Docy Documentation

Dalla propria postazione di lavoro, o da qualsiasi dispositivo con accesso a internet, è necessario inserire nel browser il link fornito dal proprio fornitore.

Si consiglia di salvare il collegamento tra i “Preferiti” per evitare di riscrivere l’indirizzo a ogni accesso.

Inserire Username, Password e Nome Azienda. Dopo aver inserito i dati, cliccare su “Login” per accedere al sistema.

Durante l’accesso, il programma esegue automaticamente lo scarico delle timbrature.

Pagina iniziale

La pagina iniziale è la Homepage, che fornisce una panoramica del programma. In questa schermata, tramite pannelli (widget), sono visualizzate le principali informazioni utili all’amministratore:

1. Numero di utenti registrati nel sistema (postazioni occupate e disponibili).
2. Numero di utenti attualmente online (aggiornato in tempo reale).
3. Prospetto delle timbrature giornaliere totali, aggiornato in base alle timbrature rilevate.
4. Totale mensile delle note spese.
5. Informazioni principali del software (versione, ultima importazione delle timbrature, licenza, login automatico).
6. Grafico che mostra il totale dei transiti degli ultimi 10 giorni.
7. Importazione automatica delle timbrature: viene eseguita ogni volta che devono essere caricate nuove timbrature sui cartellini.

In fondo alla pagina, è indicata la data massima di archiviazione degli storici nel programma.

È possibile modificare questo periodo contattando il fornitore.

In alto a destra sono visualizzate le notifiche, che forniscono aggiornamenti sull’utilizzo del programma.

Il menu “Tabelle” all’interno del programma di gestione presenze rappresenta una delle sezioni fondamentali per configurare e personalizzare i parametri legati alla gestione del personale e delle attività aziendali. È un insieme di opzioni che permettono di adattare il sistema alle specifiche esigenze organizzative, fornendo un controllo dettagliato su dati e regole operative.

Cosa include:

1. Utenti: Questa sezione consente di gestire i profili dei dipendenti. Qui si possono inserire informazioni anagrafiche, assegnare ruoli specifici, e stabilire i permessi di accesso al sistema.
2. Ruoli e Funzioni Aziendali: Permette di configurare i ruoli e le funzioni dei vari dipendenti all’interno dell’organizzazione. Questa configurazione è essenziale per garantire che ogni utente abbia accesso solo alle aree del sistema che riguardano il suo ambito lavorativo. Ad esempio, un responsabile HR potrebbe avere accesso ai dati di tutti i dipendenti, mentre un semplice utente avrà un accesso limitato ai propri dati.
3. Anagrafica: In questa sezione vengono inseriti i dati relativi a reparti, sedi, centri di costo e altre informazioni utili per suddividere e organizzare al meglio le attività aziendali. L’anagrafica permette una visione completa dell’organizzazione, facilitando la gestione delle risorse umane.
4. Timbratura Online: Qui si configurano le regole per la timbratura online dei dipendenti. È possibile stabilire se un dipendente deve timbrare attraverso la geolocalizzazione o se può utilizzare altre modalità, come il QR code. Inoltre, si possono specificare le condizioni per la timbratura in diverse aree geografiche o in base a indirizzi IP definiti.
5. Festività: Consente di impostare il calendario delle festività nazionali, locali e aziendali.
6. Automatismi: Questa sezione è utile per impostare regole automatiche all’interno del sistema, come l’invio di notifiche o l’esecuzione di processi automatici in base a determinate condizioni. Ad esempio, è possibile automatizzare la notifica delle scadenze o la gestione delle timbrature mancanti.
7. Log delle Modifiche: Un’altra funzionalità fondamentale delle Tabelle è la possibilità di tenere traccia di tutte le modifiche effettuate nel sistema. Ogni cambiamento viene registrato in un log che permette di controllare chi ha effettuato una modifica e in che momento. Questo è particolarmente utile per motivi di sicurezza, in quanto consente di monitorare le attività del personale amministrativo.

I tuoi dipendenti, ovvero coloro di cui desideri monitorare gli orari e le presenze, vengono definiti all’interno del programma come “Utenti”. Ti consigliamo di configurare il programma partendo dalla creazione delle anagrafiche.

Come aggiungere nuovi utenti

Ci sono due modi per creare un nuovo utente:

• Importazione tramite file CSV
• Creazione manuale nel programma

Creazione di un nuovo utente

Puoi creare e gestire i tuoi utenti accedendo dal menu Tabelle > Utenti.

Per aggiungere un nuovo utente, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Si aprirà una finestra con diverse sezioni di informazioni che ti guideranno passo dopo passo nel processo di creazione dell’utente.

Dati Anagrafici

Nella sezione Dati Anagrafici, puoi inserire le informazioni generali dell’utente. I campi obbligatori sono “Nome”, “Cognome” e “Badge”; gli altri sono facoltativi.

1. FOTO PROFILO – Clicca sull’icona per caricare un’immagine dal tuo PC.
2. COGNOME / NOME / BADGE – Inserisci i dati principali dell’utente.
3. USERNAME / PASSWORD – Se entrambi i campi sono compilati, l’utente potrà accedere all’area online per visualizzare il proprio cartellino o effettuare timbrature. Se non desideri fornire l’accesso online, lascia questi campi vuoti. La password non è visibile e viene mostrata come una serie di punti (“••••••••”). Quando modifichi l’accesso di un utente, se inserisci una nuova password nel campo, questa sarà aggiornata; altrimenti rimarrà quella esistente.
4. EMAIL – Inserisci l’email personale dell’utente, utile per notifiche su approvazioni di giustificativi, timbrature e documenti. Cliccando su “Invia”, puoi verificare se l’indirizzo email è corretto.
5. CODICE FISCALE – Questo campo è utile per l’invio automatico delle buste paga (modulo aggiuntivo Invio Buste Paga) o per l’inserimento automatico di malattie nel cartellino (modulo Malattie Automatiche).
6. NOTE – Puoi aggiungere annotazioni libere sull’utente.

Dati Contrattuali

Nella sezione Dati Contrattuali, puoi specificare le informazioni organizzative. I campi obbligatori sono “Assunzione”, “Gruppo Orario” e “Reparto”.

1. ASSUNZIONE E LICENZIAMENTO – La data di assunzione è obbligatoria, mentre quella di licenziamento è facoltativa (se omessa, il contratto è considerato a tempo indeterminato). Verranno creati cartellini solo per i mesi in cui l’utente è assunto.
2. GRUPPO ORARIO – Seleziona la programmazione settimanale dell’orario di lavoro per questo utente. Il gruppo orario definisce le regole per il calcolo delle ore lavorative, assenze e straordinari.
3. QUALIFICA – Inserisci la qualifica dell’utente.
4. AZIENDA – Specifica l’azienda presso cui l’utente lavora.
5. SEDE – Specifica la sede o filiale.
6. REPARTO – Indica il reparto di appartenenza.
7. RUOLO – Puoi assegnare un ruolo all’utente.
8. CODICE PAGHE – Inserisci il codice matricola fornito dal consulente paghe (campo attivo solo con il modulo Export Paghe).
9. CODICE BUSTE PAGA – Inserisci un codice da inserire al posto del CF personale sulla busta paga (disponibile solo per alcuni tracciati paghe).
10. CENTRO DI COSTO – Indica il centro di costo associato all’utente.
11. COMMENTO CARTELLINO / FOGLIO PRESENZE – Aggiungi note che saranno visibili nel cartellino o nel foglio presenze.

Opzioni Capoarea

NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare i RUOLI utenti con la nuova modalità. CLICCA QUI per maggiori informazioni.

Opzioni Caporeparto

NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare i RUOLI utenti con la nuova modalità. CLICCA QUI per maggiori informazioni.

Funzioni Utente

Nella sezione Funzioni Utente, puoi personalizzare le informazioni che l’utente può visualizzare online.

1. GESTIONE CARTELLINO – Puoi scegliere se consentire all’utente di modificare, visualizzare o nascondere il proprio cartellino.
2. NON GESTIRE ECCEDENZA – L’utente non vedrà la colonna degli straordinari nel cartellino.
3. VISUALIZZA PIANIFICAZIONE – L’utente può visualizzare la pianificazione settimanale sua e dei colleghi dello stesso reparto.
4. RICERCA ANOMALIE – Permette di cercare eventuali anomalie nei dati dei sottoposti.

ATTENZIONE! – Presta molta attenzione a quali utenti concedi la possibilità di modificare il proprio cartellino, poiché questa autorizzazione conferisce privilegi simili a quelli del titolare, permettendo loro di apportare modifiche esclusivamente al proprio cartellino.

GRUPPO FUNZIONALITA’ – Consente di assegnare all’utente un insieme di regole e autorizzazioni personalizzate per la gestione del cartellino, l’uso di moduli aggiuntivi e le funzionalità relative al suo accesso online.

NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare le FUNZIONALITA’ utenti con questa nuova modalità rispetto alle informazioni precedenti. CLICCA QUI per maggiori informazioni.

 1) Opzioni “Homepage”

1. CONSULTA ORARIO – Se attivo, il dipendente può visualizzare la pianificazione settimanale direttamente nella sua Homepage.
2. CONSULTA TOTALIZZATORI – Se attivo, il dipendente può vedere il saldo dei totalizzatori aggiornato al mese precedente nella sua Homepage.
3. VISUALIZZA TIMBRATURE – Se attivo (e se “Consulta Orario” è abilitato), il dipendente può visualizzare le timbrature del giorno corrente e del giorno precedente nella Homepage.

 2) Opzioni “Moduli Aggiuntivi”

Queste opzioni consentono l’uso di moduli aggiuntivi dal lato dipendente, se l’azienda ha abilitato l’accesso online.

1. RICHIESTA GIUSTIFICATIVI – L’utente può richiedere giustificativi.
2. GRUPPO GIUSTIFICATIVI –  L’utente può essere assegnato a uno o più gruppi specifici di giustificativi e potrà richiedere solo quelli assegnati al suo gruppo. Se non è associato a nessun gruppo, potrà richiedere qualsiasi giustificativo disponibile.
3. RICHIESTA NOTE SPESE – L’utente può richiedere delle note spese
4. GRUPPO NOTE SPESE – L’utente può essere assegnato a uno o più gruppi di note spese e potrà richiedere solo quelle assegnate al gruppo. Se non associato a nessun gruppo, potrà richiedere qualsiasi nota spesa disponibile.
5. RICHIESTA TIMBRATURE – L’utente può richiedere l’inserimento di una timbratura nel cartellino presenze.
6. AUTOAPPROVA TIMBRATURE – Se attivo insieme a “Richiesta Timbrature“, il dipendente può auto-approvare le proprie richieste di timbrature, che saranno inserite direttamente nel cartellino senza necessità di conferma da parte dell’amministratore.
7. ABILITA ATTIVITA’ – Abilita l’utente alla gestione delle attività.
8. AUTOAPPROVA GIUSTIFICATIVI – Se attivo insieme a “Richiesta Giustificativi”, il dipendente può auto-approvare i propri giustificativi, che saranno inseriti direttamente nel cartellino senza necessità di conferma da parte dell’amministratore.
9. UPLOAD DOCUMENTI – L’utente può caricare documenti in formato PDF.

Timbratura Online

Questa funzione consente all’utente di timbrare tramite smartphone o altro dispositivo. La configurazione può essere personalizzata per ogni utente.

 1) Tipologia Timbratura

• TIMBRATURA ONLINE – Abilita o disabilita la timbratura online con o senza geolocalizzazione.
  Abilitata e geolocalizzata, consente la timbratura online rilevando la posizione dell’utente:
  Abilitata – geolocalizzazione facoltativa;
  Abilitata – geolocalizzazione disabilitata;
  Abilitata – geolocalizzazione obbligatoria (avviso se non geolocalizzata).
  Abilitata da orario, utile quando si desidera dare la possibilità di timbrare determinati giorni:
  Abilitata da orario – geolocalizzazione facoltativa;
  Abilitata da orario – geolocalizzazione disabilitata;
  Abilitata da orario – geolocalizzazione obbligatoria.
  Nessuna geolocalizzazione
  Disabilitata
• GRUPPO ZONA / IP – Assegna l’utente a una zona o a degli indirizzi IP per limitare la timbratura.
• ABILITA QRCODE – L’utente può usare un QRCode per registrare la timbratura se è fuori dalla zona assegnata.
• SE FUORI ZONA – Se l’utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione obbligatoria e non si trova in una delle zone assegnate, la timbratura avverrà tramite il terminale configurato. Non deve essere abilitata l’opzione QRCode.

 2) Scelta Terminale

1. SCELTA TERMINALI – Consente al dipendente di selezionare il terminale su cui timbrare.
   Disabilitata;
   Facoltativo – scelta terminale facoltativo;
   Obbligatorio – scelta terminale obbligatorio.
2. GRUPPO TERMINALI – Permette di scegliere un gruppo di terminali da associare all’utente durante la timbratura online.
3. OPZIONE DI SCELTA – Consente di visualizzare l’opzione di timbratura in modalità lista a tendina, tramite QRCode o entrambe.

3) Scelta Orario

• SCELTA ORARIO – Se attivo il dipendente potrà  in fase di timbratura selezionare un orario di lavoro.
  Disabilitata;
  Facoltativo – scelta orario facoltativa;
  Obbligatorio – scelta orario obbligatoria.
• GRUPPO ORARI – consente al dipendente di selezionare un orario di lavoro tra quelli configurati. Se non viene assegnato alcun gruppo, l’utente può scegliere tra tutti gli orari disponibili. (Per inserire nuovi orari, consulta la sezione Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Orari).

 4) Timbratura con causale

• TIMBRATURA CAUSALE – Permette di specificare la causale durante la timbratura.
  Disabilitata;
  Abilitata – facoltativa;
  Abilitata – obbligatoria.
• GRUPPO CAUSALI – consente al dipendente di selezionare una causale tra quelle configurate. Se non viene assegnato alcun gruppo, l’utente può scegliere tra tutte le causali disponibili. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi consulta Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Causali).

 5) Email Timbratura Online

• DIPENDENTE E TITOLARE – Invia notifiche via email al dipendente e ai titolari ogni volta che viene effettuata una timbratura online.

6) Terminale Online

Utilizzo terminale online per la timbratura:

• TERMINALE ONLINE -Se attivato, il dispositivo dell’utente (smartphone, tablet, PC) diventa un terminale virtuale che permette ad altri utenti di timbrare online.
• OBBLIGO TERMINALE ONLINE – L’utente può timbrare solo su un terminale online, seguendo le regole configurate in questa sezione.

Dati aggiuntivi

NOTA BENE! – “Dati Aggiuntivi” è un modulo opzionale. Se la tua versione non lo include, contattaci per informazioni e preventivi.

Consente di inserire ulteriori informazioni sull’utente. La maggior parte di questi dati sono sensibili e vengono tracciati.

Una volta salvate, le informazioni saranno visibili nella sezione “Log” dell’utente.

Scadenziario

NOTA BENE! – “Scadenze” è un modulo opzionale. Se la tua versione non lo include, contattaci per informazioni e preventivi.

Permette di visualizzare le scadenze relative a ciascun dipendente.

Clicca sull’icona “lente” per accedere alla schermata principale del modulo “Scadenze”.

Log

Permette di visualizzare lo storico delle modifiche effettuate nella sezione “Dati Aggiuntivi”.

Modificare un utente esistente

Per modificare un utente esistente, passa il mouse sulla riga corrispondente e clicca sull’icona a forma di “matita”.

Cestinare ed eliminare un utente esistente

Nel programma presenze, ogni persona, indipendentemente dal suo stato (assunto, licenziato, cestinato o in assunzione), occupa una postazione dedicata.

Al raggiungimento del numero massimo consentito non è possibile aggiungerne altri. Tuttavia, si può liberare spazio eliminando definitivamente i profili non più necessari, permettendo così l’inserimento di nuovi utenti.

Posiziona il mouse sulla riga dell’utente desiderato; una serie di icone apparirà sulla destra. Clicca sull’icona a forma di “cestino” per cestinare un’anagrafica che non serve più.

