrotondamento del totale (anche con tolleranza) e su quali postazioni questa fase potrà essere scelta.
E’ possibile creare una nuova fase tramite il menu Moduli > Attività > Fase
Premere il pulsante “+” per creare una nuova fase.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/scher-fase.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/fase_configurazione.png)
1) CODICE – Inserisci il codice descrittivo per la fase (ESEMPIO: F007). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.
2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: Montaggio Gomme Estive). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.
3) CODICE ESTESO – Inserisci un codice esteso per la fase.
Calcoli (Facoltativo)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/nuova_fase_calcoli.png)
1) ARROTONDAMENTO – Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.
2) TOLLERANZA – La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l’arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti, deve essere MINORE dell’arrotondamento.
3) SOGLIA MINIMA – Se il totale non supera il valore impostato verrà considerato a 00:00.
4) SOGLIA MASSIMA – Il totale del tempo lavorato che supera il valore impostato non verrà considerato.
5) GESTIONE SECONDI:
- Approssimati, i secondi sono portati al minuto successivo oltre i 30, rimarranno al minuto corrente entro i 30.
- Eccesso, sono sempre portati al minuto successivo.
- Difetto, sono sempre portati al minuto precedente.
6) SEGNALAZIONI:
- SE SOTTO QUESTA SOGLIA – Se la fase è svolta in un tempo inferiore al tempo indicato visualizza il simbolo scelto nell’elenco delle attività.
- SE SOPRA QUESTA SOGLIA – Se la fase è svolta in un tempo superiore al tempo indicato visualizza il simbolo scelto nell’elenco delle attività.
Validità (Facoltativo)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/fase_validita.png)
1) DAL / AL – Indica se necessario una data di validità della fase oltre la quale non è più utilizzata. È possibile utilizzare queste informazioni anche per programmare le attività.
2) CHIUSA – Se spuntata non sarà possibile utilizzare questa Fase
3) POSTAZIONI DISABILITATE – Se richiesto seleziona dalla lista le postazioni in cui non si può utilizzare la Fase.
Ulteriori Configurazioni (Facoltativo)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/fase_ulteriori_configurazioni.png)
1) GESTIONE CAMPO AGGIUTIVO
Permette di aggiungere un campo ulteriore compilabile dall’utente durante inserimento della fase.
- SPECIFICA – Se inserita, in fase di timbratura, è richiesta la specifica della Fase (ESEMPIO: specifica KM, bisognerà inserire il numero di km utilizzati per in quella Fase). L’inserimento può essere facoltativo o obbligatorio.
- LISTA – Se compilata, al posto di un campo libero è proposto nell’accesso online del dipendente un elenco con gli elementi inseriti tra cui scegliere. Per inserire più scelte, utilizzare “;” come separatore. (ESEMPIO: Impostando i campi nel seguente modo, quando l’utente sceglierà la Fase corrente potrà, dato che è un campo impostato come facoltativo, inserire i kilometri che ha fatto l’automobile).
2) QRCODE – Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura di attività, verrà associato in automatico.
3) ASSOCIA CAUSALE PRESENZA – Se selezionato un giustificativo con causale, quando si timbrerà la fase ,verrà automaticamente inserita una timbratura di presenza casualizzata col giustificativo scelto.
Clicca “SALVA” per confermare le informazioni.
Gruppo Fase (prodotto / lavori)
Premette di raggruppare tutte fasi da effettuare in un insieme specifico (ESEMPIO: cambio olio, cambio candele, olio freni, montaggio gomme etc.), a sua volta il gruppo fase sarà poi associato alla commessa (ESEMPIO: auto/vettura che entrerà in officina).
NOTA BENE! – Per semplificare l’associazione dei gruppi fase alla commessa il codice identificativo può essere denominato:
1) per commessa – cliente / prodotto (ESEMPIO codice: COM), se sarà necessario un ulteriore raggruppamento
2) per dipendente – nome lavoratore (ESEMPIO codice: UT) per una gestione fasi non vincolata ad una commessa/cliente – prodotto ma assegnato direttamente ad una commessa/dipendente.