Tutte le anagrafiche cestinate verranno spostate in fondo alla tabella utenti e contrassegnate in colore viola.

Queste continueranno comunque a occupare uno slot utente. Per gestire un’anagrafica cestinata, posiziona il cursore sulla relativa riga: appariranno delle icone sulla destra. Le opzioni disponibili sono:

• Cliccare sull’icona a forma di “freccia” per ripristinare un’anagrafica cestinata per errore.
• Cliccare sull’icona a forma di “cestino” per eliminarla definitivamente se non è più necessaria.

ATTENZIONE! – Prima di cancellare definitivamente un utente, verifica di aver esportato tutte le informazioni importanti come timbrature e report. La cancellazione è irreversibile.

NOTA BENE! – Scheda utenti fa parte del modulo “Dati Aggiuntivi“. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di registrare tutta una serie di informazioni aggiuntive per il dipendente e di stamparne dei report. La maggior parte delle informazioni all’interno sono dati sensibili e sono tracciati.

Come creare una nuova voce

È possibile creare e gestire le proprie voci tramite Tabelle > Voci

Qui potete vedere le voci che sono già create.

Se vuoi creare una nuova voce, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

I parametri fondamentali per la compilazione è descrizione VOCE.

1) Inserisci un nome descrittivo per la voce interessata

2) Seleziona un gruppo voci da associare (utile per l’esportazione dei Report ).

3) E’ possibile evidenziare il testo e lo sfondo del campo con un colore differente.

4) E’ possibile personalizzare lo stile (normale, grassetto o corsivo) e l’allineamento del testo (sinistra, centrato o destra).

5) Se richiesto, seleziona un gruppo predefinito da associare alla voce, il campo verrà inserito in modo automatico nelle informazioni presenti all’interno dei Dati Aggiuntivi. Se verrà applicata una modificata, questa sarà apportata alla scheda utente di riferimento.
– Anagrafica: Dove e quando l’utente è nato e la sua nazionalità.
– Codice Fiscale: Il suo codice fiscale.
– Stato contrattuale: Data di assunzione ed eventualmente licenziamento.
– Residenza: Indirizzo, città e cap di residenza.
– Domicilio: Indirizzo, città e cap di domicilio.
– Recapiti: Email, cellulare e telefono.

Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

Come creare un gruppo voci

E’ possibile creare un’ insieme di voci per poi eseguirne delle stampe personalizzate.

Accedere alla sezione del menu Tabelle > Gruppi voci

Qui potete creare tutti i gruppi voce necessari.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.

1)  DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo voci.

2)  VOCI UTENTE – Associa tutte le voci che fanno parte del gruppo.

3) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

Il nuovo gruppo voce inserito sarà disponibile nella lista.

Come creare una scheda utenti

È possibile creare ed personalizzare le informazioni aggiuntive sull’utente interessati tramite Tabelle > Utenti

Clicca sul comando “Crea scheda utente” sulla riga del dipendente interessato.

Se vuoi inserire una nuova riga di informazioni, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte inferiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete una nuova riga di informazioni.

Seleziona dall’elenco a tendina la voce interessata e compila i campi vuoti.

La maggior parte dei campi all’interno del form sono dati sensibili e tracciati. 

Puoi esportare in EXCEL tutti i dati aggiuntivi compilati.

Come stampare un report

Permette di scaricare dei report inerenti alle voci degli utenti: possono essere ad esempio costi, dati utente, produzione etc.

Accedere alla sezione del menu Tabelle > Report

1) A sinistra si selezionano gli utenti desiderati. Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.

2) A destra si personalizza la stampa selezionando i gruppi voci interessati.

3) Tipi di ordinamento nei report:

• per reparto
• per cognome
• per badge
• per codice paghe

Report delle voci sono stampabili solo in Excel.

È possibile importare un elenco di utenti utilizzando un file CSV.

Questa opzione consente di aggiungere utenti in blocco senza crearli singolarmente sul programma.

Come importare il file CSV

Per importare utenti, procedere come segue:

1. Selezionare Tabelle > Utenti
2. Cliccare su Importa anagrafiche utenti.
3. Cliccare su Scegli File e selezionare il file CSV.

Come compilare il file CSV

ATTENZIONE! – Il modello per i file CSV deve essere scaricato dal comando “Scarica CSV con l’intestazione“. Non possono essere importati altri file con compilazioni diverse da questa.

Il file deve essere impostato nel seguente modo:

1. La prima riga deve essere l’intestazione (già esistente all’interno del file).
2. Compilare i campi nell’ EXCEL, alcuni parametri sono OBBLIGATORI.
3. Risultato finale del file .csv

(3)

NOTA BENE! – L’intestazione può essere di due tipi, in base al possesso o meno del modulo DATI AGGIUNTIVI.

Intestazione BASE

BADGE;COGNOME;NOME;USERNAME;PASSWORD;CODICE FISCALE;EMAIL;NOTE;ASSUNZIONE;LICENZIAMENTO;GRUPPO ORARIO;QUALIFICA;AZIENDA;SEDE;REPARTO;RUOLO;CODICE PAGHE;CODICE BUSTE PAGA;CENTRO DI COSTO;COMMENTO CART;COMMENTO FOGLIO

Parametri

BADGE	      (obbligatorio)                  badge utente (solo numeri, massimo 6 cifre) 
COGNOME	      (obbligatorio)                  cognome utente   
NOME	      (obbligatorio)                  nome utente 
USERNAME                                      username per l'accesso all'area online 
PASSWORD                                      password per l'accesso all'area online 
CODICE FISCALE                                codice fiscale  
EMAIL	                                      email dell'utente
NOTE	                                      note libere sull'utente 
ASSUNZIONE    (obbligatorio)                  data di assunzione utente (GG/MM/AAAA) 
LICENZIAMENTO                                 data di licenziamento utente (GG/MM/AAAA) 
GRUPPO ORARIO (obbligatorio e deve esistere)  gruppo orario assegnato all'utente
QUALIFICA     (deve esistere)                 qualifica assegnata all'utente 
AZIENDA	      (obbligatorio e deve esistere)  azienda assegnata all'utente 
SEDE	      (obbligatorio e deve esistere)  sede assegnata all'utente
REPARTO	      (obbligatorio e deve esistere)  reparto assegnato all'utente
RUOLO	      (deve esistere)                 ruolo assegnato all'utente 
CODICE PAGHE                                  codice paghe assegnato all'utente 
CODICE BUSTE PAGA                             codice buste paga assegnato all'utente 
CENTRO DI COSTO                               centro di costo assegnato all'utente
COMMENTO CART                                 nota libera sul cartellino dell'utente 
COMMENTO FOGLIO                               nota libera sul foglio presenze dell'utente 

ATTENZIONE! – I parametri indicati come “deve esistere” devono essere già precompilati all’interno del programma per essere associati correttamente.

Intestazione DATI AGGIUNTIVI

BADGE;COGNOME;NOME;USERNAME;PASSWORD;CODICE FISCALE;EMAIL;NOTE;ASSUNZIONE;LICENZIAMENTO;GRUPPO ORARIO;QUALIFICA;AZIENDA;SEDE;REPARTO;RUOLO;CODICE PAGHE;CODICE BUSTE PAGA;CENTRO DI COSTO;COMMENTO CART;COMMENTO FOGLIO;RESIDENZA INDIRIZZO;RESIDENZA CITTA;RESIDENZA PROVINCIA;RESIDENZA CAP;DOMICILIO INDIRIZZO;DOMICILIO CITTA;DOMICILIO PROVINCIA;DOMICILIO CAP;NATO A;NATO IL;NAZIONALITA;SESSO;STATO CIVILE;TELEFONO;CELLULARE;IBAN;NOTE IBAN;TITOLO DI STUDIO;CATEGORIA;SETTORE;C.I.L.;SERVIZIO;PROFILO PROFESSIONALE;CONTRATTO

Parametri AGGIUNTIVI

RESIDENZA INDIRIZZO                           indirizzo residenza
RESIDENZA CITTA                               citta residenza
RESIDENZA PROVINCIA                           provincia residenza (massimo 2 lettere)
RESIDENZA CAP                                 CAP residenza (massimo 5 lettere)
DOMICILIO INDIRIZZO                           indirizzo domicilio
DOMICILIO CITTA                               citta domicilio
DOMICILIO PROVINCIA                           provincia domicilio (massimo 2 lettere)
DOMICILIO CAP                                 CAP domicilio (massimo 5 lettere)
NATO A                                        luogo di nascita
NATO IL                                       data di nascita
NAZIONALITA                                   nazionalita
SESSO                                         sesso ("maschio", "femmina" o "altro")
STATO CIVILE                                  stato civile
TELEFONO                                      numero di telefono
CELLULARE                                     numero di cellulare 
IBAN                                          iban
NOTE IBAN                                     note libere sull'iban
TITOLO DI STUDIO                              titolo di studio
CATEGORIA                                     categoria titolo di studio
SETTORE                                       settore titolo di studio
C.I.L.                                        comunicazione inizio lavori
SERVIZIO                                      servizio (carriera)
PROFILO PROFESSIONALE                         profilo (carriera)
CONTRATTO                                     contratto (carriera)

NOTA BENE! – Ogni campo deve essere diviso da un “;” come da esempio (in questo caso tutti i dati aggiuntivi sono stati lasciati vuoti).

“Ruoli e Funzionalità” è progettata per aiutare i clienti a configurare e gestire i ruoli e le funzioni all’interno dell’organizzazione utilizzando il software di gestione delle presenze.

Gli utenti possono accedere in base ai permessi definiti, il che riduce il rischio di errori o accessi non autorizzati. Il sistema facilita anche la distribuzione delle responsabilità tra i diversi livelli aziendali, migliorando l’efficienza complessiva e il controllo dei processi aziendali.

Cosa include

1. Ruoli: I “ruoli” aziendali rappresentano i diversi livelli gerarchici all’interno di un’organizzazione. Ogni ruolo ha un insieme specifico di responsabilità e autorizzazioni legate all’accesso e all’uso del software. Ad esempio, un utente con un ruolo di “Responsabile HR” avrà accesso a tutte o alcune funzioni del sistema, comprese quelle più delicate, come la modifica dei cartellini presenze o l’approvazione delle richieste. Il sistema consente di personalizzare questi ruoli e funzionalità in modo che ciascuna azienda possa configurare le autorizzazioni in base alle proprie esigenze organizzative.
2. Funzionalità: Le “funzionalità” definiscono quali azioni specifiche ogni utente può svolgere all’interno del software. Ad esempio, un “Dipendente” potrebbe avere accesso alle funzionalità che riguardano la visualizzazione delle proprie ore di lavoro e l’invio di richieste di permesso o ferie. Le funzionalità sono personalizzabili e consentono di controllare in dettaglio le azioni che ogni utente può eseguire. Questo è utile per garantire che solo il personale autorizzato possa effettuare modifiche critiche ai dati, proteggendo così la sicurezza e l’integrità del sistema.
3. Calendario Periodi: permette di pianificare in anticipo i periodi di ferie, straordinari o altre assenze, mantenendo un controllo preciso su tutte le attività legate alla presenza del personale.

E’ un documento di rimborso compilato dal titolare per il dipendente o direttamente richiesto dal dipendente (richiesta note spese) che riepiloga tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo.

Come creare una nota spesa

L’amministratore crea delle note spese.

È possibile creare la nota spesa tramite Tabelle > Note Spese.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova nota spesa.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE.

1) Inserisci CODICE, eventuale CODICE PAGHE (fornito dal consulente)

2) Inserisci DESCRIZIONE della nota spesa.

NOTA BENE! – I valori “importo fisso” e “importo + quantità” sono parametri facoltativi, se compilati permettono di assegnare automaticamente il costo impostato all’interno della richiesta.

3) clicca “Salva” per confermare l’informazione.

La nuova nota spesa sarà disponibile nella lista.

Come creare un tipo di pagamento

Permette di personalizzare i metodi di saldo ed è possibile indicarlo in fase di inserimento o richiesta di una nota spesa.

Ad esempio, è possibile creare un rimborso spesa che contiene come voce il metodo di pagamento “contanti”.

Per creare un nuovo tipo di pagamento accedere a Tabelle > Tipo di pagamento.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, compila il dato.

1) Inserisci la DESCRIZIONE del metodo di pagamento.

2) Clicca “Salva” per confermare l’informazione.

Il titolare o il dipendente potrà inserire durante la compilazione di una nuova nota spesa con quale metodo è stato effettuato il pagamento.

La timbratura online consente ai dipendenti di segnare l’inizio e la fine del loro orario di lavoro attraverso computer o uno smartphone.

Come abilitare il dipendente alla timbratura online

Per poter abilitare l’utente alla timbratura online è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga (Modifica).

1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso di conferma della timbratura (solo se attivo “Email timbratura online”). 

3) Spostarsi sulla sezione “Timbratura Online” : scegli il tipo di timbratura nel riquadro in altro a sinistra.

Esistono 3 tipologie di geolocalizzazione:

DISABILITATA – Se non ci interessa localizzare i nostri dipendenti al momento della timbratura, potranno timbrare via app da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o via pc) senza fornire la posizione.

FACOLTATIVA – Al momento della timbratura il sistema avvisa il dipendente se vuole consentire la sua posizione all’amministratore:

1. Se il dipendente “conferma” verrà registrata la sua timbratura e l’amministratore potrà verificare le sue coordinate-
2. Se il dipendente “nega” potrà comunque registrare la sua timbratura senza fornire la posizione, l’amministratore verrà avvisato tramite una notifica sulla Homepage.

OBBLIGATORIA – Al momento della timbratura il sistema avvisa il dipendente di consentire la sua posizione all’amministratore. Viene rilevata la posizione del dipendente, in questo modo è facile capire se si trova in sede, o da un cliente. La timbratura deve essere effettuata con geolocalizzazione OBBLIGATORIA, in caso contrario non potrà essere registrata.

5) Clicca “Salva per confermare” le informazioni.

Gestione timbratura online: cosa fa il dipendente

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

1) Inserire le credenziali fornite dall’amministratore.

• Digitare il LINK di riferimento al programma.
• USERNAME. inserire il nome utente.
• PASSWORD. inserire la password.
• AZIENDA. inserire l’ azienda.

2) La pagina della timbratura ONLINE visualizza data e ora dell’orologio atomico internazionale.
La timbratura geolocalizzata necessita delle informazioni fornite dal dispositivo utilizzato dall’utente.

3) L’utente che deve accendere la geolocalizzazione (GPS) sul suo dispositivo quale cellulare, tablet, ecc

4) Premere il pulsante TIMBRA per registrare la timbratura online.

NOTA BENE! – La casella note è opzionale: può essere utilizzata per registrare annotazioni o informazioni relative alla timbratura e va compilata prima di timbrare (ESEMPIO: Servizio presso il cliente Verdi)

5) La timbratura è stata registrata con successo.

NOTA BENE! – È ammessa una sola timbratura al minuto: in caso di doppia timbratura, il programma avvisa l’utente di attendere 1 minuto.

Risultato nel cartellino

Le timbrature registrate online saranno evidenziate sul cartellino in BLU. 

Come controllare la posizione della timbratura registrata 

Cliccando sul rispettivo giorno della colonna di sinistra (ESEMPIO: Giorno 13 Lunedi) si aprirà una finestra dove mostra lo storico con i dettagli delle timbrature.

Su quelle effettuate online saranno visibili le coordinate.

Clicca sul tasto “Mostra mappa timbratura” per visualizzare dove è stata registrata.

Il menu Presenze è uno strumento essenziale per la gestione quotidiana delle presenze dei dipendenti. Questa sezione consente di monitorare, registrare e gestire tutte le informazioni relative alle timbrature e agli orari di lavoro del personale in maniera semplice e precisa.

Cosa include:

1. Cartellino: Questa è la funzione centrale per la gestione delle presenze. Il cartellino elettronico permette di visualizzare le timbrature giornaliere dei dipendenti. Qui, è possibile verificare l’orario di ingresso, uscita, eventuali straordinari e pause. Se ci sono errori o mancanze nelle timbrature, queste possono essere corrette manualmente. Il cartellino è uno strumento fondamentale per controllare che le ore lavorative siano registrate correttamente.
2. Ricerca Anomalie: Questa sezione è utile per individuare rapidamente anomalie o errori nelle presenze dei dipendenti. Le anomalie possono includere timbrature mancanti, ritardi, uscite anticipate o altre discrepanze rispetto agli orari previsti. Il sistema segnala queste irregolarità per permettere un intervento tempestivo e la loro correzione.
3. Presenti-Assenti: Il software offre una visualizzazione in tempo reale della situazione di presenza o assenza del personale. Questa funzione consente di sapere immediatamente chi è presente in azienda, chi è assente o chi è in ritardo. È uno strumento utile per i responsabili, in quanto offre una panoramica immediata delle risorse disponibili in un determinato momento.
4. Planning: Questa sezione permette di pianificare le ferie, permessi futuri dei dipendenti. Offre una visione organizzata della distribuzione delle risorse nel tempo, facilitando la gestione dei turni e la copertura delle esigenze aziendali.
5. Pianificazione Orario: Qui si possono impostare gli orari di lavoro specifici per ciascun dipendente o gruppo di dipendenti. Il sistema consente di definire orari personalizzati in base alle esigenze dell’azienda, come orari flessibili, turni a rotazione o altri schemi di lavoro.
6. Report e Stampe: Il software offre strumenti per generare report dettagliati sulle presenze. I report possono essere settimanali, mensili o personalizzati, e includono informazioni come ore lavorative, assenze, straordinari e timbrature mancanti. Questi report sono fondamentali per la gestione delle risorse umane e per l’analisi delle presenze. È anche possibile stampare i cartellini o i report per archiviazione o consultazione.

Il cartellino rappresenta una componente fondamentale del programma, poiché raccoglie le timbrature registrate tramite terminale, smartphone o inserite manualmente, le giustificazioni, i totali mensili e giornalieri, nonché i calcoli e gli orari del mese lavorativo.

Gestione del Cartellino

Nella parte superiore del cartellino sono riportati i dati anagrafici dell’utente, inclusi numero di badge, cognome, nome, qualifica, reparto e il mese e anno di riferimento del cartellino selezionato.

Selezione del Cartellino

Cliccando sul Cognome / Nome dell’utente, si aprirà un menu a tendina che consente di selezionare specificamente il cartellino da visualizzare. Utilizzare le frecce “Su” e “Giù” per navigare rapidamente tra i cartellini disponibili.

Filtri di Visualizzazione

È possibile filtrare i cartellini in base a:

• Azienda
• Sedi
• Reparti
• Gruppi orari
• Qualifiche
• Ordinamento personalizzato (alfabetico, badge, codice paghe).

Funzionalità

In alto a destra sono disponibili 3 comandi, disposti da sinistra a destra:

Comandi rapidi alle caratteristiche degli utenti (anagrafica utente e orario di lavoro)

Strumenti: Si ha a disposizione:

• Calcolatrice sessagesimale,
• Mappa delle timbrature online dell’utente (attivabile solo se le timbrature sono effettuate con geolocalizzazione).
• Stampe del cartellino dell’utente (in formato PDF o Excel)

Calcoli e operazioni: Si ha la possibilità di eseguire:

• Ricalcola: Aggiorna i calcoli del cartellino presenze in caso di modifiche nei turni o nell’assegnazione di un nuovo orario di lavoro (ricrea o ricalcola)
• inserimento / eliminazione su più giorni dei giustificativi
• Operazioni speciali: importazione immediata delle timbrature o la cancellazione degli storici

Struttura del Cartellino

Il cartellino è diviso in due sezioni:

• Sinistra: Visualizzazione delle timbrature.
• Destra: Presenta informazioni relative agli orari, comprese ore ordinarie, assenze, eccedenze, giustificativi, note e messaggi (se abilitati tramite modulo aggiuntivo).

Sulla destra del cartellino è possibile consultare:

• Totalizzatori: Mostra il tipo di totalizzatore, il saldo mensile attuale e quello precedente.
• Totali Terminali: Tabella riassuntiva dei totali di presenza collegati al terminale.
• Voci: Tabella riassuntiva delle voci mensili con gli importi.
• Totali Giustificativi: Tabella riassuntiva dei giustificativi nel mese
• Totali Note Spese: Presenta il nome, il codice e la descrizione delle note spese, con il totale mensile evidenziato a fine tabella.

Gestione delle Timbrature

Inserimento di una Timbratura: Per aggiungere una timbratura, cliccare sulla casella corrispondente al giorno di interesse, inserire l’ora e premere “V”. Il sistema organizzerà automaticamente le timbrature.

Nota Bene: È possibile inserire fino a 6 timbrature giornaliere. Per giorni con più di 6 timbrature, è possibile aggiungerne una ulteriore cliccando sull’icona dedicata, creando una seconda riga per la stessa giornata.

Modifica di una Timbratura: Per modificare una timbratura esistente, cliccare sulla casella dell’orario che si desidera aggiornare, inserire il nuovo orario e premere “V”.

Cancellazione delle timbrature

Per rimuovere le timbrature dal cartellino, sia che siano state inserite manualmente sia che provengano dal terminale, è sufficiente cliccare sulla casella corrispondente e selezionare l’icona del “cestino“.

Ripristino delle Timbrature

Le timbrature eliminate possono essere ripristinate, se necessario. Per farlo, cliccare sul giorno corrispondente nella colonna di sinistra (ad esempio: Giorno 03 Martedi).

Si aprirà una finestra che mostra lo storico delle timbrature, incluse le posizioni registrate per quelle effettuate online.

Le timbrature eliminate saranno evidenziate in grigio e possono essere ripristinate utilizzando il pulsante “Ripristino”.

Forzatura dei valori di calcolo

La forzatura dei valori consente di modificare manualmente i valori generati automaticamente dal programma, quali Monteore, Assenze e Straordinari. Tutte le caselle modificate manualmente (colonne orari, ore ordinarie, assenze, eccedenze, giustificativi) sono contrassegnate dal simbolo ” * ” a destra.

ESEMPIO! – Forzatura dei valori senza alterare le timbrature
Per modificare il monteore da 07:30 a 08:00 ed eliminare l’assenza senza alterare le timbrature:
1) Cliccare sulla casella delle ore di assenza, digitare –.– e premere “Invio”.
2) Cliccare sulla casella delle ore di ordinarie, digitare 08.00 e premere “Invio”.

Forzatura dell’orario giornaliero

La forzatura dell’orario consente di modificare le ore giornaliere previste per il lavoratore, influenzando le regole di conteggio associate alla giornata lavorativa. Gli orari modificati manualmente sono anch’essi contrassegnati dal simbolo ” * “.

ESEMPIO! – Forzatura orario 8h
Per forzare l’orario del 07 Marzo da “8h” a “8h TRA”:
1) Cliccare sulla casella dell’orario e del giorno interessato.
2) Selezionare il nuovo orario di lavoro.

Gestione giustificativi

Per giustificare l’assenza o uno straordinario è necessario eseguire 2 operazioni in successione:

1) Cliccare sulla casellina Giust 1 | 2 | 3 | 4 | 5 e selezionare dal menu a tendina il giustificativo;

2) Digitare il rispettivo valore (Tempo) e premere su “V” .

Cliccando nuovamente sulla casellina compilata e selezionando il comando “cestino”, verrà eliminato il giustificativo dal cartellino nella giornata selezionata, ma NON dall’archivio. In quest’ultimo caso, l’operazione dovrà essere eseguita esternamente al cartellino (vedi Tabelle >> Giustificativi).

Tipologie di giustificativi

Nelle colonne apposite i giustificativi possono essere visualizzati in modo diverso a seconda dell’importazione sul cartellino:

• Se il codice è “corsivo“ – il giustificativo è importato in automatico;
• Se prima del codice è visibile l’icona “matita”- il giustificativo è di tipo manuale;
• Se prima del codice è visibile l’icona “graffetta ” – il giustificativo è richiesto dal dipendente tramite il modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi;
• Se prima del codice è visibile l’icona “cerotto” – il giustificativo di malattia è importato in automatico tramite il modulo Malattie Automatiche;

[IMPORTANTE!] Operazioni

L’aggiornamento del cartellino presenze è fondamentale per gestire variazioni nei gruppi orari, festività e altre informazioni che si verificano successivamente all’effettivo.

Segnalazioni Cartellino – In presenza di modifiche non ancora aggiornate, compare il tasto “RISOLVI SEGNALAZIONI”. Questo comando fornisce un elenco di segnalazioni da verificare e sistemare secondo le necessità.

Esempi di Segnalazioni:

• Timbrature Richieste: Timbrature ancora da autorizzare (visibile solo se abilitati al modulo)
• Ricalcoli: Ricalcoli del cartellino necessari in seguito a modifiche nei calcoli sui giorni.

ATTENZIONE! – È importante monitorare regolarmente queste segnalazioni per garantire la correttezza e l’accuratezza dei dati presenti nel cartellino.

Quando si clicca sulle segnalazioni interessate, il programma guida l’utente nelle modifiche da fare e seleziona automaticamente i comandi, permettendo anche di scegliere giorni specifici.

NOTA BENE! – Combinando questa opzione con Togli forzature verrà ripristinata la configurazione del gruppo orario anche per i giorni forzati.

Tipologie di operazioni

Ricrea e calcola

Il comando “Ricrea e calcola” aggiorna gli orari dei giorni del mese seguendo le regole del gruppo orario del dipendente, e modifica la colonna “Orario” nel cartellino con i nuovi valori di calcolo.

Come funziona:

1. Includi forzature (usare con attenzione) : Se selezioni questa opzione, il sistema terrà conto anche delle modifiche manuali presenti nella colonna “Orario”, indicate con il simbolo ” * “. Se non selezioni l’opzione, le modifiche manuali verranno ignorate.
2. Ricrea programma orario (da attivare, obbligatorio!): Verrà ricreata la configurazione oraria, come configurata nel gruppo orario, per i giorni selezionati. NOTA BENE: Verranno incluse le forzature sui calcoli (ord, ass, ecc, giustificativi).
3. Aggiornamento parziale: Se vuoi aggiornare solo alcuni giorni del mese, selezionali manualmente nella colonna dedicata.
4. Comprendi altri utenti: Puoi applicare il comando “Ricrea Orario” anche a più dipendenti contemporaneamente. Seleziona gli utenti dall’elenco, e l’aggiornamento sarà applicato a tutti i cartellini del mese selezionato.

ESEMPIO! – Ricrea mese
Dal 10 del mese deve essere eseguita la variazione di orario da Part-Time (4h Lun-Ven) a Full Time (8h Lun-Ven).
Me ne ricordo il 20.
A partire dal mese successivo la variazione oraria sarà automatica; dal 10 al 30 eseguire l’ operazione selezionando i giorni interessati e premere “ricrea e calcola”. 
Non posso utilizzare la funziona Ricrea su tutto il mese, in quanto effettuerebbe un aggiornamento a partire dal 1° del mese in corso.

Ricalcola 

La funzione “Ricalcola” consente di aggiornare i giorni selezionati del mese, applicando nuovamente le regole più recenti dell’orario di lavoro (come arrotondamenti, tolleranze, ecc.) per ciascun giorno selezionato.

Come funziona:

1. Includere forzature (usare con attenzione): Se selezioni questa opzione, il ricalcolo considererà anche le modifiche manuali apportate ai calcoli automatici (ad esempio, ore Ordinarie, Assenze o Eccedenze contrassegnate con il simbolo “*”). Se non selezioni questa opzione, le modifiche manuali verranno ignorate.
2. Ricrea programma orario (tenere disabilitato)
3. Ricalcolo parziale: Se il ricalcolo deve essere applicato solo a partire da una certa data, seleziona i giorni desiderati invece di tutto il mese.
4. Comprendi altri utenti: Puoi applicare il ricalcolo anche su più dipendenti contemporaneamente. Seleziona i dipendenti dall’elenco, e il sistema eseguirà il ricalcolo su tutti i cartellini per il mese scelto.

ESEMPIO! – Ricalcola mese
1) Il 1° del mese deve essere eseguita la variazione, il calcolo del cartellino (arrotondato “al minuto”) deve essere portato a 00:30.
Me ne ricordo il giorno 08.
A partire dal giorno 08 la variazione sarà automatica;
2) Dal 1° del mese, si potrà utilizzare il comando “Operazioni”, disponibile in alto a destra del cartellino.
3) Seleziona i giorni da aggiornare e clicca il pulsante Ricalcola.

Ricalcola Totalizzatori

La funzione “Ricalcola Totalizzatori” aggiorna la tabella e i valori dei totalizzatori nel cartellino.

Come funziona:

1. Scelta dei totalizzatori: Puoi scegliere quali totalizzatori ricalcolare.
2. Togli forzature (usare con attenzione): Se selezioni questa opzione, anche i totalizzatori modificati manualmente (contrassegnati con il simbolo ” * “) verranno ricalcolati. Se non la selezioni, le modifiche manuali saranno ignorate.
3. Comprendi altri utenti: Puoi ricalcolare i totalizzatori per più dipendenti contemporaneamente. Seleziona gli utenti dall’elenco, e il ricalcolo sarà eseguito su tutte le tabelle dei totalizzatori dei loro cartellini per il mese scelto.

Inserisci giustificativo (massivo)

La funzione “Inserisci Giustificativo” ti permette di applicare giustificazioni a più giorni e ai dipendenti selezionati.

Come funziona:

1. Selezionare i giorni: Se vuoi inserire una giustificazione solo per alcuni giorni, seleziona le caselle corrispondenti ai giorni desiderati nella colonna apposita.
2. Selezione rapida: Usa questa opzione per selezionare tutti i giorni che appartengono a una categoria specifica, come “Assenze” o “Eccedenze“.
3. Scegli il giustificativo: Dal menu a tendina, seleziona il tipo di giustificativo che desideri applicare (ad es. malattia, ferie, ecc.).
4. Tempo specifico: Se vuoi applicare un orario preciso, inserisci il tempo. Questo valore sarà applicato a tutti i giorni selezionati.
5. Giustifica in base al monteore: Se scegli questa opzione, il giustificativo verrà applicato con il valore del monteore previsto per quel giorno.
6. Includere tutti i giorni: Se spunti questa opzione, il giustificativo verrà applicato anche ai giorni con monteore a “00:00” (ad esempio, utile per indicare la malattia anche nei giorni non lavorativi).
7. Comprendi altri utenti: Puoi applicare lo stesso giustificativo anche a più dipendenti contemporaneamente. Basta selezionare i dipendenti dall’elenco, e il sistema inserirà la giustificazione per tutti i giorni e i cartellini selezionati nel mese.

ESEMPIO! – Inserire giustificativo FERIE su più giorni
1) Seleziona il comando “Giustifica più giorni”
2) Seleziona i giorni interessati
3) Seleziona dalla lista a tendina il giustificativo interessato
4) Premere il tasto “GIUSTIFICA”. Essendo un giustificativo assegnato su tutta la giornata il valore TEMPO non serve, verrà applicato automaticamente il valore del Monteore.

Elimina giustificativo (massivo)

La funzione “Elimina Giustificativo” ti permette di rimuovere giustificazioni su più giorni e per i dipendenti selezionati.

Come funziona:

1. Scegli il giustificativo: Dal menu a tendina, seleziona il tipo di giustificativo che vuoi eliminare (ad es. malattia, ferie, ecc.). Il sistema selezionerà automaticamente i giorni in cui è presente quel giustificativo.
2. Aggiornamento parziale: Se vuoi eliminare giustificativi solo per alcuni giorni del mese, seleziona i giorni desiderati nella colonna dedicata.
3. Comprendi altri utenti: Puoi eliminare lo stesso giustificativo anche per più dipendenti contemporaneamente. Basta selezionare i dipendenti dall’elenco, e il sistema eliminerà la giustificazione per i giorni e i cartellini selezionati nel mese.

Operazioni speciali

La funzione “Operazioni Speciali” ti permette di utilizzare strumenti che consentono di forzare la creazione dei cartellini e di importare dati manualmente, senza l’intervento dell’automazione. Questo ti permette di visualizzare immediatamente i dati nel sistema.