Accedi al menu Moduli > Attività > Gruppo Fase
Premere il pulsante “+” per creare un nuovo gruppo fase.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/tabella_gruppi_fase.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.
1) CODICE – Inserisci il codice descrittivo (ESEMPIO: COM-REV). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.
2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo (ESEMPIO: Revisioni). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.
3) Seleziona dall’elenco tutte le fasi che desideri inserire all’interno del gruppo.
Clicca “SALVA” per confermare il gruppo fase.
NOTA BENE! – Se desideri terminare la configurazione e il gruppo fase non è vincolato ad ulteriori gruppi, assegnalo direttamente all’utente.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/nuovo_gruppo_fasi.png)
Commessa (cliente / ordine)
Permette di raggruppare tutti i gruppi fase specifici allo svolgimento del lavoro per un cliente o un determinato ordine.
Le commesse si possono raggruppare successivamente all’interno di un gruppo commessa in modo da per semplificare l’assegnazione ad un singolo dipendente o un reparto specifico.
All’interno della commessa può essere specificato un codice, il periodo di validità, tempo minimo e massimo di completamento, l’arrotondamento del totale (anche con tolleranza) e su quali postazioni questa commessa potrà essere scelta.
Accedi al menu Moduli > Attività > Commessa
Premere il pulsante “+” per creare una nuova commessa.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/tabella_commesse.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/nuova_commessa.png)
1) CODICE – Inserisci il codice descrittivo (ESEMPIO: COM-REV). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.
2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo (ESEMPIO: Revisioni). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.
3) CODICE ESTESO – Inserisci il codice esteso della commessa.
4) GRUPPI FASE – Seleziona dall’elenco tutte le fasi che desideri inserire all’interno del gruppo.
Clicca “SALVA” per confermare il gruppo fase.
Calcoli (Facoltativo)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/commessa_calcoli.png)
1) ARROTONDAMENTO – Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.
2) TOLLERANZA – La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l’arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti, deve essere MINORE dell’arrotondamento.
3) GESTIONE SECONDI:
- Approssimati, i secondi verranno portati al minuto successivo oltre i 30, rimarranno al minuto corrente entro i 30.
- Eccesso, verranno sempre portati al minuto successivo.
- Difetto. verranno sempre portati al minuto precedente.
Validità (Facoltativo)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/commessa_validita.png)
1) DAL / AL – Indica se necessario una data di validità della fase oltre la quale non verrà più utilizzata.
2) CHIUSA – Se spuntata non sarà possibile utilizzare questa Commessa.
3) POSTAZIONI DISABILITATE – Selezionare i terminali NON abilitati alla timbratura per questa commessa.
Ulteriori Configurazioni (facoltativo)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/04/commessa_ulteriori_configurazioni.png)
1) GESTIONE CAMPO AGGIUTIVO
Permette di aggiungere di un campo ulteriore da compilare per l’utente all’inserimento della commessa.
- SPECIFICA – Se inserita, in fase di timbratura, verrà richiesta la specifica della commessa (ESEMPIO: specifica KM, bisognerà inserire il numero di km utilizzati per in quella Fase). L’inserimento può essere facoltativo o obbligatorio.
- LISTA – Se compilata, al posto di un campo libero verrà proposto nell’accesso online del dipendente una lista a tendina con gli elementi inseriti tra cui scegliere. Per inserire più scelte, utilizzare “;” come separatore. (ESEMPIO: Impostando i campi nel seguente modo, quando l’utente sceglierà la commessa corrente potrà, dato che è un campo impostato come facoltativo, inserire i kilometri che ha fatto l’automobile).
2) QRCODE – Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura di attività, verrà associato in automatico.
Clicca “SALVA” per confermare la commessa.
NOTA BENE! – Se desideri terminare la configurazione e la commessa non è vincolata ad ulteriori gruppi, assegnala direttamente all’utente.
Gruppo Commessa
Permette di raggruppare tutte le commesse interessate (ESEMPIO: Clienti = auto 1, auto 2, auto 3 etc. ) e di semplificare l’assegnazione ad un determinato utente o reparto.
Accedi al menu Moduli > Attività > Gruppo Commessa
Premere il pulsante “+” per creare un gruppo commessa.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/tabella_gruppo_commesse.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/nuovo_gruppo_commessa.png)
1) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: cg1 – Dipendente: Zantedeschi).
2) COMMESSA – Seleziona dalla lista tutte le commesse che desideri associare al gruppo.
Clicca “SALVA” per confermare il gruppo commessa.
Visitatori
NOTA BENE! – “Visitatori” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Modulo Visitatori permette la registrazione, anche non presidiata, dei visitatori.
L’ ospite può registrarsi autonomamente su una postazione.
Dalla stessa (o da altre postazioni) specificherà l’ora di uscita.
Gli amministratori di sistema verranno avvisati tramite email dei visitatori che sono entrati o usciti, ma potranno anche collegarsi alla piattaforma ed analizzare, ad esempio, i visitatori presenti in un determinato momento, ed il luogo nel quale si dovevano recare.
Fondamentale per la normativa della sicurezza sul lavoro e prevenzione incendi (d.P.R. 151/2011) ed in caso di emergenze (d. lgs. 81/2008).
Come creare una postazione avanzata per registro visitatori
Per poter attivare una postazione VISITATORI è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Postazioni Avanzate selezionare il numero della postazione ed attivare il comando “ABILITA”: in qualsiasi momento potrà essere disabilitata cliccando la spunta “DISABILITA”.
Se vuoi creare un nuova postazione avanzata, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/postazioni_avanzate_1.png)
I parametri fondamentali da compilare sono: NOME, TERMINALE, REPARTI DISPONIBILI, LINGUE.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/postazioni_avanzate_2.png)
1) Inserisci il nome della postazione
2) Scegli il terminale da abilitare alla postazione
3) Personalizza i campi di registrazione (compilazione obbligatoria o facoltativa)
4) Scegli l’orientamento dello schermo
5) Scegli i reparti interessati
6) Scegli quali lingue è possibile utilizzare sulla postazione
7) Persone selezionabili:
- Da input di testo – Permette al visitatore di scrivere una persona a piacere:
- Tutti gli utenti – Permette al visitatore di selezionare tutti gli utenti dell’azienda tramite lista a tendina
- Utenti selezionati – Permette al visitatore di selezionare solo gli utenti selezionati tramite lista a tendina
Clicca “Salva” per creare una nuova postazione avanzata .
Premere il comando “Avvia Postazione” per attivare la schermata sul dispositivo.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/postazioni_avanzate_3.png)
Registrazione entrata visitatore
L’utente si posiziona sulla postazione, sceglie la lingua e clicca sugli appositi tasti Entrata o Uscita
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/visitatori_home.png)
Il visitatore compila il form di registrazione, i campi sono:
- Nome
- Cognome
- Telefono
- Reparto
- Azienda di provenienza
- Persona ricercata
- Badge identificativo
- Motivo
- Firma
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/registrazione_visitatore.png)
Premere il tasto VERDE per confermare la registrazione oppure premere il trasto ROSSO per annullare.
Registrazione uscita visitatore
Al termine della visita, il visitatore si recherà sulla stessa o altra postazione ed effettuerà la registrazione dell’uscita inserendo questi campi: Nome, Cognome, Telefono.
Elenco Visite
Tutte le informazioni registrate verranno visualizzate in Visitatori > Visite : è possibile analizzare lo stato delle visite e vedere in tempo reale chi è presente nelle strutture.