• Crea Cartellini: Verifica se ci sono cartellini sul mese selezionato
• Carica timbrature: Importa le timbrature di tutti gli utenti

Cancella storico

Elimina definitivamente i dati storici (come timbrature e orari) di uno o più utenti selezionati a partire da una data specifica.

ATTENZIONE! – Questa operazione è irreversibile! Dopo la conferma, non sarà più possibile recuperare i dati eliminati.

Questa sezione è di supporto e permette di gestire più velocemente i cartellini ricercando le anomalie secondo i criteri disponibili. Il programma trova i cartellini e mostrerà nella tabella l’esito della ricerca interessata e il numero di giorni trovati al loro interno.

Come funziona

1) Filtra il mese/anno o il periodo dove si desidera ricercare l’anomalia.

2) Inserisci uno o più filtri di ricerca.

3) Seleziona il mese o una fascia data dal / al

4) Clicca il comando “cerca Corrispondenze”.

5) Clicca “Visualizza Cartellino” sull’utente interessato, si aprirà il cartellino: i giorni che soddisfano i criteri di ricerca saranno evidenziati. Alla modifica dell’anomalia il giorno ricercato nel cartellino tornerà normale e non sarà evidenziato.

6) E’ possibile esportare in formato EXCEL le anomalie ricercate.

Questa schermata permette di visualizzare cognome e nome di tutti gli utenti presenti in archivio, le rispettive timbrature e lo stato di presenza e/o assenza in un determinato momento della giornata.

Il criterio di assegnazione sarà il seguente:

• in presenza di una timbratura di ENTRATA l’utente è Presente in azienda.
• con conseguente timbratura di USCITA l’utente è Uscito dall’azienda.
• sono Esenti tutti i dipendenti che hanno l’orario con timbratura NON obbligatoria.
• sono Assenti tutti i dipendenti che non hanno timbrature .

1) In alto a sinistra si seleziona il giorno interessato.

2) Spostandosi sulla barra degli orari si setta l’orario desiderato.

3) Alto a destra su “Maggiori informazioni” è possibile:

• Visualizzare l’ordinamento degli utenti per terminale: si vedrà lo stato degli utenti in base al terminale sul quale hanno effettuato al timbratura.
• Mostrare nelle ultime colonne della schermata l’orario giornaliero (e modificarlo) e visualizzare i giustificativi fatti nella giornata.

La schermata permette di stampare dei report:

• Stampa presenze e assenti con timbrature giornaliere in formato XLS
• Stampa presenze e assenti con timbrature giornaliere in formato PDF
• Esporta presenti in tempo reale (utile in caso di emergenze)

La schermata Planning consente di gestire e monitorare le presenze, le assenze, le eccedenze e le malattie di ciascun dipendente.

Presentata in formato tabellare, questa schermata fornisce un riepilogo mensile delle ferie, dei permessi e dei giustificativi che i dipendenti possono richiedere. È possibile assegnare un colore per distinguere i diversi tipi di giustificativi.

E’ possibile visualizzare il planning selezionando gli appositi comandi:

1) Selezionare il mese o il periodo che si desidera verficare.

2) Giustificativo specifico, registrati in elenco.

3) Tipologia di giustificativo: “assenze“, “eccedenze“, “presenze” o “visualizza tutti” (di default visualizza solo i dipendenti che hanno giustificativi, selezionandolo verranno visualizzati in elenco anche quelli senza).

La tabella indica il numero totale di giustificativi per giorno per ciascun reparto, fornendo una panoramica chiara.

E’ possibile approvare o rifiutare le richieste di giustificativo direttamente dal pannello (solo se abilitati al modulo aggiuntivo Richiesta Giustificativi).

Permette di visualizzare la settimana o il mese lavorativo di ogni dipendente ed eventualmente pianificarla, modificarla e organizzarla secondo le esigenze dell’azienda. Grazie all’utilizzo dei colori (applicabile da orari di lavoro), è possibile assegnare uno sfondo diverso per evidenziare e rendere visibile nell’immediato tutte le informazioni.

1) In alto a destra è presente il comando “visualizza riepilogo giornaliero“: riassume il numero di persone che saranno presenti in quell’orario lavorativo.

2) L’amministratore potrà cambiare l’orario a seconda delle esigenze.

Le modifiche effettuate su questa schermata verranno riportate anche nell’apposita colonna “Orario” presente sul cartellino presenze.

3) Selezionando in alto a sinistra la data interessata sarà possibile organizzare una pianificazione futura degli orari di lavoro, comprese le presenze teoriche dei turni (mattino, pomeriggio, notte) dei vari dipendenti.

E’ possibile esportare la pianificazione oraria in formato PDF o EXCEL, gli appositi tasti sono visibili in altro a destra.

4) La pianificazione può essere visualizzata ed esportata settimanalmente oppure mensilmente.

NOTA BENE! – Se abilitati anche gli utenti con un ruolo (quali capireparto, manager, etc.) possono vedere tutti gli orari del proprio personale.

Consente di stampare le informazioni principali, come i cartellini, i fogli presenze e le eventuali note. La schermata è divisa principalmente in due sezioni: a sinistra troviamo la sezione “Filtri”, mentre a destra è possibile selezionare le opzioni di personalizzazione della stampa.

Come funziona

1) Selezionare il mese o il periodo che si desidera esportare.

2) Selezionare dall’elenco quali utenti si desidera esportare.

3) Scegliere il documento.

4) Selezionare il formato del file (PDF o Excel).

5) Clicca il tasto “STAMPA”.

NOTA BENE! – Cliccando su un reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel gruppo.

Sezione “Stampe”

Nella sezione “Stampe” è possibile sceglie come personalizzare il documento, attivando o disattivando specifiche opzioni.

Tipologia di documento:

Opzioni (SOLO per documento “Cartellino”)

• Colori Timbrature – Permette di evidenziare le timbrature del cartellino con i colori associati (terminali, manuali etc.)
• No timbrature – Se selezionato non stampa le timbrature nel cartellino.
• No totali – Se selezionato non stampa le tabelle dei totali in fondo al cartellino.
• No totalizzatori – Se selezionato non stampa le tabelle dei totali in fondo al cartellino.
• Terminali – Se selezionato stampa il nome del terminale dal quale è arrivata la timbratura.
• Totali Terminali – Se selezionato stampa il totale parziale dei terminali per ogni giornata (Solo in Excel).

Stampa ore in:
Scegli come esportare le ore:

Esempio: Un’ora e trenta minuti

• Sessantesimi – Mostra le ore lavorate in sessantesimi (1:30).
• Centesimi – Mostra le ore lavorate in centesimi (1:30 -> 1,50).

Formato

Scegli il formato di esportazione del documento (PDF o Excel).

Ordinamento

Scegli come ordinare le informazioni all’interno del documento. I filtri principali sono:

• Reparto
• Cognome
• Badge
• Codice Paghe

Non stampare (SOLO per documento “Cartellino” e “Foglio Presenze”)

Scegli quale colonne nascondere le informazioni all’interno del documento. I filtri principali sono:

• Ordinarie
• Eccedenza
• Assenza
• Tutti i giustificativi
• Giustificativi omissibili
• Saldo settimanale

Risultato finale – Esempi di stampe

Esempio – stampa cartellino

Esempio- stampa foglio Presenze

La sezione “Programmazione” consente di configurare in modo dettagliato orari di lavoro, gestione dei giustificativi e totalizzatori mensili. Questo permette alle aziende di gestire le ore di presenza dei dipendenti in modo efficiente e automatizzato.

Per una corretta impostazione del programma presenze la prima cosa da definire sono gli orari di lavoro.

I passaggi corretti per una corretta configurazione sono:

1) Creare un orario giornaliero indicando tutte le regole di calcolo (Orari di lavoro).

2) Definire dal lunedì alla domenica, quale orario di lavoro (previsto da contratto) deve eseguire l’utente (Gruppi orari di lavoro).

3) Assegnare il gruppo orario al dipendente (Tabelle >> Utenti >> sezione “Dati Contrattuali“)

Un giustificativo è una “motivazione” fornita dal dipendente per chiarire o scusare un’assenza, un ritardo o qualsiasi altra situazione che possa influire sulla sua presenza o produttività sul posto di lavoro. Solitamente, i giustificativi possono includere malattie, motivi familiari, permessi, emergenze personali o altre circostanze eccezionali come corsi di formazione, Smart Working, straordinari autorizzati etc.

Creare un nuovo tipo di giustificativo

L’amministratore crea tutti i giustificativi appositi che saranno utilizzati per (appunto) motivare un’assenza, un’ eccedenza (straordinario neutro) o una presenza (uscita servizio, corso, trasferta).

È possibile creare il nuovo giustificativo tramite Programmazione > Giustificativo

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE, GIUSTIFICA COME, TIPO GIUSTIFICATIVO

Giustificativo

1) CODICE – Inserisci un codice identificativo a tua scelta di massimo 3 caratteri (ESEMPIO: Ferie = FER).

2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo a tua scelta (ESEMPIO: Ferie).

3) GIUSTIFICA COME – Seleziona la tipologia del giustificativo e determina come il programma agisce quando viene inserito nel cartellino: (assenza, straordinario o presenza).

4) TIPO GIUSTIFICATIVO – L’utilizzo di giustificativi specifici a seconda dell’utilizzo garantisce una migliore fruibilità nel programma. Esistono 4 tipi di giustificativi distinti tra loro per poter essere utilizzati in modo differente: ognuno è utilizzabile per la propria funzione.

Scegli la tipologia di giustificativo che desideri:

• MANUALE – Sono utilizzati SOLO dall’amministratore per la gestione del cartellino presenze (ESEMPIO: Ferie). Il giustificativo di tipo manuale è evidenziato con icona “matita” e il suo codice;

• AUTOMATICO – Sono usati dal programma per i conteggi automatici definiti negli orari di lavoro (ESEMPIO: Banca ore, straordinari automatici, maggiorazioni automatiche). NB: Se è automatico non può essere richiedibile dal dipendente e viceversa. Il giustificativo di tipo automatico è evidenziato con il codice in “corsivo“;

• RICHIEDIBILE – Sono usati dall’utente per la richiesta online dei giustificativi (ESEMPIO: Ferie richieste da autorizzare). Gli utenti possono inviare la richiesta all’amministratore e dovranno attendere che il giustificativo venga approvato (utilizzabile solo con il modulo aggiuntivo Richieste Giustificativi). Il giustificativo di tipo richiedibile è evidenziato con icona “graffetta” e il suo rispettivo codice;

• MALATTIA INPS – Permette di giustificare automaticamente nel cartellino la malattia del dipendente (utilizzabile solo con il modulo aggiuntivo Malattie Automatiche). Il giustificativo di tipo richiedibile è evidenziato con icona “cerotto” e il suo rispettivo codice;

5) COLORE – Scegliere un colore a scelta da associare al giustificativo (visibile sulla schermata Planning e Cartellino).

Richiedibile

Se il giustificativo richiedibile è di tipo assenza potrò scegliere in che modo calcolarlo, i valori sono possono essere inseriti dal comando “a tendina”:

• VALORE RICHIESTO – Inserisci il valore richiesto ed usalo per compensare l’assenza.
• CALCOLO AUTOMATICO – Calcola automaticamente il valore in base all’assenza.
• INSERISCI VALORE – Inserisci il valore e se superiore all’assenza metti il resto nell’eccedenza.

ELIMINABILE – Se attivo è possibile eliminare il giustificativo dopo che è stato approvato.

AUTOAPPROVANTE – Se attivo il giustificativo viene richiesto dal dipendente ma non verrà sottoposto da approvazione di un superiore e finirà direttamente nel cartellino.

SOGLIA MASSIMA RICHIEDIBILE – Limite massimo, se giustificativo richiedibile, di tempo richiedibile da parte dell’utente nel mese. Se impostato a zero o vuoto il giustificativo non avrà limiti di richiesta. Limite massimo 99.

Gestione Causali

Se il giustificativo è AUTOMATICO è possibile associare una causale alla timbratura.

Il transito che sarà riportato nel cartellino avrà associata la causale che specifica il giustificativo temporale tra una timbratura e la successiva (Esempio: uscita per servizio, trasferta, lavoro fuori sede, etc.).

In base al tipo di giustificativo assegnato, l’eventuale assenza può essere sommata alle ore ordinarie così da ottenere il monteore giornaliero (Esempio: 08:00 lavorate di cui 03:00 con causale “uscita per servizio”).

Se disponi di un codice causale relativo al giustificativo, inseriscilo in questi campi.

1) CODICE CAUSALE – Inserisci il codice causale. I giustificativi utilizzabili sul terminale per effettuare la timbratura con causale devono necessariamente avere il codice univoco.

2) COMPENSA ASSENZA – Utilizza il valore del giustificativo per compensare l’assenza. Esempio: assenza è 00:45 giustificativo è 01:00. L’assenza sarà 00:00 e il giustificativo 00:15.

3) I tre parametri SE MAGGIORE DI, QUANTITATIVO e GIUSTIFICATIVO fanno parte di un’unica regola. Di seguito come funziona:  Se il giustificativo è maggiore del valore impostato nel primo parametro assegna come QUANTITATIVO il valore impostato con il GIUSTIFICATIVO scelto in elenco.

Calcoli

Scegli come deve calcolato il giustificativo sul cartellino quando viene utilizzato.

• NEUTRO – Il giustificativo è considerato come valore neutro e riclassifica tutto ciò che è all’interno delle colonne Assenza (se di tipo Assenza) e Eccedenza (se di tipo Straordinario).
• CALCOLO GIORNALIERO – Il giustificativo è considerato come giornaliero giustificando tutta la quantità del tipo di giustificativo (Esempio: ferie in giorni).
• AGGIUNGI ALLE ORE LAVORATE – Somma il giustificativo alle ore lavorate (lavorato = ordinarie + eccedenza)
• TOGLI DALLE ORE LAVORATE – Sottrae il giustificativo alle ore lavorate.
• TOGLI SOLO DALLE ORDINARIE – Toglie il valore del giustificativo solo dalle ore ordinarie.

SOGLIA MINIMA – E’ la soglia minima che permette di inserire il giustificativo. (Esempio: il giustificativo in questione ha una soglia di 02:00 all’interno del parametro, se nel giorno del cartellino il valore del giustificativo stesso è minore di 02:00 NON verrà inserito).

ARROTONDAMENTO – Arrotondamento del giustificativo con scelta per eccesso o per difetto.

ARROTONDAMENTO DOPO IL QUANTITATIVO – Superato il quantitativo, il giustificativo viene arrotondato con scelta per eccesso o per difetto.

Caratteristiche Aggiuntive

1) OMETTI STAMPA – Se attivo il giustificativo è nascosto in fase di stampa del cartellino.

2) NASCONDI AMMINISTRATORE LIMITATO –  Se attivo nascondi il giustificativo all’amministratore limitato (consulta amministratori).

3) CONSIDERA NEL SALDO – Se attivo somma al saldo settimanale. Sarà possibile utilizzare questa funzionalità solo per i gruppi orari di lavoro con “Riclassificazione Settimanale”.

4) NON CONSIDERARE LAVORATO – Se attivo non considera il giustificativo per il lavorato quotidiano.

Una volta impostare tutte le informazioni desiderate per il calcolo del giustificativo clicca “SALVA” per confermare.

NOTA BENE! – Il giustificativi di tipo “MANUALE” e “AUTOMATICO” potranno essere utilizzati dall’amministratore nell’apposito elenco del cartellino presenze. I giustificativi di tipo “RICHIEDIBILE” sono utilizzati solo dai dipendenti (tramite modulo aggiuntivo) mentre quelli di tipo “Malattia INPS” vengono inseriti automaticamente all’arrivo del certificato tramite INPS (solo tramite modulo aggiuntivo).

“Moduli Aggiuntivi” elenca una serie di funzionalità opzionali che possono essere integrate con il sistema principale di gestione delle presenze. Tra questi moduli rientrano strumenti per la gestione di richieste di giustificativi, note spese e registrazioni di timbrature, oltre a funzionalità per il controllo delle scadenze, documenti e messaggi. Sono inclusi anche moduli specifici per la gestione delle attività, come la compilazione di rapportini, la gestione delle timbrature e il monitoraggio dei transiti. Ulteriori funzionalità comprendono la gestione dei visitatori, l’accesso ai servizi web, l’esportazione dei dati per il calcolo delle paghe e l’invio digitale delle buste paga.