Attualmente sono disponibili i seguenti campi di ricerca: Nome Cognome visitatore, telefono, reparto (dove si è recato in visita), persona (con la quale è entrato in contatto), badge (ossia numero di tessera visitatore che ha prelevato dalla cesta o che gli è stato assegnato), orario di entrata, orario di uscita, postazione di entrata, postazione di uscita, totale di permanenza.
Si potranno effettuare ricerche dinamiche per tutti i campi, anche inserendo più valori.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/registro.png)
Ad esempio è possibile sapere nel mese corrente quante volte è venuto in visita “Rovereti Maria Pina“, oppure vedere tutti i transiti di “Mario Rossi“ dalla postazione 12. Ma anche vedere tutti quelli che sono andati nel reparto “produzione“ transitando prima dal terminale “portineria“.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/registro_filtro.png)
L’amministratore potrà premere il pulsante “Forza uscita“ nel caso in cui un visitatore dimentichi di effettuare la registrazione d’uscita.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/forza_uscita.png)
In ogni riga è inoltre presente il tempo di permanenza totale, per osservare immediatamente eventuali permanenze troppo lunghe (o al contrario troppo corte).
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/tempo_permanenza.png)
Tutti i valori filtrati, potranno essere esportati in EXCEL per poter effettuare analisi esterne o passare i dati ad altri gestionali.
WebServices
NOTA BENE! – “Web Services” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
I webservices permettono una serie di utilità per l’interfacciamento a gestionali esterni.
Attraverso una serie di link specifici, si possono scambiare informazioni tra la nostra piattaforma ed i gestionali esterni.
Attualmente sono possibili le seguenti funzionalità:
Export Paghe
NOTA BENE! – “Export Paghe” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Export Paghe permette l’interfacciamento diretto di qualsiasi programma paghe alla piattaforma.
Tramite la tabella di corrispondenza “Codici Paghe” si collegano i giustificativi del programma ai giustificativi del consulente.
Ogni nuovo giustificativo può essere collegato e trasferito.
NOTA BENE! – E’ possibile gestire quali voci passare alle paghe e quali tenere internamente.
E’ possibile decidere quali persone, gruppi, reparti esportare scegliendo tramite i filtri ricerca.
Se cambia il programma paghe, o il consulente, basta scegliere un nuovo tracciato e reimpostare la tabella di corrispondenza.
Come configurare il modulo
Prima di esportare il file paghe, dovrai chiedere al tuo consulente paghe alcuni codici identificativi, fondamentali per “collegare” i dati sul programma presenze ai dati nel contesto del software paghe.
1) Codice azienda: chiamato anche codice ditta, è il codice che identifica in modo univoco la tua società all’interno del software paghe, puoi impostarlo tramite Tabelle > Azienda
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/cod_azienda.png)
2) Codici dipendenti: anche chiamati matricole o codici contratto, sono i codici definiti e utilizzati dal software paghe per identificare in modo univoco ogni dipendente; ti servirà un codice per ogni utente che utilizza il programma di cui vorrai esportare i dati di presenza, puoi impostarlo tramite Tabelle> Utenti > sezione “Dati Contrattuali”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/cod_dipendente.png)
3) Codici paghe / giustificativo: sono i codici che identificano ogni giustificativo necessario per l’elaborazione delle buste paga; ti consigliamo di definire insieme al tuo consulente del lavoro l’elenco dei giustificativi necessari, e di farti indicare il codice identificativo in ambito paghe per ogni giustificativo identificato, impostarli sulla tabella di corrispondenza tramite Tabelle > Codici paghe.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/tabella_paghe.png)
NOTA BENE! – Per popolare l’elenco della schermata CODICI PAGHE è necessario prima creare tutti i giustificativi interessati
Come esportare il file paghe
Per esportare i file da inviare al consulente accedere tramite Presenze > Stampe
1) Seleziona il mese che desideri esportare
2) Seleziona dall’elenco gli utenti che desideri esportare
3) Cliccare il tasto “Esporta“.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/export.png)
La zip o il file paghe esportato dovrà essere inviato al consulente.