NOTA BENE! – “Richiesta Giustificativi” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L’utente ha la possibilità di richiedere dei giustificativi (ESEMPIO: Ferie, permessi, straordinari ) per poi essere autorizzati dal suo superiore e/o Responsabile.

Il giustificativo autorizzato verrà inserito automaticamente nel cartellino dell’utente. 

L’attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email. 

Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell’anagrafica degli utenti e dei responsabili.

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come creare un giustificativo richiedibile

L’amministratore crea dei giustificativi appositi che saranno utilizzati SOLO dall’utente.

È possibile creare il giustificativo tramite Programmazione > Giustificativi

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare un nuovo giustificativo.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE, TIPO.

NOTA BENE! – Attiva la spunta “RICHIEDIBILE” per rendere visibile il giustificativo nell’elenco di scelta del dipendente.

Come abilitare l’utente alla richiesta giustificativi

Per poter abilitare l’utente alla richiesta dei giustificativi è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso con l’esito della richiesta. 

3) Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente”: seleziona la spunta “Richiesta Giustificativi” per attivare il modulo sull’accesso online del dipendente.

4) Cliccare “Salva” per confermare le impostazioni.

Come creare un gruppo giustificativi (facoltativo)

E’ possibile creare un insieme limitato di giustificativi e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.

Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.

Accedere alla sezione del menu Programmazione > Gruppi Giustificativi

Qui potete creare tutti i gruppi giustificativi necessari.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.

1)  DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo giustificativi

2)  GIUSTIFICATIVI– Associa i giustificativi richiedibili che fanno parte del gruppo.

3) UTENTI – Associa gli utenti che fanno parte del gruppo.

4) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

Gli utenti assegnati a questo gruppo potranno utilizzare e richiedere SOLO i giustificativi che sono associati al suo interno.

Come funziona il modulo

Gestione delle richieste: cosa fa il dipendente

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

Accedere alla sezione del menu Richiedi > Richiedi Giustificativo

Per richiedere un giustificativo, cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, si vedranno varie informazioni necessarie per creare una nuova richiesta.

L’utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari:

1) Scegli il tipo di giustificativo

2) Nella casella “DATA“ indicare DAL / AL con i giorni inerenti la richiesta: se la durata è un giorno singolo, “inizio“ e “fine“ coincideranno. Selezionare con un primo click sul giorno di “inizio“ e con un secondo click sul giorno di “fine“.

3) GIORNATA INTERA – Da attivare se il giustificativo contempla tutta la giornata lavorativa.

TEMPO – Da indicare in ore per una durata “parziale” (ESEMPIO: solo il mattino) , specificando la voce opzionale DALLE/ALLE al fine di indicare all’ufficio personale in quale momento della giornata avviene l’evento. Sarebbe opportuno indicare che il tempo “dalle“¦ alle“¦“ sia quanto più simile alla “durata“, anche se non è parametro vincolante poiché è una informazione di tipo descrittivo.

4) NOTE – Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

NOTA BENE! – Se desideri che il dipendente possa inserire una richiesta di giustificativo con data massima di giorni indietro o avanti rispetto ad oggi accedere alla sezione del menu Tabelle > Parametri > sezione “Giustificativi“, imposta il limite massimo di tempo desiderato per la richiesta di giustificativi.

5) Carica un’immagine o una foto in allegato alla richiesta (funzione attiva solo con la versione AVANZATA del modulo).

L’esito dell’operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all’utente sia all’ “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.

6) Cancellazione Giustificativo:  L’utente può cancellare un giustificativo già richiesto purchè non sia ancora stato gestito dall’amministratore.

Gestione delle richieste: cosa fa l’amministratore

Il pannello amministrativo su Richieste > Richieste Giustificativi permette di visualizzare i giustificativi richiesti in sospeso e già processati.

Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l’autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.

Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un’email dall’amministratore che ha gestito la richiesta.

La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente <  Responsabili / manager / operatori  < Amministratore.

Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.

Possibilità di stampare i giustificativi per PDF oppure Excel.

Esito richiesta e tracciabilità 

L’utente riceverà una eventuale email dall’amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l’accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni. 

Tutta l’attività  di richiesta giustificativi è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).

Risultato nel cartellino

Il giustificativo autorizzato dall’amministratore verrà compilato automaticamente sul giorno interessato del cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.

Il giustificativo verrà inserito automaticamente all’interno del cartellino presenze e sui giorni interessati: FER 08:00

NOTA BENE! – “Richiesta Note Spese” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L’utente ha la possibilità di richiedere dei rimborsi spesa (ESEMPIO: Trasferta, cena aziendale) per poi essere autorizzati dal suo superiore e/o Responsabile.

La nota spesa autorizzata verrà inserita automaticamente nel cartellino dell’utente. 

L’attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email. 

Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell’anagrafica degli utenti e dei responsabili.

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come abilitare l’utente alla richiesta note spese

Per poter abilitare l’utente alla richiesta delle note spese è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare il modulo: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso con l’esito della richiesta. 

3) Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente”: seleziona la spunta “Richiesta Note Spese” per attivare il modulo sull’accesso online del dipendente.

4) Cliccare “Salva” per confermare le impostazioni.

Come creare una nota spesa

L’amministratore crea delle note spese che saranno utilizzate SOLO dall’utente.

È possibile creare la nota spesa tramite Tabelle > Note Spese

Qui potete vedere tutte le note spese esistenti o che avete già creato.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova nota spesa.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE, DESCRIZIONE.

NOTA BENE! – I valori “importo fisso” e “importo + quantità” sono parametri facoltativi, se compilati permettono di assegnare automaticamente il costo impostato all’interno della richiesta.

Come creare un gruppo note spese (facoltativo)

E’ possibile creare un insieme limitato di voci e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.

Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.

Accedere alla sezione del menu Tabelle > Gruppi note spese

Qui potete creare tutti i gruppi note spese necessari.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.

1)  DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo note spese.

2)  NOTE SPESE– Associa le note spese che fanno parte del gruppo.

3) UTENTI – Associa gli utenti che fanno parte del gruppo.

4) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

Gli utenti assegnati a questo gruppo potranno utilizzare e richiedere SOLO le note spese che sono associate al suo interno.

Come creare un tipo di pagamento

Permette di personalizzare i metodi di pagamento ed è possibile indicarlo in fase di inserimento o richiesta di una nota spesa.

Ad esempio, è possibile creare un rimborso spesa che contiene come voce il metodo di pagamento “contanti”.

Per creare un nuovo tipo di pagamento accedere a Tabelle > Tipo di pagamento.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, compila il dato.

1) Inserisci la DESCRIZIONE del metodo di pagamento.

2) Clicca “Salva” per confermare l’informazione.

Il titolare o il dipendente potrà inserire durante la compilazione di una nuova nota spesa con quale metodo è stato effettuato il pagamento.

Come creare un gruppo tipi di pagamento (facoltativo)

E’ possibile creare un insieme limitato di metodi di pagamento e scegliere quali dipendenti possono utilizzare tale gruppo, personalizzando la scelta delle richieste per ognuno di loro.

Ad esempio, le richieste per ogni gruppo possono essere configurate in modo diverso in ogni dipendente, servizio o reparto.

Accedere alla sezione del menu Programmazione > Gruppi Tipi di Pagamento.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.

1)  DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo.

2)  TIPI DI PAGAMENTO – Associa i metodi di pagamento che fanno parte del gruppo.

3) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

NOTA BENE! – Gli utenti assegnati a questo gruppo potranno utilizzare SOLO i metodi di pagamento che sono associati al suo interno. L’associazione del gruppo all’utente avviene tramite la gestione delle Funzionalità

Come funziona il modulo

Gestione delle richieste: cosa fa il dipendente

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

Accedere alla sezione del menu Richieste > Richiedi Nota Spesa

Qui è possibile vedere tutte le sue note spese richieste con i vari esiti.

Per richiedere una nota spesa, cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, si vedranno varie informazioni necessarie per creare una nuova richiesta.

L’utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari:

1) Scegli la DATA

2) Scegli il tipo di NOTA SPESA

3) Compila i campi facoltativi a seconda della tipologia di richiesta della nota spesa.

4) Scegli la tipologia di pagamento (per inserirne di nuovi e popolare l’elenco andare su Tabelle > Tipi di pagamento)

5) NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

6) Scegli e carica la fotografia dello scontrino (funzione attiva solo con la versione AVANZATA del modulo).

NOTA BENE! – Se desideri impostare dei campi specifici da compilare nella richiesta note spese puoi renderli obbligatori, facoltativi oppure  nasconderli: vai in Tabelle > Parametri > sezione Note Spese, imposta come visualizzarli (i campi interessati sono: luogo arrivo, ora partenza, ora arrivo, motivazione e chilometri).

5) L’esito dell’operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all’utente sia all’ “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.

6) Cancellazione Nota Spesa:  L’utente può cancellare una nonta spesa già richiesta purchè non sia ancora stata gestita dall’amministratore.

Gestione delle richieste: cosa fa l’amministratore

Il pannello amministrativo su Richieste > Richieste Note Spese permette di visualizzare la note spese richieste in sospeso e già processati.

Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l’autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.

Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un’email dall’amministratore che ha gestito la richiesta.

La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente <  Responsabili / manager / operatori  < Amministratore.

Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.

Utilizzare i “filtri di ricerca” per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.

Possibilità di stampare le note spese per PDF oppure Excel.

Esito richiesta e tracciabilità 

L’utente riceverà una eventuale email dall’amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l’accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni. 

Tutta l’attività di richiesta note spese è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).

Risultato nel cartellino

La nota spesa autorizzata dall’amministratore verrà compilata automaticamente nell’apposita tabella dei Totali Note Spese, sul cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.

A destra del cartellino presenze si troverà la somma totale degli importi mensili. 

NOTA BENE! – “Richiesta Timbrature” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L’utente ha la possibilità di richiedere una timbratura mancante o dimenticata per poi essere autorizzata dal suo superiore e/o Responsabile.

La timbratura autorizzata verrà inserita automaticamente nel cartellino dell’utente. 

L’attività di richiesta, cancellazione, convalida o diniego è tracciata anche via email. 

Il programma utilizza gli indirizzi email indicati nell’anagrafica degli utenti e dei responsabili.

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come abilitare l’utente alla richiesta di timbratura

Per poter abilitare l’utente alla richiesta di timbratura è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso con l’esito della richiesta. 

3) Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente”: seleziona la spunta “Richiesta Timbrature” per attivare il modulo sull’accesso online del dipendente.

4) Cliccare “Salva” per confermare le impostazioni.

Come funziona il modulo

Gestione delle richieste: cosa fa il dipendente

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

Accedere alla sezione del menu Richieste > Richiedi Timbratura.

Qui è possibile vedere tutte le sue timbrature richieste con i vari esiti.

Per richiedere una timbratura, cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, si vedranno varie informazioni necessarie per creare una nuova richiesta.

L’utente compila il modulo di richiesta indicando i dati necessari:

1) Scegli la DATA

2) Scrivi l’orario della timbratura

3) NOTE. Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

4) L’ esito dell’operazione è visualizzato nel messaggio a video nonché inviato via email (se disponibile) sia all’utente sia all’ “amministratore“ o “caporeparto“ o “capoarea“ a seconda delle configurazioni. Le email di notifica seguono la “scala gerarchica“ dal livello più basso al più alto.

5) Cancellazione Timbratura:  L’utente può cancellare la timbratura già richiesta purchè non sia ancora stata gestita dall’amministratore.

Gestione delle richieste: cosa fa l’amministratore

Il pannello amministrativo su Richieste > Richieste Timbrature permette di visualizzare le timbrature richieste in sospeso e già processate.

Utilizzare il pulsante VERDE per confermare la richiesta oppure il pulsante ROSSO per negare l’autorizzazione; in caso di negazione è possibile specificare la motivazione.

Che sia autorizzato o negato il dipendente riceverà un’email dall’amministratore che ha gestito la richiesta.

La richiesta e successiva approvazione segue la scala gerarchica: Utente <  Responsabili / manager / operatori  < Amministratore.

Il più alto in grado può gestire i sottoposti di tutti i livelli sottostanti.

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo stato della richiesta.

Esito richiesta e tracciabilità 

L’utente riceverà una eventuale email dall’amministratore (o chi per lui in scala gerarchica) con l’accettazione o la negazione della richiesta comprensiva di eventuali motivazioni. 

Tutta l’attività  di richiesta timbrature è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “ESITO“).

Risultato nel cartellino

La timbratura autorizzata dall’amministratore verrà compilata automaticamente sul giorno interessato del cartellino presenze del dipendente che ha effettuato la richiesta.

La timbratura verrà inserita automaticamente all’interno del cartellino presenze e sul giorno interessato; verrà evidenziata con il colore associato al terminale.

NOTA BENE! – “Scadenze” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

L’amministratore ha la possibilità di pianificare delle scadenze e gestire in modo proattivo le attività da svolgere su di esse.

Possono essere per esempio: visite mediche, rinnovo patenti, cambio contratto lavorativo etc.

Una scadenza può essere inserita per più utenti contemporaneamente.

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come creare una scadenza (evento)

L’ amministratore crea delle scadenze personalizzate e gli assegnerà delle regole di utilizzo.

Tutte le scadenze create in questa schermata saranno disponibili nell’elenco degli eventi inseribili.

È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Scadenze

Qui potete vedere le scadenze esistenti o che avete già creato.

Se vuoi creare una nuova scadenza, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova scadenza.

1) Il parametro fondamentale da compilare è: DESCRIZIONE.

2) E’ possibile selezionare un ciclo di rinnovo della scadenza: puo’ essere annuale, mensile, giornaliero oppure personalizzato (AA-MM-GG). 

3) Il sistema permette di avvisare l’utente e/o l’amministratore entro n. giorni prima dell’avvenuta scadenza oppure di ricordarglielo ogni n. giorni.

Cliccare su “Salva” per confermare le informazioni.

Come abilitare l’utente al modulo scadenze

Per poter abilitare l’utente al modulo SCADENZE è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso delle eventuali scadenze. 

NOTA BENE! – E’ possibile visualizzare nella sezione Scadenziario tutto l’elenco delle scadenze assegnate al singolo dipendente. Cliccando sull’ icona della “lente” si potrà passare direttamente alla schermata principale del modulo.

Come funziona il modulo

Gestione delle scadenze: cosa fa l’amministratore

Il pannello amministrativo su Moduli > Scadenziario permette di visualizzare tutte le scadenze imminenti e processate.

Utilizzare il pulsante VERDE per segnare la scadenza come visionata oppure il pulsante ROSSO per eliminarla. 

NOTA BENE!  Se la scadenza è di tipo annuale o mensile  sarà  possibile “visionarla” oppure “visionarla e ricrearla” per la prossima data (ovvero per il prossimo anno oppure mese).

Se a fianco della data comparira’ uno di questi due simboli significa che: è Scaduta, mancano pochi giorni alla scadenza.

Come inserire e assegnare una scadenza

L’ amministratore crea delle scadenze personalizzate e le assegnerà ai dipendenti interessati.

È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Scadenzario.

Qui potete vedere le scadenze esistenti o che avete già creato.

Se vuoi creare una nuova scadenza , clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova scadenza.

1) Seleziona dall’elenco l’utente/i da associare alla scadenza.

NOTA BENE! – Lasciare la lista deselezionata per inserire una scadenza generale relativa all’azienda.

2) Scegli l’evento che verrà associato al dipendente/i

3) Imposta una data di scadenza

4) Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti

Clicca su “Inserisci” per salvare le informazioni. L’ esito dell’operazione è visualizzato all’interno della schermata.

Esito e tracciabilità 

Il sistema da la possibilità di stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati, la presenza di scadenze imminenti viene segnalata in automatico tramite una email informativa. 

Tutta l’attività del modulo Scadenze è sempre tracciata sul portale. 

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie sullo Stato della richiesta (colonna “Ciclo“).

 Cliccando sulla spunta “Visualizza Visionate” sarà possibile visualizzare tutte le scadenze già processate.

NOTA BENE! – “Documenti” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Il titolare ha la possibilità di digitalizzare centralizzare tutta la gestione documentale in un’unica schermata.

Puo’ entrare negli appositi archivi documentali, caricare gli allegati ed assegnarli agli utenti interessati. (ESEMPIO: contratti d’assunzione, rendicontazione delle spese, circolari ect.).

Inoltre, il sistema gestisce massivamente lo smistamento delle buste paga negli archivi se il nome del file PDF ha corrispondenza con un codice fiscale in anagrafica dipendenti.

Ogni singolo dipendente sarà assegnato al suo archivio documentale personale.

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali: potrà visualizzare e scaricare i suoi documenti.

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come creare una categoria

L’ amministratore crea delle categorie personalizzate per suddividere i documenti e filtrarli secondo vari criteri.

Tutte le categorie create in questa schermata saranno disponibili nell’elenco degli categorie assegnabili e nei filtri di ricerca.

È possibile creare una nuova scadenza tramite Moduli > Categorie

Qui potete vedere le categorie esistenti o che avete già creato.

Se vuoi creare una nuova categoria, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare una nuova categoria.

Il parametro fondamentali da compilare è: DESCRIZIONE.

Cliccare “SALVA” per confermare le impostazioni.

Come abilitare l’utente al suo archivio

Per poter abilitare l’utente al suo archivio documentale è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso in caso di nuovi documenti. 

ATTENZIONE! – Per associare correttamente determinati documenti (ESEMPIO: buste paga) l’anagrafica di ogni dipendente deve riportare il suo Codice Fiscale.  Per poter classificare e smistare le buste paghe in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.

NOTA BENE! – FUNZIONALITA’ FACOLTATIVA: Spostarsi sulla sezione “Funzioni Utente” : seleziona la spunta “Upload Documenti” se desideri che il dipendente possa caricare dei documenti direttamente dal suo accesso online.

Come abilitare l’admin alla gestione documentale

Ogni amministratore può essere abilitato alla gestione documentale, è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Amministratori > sezione “Dati Moduli“ , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

Spostarsi sulla sezione “Moduli”.

Esistono 3 livelli di gestione del modulo documenti, ognuna con la propria funzionalità.

1. CONTROLLO BASE – Vedi e gestisci = L’ amministratore potrà vedere i documenti a lui associati e gestirli (se autorizzato) – Controllo base
2. CONTROLLO INTERMEDIO – Upload = Rispetto al precedente, potrà anche caricare documenti e gestirli (associandoli anche ad altri) – Controllo intermedio
3. CONTROLLO SUPREMO – Controllo completo = Potrà gestire tutti i documenti presenti sulla piattaforma al di fuori di quelli pubblicati dal consulente, che saranno limitati allo scaricamento e alla visualizzazione delle informazioni.

NOTA BENE! – A prescindere dal numero di amministratori che gestiscono il programma DEVE SEMPRE essere presente almeno un gestore con impostato CONTROLLO COMPLETO, in modo che abbia la piena supervisione del modulo documenti.

Seleziona la spunta “Visualizza log documenti” se desideri far visualizzare all’amministratore i log delle azioni svolte sui documenti (di tutta l’azienda).

Come funziona il modulo

Gestione dei documenti: cosa fa l’amministratore

Il pannello amministrativo su Moduli > Documenti permette di caricare uno o più documenti e smistarli nel archivi dei dipendenti.

Qui potete vedere tutti i documenti inseriti ed esistenti.

Come caricare un nuovo documento

Se vuoi inserire un nuovo allegato, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per caricare un nuovo documento.

1) L’ amministratore sceglie e carica il documento

2) Assegna la categoria del documento

3) Il campo note è disponibile per ulteriori informazioni o commenti.

Cliccare il comando “Salva” per caricare il documento

4) Associa il documento

5) Assegna il documenti ai dipendenti interessati

6) Puoi assegnare il documento alla visione / gestione anche di eventuali amministratori

7) Puoi inserire una data di visualizzazione del documento DAL — / — AL 

8) Puoi scegliere se far vedere il documento entro una certa data oppure che venga eliminato una volta visualizzato.

Clicca il comando “Salva” per confermare.

Il documento verrà assegnato nell’archivio personale degli utenti selezionati con le regole impostate.

Come importare massivamente le buste paga

Modulo documenti permette di importare massivamente le buste paga dei dipendenti ed assegnarle ad ognuno automaticamente nel proprio archivio documentale. Per poter classificare e smistare le buste paga in automatico e negli archivi corretti, ci dovrà essere corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.

Se vuoi caricare delle buste paga, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per caricare gli allegati.

1) L’ amministratore carica tutte le buste paga da inviare

2) Assegna la categoria alle buste paga

3) Premere su “Importazione massiva (PAGHE)”, si aprirà una nuova sezione con delle funzionalità aggiuntive

4) Attiva la spunta “Abilita importazione massiva” per caricare tutti i documenti in una sola volta = i primi sedici caratteri dei file importati devono essere il codice fiscale del dipendente in modo che a questo possa essere associato il file.

5) Attiva la spunta “Invia email di avviso” se desideri inviare una mail di notifica ai dipendenti quando verrà caricato il documento

6) E’ possibile inserire una data di inizio / fine visualizzazione in modo che i dipendenti possano vedere il documento sul loro archio entro una certa data.

Cliccare “Importa File”.

Il documento verrà caricato e smistato nell’archivio corretto del dipendente.

In caso di mancata corrispondenza con il codice fiscale l’allegato caricato non verrà associato.

Cliccando “OK” terminerà la procedura e caricherà tutti i documenti, cliccando “cancella e ricarica” il documento non associato verrà scartato.

Gestione documenti: cosa fa il dipendente

Il dipendente accede al programma con le proprie credenziali e su qualsiasi dispositivo collegato ad internet. 

Non serve installare nulla sul dispositivo: avviare il programma per navigare (browser consigliati Chrome, Firefox, Safari). 

Se richiesto, seguendo le indicazioni all’avvio, è possibile attivare il programma come “app“ e icona specifica sulla home del telefono.

Procedure

Ogni volta che verrà  condiviso un nuovo allegato, il dipendente riceverà una email informativa di nuovi documenti, per poterli visionare e scaricare dovrà accedere al portale.

I documenti possono rimanere sulla piattaforma per un tempo illimitato o per un tempo definito stabilito dall’amministratore, oltre il quale possono essere visualizzati temporaneamente o eliminati.

Utilizzare i “filtri di ricerca“ per visualizzare le diverse tipologie di allegati.

Scarico singolo documento

Clicca su “scarica file” per scaricare il singolo allegato.

Scarico documenti ZIP

1) Per scaricare tutti i documenti in un unico archivio in formato ZIP cliccare il comando “scarica file in uno ZIP”

2) Seleziona tutti i documenti interessati.

3) Ripremi nuovamente il comando “scarica file in uno ZIP”

NOTA BENE! – “Messaggi” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Messaggi è il modulo aggiuntivo che permette di scambiare conversazioni e chat tra dipendenti/ufficio personale/responsabili direttamente dal software.

Quando si crea una nuova conversazione si inserisce l’oggetto che sarà comune per tutti i prossimi messaggi appartenenti a quella conversazione, il testo del messaggio che si vuole inviare, e in base al ruolo d’accesso si può scegliere il destinatario.

In questo caso l’Amministratore avrà a disposizione tutti i messaggi scambiati all’interno dell’azienda, con la possibilità di visualizzare tutte le conversazioni, ma al contrario potrà intervenire solo in quelle a lui indirizzate o da lui create.

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come abilitare l’utente al modulo messaggi

Per poter abilitare l’utente al modulo MESSAGGI è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Il dipendente deve avere l’accesso all’area online per utilizzare la funzionalità: assegnare Username e Password. 

2) Inserire l’email nel campo indicato per far ricevere l’avviso di eventuali messaggi. 

3) Cliccare “SALVA” per confermare.

Accedere a menu Tabelle > Funzionalità per creare la regola e attivare il modulo messaggi.

Cliccare sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

4) Inserire il CODICE e la DESCRIZIONE della regola.

5) Assegna gli utenti interessati alla regola.

Spostarsi sulla sezione a sinistra “VARIE”.

6) Attivare il comando “Crea Conversazioni”.

7) Cliccare “SALVA” per confermare la regola.

Come funziona il modulo

Il pannello amministrativo su Moduli > Messaggi permette di creare delle nuova chat conversazione con tutti i dipendenti abilitati e presenti all’interno del programma.

Chat singola

1) Per avviare una conversazione con un utente, recati nella scheda chat sulla sinistra, clicca sull’icona delle “tre righette” nella parte superiore a sinistra.

2) Seleziona la voce Contatti dalla schermata che si apre.

3) Seleziona il nome della persona da contattare

oppure

4) scrivere nell’apposito campo di ricerca sopra la rubrica, si avvierà la chat sulla sezione a destra.

NOTA BENE! – Nella schermata messaggi – lato dipendente saranno visibili nella rubrica solo i contatti degli amministratori.

Nella schermata di composizione dei messaggi trovi tutto quello che ti serve per comunicare con i tuoi contatti:

5) in basso al centro c’è il campo di testo in cui digitare i messaggi testuali; in basso a destra ci sono le icone della graffetta e del microfono che permettono, rispettivamente, di condividere immagini o file PDF e inviare messaggi vocali.

6) Relativamente ai messaggi testuali dopo aver scritto o apportato le modifiche necessarie, premi l’icona √ per inviare.

7) Per ricercare delle conversazioni specifiche scrivere nell’apposito campo di ricerca sopra la scheda chat.

Chat di gruppo

Si possono anche creare dei gruppi con più partecipanti in cui condividere messaggi e contenuti. Per creare un gruppo, recati nella scheda Chat sulla sinistra.

1) clicca sull’icona delle “tre righette” nella parte superiore a sinistra e seleziona la voce Crea gruppo dalla schermata che si apre.

2) Inserire un nome per il gruppo chat.

3) Inserire una descrizione per il gruppo chat (facoltativo.

4) Seleziona i nomi delle persone che partecipano al gruppo chat.

5) Seleziona i nomi degli amministratori che partecipano al gruppo chat.

6) Cliccare su “Salva” per confermare il nuovo gruppo chat.

Ogni partecipante potrà scrivere all’interno del gruppo chat.

Scrivere messaggi dal cartellino presenze

E’ possibile inviare un messaggio direttamente nel cartellino presenze dell’utente interessato.

Questa opzione è utile quando vi sono anomalie da segnalare su un determinato giorno del cartellino (mancate timbrature, segnalazioni, cambio turni).

Tutti i messaggi scritti sul cartellino presenze verranno incasellati nell’apposita colonna “MESSAGGI” e sulla riga del giorno.

Cliccare sulla casella interessata per iniziare una nuova conversazione.

Il dipendente e il titolare gestiranno le informazioni senza spostarsi sulla schermata del modulo messaggi.

Per poter visualizzare un nuovo messaggio oppure rileggere quelli già visualizzati basterà cliccare sull’icona interessata.

Si aprirà una schermata con visualizzata tutta la conversazione fatta in quel determinato giorno.

Il resonconto della conversazione sarà visibile anche sul Modulo Messaggi, verrà indicato come Oggetto della conversazione “CARTELLINO” + riferimento del giorno + cognome_nome utente. Sia il dipendente che il titolare potranno rispondere direttamente dal cartellino presenze oppure sulla schermata principale del modulo.

NOTA BENE! – Gestione Attività è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette al dipendente di specificare cosa sta facendo durante la sua giornata lavorativa e monitora le attività dell’’azienda, permettendo la raccolta dei tempi inerenti alla produzione e alla gestione delle commesse. 

Di seguito sono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

ATTENZIONE! – Procedure IN BREVE per creare un’attività
Il modulo Attività si articola con una suddivisione a 4 livelli, per una corretta configurazione eseguire le seguenti passaggi: 
1) Creare la Fase (Lavorazione / Intervento).
2) Creare il Gruppo  Fase (Prodotto / Insieme di Lavorazioni)
3) Creare la Commessa (Ordine / Cliente)
4) Creare un Gruppo Commessa – facoltativo (Insieme ordini / insieme clienti assegnati ad un dipendente)

Uno schema generale delle attività può essere il seguente:
La Commessa – Cantiere ha associato più Fasi – Interventi come possibili attività lavorative svolte dagli addetti. Le Fasi – Interventi possono essere le medesime per tutte le Commessa-Cantiere.

• le Fasi – Interventi sono le singole attività lavorative.
• il Gruppo Fase – L’insieme di tutte le attività.
• la Commessa – Cantiere sono i clienti.

ESEMPIO – Simulazione con azienda “Cooperativa Pulizie“

Fase (lavorazione / intervento)

La “Fase” (o “Intervento”) determina la singola attività che sta svolgendo l’utente addetto a quella mansione. E’ necessario creare prima le fasi per poi associarle alla commessa in cui svolgerle. Può essere specificato un codice, il periodo di validità, tempo minimo e massimo di completamento, l’arrotondamento del totale (anche con tolleranza) e su quali postazioni questa fase potrà essere scelta.

E’ possibile creare una nuova fase tramite il menu Moduli > Attività > Fase

Premere il pulsante “+” per creare una nuova fase.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.

1) CODICE – Inserisci il codice descrittivo per la fase (ESEMPIO: F007). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.

2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: Montaggio Gomme Estive). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.

3) CODICE ESTESO – Inserisci un codice esteso per la fase.

Calcoli (Facoltativo)

1) ARROTONDAMENTO – Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.

2) TOLLERANZA – La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l’arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti, deve essere MINORE dell’arrotondamento.

3) SOGLIA MINIMA – Se il totale non supera il valore impostato verrà considerato a 00:00.

4) SOGLIA MASSIMA – Il totale del tempo lavorato che supera il valore impostato non verrà considerato.

5) GESTIONE SECONDI:

• Approssimati, i secondi sono portati al minuto successivo oltre i 30, rimarranno al minuto corrente entro i 30.
• Eccesso, sono sempre portati al minuto successivo.
• Difetto, sono sempre portati al minuto precedente.

 6) SEGNALAZIONI:

• SE SOTTO QUESTA SOGLIA – Se la fase è svolta in un tempo inferiore al tempo indicato visualizza il simbolo scelto nell’elenco delle attività.
• SE SOPRA QUESTA SOGLIA – Se la fase è svolta in un tempo superiore al tempo indicato visualizza il simbolo scelto nell’elenco delle attività.

Validità (Facoltativo)

1) DAL / AL – Indica se necessario una data di validità della fase oltre la quale non è più utilizzata. È possibile utilizzare queste informazioni anche per programmare le attività.

2) CHIUSA – Se spuntata non sarà possibile utilizzare questa Fase

3) POSTAZIONI DISABILITATE – Se richiesto seleziona dalla lista le postazioni in cui non si può utilizzare la Fase.

Ulteriori Configurazioni (Facoltativo)

1) GESTIONE CAMPO AGGIUTIVO

Permette di aggiungere un campo ulteriore compilabile dall’utente durante inserimento della fase.

• SPECIFICA – Se inserita, in fase di timbratura, è richiesta la specifica della Fase (ESEMPIO: specifica KM, bisognerà inserire il numero di km utilizzati per in quella Fase). L’inserimento può essere facoltativo o obbligatorio.
• LISTA – Se compilata, al posto di un campo libero è proposto nell’accesso online del dipendente un elenco con gli elementi inseriti tra cui scegliere. Per inserire più scelte, utilizzare “;” come separatore.  (ESEMPIO: Impostando i campi nel seguente modo, quando l’utente sceglierà la Fase corrente potrà, dato che è un campo impostato come facoltativo, inserire i kilometri che ha fatto l’automobile).

2) QRCODE – Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura di attività, verrà associato in automatico.