Il consulente importerà i file e verificherà l’esatta corrispondenza dei dati.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/export_file.png)
Tracciati disponibili
Questi sono tutti i tracciati paghe disponibili per l’integrazione ad oggi implementati
- Tracciato Centro Paghe
- Tracciato CL System
- Tracciato Data Service
- Tracciato Essepaghe
- Tracciato Giotto
- Tracciato GIS Paghe
- Tracciato Ranocchi
- Tracciato Job
- Tracciato Osra
- Tracciato Payup
- Tracciato Rap
- Tracciato Seac
- Tracciato Seeweb
- Tracciato Speed Linknet
- Tracciati TeamSystem (Multi e Geril)
- Tracciati Zucchetti (TRRIPA, Standard/XML)
- Tracciati INAZ
Invio Buste Paga
NOTA BENE! – “Invio Buste Paga” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.
Permette di inviare tramite email ad ogni dipendente la propria busta paga in formato PDF.
L’operatore che gestisce il personale, dovrà avere le buste paga di ogni utente per poterle caricare nel sistema.
Come configurare il modulo
Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.
Come abilitare l’utente alla ricezione della busta paga per email
Per poter inviare correttamente correttamente le buste paga all’email del dipendente dipendente è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/10/utente_modifica.png)
1) Inserire il codice fiscale nel campo indicato.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/cod-fis-buste-paga.png)
Requisiti invio busta paga
Il file di ogni busta paga deve essere in formato PDF e deve avere come nome file il Codice Fiscale del dipendente (Esempio: Zantedeschi Elisa = ZNTLSE91B51H501U.PDF). Nel programma l’anagrafica del dipendente deve riportare il corrispondente Codice Fiscale e l’email.
ATTENZIONE! – Se il nome del file PDF non trova corrispondenza con un codice fiscale in anagrafica dipendenti, non sarà inviato via email. Se un dipendente non ha codice fiscale o non c’è corrispondenza con il codice fiscale nel file PDF, non sarà inviato via email.
NOTA BENE! – Il Programma visualizza un report, dopo ogni invio, contenente l’esito dell’operazione.
Come inviare la busta paga
Per inviare la busta paga accedere tramite Presenze > Stampe
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/carica_paga.png)
Utilizzare i seguenti pulsanti:
Premere il comando “Carica Buste Paga“
1) Scegli i file PDF da caricare
2) La maschera permette la scelta dei file PDF precedentemente salvati in una cartella del proprio PC.
3) seleziona i file PDF e premi il comando “Apri”
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/carica_paga_1.png)
4) Carica i file sul programma
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/carica_paga_2.png)
5) Inviare le mail con i PDF allegati – La maschera permette l’invio degli allegati selezionati.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/invia_buste_paga.png)
Tutti i destinatari riceveranno l’email ad eccezione di chi abbia in anagrafica un codice fiscale errato oppure chi NON abbia corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.
Il programma visualizza un report di invio con eventuali errori segnalati in rosso.
In tal caso correggere il problema e ripetere la procedura per i soli utenti necessari ed evitare un doppio invio di email a chi l’aveva già ricevuta.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/invia_buste_paga_1.png)
Il mittente dell’email risulterà essere l’utente amministratore del programma.
Al dipendente arriverà una email con in allegato la busta paga.
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2023/11/email_pdf.jpg)
![](https://manuali.pcsistemi.it/wp-content/uploads/2024/03/email_pdf_busta.jpg)
History
- Il seguente manuale si riferisce alle massime funzionalità del programma (in caso di accesso come titolare).
- L’interfaccia grafica può cambiare in base al display del dispositivo utilizzato.
- L’interfaccia grafica può cambiare in caso di eventuali aggiornamenti del programma.