3) ASSOCIA CAUSALE PRESENZA – Se selezionato un giustificativo con causale, quando si timbrerà la fase ,verrà automaticamente inserita una timbratura di presenza casualizzata col giustificativo scelto.

Clicca “SALVA” per confermare le informazioni.

Gruppo Fase (prodotto / lavori)

Premette di raggruppare tutte fasi da effettuare in un insieme specifico (ESEMPIO: cambio olio, cambio candele, olio freni, montaggio gomme etc.), a sua volta il gruppo fase sarà poi associato alla commessa (ESEMPIO: auto/vettura che entrerà in officina).

NOTA BENE! – Per semplificare l’associazione dei gruppi fase alla commessa il codice identificativo può essere denominato:
1) per commessa – cliente / prodotto (ESEMPIO codice: COM), se sarà necessario un ulteriore raggruppamento
2) per dipendente – nome lavoratore (ESEMPIO codice: UT) per una gestione fasi non vincolata ad una commessa/cliente – prodotto ma assegnato direttamente ad una commessa/dipendente.

Accedi al menu Moduli > Attività > Gruppo Fase

Premere il pulsante “+” per creare un nuovo gruppo fase.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.

1) CODICE – Inserisci il codice descrittivo (ESEMPIO: COM-REV). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.

2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo (ESEMPIO: Revisioni). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.

3) Seleziona dall’elenco tutte le fasi che desideri inserire all’interno del gruppo.

Clicca “SALVA” per confermare il gruppo fase.

NOTA BENE! – Se desideri terminare la configurazione e il gruppo fase non è vincolato ad ulteriori gruppi, assegnalo direttamente all’utente.

Commessa (cliente / ordine)

Permette di raggruppare tutti i gruppi fase specifici allo svolgimento del lavoro per un cliente o un determinato ordine.

Le commesse si possono raggruppare successivamente all’interno di un gruppo commessa in modo da per semplificare l’assegnazione ad un singolo dipendente o un reparto specifico. 

All’interno della commessa può essere specificato un codice, il periodo di validità, tempo minimo e massimo di completamento, l’arrotondamento del totale (anche con tolleranza) e su quali postazioni questa commessa potrà essere scelta.

Accedi al menu Moduli > Attività > Commessa

Premere il pulsante “+” per creare una nuova commessa.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.

1) CODICE – Inserisci il codice descrittivo (ESEMPIO: COM-REV). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.

2) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo (ESEMPIO: Revisioni). Utilizzare eventuali codici del gestionale aziendale.

3) CODICE ESTESO – Inserisci il codice esteso della commessa.

4) GRUPPI FASE – Seleziona dall’elenco tutte le fasi che desideri inserire all’interno del gruppo.

Clicca “SALVA” per confermare il gruppo fase.

Calcoli (Facoltativo)

1) ARROTONDAMENTO – Permette di elaborare il totale delle ore ordinarie e di eccedenza arrotondando il risultato ottenuto sulla base del valore inserito nel campo.

2) TOLLERANZA – La tolleranza è un range di minuti entro i quali non scatterà l’arrotondamento successivo. Viene espressa tramite un valore, in minuti,  deve essere MINORE dell’arrotondamento.

3) GESTIONE SECONDI:

• Approssimati, i secondi verranno portati al minuto successivo oltre i 30, rimarranno al minuto corrente entro i 30.
• Eccesso, verranno sempre portati al minuto successivo.
• Difetto. verranno sempre portati al minuto precedente.

Validità (Facoltativo)

1) DAL / AL – Indica se necessario una data di validità della fase oltre la quale non verrà più utilizzata.

2) CHIUSA – Se spuntata non sarà possibile utilizzare questa Commessa.

3) POSTAZIONI DISABILITATE – Selezionare i terminali NON abilitati alla timbratura per questa commessa.

Ulteriori Configurazioni (facoltativo)

1) GESTIONE CAMPO AGGIUTIVO

Permette di aggiungere di un campo ulteriore da compilare per l’utente all’inserimento della commessa.

• SPECIFICA – Se inserita, in fase di timbratura, verrà richiesta la specifica della commessa (ESEMPIO: specifica KM, bisognerà inserire il numero di km utilizzati per in quella Fase). L’inserimento può essere facoltativo o obbligatorio.
• LISTA – Se compilata, al posto di un campo libero verrà proposto nell’accesso online del dipendente una lista a tendina con gli elementi inseriti tra cui scegliere. Per inserire più scelte, utilizzare “;” come separatore. (ESEMPIO: Impostando i campi nel seguente modo, quando l’utente sceglierà la commessa corrente potrà, dato che è un campo impostato come facoltativo, inserire i kilometri che ha fatto l’automobile).

2) QRCODE – Impostare un codice a piacimento (lettere-numeri). Se attivo il simbolo QRCODE durante la timbratura di attività, verrà associato in automatico.

Clicca “SALVA” per confermare la commessa.

NOTA BENE! – Se desideri terminare la configurazione e la commessa non è vincolata ad ulteriori gruppi, assegnala direttamente all’utente.

Gruppo Commessa

Permette di raggruppare tutte le commesse interessate (ESEMPIO: Clienti = auto 1, auto 2, auto 3 etc. ) e di semplificare l’assegnazione ad un determinato utente o reparto.

Accedi al menu Moduli > Attività > Gruppo Commessa

Premere il pulsante “+” per creare un gruppo commessa.

I parametri fondamentali da compilare sono: CODICE e DESCRIZIONE.

1) DESCRIZIONE – Inserisci un nome descrittivo per la fase (ESEMPIO: cg1 – Dipendente: Zantedeschi).

2) COMMESSA – Seleziona dalla lista tutte le commesse che desideri associare al gruppo.

Clicca “SALVA” per confermare il gruppo commessa.

NOTA BENE! – “Visitatori” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Modulo Visitatori permette la registrazione, anche non presidiata, dei visitatori.

L’ ospite può registrarsi autonomamente su una postazione.

Dalla stessa (o da altre postazioni) specificherà  l’ora di uscita.

Gli amministratori di sistema verranno avvisati tramite email dei visitatori che sono entrati o usciti, ma potranno anche collegarsi alla piattaforma ed analizzare, ad esempio, i visitatori presenti in un determinato momento, ed il luogo nel quale si dovevano recare.

Fondamentale per la normativa della sicurezza sul lavoro e prevenzione incendi (d.P.R. 151/2011) ed in caso di emergenze (d. lgs. 81/2008).

Come creare una postazione avanzata

Per poter attivare una postazione VISITATORI è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Postazioni Avanzate selezionare il numero della postazione ed attivare il comando “ABILITA”: in qualsiasi momento potrà essere disabilitata cliccando la spunta “DISABILITA”.

Se vuoi creare un nuova postazione avanzata, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

I parametri fondamentali da compilare sono: NOME, TERMINALE, REPARTI DISPONIBILI, LINGUE.

1) Inserisci il nome della postazione

2) Scegli il terminale da abilitare alla postazione

3) Personalizza i campi di registrazione (compilazione obbligatoria o facoltativa)

4) Scegli l’orientamento dello schermo

5) Scegli i reparti interessati

6) Scegli quali lingue è possibile utilizzare sulla postazione

7) Persone selezionabili:

• Da input di testo – Permette al visitatore di scrivere una persona a piacere:
• Tutti gli utenti – Permette al visitatore di selezionare tutti gli utenti dell’azienda tramite lista a tendina
• Utenti selezionati – Permette al visitatore di selezionare solo gli utenti selezionati tramite lista a tendina

Clicca “Salva” per creare una nuova postazione avanzata .

Premere il comando “Avvia Postazione” per attivare la schermata sul dispositivo.

Registrazione entrata visitatore

L’utente si posiziona sulla postazione, sceglie la lingua e clicca sugli appositi tasti Entrata o Uscita

Il visitatore compila il form di registrazione, i campi sono: 

• Nome
• Cognome
• Telefono
• Reparto
• Azienda di provenienza
• Persona ricercata
• Badge identificativo
• Motivo
• Firma

Premere il tasto VERDE per confermare la registrazione oppure premere il trasto ROSSO per annullare.

Registrazione uscita visitatore

Al termine della visita, il visitatore si recherà sulla stessa o altra postazione ed effettuerà la registrazione dell’uscita inserendo questi campi: Nome, Cognome, Telefono.

Elenco Visite

Tutte le informazioni registrate verranno visualizzate in Visitatori > Visite : è possibile analizzare lo stato delle visite e vedere in tempo reale chi è presente nelle strutture.

Attualmente sono disponibili i seguenti campi di ricerca: Nome Cognome visitatore, telefono, reparto (dove si è recato in visita), persona (con la quale è entrato in contatto), badge (ossia numero di tessera visitatore che ha prelevato dalla cesta o che gli è stato assegnato), orario di entrata, orario di uscita, postazione di entrata, postazione di uscita, totale di permanenza.

Si potranno effettuare ricerche dinamiche per tutti i campi, anche inserendo più valori.

Ad esempio è possibile sapere nel mese corrente quante volte è venuto in visita “Rovereti Maria Pina“, oppure vedere tutti i transiti di “Mario Rossi“ dalla postazione 12. Ma anche vedere tutti quelli che sono andati nel reparto “produzione“ transitando prima dal terminale “portineria“.

L’amministratore potrà premere il pulsante “Forza uscita“ nel caso in cui un visitatore dimentichi di effettuare la registrazione d’uscita.

In ogni riga è inoltre presente il tempo di permanenza totale, per osservare immediatamente eventuali permanenze troppo lunghe (o al contrario troppo corte).

Tutti i valori filtrati, potranno essere esportati in EXCEL per poter effettuare analisi esterne o passare i dati ad altri gestionali.

NOTA BENE! – “Web Services” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

I webservices permettono una serie di utilità per l’interfacciamento a gestionali esterni.

Attraverso una serie di link specifici, si possono scambiare informazioni tra la nostra piattaforma ed i gestionali esterni.

Attualmente sono possibili le seguenti funzionalità:

NOTA BENE! – “Export Paghe” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Export Paghe permette l’interfacciamento diretto di qualsiasi programma paghe alla piattaforma.

Tramite la tabella di corrispondenza “Codici Paghe” si collegano i giustificativi del programma ai giustificativi del consulente.

Ogni nuovo giustificativo può essere collegato e trasferito.

NOTA BENE! – E’ possibile gestire quali voci passare alle paghe e quali tenere internamente.

E’ possibile decidere quali persone, gruppi, reparti esportare scegliendo tramite i filtri ricerca.

Se cambia il programma paghe, o il consulente, basta scegliere un nuovo tracciato e reimpostare la tabella di corrispondenza.

Come configurare il modulo

Prima di esportare il file paghe, dovrai chiedere al tuo consulente paghe alcuni codici identificativi, fondamentali per “collegare” i dati sul programma presenze ai dati nel contesto del software paghe.

1) Codice azienda: chiamato anche codice ditta, è il codice che identifica in modo univoco la tua società all’interno del software paghe, puoi impostarlo tramite Tabelle > Azienda

2) Codici dipendenti: anche chiamati matricole o codici contratto, sono i codici definiti e utilizzati dal software paghe per identificare in modo univoco ogni dipendente; ti servirà un codice per ogni utente che utilizza il programma di cui vorrai esportare i dati di presenza, puoi impostarlo tramite Tabelle> Utenti > sezione “Dati Contrattuali”.

3) Codici paghe / giustificativo: sono i codici che identificano ogni giustificativo necessario per l’elaborazione delle buste paga; ti consigliamo di definire insieme al tuo consulente del lavoro l’elenco dei giustificativi necessari, e di farti indicare il codice identificativo in ambito paghe per ogni giustificativo identificato, impostarli sulla tabella di corrispondenza tramite Tabelle > Codici paghe.

NOTA BENE! – Per popolare l’elenco della schermata CODICI PAGHE è necessario prima creare tutti i giustificativi interessati

Come esportare il file paghe

Per esportare i file da inviare al consulente accedere tramite Presenze > Stampe

1) Seleziona il mese che desideri esportare

2) Seleziona dall’elenco gli utenti che desideri esportare

3) Cliccare il tasto “Esporta“.

La zip o il file paghe esportato dovrà essere inviato al consulente.

Il consulente importerà i file e verificherà l’esatta corrispondenza dei dati.

Tracciati disponibili

Questi sono tutti i tracciati paghe disponibili per l’integrazione ad oggi implementati

• Tracciato Centro Paghe
• Tracciato CL System
• Tracciato Data Service
• Tracciato Essepaghe
• Tracciato Giotto
• Tracciato GIS Paghe
• Tracciato Ranocchi
• Tracciato Job
• Tracciato Osra
• Tracciato Payup
• Tracciato Rap
• Tracciato Seac
• Tracciato Seeweb
• Tracciato Speed Linknet
• Tracciati TeamSystem (Multi e Geril)
• Tracciati Zucchetti (TRRIPA, Standard/XML)
• Tracciati INAZ

NOTA BENE! – “Invio Buste Paga” è un modulo aggiuntivo. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di inviare tramite email ad ogni dipendente la propria busta paga in formato PDF.

L’operatore che gestisce il personale, dovrà avere le buste paga di ogni utente per poterle caricare nel sistema. 

Come configurare il modulo

Di seguito vengono descritte le operazioni necessarie da effettuare per procedere correttamente all’attivazione.

Come abilitare l’utente alla ricezione della busta paga per email

Per poter inviare correttamente correttamente le buste paga all’email del dipendente dipendente è necessario accedere alla sezione del menu Tabelle > Utenti > sezione “Dati Anagrafici” , cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza della riga “Modifica”.

1) Inserire il codice fiscale nel campo indicato. 

Requisiti invio busta paga

Il file di ogni busta paga deve essere in formato PDF e deve avere come nome file il Codice Fiscale del dipendente (Esempio: Zantedeschi Elisa = ZNTLSE91B51H501U.PDF). Nel programma l’anagrafica del dipendente deve riportare il corrispondente Codice Fiscale e l’email.

ATTENZIONE! – Se il nome del file PDF non trova corrispondenza con un codice fiscale in anagrafica dipendenti, non sarà inviato via email. Se un dipendente non ha codice fiscale o non c’è corrispondenza con il codice fiscale nel file PDF, non sarà inviato via email.

NOTA BENE! – Il Programma visualizza un report, dopo ogni invio, contenente l’esito dell’operazione.

Come inviare la busta paga

Per inviare la busta paga accedere tramite Presenze > Stampe

Utilizzare i seguenti pulsanti:

Premere il comando “Carica Buste Paga“

1) Scegli i file PDF da caricare  

2) La maschera permette la scelta dei file PDF precedentemente salvati in una cartella del proprio PC.

3) seleziona i file PDF e premi il comando “Apri”

4) Carica i file sul programma

5) Inviare le mail con i PDF allegati  – La maschera permette l’invio degli allegati selezionati. 

Tutti i destinatari riceveranno l’email ad eccezione di chi abbia in anagrafica un codice fiscale errato oppure chi NON abbia corrispondenza tra codice fiscale in anagrafica e codice fiscale nel nome del file PDF.

Il programma visualizza un report di invio con eventuali errori segnalati in rosso.

In tal caso correggere il problema e ripetere la procedura per i soli utenti necessari ed evitare un doppio invio di email a chi l’aveva già  ricevuta.

Il mittente dell’email risulterà essere l’utente amministratore del programma.

Al dipendente arriverà una email con in allegato la busta paga.

• Il seguente manuale si riferisce alle massime funzionalità del programma (in caso di accesso come titolare).
• L’interfaccia grafica può cambiare in base al display del dispositivo utilizzato.
• L’interfaccia grafica può cambiare in caso di eventuali aggiornamenti del programma.

I tuoi dipendenti, ovvero coloro di cui desideri monitorare gli orari e le presenze, vengono definiti all’interno del programma come “Utenti”. Ti consigliamo di configurare il programma partendo dalla creazione delle anagrafiche.

Come aggiungere nuovi utenti

Ci sono due modi per creare un nuovo utente:

• Importazione tramite file CSV
• Creazione manuale nel programma

Creazione di un nuovo utente

Puoi creare e gestire i tuoi utenti accedendo dal menu Tabelle > Utenti.

Per aggiungere un nuovo utente, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Si aprirà una finestra con diverse sezioni di informazioni che ti guideranno passo dopo passo nel processo di creazione dell’utente.

Dati Anagrafici

Nella sezione Dati Anagrafici, puoi inserire le informazioni generali dell’utente. I campi obbligatori sono “Nome”, “Cognome” e “Badge”; gli altri sono facoltativi.

1. FOTO PROFILO – Clicca sull’icona per caricare un’immagine dal tuo PC.
2. COGNOME / NOME / BADGE – Inserisci i dati principali dell’utente.
3. USERNAME / PASSWORD – Se entrambi i campi sono compilati, l’utente potrà accedere all’area online per visualizzare il proprio cartellino o effettuare timbrature. Se non desideri fornire l’accesso online, lascia questi campi vuoti. La password non è visibile e viene mostrata come una serie di punti (“••••••••”). Quando modifichi l’accesso di un utente, se inserisci una nuova password nel campo, questa sarà aggiornata; altrimenti rimarrà quella esistente.
4. EMAIL – Inserisci l’email personale dell’utente, utile per notifiche su approvazioni di giustificativi, timbrature e documenti. Cliccando su “Invia”, puoi verificare se l’indirizzo email è corretto.
5. CODICE FISCALE – Questo campo è utile per l’invio automatico delle buste paga (modulo aggiuntivo Invio Buste Paga) o per l’inserimento automatico di malattie nel cartellino (modulo Malattie Automatiche).
6. NOTE – Puoi aggiungere annotazioni libere sull’utente.

Dati Contrattuali

Nella sezione Dati Contrattuali, puoi specificare le informazioni organizzative. I campi obbligatori sono “Assunzione”, “Gruppo Orario” e “Reparto”.

1. ASSUNZIONE E LICENZIAMENTO – La data di assunzione è obbligatoria, mentre quella di licenziamento è facoltativa (se omessa, il contratto è considerato a tempo indeterminato). Verranno creati cartellini solo per i mesi in cui l’utente è assunto.
2. GRUPPO ORARIO – Seleziona la programmazione settimanale dell’orario di lavoro per questo utente. Il gruppo orario definisce le regole per il calcolo delle ore lavorative, assenze e straordinari.
3. QUALIFICA – Inserisci la qualifica dell’utente.
4. AZIENDA – Specifica l’azienda presso cui l’utente lavora.
5. SEDE – Specifica la sede o filiale.
6. REPARTO – Indica il reparto di appartenenza.
7. RUOLO – Puoi assegnare un ruolo all’utente.
8. CODICE PAGHE – Inserisci il codice matricola fornito dal consulente paghe (campo attivo solo con il modulo Export Paghe).
9. CODICE BUSTE PAGA – Inserisci un codice da inserire al posto del CF personale sulla busta paga (disponibile solo per alcuni tracciati paghe).
10. CENTRO DI COSTO – Indica il centro di costo associato all’utente.
11. COMMENTO CARTELLINO / FOGLIO PRESENZE – Aggiungi note che saranno visibili nel cartellino o nel foglio presenze.

Opzioni Capoarea

NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare i RUOLI utenti con la nuova modalità. CLICCA QUI per maggiori informazioni.

Opzioni Caporeparto

NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare i RUOLI utenti con la nuova modalità. CLICCA QUI per maggiori informazioni.

Funzioni Utente

Nella sezione Funzioni Utente, puoi personalizzare le informazioni che l’utente può visualizzare online.

1. GESTIONE CARTELLINO – Puoi scegliere se consentire all’utente di modificare, visualizzare o nascondere il proprio cartellino.
2. NON GESTIRE ECCEDENZA – L’utente non vedrà la colonna degli straordinari nel cartellino.
3. VISUALIZZA PIANIFICAZIONE – L’utente può visualizzare la pianificazione settimanale sua e dei colleghi dello stesso reparto.
4. RICERCA ANOMALIE – Permette di cercare eventuali anomalie nei dati dei sottoposti.

ATTENZIONE! – Presta molta attenzione a quali utenti concedi la possibilità di modificare il proprio cartellino, poiché questa autorizzazione conferisce privilegi simili a quelli del titolare, permettendo loro di apportare modifiche esclusivamente al proprio cartellino.

GRUPPO FUNZIONALITA’ – Consente di assegnare all’utente un insieme di regole e autorizzazioni personalizzate per la gestione del cartellino, l’uso di moduli aggiuntivi e le funzionalità relative al suo accesso online.

NOTA BENE! – E’ consigliabile impostare le FUNZIONALITA’ utenti con questa nuova modalità rispetto alle informazioni precedenti. CLICCA QUI per maggiori informazioni.

 1) Opzioni “Homepage”

1. CONSULTA ORARIO – Se attivo, il dipendente può visualizzare la pianificazione settimanale direttamente nella sua Homepage.
2. CONSULTA TOTALIZZATORI – Se attivo, il dipendente può vedere il saldo dei totalizzatori aggiornato al mese precedente nella sua Homepage.
3. VISUALIZZA TIMBRATURE – Se attivo (e se “Consulta Orario” è abilitato), il dipendente può visualizzare le timbrature del giorno corrente e del giorno precedente nella Homepage.

 2) Opzioni “Moduli Aggiuntivi”

Queste opzioni consentono l’uso di moduli aggiuntivi dal lato dipendente, se l’azienda ha abilitato l’accesso online.

1. RICHIESTA GIUSTIFICATIVI – L’utente può richiedere giustificativi.
2. GRUPPO GIUSTIFICATIVI –  L’utente può essere assegnato a uno o più gruppi specifici di giustificativi e potrà richiedere solo quelli assegnati al suo gruppo. Se non è associato a nessun gruppo, potrà richiedere qualsiasi giustificativo disponibile.
3. RICHIESTA NOTE SPESE – L’utente può richiedere delle note spese
4. GRUPPO NOTE SPESE – L’utente può essere assegnato a uno o più gruppi di note spese e potrà richiedere solo quelle assegnate al gruppo. Se non associato a nessun gruppo, potrà richiedere qualsiasi nota spesa disponibile.
5. RICHIESTA TIMBRATURE – L’utente può richiedere l’inserimento di una timbratura nel cartellino presenze.
6. AUTOAPPROVA TIMBRATURE – Se attivo insieme a “Richiesta Timbrature“, il dipendente può auto-approvare le proprie richieste di timbrature, che saranno inserite direttamente nel cartellino senza necessità di conferma da parte dell’amministratore.
7. ABILITA ATTIVITA’ – Abilita l’utente alla gestione delle attività.
8. AUTOAPPROVA GIUSTIFICATIVI – Se attivo insieme a “Richiesta Giustificativi”, il dipendente può auto-approvare i propri giustificativi, che saranno inseriti direttamente nel cartellino senza necessità di conferma da parte dell’amministratore.
9. UPLOAD DOCUMENTI – L’utente può caricare documenti in formato PDF.

Timbratura Online

Questa funzione consente all’utente di timbrare tramite smartphone o altro dispositivo. La configurazione può essere personalizzata per ogni utente.

 1) Tipologia Timbratura

• TIMBRATURA ONLINE – Abilita o disabilita la timbratura online con o senza geolocalizzazione.
  Abilitata e geolocalizzata, consente la timbratura online rilevando la posizione dell’utente:
  Abilitata – geolocalizzazione facoltativa;
  Abilitata – geolocalizzazione disabilitata;
  Abilitata – geolocalizzazione obbligatoria (avviso se non geolocalizzata).
  Abilitata da orario, utile quando si desidera dare la possibilità di timbrare determinati giorni:
  Abilitata da orario – geolocalizzazione facoltativa;
  Abilitata da orario – geolocalizzazione disabilitata;
  Abilitata da orario – geolocalizzazione obbligatoria.
  Nessuna geolocalizzazione
  Disabilitata
• GRUPPO ZONA / IP – Assegna l’utente a una zona o a degli indirizzi IP per limitare la timbratura.
• ABILITA QRCODE – L’utente può usare un QRCode per registrare la timbratura se è fuori dalla zona assegnata.
• SE FUORI ZONA – Se l’utente è abilitato alla timbratura online con geolocalizzazione obbligatoria e non si trova in una delle zone assegnate, la timbratura avverrà tramite il terminale configurato. Non deve essere abilitata l’opzione QRCode.

 2) Scelta Terminale

1. SCELTA TERMINALI – Consente al dipendente di selezionare il terminale su cui timbrare.
   Disabilitata;
   Facoltativo – scelta terminale facoltativo;
   Obbligatorio – scelta terminale obbligatorio.
2. GRUPPO TERMINALI – Permette di scegliere un gruppo di terminali da associare all’utente durante la timbratura online.
3. OPZIONE DI SCELTA – Consente di visualizzare l’opzione di timbratura in modalità lista a tendina, tramite QRCode o entrambe.

3) Scelta Orario

• SCELTA ORARIO – Se attivo il dipendente potrà  in fase di timbratura selezionare un orario di lavoro.
  Disabilitata;
  Facoltativo – scelta orario facoltativa;
  Obbligatorio – scelta orario obbligatoria.
• GRUPPO ORARI – consente al dipendente di selezionare un orario di lavoro tra quelli configurati. Se non viene assegnato alcun gruppo, l’utente può scegliere tra tutti gli orari disponibili. (Per inserire nuovi orari, consulta la sezione Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Orari).

 4) Timbratura con causale

• TIMBRATURA CAUSALE – Permette di specificare la causale durante la timbratura.
  Disabilitata;
  Abilitata – facoltativa;
  Abilitata – obbligatoria.
• GRUPPO CAUSALI – consente al dipendente di selezionare una causale tra quelle configurate. Se non viene assegnato alcun gruppo, l’utente può scegliere tra tutte le causali disponibili. (da scegliere tra quelli presenti, per inserirne nuovi consulta Tabelle >> Timbratura Online >> Gruppi Causali).

 5) Email Timbratura Online

• DIPENDENTE E TITOLARE – Invia notifiche via email al dipendente e ai titolari ogni volta che viene effettuata una timbratura online.

6) Terminale Online

Utilizzo terminale online per la timbratura:

• TERMINALE ONLINE -Se attivato, il dispositivo dell’utente (smartphone, tablet, PC) diventa un terminale virtuale che permette ad altri utenti di timbrare online.
• OBBLIGO TERMINALE ONLINE – L’utente può timbrare solo su un terminale online, seguendo le regole configurate in questa sezione.

Dati aggiuntivi

NOTA BENE! – “Dati Aggiuntivi” è un modulo opzionale. Se la tua versione non lo include, contattaci per informazioni e preventivi.

Consente di inserire ulteriori informazioni sull’utente. La maggior parte di questi dati sono sensibili e vengono tracciati.

Una volta salvate, le informazioni saranno visibili nella sezione “Log” dell’utente.

Scadenziario

NOTA BENE! – “Scadenze” è un modulo opzionale. Se la tua versione non lo include, contattaci per informazioni e preventivi.

Permette di visualizzare le scadenze relative a ciascun dipendente.

Clicca sull’icona “lente” per accedere alla schermata principale del modulo “Scadenze”.

Log

Permette di visualizzare lo storico delle modifiche effettuate nella sezione “Dati Aggiuntivi”.

Modificare un utente esistente

Per modificare un utente esistente, passa il mouse sulla riga corrispondente e clicca sull’icona a forma di “matita”.

Cestinare ed eliminare un utente esistente

Nel programma presenze, ogni persona, indipendentemente dal suo stato (assunto, licenziato, cestinato o in assunzione), occupa una postazione dedicata.

Al raggiungimento del numero massimo consentito non è possibile aggiungerne altri. Tuttavia, si può liberare spazio eliminando definitivamente i profili non più necessari, permettendo così l’inserimento di nuovi utenti.

Posiziona il mouse sulla riga dell’utente desiderato; una serie di icone apparirà sulla destra. Clicca sull’icona a forma di “cestino” per cestinare un’anagrafica che non serve più.

Tutte le anagrafiche cestinate verranno spostate in fondo alla tabella utenti e contrassegnate in colore viola.

Queste continueranno comunque a occupare uno slot utente. Per gestire un’anagrafica cestinata, posiziona il cursore sulla relativa riga: appariranno delle icone sulla destra. Le opzioni disponibili sono:

• Cliccare sull’icona a forma di “freccia” per ripristinare un’anagrafica cestinata per errore.
• Cliccare sull’icona a forma di “cestino” per eliminarla definitivamente se non è più necessaria.

ATTENZIONE! – Prima di cancellare definitivamente un utente, verifica di aver esportato tutte le informazioni importanti come timbrature e report. La cancellazione è irreversibile.

NOTA BENE! – Scheda utenti fa parte del modulo “Dati Aggiuntivi“. Se la tua versione ne è sprovvista e vuoi avere una quotazione o informazioni aggiuntive, contattaci.

Permette di registrare tutta una serie di informazioni aggiuntive per il dipendente e di stamparne dei report. La maggior parte delle informazioni all’interno sono dati sensibili e sono tracciati.

Come creare una nuova voce

È possibile creare e gestire le proprie voci tramite Tabelle > Voci

Qui potete vedere le voci che sono già create.

Se vuoi creare una nuova voce, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

I parametri fondamentali per la compilazione è descrizione VOCE.

1) Inserisci un nome descrittivo per la voce interessata

2) Seleziona un gruppo voci da associare (utile per l’esportazione dei Report ).

3) E’ possibile evidenziare il testo e lo sfondo del campo con un colore differente.

4) E’ possibile personalizzare lo stile (normale, grassetto o corsivo) e l’allineamento del testo (sinistra, centrato o destra).

5) Se richiesto, seleziona un gruppo predefinito da associare alla voce, il campo verrà inserito in modo automatico nelle informazioni presenti all’interno dei Dati Aggiuntivi. Se verrà applicata una modificata, questa sarà apportata alla scheda utente di riferimento.
– Anagrafica: Dove e quando l’utente è nato e la sua nazionalità.
– Codice Fiscale: Il suo codice fiscale.
– Stato contrattuale: Data di assunzione ed eventualmente licenziamento.
– Residenza: Indirizzo, città e cap di residenza.
– Domicilio: Indirizzo, città e cap di domicilio.
– Recapiti: Email, cellulare e telefono.

Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

Come creare un gruppo voci

E’ possibile creare un’ insieme di voci per poi eseguirne delle stampe personalizzate.

Accedere alla sezione del menu Tabelle > Gruppi voci

Qui potete creare tutti i gruppi voce necessari.

Clicca sul simbolo BLU “+” nella parte superiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete varie informazioni necessarie per creare il gruppo.

1)  DESCRIZIONE – Inserisci la descrizione del gruppo voci.

2)  VOCI UTENTE – Associa tutte le voci che fanno parte del gruppo.

3) Clicca “Salva” per confermare le informazioni.

Il nuovo gruppo voce inserito sarà disponibile nella lista.

Come creare una scheda utenti

È possibile creare ed personalizzare le informazioni aggiuntive sull’utente interessati tramite Tabelle > Utenti

Clicca sul comando “Crea scheda utente” sulla riga del dipendente interessato.

Se vuoi inserire una nuova riga di informazioni, clicca sul simbolo BLU “+” nella parte inferiore della pagina.

Dopo aver cliccato su “+”, vedrete una nuova riga di informazioni.

Seleziona dall’elenco a tendina la voce interessata e compila i campi vuoti.

La maggior parte dei campi all’interno del form sono dati sensibili e tracciati. 

Puoi esportare in EXCEL tutti i dati aggiuntivi compilati.

Come stampare un report

Permette di scaricare dei report inerenti alle voci degli utenti: possono essere ad esempio costi, dati utente, produzione etc.

Accedere alla sezione del menu Tabelle > Report

1) A sinistra si selezionano gli utenti desiderati. Facendo doppio click su un utente o su un nome di reparto vengono selezionati tutti gli utenti di quel reparto.

2) A destra si personalizza la stampa selezionando i gruppi voci interessati.

3) Tipi di ordinamento nei report:

• per reparto
• per cognome
• per badge
• per codice paghe

Report delle voci sono stampabili solo in Excel.

È possibile importare un elenco di utenti utilizzando un file CSV.